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公文写作基础知识顾忠盈(2011.11.8)主讲内容一、公文概述二、公文格式规范三、公文写作中关注问题四、常用公文写作要领五、公文写作常用格式六、其他相关材料的写作一、公文概述行政机关公文的含义国家行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。公文质量直接反映单位和个人的形象。相关规范格式要求：1.《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央办公厅1996年5月3日颁发）2.《国家行政机关公文处理办法》（国务院2000年8月24日发布,2001年1月1日施行）3.《国家行政机关公文格式》GB/T9704--1999（国家质量技术监督局1999年12月发布，2000年1月1日施行）4.《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）5.《国务院公文主题词表》（1997年12月修订，1998年2月1日施行）6.《中国共产党机关公文主题词表》（中共中央办公厅秘书局，1998年7月修订）7.《标点符号用法》GB/T15834—1995国家质量技术监督局1995年12月13日发布，1996年6月1日实施）8.《出版物上数字用法的规定》GB/T15835—1995国家质量技术监督局1995年12月13日发布，1996年6月1日实施）现行公文的文种2000年国务院发布《国家行政机关公文处理办法》规定公文文种13类13种。1996年中共中央办公厅印发《中国共产党机关公文处理条例》规定公文文种14类14种。党、政共同使用的文种有9个：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、意见。党的机关单独使用的5个：公报、指示、决议、条例、规定。行政机关单独使用的4个：命令（令）、议案、公告、通告。法定公文共18种二、公文的格式规范（公文三要素）1．眉首（版头部分）(1)公文份数序号（一般不用）(2)秘密等级和保密期限(3)紧急程度（特、急、一般）(4)发文机关标识(5)发文字号(6)签发人（上行文）(7)间隔线0000001机密★一年特急×××××文件×××〔2000〕1号下行文格式秘密特急×××××文件×××〔2000〕1号签发人：×××关于××××××请示上行文格式秘密特急××××××××××文件×××××签发人：×××××××××〔2000〕1号×××关于××××××请示联合行文格式中共××文件×××〔2011〕1号2．主体部分（行政公文）（1）公文标题（2）主送机关（3）公文正文（4）附件（5）成文日期（6）公文生效标识（7）附注×××××文件×××〔2002〕1号关于××××××通知××××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××2.×××二〇〇二年一月一日（此件发至县处级）3、版记部分（1）主题词（2）抄送机关（3）印发机关和印发日期（4）校对人、录入人等主题词的标引应在分析全文的基础上进行。即通过分析文件内容、文件标题，提炼出该文件真正具有检索意义的主题概念，并将其科学、准确、规范地转换为主题词表中的主题词。××××××××××。附件：1.×××2.×××二〇〇二年一月一日(×××××)主题词:××××××抄送：×××，×××，×××，×××，×××××，×××，×××××。××××××2002年×月××日印发单一机关行文末页三、公文写作中应关注的问题1、标题拟写公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。一般由三部分组成：发文机关+事由+文种例：1.关于安全问题的通知关于做好当前安全工作的通知2.关于司机陈×开车问题的通告关于司机陈×酒后开车违章情况的通报3.关于筹建食品实验室有关经费的汇报关于核拨筹建食品检测实验室所需经费的请示2、文种使用（容易混淆的文种）（1）“请示”与“报告”报告的含义适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告的种类（1）汇报工作报告（2）反映情况报告（3）答复询问报告请示的含义适用于向上级机关请求指示、批准。报告与请示不同点①行文时间不同。②主送机关不同。③行文目的不同。④文件容量不同。⑤受文机关处理方式不同。⑥结尾用语不同。关于增配消毒车的请示报告江苏检验检疫局财务处：多年来，我局卫生处理装备比较简陋,仅有消毒车一辆,且因年久失修,一旦发生事故,后果不堪设想。我局一直想增添设备，但因缺少资金一直没有按重点口岸标准建设。为确保工作正常进行,急需增添消毒车2辆(港口、市区各一处)，需拨款20万元(计划附后)。此外，拟建一间处理实验室，急需资金50万元(计划附后)。以上报告，妥否？请在5日内批准。××局2011年11月3日（2）“决定”与“通报”命令：（我局基本用不到）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。决定：是奖惩有关单位与人员，其中的奖励事项事迹比较突出的，在全国或某一地区、某一系统内具有较大影响，但同以嘉奖令表彰的典型比，在政治影响、普遍意义上稍逊一筹。通报：所表扬的先进则属于一般性的典型。（3）“公告”与“通告”公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（一）重要事项公告（二）法定事项公告中华人民共和国全国人民代表大会公告第十一届全国人民代表大会第一次会议于2008年3月15日选出：胡锦涛为中华人民共和国主席；习近平为中华人民共和国副主席。现予公告。国家质量监督检验检疫总局公告(2011年第XX号)关于批准对太仓肉松实施地理标志产品保护的公告……通告通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（一）法规政策类通告（二）具体事务类通告公告与通告的不同点：（1）适用范围不同（2）发布权限不同（3）内容程度不同（4）发布形式不同（5）效应功用不同3、数字使用结构层次序数：一、（一）1.（1）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。在公文的行文中，下列哪个数字的用法规范：A.3千万B.七月初八C.百分之二十D.九八年六月七日在公文的行文中，下列哪个数字的用法不规范：A.二十一世纪B.2001年3月20日C.上月中旬D.8.2亿4、其它问题1.保密不当：该密不加密，密来未密去。2.引文不当：应先引公文后引发文字号。3、用语不当。如：以上请示，请务必于5日内答复。4、写法不当。太多的抒情与夸张。四、常用公文写作要领主题————灵魂材料————血肉结构————骨骼语言————细胞草拟公文应当做到：情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。——《国家行政机关公文处理办法》起草公文应当做到：观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。开门见山，文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。——《中国共产党机关公文处理条例》(一)目的要明确主题要突出为什么要写？要写什么？(二)材料要充分运用要妥帖七分材料三分写，找好论据，为我所用！鲁迅说：“无论什么事，如果不断收集材料，积之十年，总可成一学者。”一位历史学教授对他的学生说：“如果你收集两万张卡片，就可以在历史界成为权威。”(三)结构要合理条理要清晰分析下面这则文章的结构提纲，指出它属于哪种结构类型，看它有无需要调整之处。主题：只有提高产品质量才能加入国际市场的竞争层次：一、为何要强化产品质量意识1.质量高低影响企业信誉2.质量好坏决定产品销路3.依靠科技强化质量意识4.更新设备改造生产条件二、如何提高产品质量1.转换企业的经营机制2.采取强硬的行政措施3.提高职工的综合素质(四)语言要简练用词要准确一字入公文，九牛拨不出——公文不同于文学作品的最显著特点。解除束缚把科技人才放出来不惜重金把领军人才引进来多种渠道把适用人才育出来展其所长把各类人才用起来适当使用古词语①兹介绍××同志前往你处联系有关事宜，望予接洽。②我局拟于下星期三开动员大会，届时，请贵所派员莅临指导。③来函已悉，所托各事，均已办妥。④下年二时许。⑥妥否，请批复。五、常用公文写作格式关于表彰……的通报xxx在…活动中表现突出…（事实依据），体现了……（理论依据），为了……（目的主旨），决定……（意图主旨）。希望……（相关要求）关于召开……会议的通知为了贯彻…进一步做好…（会议目的），根据……（会议依据），决定召开……会议（会议主题）。现将有关事项通知如下：一、会议内容……二、参会人员……三、会议时间…、会议地点……四、会议要求…………的会议纪要×年×月×日……会议在……召开。参加会议的有……，……主持会议。会议讨论了……问题。（会议各要素）现纪要如下：一、会议指出……二、会议强调……三、会议商定……四、会议要求……关于批转……的通知……同意《……》（……），现转发给你们，请认真贯彻执行。（批转内容）……是……，是……。（批转的意义）……要……（具体要求）。关于……的报告……以来，……(依据)；现将情况报告如下（意图主旨兼过渡语)：一、……(小标题)……二、……(小标题)……三、……（小标题)……回顾……，虽然取得了……，但是还……，今后应当……(分旨)。六、其他相关材料的写作1、工作总结应根据上级有关要求进行总结。一般要包含以下内容，相关结构可进行调整：一、基本概况二、主要工作或业务数据三、重点工作开展情况（工作成效）四、工作经验或体会（或特点）—可略去五、主要问题或不足六、下阶段（初步）打算2、工作汇报工作汇报的内容结构与工作总结相似，只是语气与结构上适当调整，同样应根据上级有关要求进行详略调整。如：向上级领导汇报，主要针对领导感兴趣的内容进行重点归纳总结，突出对相关工作的进展情况与基本做法；大会典型发言式的汇报材料，要更多地突出工作的做法，适当加点体会或建议。3、调研（考察）报告应根据调研考察的内容和相关要求进行总结。一般要包含以下内容，相关结构可进行调整：一、概述调研活动的背景（目的、任务、人员、时间）二、调研概况（走了哪里？看了哪些？任务完成情况）三、主要调研成果（收获或个人结论）四、体会或建议4、案例分析报告应在简要介绍案例内容的基础上，进行相关分析，提出自己的见解或结论。如；动植物检疫重大案例分析包括：一、起因与背景二、应对与处置三、作用与反响四、启示或建议5、领导讲话（工作部署）应根据会议的主题和领导的有关要求进行撰写。部署性讲话一般可包含以下内容（三段式）：简述会议的主题与概况一、过去工作的简要回顾（可分别总结重点工作，指出存在问题）二、当前工作面临形势分析（上级要求、地方要求、行业挑战、自身不足等）三、下阶段工作的部署（总体思路、基本目标、重点任务）6、业务性论文◇分析与建议类（当前我国农产品出口现状分析与对策建议）一、现状与特点分析二、面临的形势与挑战三、对策与建议（重点部分）◇探讨与应用类（如：用风险分析原理来强化出口产品监管）一、相关原理或设想二、目前现状与问题三、应用方法与效果分析各类文字的特点公文——格式材料——通畅论文——新颖新闻——引人文学——动情写作“四得”要领一、开头概述要“交得清”；二、分节标题要“点得明”；三、重点主题要“叫得响”；四、语言文字要“读得顺”。要求多读，多思，多积累；多仿，多练，多总结。谢谢大家！