公司文书归档管理制度

建筑公司文书归档管理制度第一条：为增加公司文书管理力度，使文书归档规范化、格式化，特制定本制度。第二条：公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。第三条：公司设立档案室，并由专职文书进行管理。第四条：归档的文件材料按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。第五条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第六条：遵守部门收集、管理文件材料制度。各部门均应设专人（兼职文书）负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室管理员。第七条：凡公司缮印发出的公文（含一份打印的正件和附件、批复、请示、转发文件等）一律由档案室统一收集管理。第八条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交到档案室管理员处办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报差旅费。2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。第九条：各部门兼职文书的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门文件材料。2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好签收手续。3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第十条：归档范围：1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；2、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；3、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书；4、本公司的指示与上级机关的批复；5、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等；6、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；7、本公司职务任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料；8、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料；9、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的简报、照片、录像等。第十一条：各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由兼职文书集中统一保管。第十二条：各部门应根据业务范围及当年的工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。第十三条：公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职文书归卷。第十四条：兼职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文件登记簿上注明。立卷质量要求：第十五条：为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。第十六条：案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第十七条：归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第十八条：在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的统一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合并立卷；绝密文件单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。第十九条：不同年度的文件原则上不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。第二十条：卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。第二十一条：卷内文件材料应按照排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角打印页号。第二十二条：永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整，卷内目录放在卷首。第二十三条：有关卷内文件材料的说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置卷尾。第二十四条：文书分类标准：一、经营基本文件1、章程文件：包括章程的变更；登记；申请等。2、股东会议文件：包括股东会议记录；股东会议通知；股东出、缺席会议回执；股东名册；股东印章簿等。3、董事会文件：包括董事就任书；董事会议记录；商业账簿；经营业绩；请示；业务执行文件等。4、经营业务文件：包括经营方针书；经营计划书；会议资料；重要契约；诉讼文件等。二、经营组织文件1、业务机构文件：包括业务机构表；机构调整文件等。2、业务分工文件：包括业务分工变更方面的文件。3、职务分工及有关权限文件：包括职务分工变更方面的文件；权限变更方面的文件等。4、业务管理文件：包括内部监察文件。5、报告文件：包括各种报告书、信用限度报告书等。6、会议文件：包括各种会议文件、通告等。三、业务运营文件：1、一般事务运营文件2、总务运营文件3、人事、劳务文件：包括报纸、杂志上刊登的招聘文件；通过职业介绍所招聘职员的广告；招聘人员情况；履历表；招聘考试题目汇集；考试答卷；应聘者一览表；考试通知书；考试成绩单；聘用通知书；任免文件；公司职员名册等。第二十五条：档案保管期限一、永久保管的文件1、登记、特批的重要文件2、股东会议文件3、股东名册4、股东印章簿5、资产及负债文件6、理事会文件7、请示、决议等重要文件8、重要的契约、申请9、执照、上级批准证书等10、土地、建筑物、电话方面的重要文件11、职员的履历表、应聘书、辞职书等12、职员名册、人事、保健、工资方面的重要文件13、章程、公司条例、规则等14、诉讼文件15、客户文件16、重要仪式、典礼方面的文件17、公司内部出版物、图书登记册18、年度预算、决算文件二、十年保管1、税务方面的重要文件2、会议文件3、月决算文件4、重要商业账簿5、宣传方面的文件6、市场调查的汇总报告书三、五年保管1、人事方面的文件2、主要交易凭证四、三年保管1、管理人员、公司职员在外部社团担任职务的任免文件2、政府机关的一般性认可、申请文件3、公司职员调动、工资、补贴、劳动标准法、保健、卫生防疫的临时性权利、义务类文件4、有关规定、通告废止的文件5、事务管理的补充文件6、税务文件7、文件收、发文记录8、市场调查、宣传等企业一般文件9、购入物品的出纳、保管、移交方面的文件10、有关动产、不动产方面的简单文件11、对日后有参考价值的来往文书五、一年保管1、来往文书、通知、调查文件、参考文件2、住址、姓名变更的通知3、报告制度中规定的日报、周报、月报第二十六条：本制度经公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。第二十七条：本制度解释权在综合办公室。另附表：档案调阅单档案名称或收发文号核批调阅人年月日档号及件数还卷日期：年月日经收人签章：共宗件注：本单一式二联，第一联于案卷退还后由档案退还调卷人，第二联留存档案股备查。阅档催还单同志：年月日经查，您所调阅的下列档案还期已逾，为方便他人使用和管理，望依档案调阅规则于日内送还。档案室档号文号名称借期原定还期数量备注宗册阅档催还单存根借阅人档号文号名称借期原定还期数量备注宗册备考表案卷机关名称：立卷单位名称：案卷目录号：案卷号：本卷（簿）内的文件张数：本卷（簿）内需要说明的情况：立卷人：检查人：年月日年月日