公司接待管理制度

公司接待管理制度一、目的为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。二、对外接待部门及接待范围1、公司行政部为公司负责接待的职能部门。2、遇到重大接待工作和活动，可由总裁办协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。3、本制度规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。4、接待的对象分为内宾和外宾。三、接待原则------遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。1、对等原则：对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。2、对口原则：各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。3、保密原则：接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，巧妙回避不宜回答的问题，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。4、节约原则：内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数，坚决杜绝高消费，避免不必要支出；5、服务原则：接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到，并充分利用公司资源，宣传企业及产品，提升公司知名度及美誉度；6、优先原则：重大接待活动优先安排。四、接待标准1、根据来宾类别及活动的重要性，接待分为A、B、C三级级别来宾类别陪同人员接待准备A级省、市级以上领导、重要客户，外宾，董事会及集团重要活动公司总经理级以上中层干部列队迎接，各部门整理工作场所，彩旗、条幅欢迎，全程摄影，会议室备用B级政府部门主要负责人，重要参观团体、客户、高管会议等副总经理、对口部门负责人各部门整理工作场所，条幅欢迎，全程摄影，会议室备用C级政府部门一般工作人员，一般参观团体，一般客户，集团一般工作会议，其它一般来访人员对口部门负责人、行政人员各部门整理工作场所，跟踪引导2、宴请——1）宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。2）举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。3）注意有违来宾人员其风俗之菜肴等事宜。4）接待用餐标准①招待重要官员、关系户——150元/人·餐以上②较重要官员、关系户——120～150元/人·餐③地方一般干部——80～120元/人·餐④外单位来人、常客（通常指工作进餐）——20～50元/人·餐5）住宿安排与标准序招待级别标准审批权限1A级四星级以上酒店总裁2B级三～四星级酒店总裁3C级三星级以下酒店总裁3、文艺晚会——不倡导，但可根据活动目的、来宾兴趣、接受能力，安排和选定节目。4、参观游览——根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。五、接待内容和程序1、接待内宾：1）接受任务——弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。2）布置接待——提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。3）迎接安排——根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。4）看望、商议日程——来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。5）安排有关领导会见——按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。6）组织活动实施——按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。7）送别——根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。8）小结——每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。2、接待外宾：接待内容与程序与接待内宾基本相同，主要内容和注意点为：1）迎送——①安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。②对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。2）会见会谈——①会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。②我方人员应提前到达，并在门口迎送。③对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。④会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。带团负责人安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。⑤会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾最高级别领导人坐右边中间，我方主谈人坐自己一方的中间位置。⑥如有合影，应事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。六、接待涉及部门相应职责及要求1、申请部门：提前3天填报《客户来访申请表》（详见附件一），交由行政部协调安排，派专人根据来客具体到达时间负责迎接。2、接待流程（见附件二）3、行政部：负责全程接待事宜，并做好相应计划与准备。（具体细则参见附件三）1）行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2）行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3）行政部须准备安排横幅、制作欢迎牌、指示牌、电脑、音响设备、投影设备、烟茶。如有特殊需要，准备会场花卉、水果、领导席签、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等。4）如需宴请，行政部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。5）如需留宿，行政部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。6）如需接送，行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。7）行政部根据情况提前购买车票及机票。4、接待人员素质要求。（具体细则参见附件四）。七、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。（八）、附则1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部门协调执行。2.本办法由行政部解释执行，由公司总裁批准后颁布生效。附件一客户来访申请表编号：项目名称：项目负责人：陪同：姓名工作单位性别年龄职务影响力爱好其他到达航班号/车次：时间：月日时分待定□接机（车）：是□否□费用支付：公司□客户□待定□返程航班号/车次：时间：月日时分待定□送机（车）：是□否□费用支付：公司□客户□待定□返程目的地：返程票务：共张代购□自理□飞机□火车□其他□接待级别：A□B□C□下塌酒店：---□---□----□----□其他：订房天数：共天（月日至月日）订房标准：单间：间/双人间：间/三人间：间/豪华间：间费用支付：公司□客户□待定□参观上古：是□否□时间：年月日时至时资料企业宣传册（光盘）份（套）其他：娱乐游览鼓浪屿□南普陀□环岛路□其他：其它说明：日程建议：部门主管审核总经理批准备注：1.所有客户来访必须提前3天填写此表，抄报行政部。2.若来访日程更改必须提前一天通知行政部。3.若此表不能详细说明来访日程安排，则以附页的形式说明。附件三行政部接待细则一、环境管理1、时刻保持地面光洁，做到在光的反射下看不到一丝污垢；保持光洁，每天的早、晚进行一次全面清扫，做到一尘不染。时刻清扫客人在参观时留下的指纹、毛发等。2、时刻保持其它设施的整洁，如门窗玻璃、桌椅等。3、时刻保持物品或设施等的协调和整洁，在被挪动后及时复位。4、时刻保持环境清洁、空气清晰自然。5、环境维护：保持会客室内环境优雅，随时将移动的桌椅归位。6、茶水：随时准备好当日茶水及一次性饮水杯。7、茶具清洗：茶具用后及时清洗。消毒每次不少于10分钟。8、饮料、食品管理：Ⅰ、准备充足茶叶、饮料、食品等，需添补时及时领料。Ⅱ、客户消费的饮料、食品应准确无误登记在《客户消费登记表》，每月25日报财务。Ⅲ、管理：饮料及时冷藏、摆放整齐。及时检查饮料、食品等有无变质、过期现象。9、接待来访客人：礼貌请客人入坐，并送上茶水；及时通知主管，客人已到。10、茶水服务1）、标准：标准茶水位为茶杯深度2/3处。标准咖啡水位为咖啡杯深度1/2处。2）、咖啡器具的摆放：咖啡杯嵌入咖啡碟的正中央，不能摆出移位的声响；咖啡匙放在咖啡杯柄的右边，杯柄向右。3）、上茶（咖啡）：按来宾级别顺序上茶（咖啡），级别相当时，按女士优先和年龄次序的原则上茶（咖啡）；站于来宾身后右侧，侧身保持托盘平衡，身体略倾斜，从客人右侧上茶（咖啡），绝对不允许碰着客人身体。4）、茶（咖啡）位于来宾右前方，有柄茶具柄向右。5）、撤茶（咖啡）：先主后宾，依次按级别顺序予以撤掉。6）、添茶（咖啡）尽量不发出声音，溅于桌面的水滴及时用白方巾拭净。二、用车管理：1、满足申请部门用车需求；2、必须让车右侧面向大门，以方便客人下车及公司领导及时会晤，送别亦是。三、接待前注意1、客人来访前30分钟检查各处环境；2、根据需求派人于来访客人到达前10分钟分别于大门处两边等候迎宾并致欢迎词；3、派人于一楼及所达楼层电梯门口外与所达接待房间处等候负责导引等；4、来访客人所到楼层接待台人员必须起立迎候，等客人不见时方可落座；5、待客人进入会谈室后于门外安排2人分两边侍候，严禁出现不良姿势（根据需要）。四、摄影1、行政部根据来宾身份核定是否摄影人员随行；2、仪容仪表参照接待人员标准执行；3、摄影人员注意多角度拍摄，并于事后第二天将所录影像选送呈交行政部存档；五、其它事项：确保来访客人饮用相关饮料生产日期不超过两个月；保证水果、点心新鲜等高品质要求，会晤室布置等事宜。六、其它部门：根据行政部通知来访客人参观需求，作好随同与讲解准备等事宜。七、其他1、主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；2、尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。3、因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。附件四接待人员素质要求一、基本要求热爱公司、熟悉产品，有丰富的知识底蕴；严守纪律、敬业爱岗，有熟练的专业技能；仪容整洁、落落大方，有博人好感的风度；热情细致、观察入微，有洞察心理的能力；不卑不亢、文明礼貌，有吸引客人的气质；思维敏捷、反应灵活，有说服客人的能力；吐词清楚、观点明了，有接听电话的技巧。二、形象要求——形象是指人的外表，包括容貌、服装和姿态，是一个人精神面貌的外观体现。1、发饰：发型要符合美观、大方、整洁和方便的工作原则，作为接待人员，日常发型应与企业形象协调，头发清洁整齐，色泽统一，留短发或将头发盘起。2、妆饰：脸部化妆应力求达到整体美的效果。男性不准留胡须；女性化淡妆，涂淡色口红，脸上有暇疵如色斑、粉刺，还应选用遮盖力强的粉底，保证每天都有一个良好的形象面对客户。3、服饰：统一穿公司制服，保持整洁、挺拔、不得有皱折和破损。穿制服要佩戴工作牌和徽标，佩戴于在胸上方。4、鞋袜：穿深色皮鞋，并保持干净、光亮。袜子颜色与皮鞋颜色保证和谐相近，女性穿与肤色相近的丝袜，袜口不要外露。5、个人卫生：勤洗头，保持头发清洁、光亮、无头屑。勤修剪指甲，保持指甲清洁，不留长指甲，不涂有色指甲油。勤洗澡，更换内衣、内裤和袜子，身上不能有异味，可用淡淡香水修饰。养成经常漱口的好习惯，口里不能有异味，上班前忌吃葱、蒜等有异味的食物，接待客人前1小时禁止吸烟。注意面部清洁，保持朝气和活力。三、举止要求1、站姿：庄正、自然。身体重心落在两脚中间，胸微挺，自然收腹，腰直、肩平，两眼平视，面带微笑。切忌双手叉腰、抱在胸前、插入衣袋，身体不能依靠物体。2、坐姿：端正、自如。上身自然伸直，两腿自然弯曲。脚平落地上，双腿并拢，两手放在双膝上，面带