公司合同管理办法

关于下发《公司合同管理办法》和《合同专用章管理办法》的通知公司各部门：根据有关合同管理的规定和要求，为加强我公司的合同管理，保证公司各项经营工作正常开展。现将《公司合同管理办法》和《合同专用章管理办法》下发。请各有关部门按照《办法》的有关要求认真贯彻执行：1、公司各部门要根据《办法》要求，指定专人负责合同管理的有关工作,对以前签订还未执行完毕的合同进行一次全面的清理，并将清理结果于2012年2月28日以前上报公司办公室。（填制附表一《公司合同履行序时台帐》）2、文件下发之日起，公司所有合同的签订必须严格按照《办法》有关要求规范办理各项工作。3、公司各部门要认真组织对《办法》的学习和传达贯彻，增强合同管理意识，提高合同签订和合同管理水平，减少和消灭合同纠纷，保证各项合同安全顺利执行。4、为做好合同管理工作，保证公司合同管理工作尽快做到标准化、规范化。按照合同有关规定和《办法》要求，公司将组织有关部门对合同管理有关方面的工作进行检查考核，年终根据检查考核情况，纳入各部门的经营业绩范围。主题词：政务工作合同管理办法广衡宏达、凯信化工试剂有限公司2012年2月20日印发公司合同管理办法一.总则1.为加强合同管理工作，依法维护公司的合法权益，有效防范经营风险，根据《中华人民共和国合同法》和关于合同管理的有关文件规定，结合本公司实际，制定本办法。2.本办法所称合同，是指公司及公司各部门与其他法人单位、其他组织或个人在生产经营活动中以平等主体资格设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。3.合同管理是企业经营管理的一项重要内容。本公司合同管理的目标是通过建立以事前防范、事中控制为主，事后补救为辅的合同管理机制，有效防范合同风险，为本公司经营创造安全的法律环境。4.合同管理原则4.1依法签订合同，保证合同的合法性；4.2严格审批程序，确保合同条款完备；4.3加强归口管理，落实合同管理责任；4.4切实履行合同，提高合同的履约率；4.5妥善处理合同纠纷，维护企业合法权益。5.公司各部门必须高度重视合同管理工作，加强对本部门各类合同的管理，实行部门负责人集中管理负责制，建立并完善合同管理制度和基础台帐，健全合同管理机构，不断提高合同管理水平。二.合同管理机构及职责1.本公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理。2.公司合同管理领导小组是公司合同管理的领导机构。由公司党、政正职任合同管理领导小组组长，主管经营管理工作的行政副职，办公室、经营部等部门负责人任组员。3.供销部是本公司合同统一归口管理部门。负责制定合同管理的相关制度，指导、检查、监督合同管理工作，协调处理各类合同纠纷。等管理部门按照各自的职责，配合公司合同管理领导小组开展合同管理工作。各部门签订的各类经济合同均应上报经营管理部审核盖章，原件存合同管理部门，实行统一归档管理。4.经营管理部负责人是本公司合同管理员，公司各部门负责人为各部门兼职合同管理员。株洲经营部、衡阳分公司、怀化分公司各指定一人负责本部门的合同保管归档工作。合同管理员应具备良好的职业道德，熟悉掌握相关法律法规、铁路专业知识和本公司经营业务、经营管理流程及生产情况。5.合同管理员的基本职责是：5.1认真学习、贯彻、执行、宣传国家、铁道部及集团公司、多元集团有关合同管理的法律、法规和规章制度，参加合同管理员经济法律知识和经营管理知识的学习培训，不断提高个人法律知识、业务技术水平和自身综合素质；5.2参与制定本公司合同管理办法和相关管理制度并组织实施；5.3对各部门所订合同的合法性、条款的完备性进行审查。5.4协助合同承办人依法签订、变更、解除合同，参与本公司大项目合同的论证、谈判、起草和签订工作，定期检查监督各类合同的履行情况，及时制止和纠正合同订立、履行过程中的违法行为；5.5接受委托，办理法人对合同经办人的授权委托手续。组织或参加与本公司有关的合同纠纷、案件的诉讼、处理工作；5.6建立健全合同管理台帐，及时准确统计合同数据，按时填报统计报表，对合同文本、资料进行分类整理并归档妥善管理；5.7管理本公司合同专用章，建立合同专用章使用制度；5.8监督合同履行，向公司领导提出完善合同管理的意见和奖惩建议；5.9完成上级交办的与合同管理有关的事宜。6.受公司总经理委托，以本公司名义对外订立合同的各经营、管理部门（参加订立合同的委托代理人）为合同承办部门（人），具体履行下列职责：6.1负责了解、收集对方当事人的基本情况、资信资料；6.2负责合同文本的起草工作；6.3负责提请合同的审查工作；6.4组织合同谈判、签约及大项目合同的论证等工作；6.5具体负责经办合同的全面履行，掌握合同履行进度，保管合同文本资料，及时掌握、上报合同履行过程中发现的问题，并积极解决。6.6办理合同变更、解除等手续，参与或协助合同纠纷的处理。三.合同授权管理及审查程序1.本公司对外订立合同由法定代表人或法定代表人授权委托人依法以本公司名义或经本公司审查后以分公司名义对外订立合同。未经授权不得以本公司名义擅自与对方当事人订立合同，未经公司审核授权各分公司不得擅自以分公司名义与对方当事人订立合同。严禁订立规定权限之外的投融资、担保和采购等合同。2.根据长沙铁路多元集团合同审查权限划分，本公司可审查订立以下合同：2.1与广铁集团公司及管内单位签订的设计、施工、监理、技术等合同；2.2运输代理合同、委托装卸合同；2.3标的金额15万元以下的买卖、承揽、委托等合同；2.4与广铁集团公司以外单位或个人签订的标的金额15万元以下的施工、技术合同及标的金额2万元以下的设计监理合同。3.签订集团公司、多元集团规定权限或授权权限之外的合同，均应报送集团公司、多元集团相关部门审批，办理相关授权、审批手续后再订立合同。4.合同审查程序4.1合同承办人、合同管理员在合同送审前，应负责做好前期论证审查工作，重点对合同的经济性、合法性、可行性进行调查论证，审查合同相对方的主体资格，履约信用、履约能力，法定代表人、委托代理人的资格等情况。审核提交合同相对方的有关资信证明材料，包括营业执照、资质证明、授权委托书等。4.2与合同相对方就主要条款达成基本一致意见，完成合同文本的草拟工作。集团公司、多元集团规定权限或授权权限之内的合同，由承办部门（人）填写“合同联签审批表”，部门负责人签字并盖部门印章，经有关部门和主管领导会签审批后，再正式订立合同。4.3签订集团公司、多元集团规定权限或授权权限之外的合同，应先履行本公司内部决策程序和联签审查论证后，按规定要求填写“合同报审表”，由本公司合同管理部门审核把关并签署意见，单位负责人签字并盖公章后，报多元集团合同主管部门审批。合同送审的同时，应提供合同项目的可行性论证报告、招标投标书和对方当事人的有关资信证明材料（包括营业执照、资质证明、法定代表人的授权委托书、委托代理人身份证复印件等）。4.4报审合同多元集团合同管理部门审查批准后，由公司法定代表人或授权委托代表人签订或办理相关授权委托手续后再依法订立合同。4.5未经联签审批或报审批准的合同，财务部门不得付款、结算。5.授权委托书由合同管理部门统一管理。授权委托书应当明确载明受委托人姓名、职务、委托事项、代理权限及有效期限等内容，由法定代表人签名，加盖单位公章。不得在空白授权委托书上加盖单位公章。委托代理人必须在授权范围和委托期限内行使签约权，不得越权代理。6.未经特别授权，严禁订立对外投资、联营、融资、担保、借贷、房屋土地等不动产转让、抵押、股权转让、涉外、重要固定资产产权处置及其他法律关系复杂、履行期限较长的合同。7.合同审查实行公司办公会议审查或联签审查责任制度。对于大额投资、融资、采购和担保等合同正式签订前，必须提交领导办公会议讨论通过。其他合同正式签订前，由合同承办部门将拟签合同文本送相关业务、计划、财务部门、合同管理部门和主管领导审查联签。参与审查部门对合同提出异议或修改意见的，应当取得一致意见，再上报领导审查后，方能正式对外签订合同。8.合同审查内容包括：8.1合同内容是否符合法律、法规，条款是否完备；8.2合同双方权利、义务是否明确、具体；8.3是否符合技术规范和集团生产经营管理要求；8.4各项费用计算与支付方式是否准确；8.5合同要求与谈判或招投标不一致的问题是否解决；9.合同的可行性审查由合同承办部门负责。重大或关系复杂的工程项目、物资采购等合同，可以采用会议评审方式。10.合同的合法性审查由合同管理部门负责。签订重要合同及法律关系复杂的合同，从可行性论证到签订合同阶段，应上报多元集团法律事务部对合同的合法性进行审查并提出意见。11.对集团公司和多元集团权益影响较大或存在较大法律风险的合同应当于正式文本签订前7日送多元集团经营管理和法律事务部审查。12.审查合同过程中，合同管理部门可以要求承办部门提供合同项目有关的计划、论证、资信证明等资料。采用联签审查方式或会议评审方式，均应作出具体审查记录，并妥善保存。四.合同订立管理1.订立合同，必须遵守国家法律法规及有关规定，坚持平等自愿、公平合法、诚实信用原则，避免因缔约过失给企业造成经济损失。2.株洲铁路物资公司是订立合同的主体，未经公司书面授权各分公司、公司各部门不得以分公司、部门名义或擅自以上级法人名义对外签订合同。根据各分公司经营工作的特殊情况，经公司授权以分公司名义签订的合同，必须经公司合同管理部门审核后签订。3.公司对外订立合同，应由法人企业法定代表人（行政主要领导）代表本企业在合同书上签字，法定代表人确因客观原因不能在合同上签字的，应填发授权委托书，授权委托公司其他人员对外签订合同。委托代理人必须在授权范围和委托期限内行使签约权，不得越权代理，不得将委托事项转委托其他人员。4.授权委托书由合同管理部门统一管理，根据法定代表人的批准意见填发。授权委托书应当明确载明受委托人姓名、职务、委托事项、代理权限及有效期限等内容，由法定代表人签名，并加盖单位公章。不得在空白授权委托书上加盖单位公章。5.订立合同，除能即时清结者外，应当采用书面形式。原则上采用国家工商部门或行业主管部门发布的合同示范文本，并根据合同项目具体情况协商修改和作出补充约定。法律法规对合同形式有特别规定的，依照规定办理。6.签订合同前，必须确认对方主体资格、资信情况和履约能力，做好合法性和经济技术可行性分析论证。经营部门应根据市场情况和供货渠道优劣选择确定适当的供货厂家，填写“合同联签审批表”，经会签批准后再签订合同。7.合同文本要做到内容合法、主要条款完备、权利义务明确、双方责任分明、语言文字规范。合同一般应包括以下条款：7.1当事人的名称或者姓名和住址；7.2标的（指物资、财产、工程项目等）；7.3数量及质量；7.4价款或酬金；7.5履行期限、地点和方式（履行方式包括交货方式、验收方式、付款方式、结算方式等内容）；7.6违约责任；7.7解决合同争议的方法；7.8根据法律规定或按合同性质必须约定的条款。8.订立合同时，要认真审查并收存对方当事人《法定代表人（负责人）证明书》、《法定代表人授权委托书》原件，收存与原件核对无异的加盖单位公章或工商部门复印专用章的《企业法人营业执照》（《营业执照》）副本复印件等，与合同一并保管。订立合同过程中，要记载和收集合同洽谈、签约时形成的文件、电报、电传、信函、图表等文字、音像资料等，作为合同附件存档。对方当事人负有提供专业性较强的劳务、工程或限制经营项目及义务时，应当提供由政府机构依法颁发的经营许可证、资质等级证书等有效证明文件，必要时应与原件核对或到签发部门进行验证，以防对方当事人伪造变造证明资料。9.设立担保的，应当要求对方提供具有担保资质和担保能力人的有效担保。可以在合同中设立担保条款，也可以另行订立独立的担保合同，作为主合同的从合同。10.订立合同要明确合同订立地、合同履行地、争议管辖法院或明确具体的仲裁机构，在不违反专属管辖等特别规定的前提下，应尽可能与对方协商将有关本地的法院作为解决合同纠纷的法院。11.按规定须报上级主管机关批准或备案的合同，应当办理报批、备案等特别手续。五.合同履行管理1.合同订