公司印章管理工作标准

Q/YHPM郑州市元亨物业管理有限公司企业标准Q/YHPM-11-GZ-01-2014公司印章管理工作标准Thecompanyanofficialsealmanagesaworkstandard2014-5-13发布2014-6-1实施郑州市元亨物业管理有限公司发布文件管理标准Q/AIFM-11-GZ-01-2014版次/修订状态：A/02014-5-13发布郑州元亨物业管理有限公司2014-6-1实施页码1/4前言本标准对我公司印章管理的内容与要求、责任与权限、检查与审核等做出了规定。本标准的实施，将进一步加强我公司印章的管理，促进我公司现代化管理。本标准由总经理提出。本标准由人力资源中心归口管理并负责解释。本标准由人力资源中心起草。本标准主要起草人：王耀伟本标准修订人：李秀平本标准审核人：本标准批准人：文件管理标准Q/YHPM-11-GZ-01-2014版次/修订状态：A/02014-5-13发布郑州元亨物业管理有限公司2014-6-1实施页码2/4公司印章管理工作标准1主题内容与适用范围本标准规定了公司对印章制发、使用等实施控制，以实现印章统一制发、统一保管和使用审批。本标准适用于公司及各部门各类印章的管理。2引用标准根据GB/T19001-2008《质量管理体系》要求，结合我公司实际情况制订。3责任与权限3.1总经理负责公司印章使用的审批并承担审批责任。3.2各部门负责人负责本部门印章使用的审核并承担审核责任。3.3财务部经理负责财务专用章的管理并承担管理责任。4工作内容与要求4.1.印章的制发4.1.1.公司印章的刻制必须办理申请手续；4.1.2.公司公章、部门章、职衔签字章的制发由总经办办理；印章刻制申请程序为：a)公司公章、财务章，由人力资源中心申请，经总经理签批，报公安机关备案后，到指定单位刻制。b)公司各部门用公章，由各部门申请，经人力资源中心审核，报总经理签批后，交人力资源中心办理刻制。c)职衔签字章，由总经办根据工作需要，报总经理审批后刻制。d)功能章由各部门根据工作需要申请，经人力资源中心审核，报总经理签批后，交人力资源中心刻制或购买。4.1.3凡未经正当审批程序而私自刻制的印章，公司一律不予承认；同时保留追究刻制部门或个人的法律责任的权利。4.2印章的使用4.2.1所有新刻制的印章，经人力资源中心进行登记备案后，视情况通知申请部门领取或由人力资源中心管理。4.2.2申请刻制部门需由负责人指定印章保管人，负责印章领取、使用、保管或由人力资源中心管理。4.2.3印章的使用必须严格遵守规定的使用范围，超越使用范围，公司将追究印章保管人的责任。4.2.4公章、部门章、职章的使用必须办理申请手续，按指定的程序审批后方可加盖。一般审批程序：填写“加盖印章申请单”→印章管辖部门最高负责人签批→人力资源签批→呈总经理签批→印章保管人加盖。对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题，必须上报或请示总经理签批。4.2.5印章审批时连同盖章文件办理手续，审批后申请人应连同经审核的文件文稿等一并交印章管理员用印，不允许申请人自行用印。4.2.6用印前，印章管理员应认真审核，明确用章的内容和目的，确认符合用章手续，并在用章登记簿上做好记录后，方可用章；凡无正当的审批手续，一律不予加盖公章。4.2.7公章应加盖在指定的盖印处，并确保印迹清晰，章印端正。4.2.8公章管理员未经同意不得私自用印，不得在空白凭证或空白纸上加盖公章。否则，将给予行政处分，且由此而造成的公司损失，公司保留追究其法律责任的权利。4.2.9原则上不得将公司印章携带外出使用，如特殊情况应事先填写“借用印章申请单”，详细说明用途及使用时间，经部门最高负责人签批、印章管辖部门最高负责人签批后，方可携带外出使用；文件管理标准Q/YHPM-11-GZ-01-2014版次/修订状态：A/02014-5-13发布郑州元亨物业管理有限公司2014-6-1实施页码3/4且使用时间一般不得超过一天，使用完毕应立即归还，印章保管员必须做好借用登记，归还后进行核销。4.3公章的保管4.3.1公司的公章统一由人力资源中心管辖；职衔章由本人保管；部门章由所属部门负责人保管；功能章由所属部门负责人或指定人保管。4.3.2印章管理员应做好印章各项事宜的记录工作，并对盖章文件必须做好保密工作，将所管理的印章名称、申报年月、保管人姓名等资料每季度汇总一次，备份呈递人力资源中心备案。4.3.3公章应存放于安全牢固的箱、柜中，使用后要及时收存锁好，不得随意放置；公章要注意保养，防止碰损，保持印迹清晰。4.3.4损坏、丢失处理：a)印章丢失后，必须立即书面写出报告，部门负责人审核确认后，报人力资源中心登记。b)人力资源中心应及时将报告呈总经理审批意见，由公司予以备案，须予以登报声明的由人力资源中心办理。c)公司按行政奖罚的有关规定对责任人予以行政处罚。d)使用部门提出重新刻制申请，并经审批、刻制。4.4公章的停用与废止4.4.1公章残旧、印迹不清或公司/部门更名需要更换印章，应及时提出申请重新刻制；新刻制的印章启用前必须将旧章交还人力资源中心，由人力资源中心进行销毁。4.4.2若公司/部门因撤消及其他原因停止使用印章，应上交人力资源中心。4.4.3封存，总经办收回废止的印章后，要发出该印章的停用或作废通告。4.4.4废止的印章由人力资源中心保存三年，在征得总经理同意后，进行销毁。5相关流程5.1BP-ADD-001《公司印章管理流程》6相关文件6.1Q/YHPM-01-GL-01-2014《文件管理标准》6.2Q/-01-GL-02-2014《记录管理标准》7相关记录7.1Q/YHPM-01-GR-30-2014《加盖印章申请表》7.2Q/YHPM-01-GR-31-2014《刻制印章申请表》8检查与考核按本标准及公司有关考核制度进行检查与考核。文件管理标准Q/YHPM-11-GZ-01-2014版次/修订状态：A/02014-5-13发布郑州元亨物业管理有限公司2014-6-1实施页码4/4郑州市元亨物业管理有限公司加盖印章申请表表单编号：Q/YHPM-01-GR-01-2014郑州市元亨物业管理有限公司刻制印章申请表表单编号：Q/YHPM-01-GR-01-2014用章部门申请人文件经办人印章类别□公司章□行政章□合同章□财务章□其他章日期文件内容份数备注印章管理员部门负责人审批人力资源中心审批财务审批总经理审批申请部门申请日期经办人印章全称数量刻制原因及用途形状（附样板）备注部门负责人审批人力资源中心审批财务审批总经理审批