公文写作教程

东莞市嘉荣贸易有限公司----人事行政部教材库之公文写作第1页共23页公文写作教程东莞市嘉荣贸易有限公司----人事行政部教材库之公文写作第2页共23页目录第一章公文的基本常识◇公文的概念------------------------------------------------------1◇公文的作用--------------------------------------------------------------2第二章常用公文的写作规范第一节常见的公文分类-----------------------------2-3第二节规范性文件写作◇制度----------------------------------------------------3-4◇细则----------------------------------------------------4-5◇守则----------------------------------------------------5-6◇规划-------------------------------------------------------------6第三节领导指导性文件写作◇指示------------------------------------------------------7◇决定------------------------------------------------------7-8◇通知------------------------------------------------------9-11第四节公布性文件写作◇公告、通告--------------------------------------------11-12◇通报-----------------------------------------------------12-13第五节陈述呈请性文件写作◇申请书-------------------------------------------------13-14◇工作总结-----------------------------------------------14-15◇工作计划-----------------------------------------------15-16第六节会议文件◇会议记录-----------------------------------------------16-17◇开、闭幕词-----------------------------------------------17第七节商务、商贸性文件◇合同-----------------------------------------------------17-19第三章怎样写好公文第一节书面公文的语体---------------------------20第二节怎样写好公文------------------------------21东莞市嘉荣贸易有限公司----人事行政部教材库之公文写作第3页共23页第一章公文的基本常识第一节公文概述公文的概念：公文是人类社会活动中为处理事务的需要，而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。·公文分类⒈从公文的性质分公文有党内公文、行政公文、社会团体公文及各企事业单位公文等。⒉从公文的来源分公文可分为收文和发文两类。收文是外机关发送到本机关的文件。如上级部门发来的指示、通知；下级机关报送的报告请示等。发文是由本部门制发的文件。一部分是发送给需要用他进行工作联系的外单位或部门，一部分是下发给本部门内部使用的。⒊从公文的行文方向分公文可分为上行文、下行文和平行文。上行文是指下级机关向他所属的上级领导部门发送的文件，例如：请示、报告、申请等。下行文是指上级领导部门对下属部门的发文，例如指示、决议、通报、通知等。平行文是指同级部门或不相隶属的部门（即没有领导或业务指导关系的部门）之间来往的文件，例如：联络函等。⒋从公文发送与处理的时间要求分有特急件、急件、平件三类。⒌从公文内容的机密程度分公文可分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。绝密公文指含有最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文；机密公文是指含有重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密公文是指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文；普通公文是指可以向人民群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。•公文的特点公用文书和其他实用文体比较，具有四个鲜明的特点：⒈公文的内容具有鲜明的政治性和高度的思想性公文，无论是政府机关的公文，还是各企事业单位的公文，都直接反映领导阶层的意向，是领导阶层立场宣扬的阵地。⒉公文具有特定的作者公文是特定作者在特定的权力范围内代表制发部门所发放的文件。所以具有权威性，有着行政领导东莞市嘉荣贸易有限公司----人事行政部教材库之公文写作第4页共23页和行政指挥作用。公文的这一特点，是任何其他文字材料都不具备的。⒊公文的写作具有特定的格式因为公文具有的政治性和导向性，所以公文的写作必须严谨、绝对不能够随心所欲。他像普通应用文一样，各类公文都有特定的格式。⒋与其他应用文相比较，公文没有专业特性，因此不分行业和地区，所有机关、团体、企事业单位都能使用，也都要使用，是目前使用范围最广的一种文体。第二节公文的作用⒈领导和指导作用公文的内容反映领导阶层的工作意图，所以具有领导和指导工作的作用。这种作用在下行文中最能得到证明，像嘉荣公司总部对各分店发放的通知，一方面是要求下属分店按照通知内容执行，达到令行禁止的效力。另一方面，又是总部对分店管理的工作指导。⒉宣传和教育作用公文既是推动工作的工具，也是对广大群众或属下员工进行宣传教育，使他们提高认识，与公司管理思想达成一致的武器，所以公文虽然与报纸、图书上的宣传材料不同，但也具有一定的宣传教育作用。⒊联系和关照作用企业内部各部门统一起来，构成公司的组织架构。一方面，各部门有着自己各自的权限范围。另一方面，为维持整个公司的正常运转，又需要各部门之间相互配合，相互促进。这种相互之间的关系，包括上下之间的纵向联系，也包括各同级部门之间的横向联系，这种联系的纽带之一，就是公文。⒋依据和凭证作用公文反映了制发机关的意志、愿望和要求。收文机关要贯彻落实这一意图，就必须以公文作为依据，根据公文的内容要求展开工作，处理问题。一方面，上级机关所发的公文对下级机关来说，无疑都是工作依据。另一方面，下级机关所发的公文，如请示、报告、申请等，对上级机关来说，同样也有依据作用。上级机关就是根据这些上行的公文来了解下情，作为制定正确决策的参考依据，或作为针对答复性问题、指导具体工作的凭据。⒌规范和制约作用公文作为国家或企业处理行政事务的重要工具，其权威性和特定性赋予了它以规范和制约人的行为和活动的作用。像作为一家企业的各项规章制度、守则、条例等等，所起的最重要的作用也就是规范和制约作用。一份公文主要起什么样的作用，视公文的类别而定，但任何一份公文决不是仅仅起某一单一的作用，而往往是同时起着几种不同的作用。东莞市嘉荣贸易有限公司----人事行政部教材库之公文写作第5页共23页第二章常用公文的写作规范第一节常见的公文分类常见的公文体裁和格式有很多种，按照公文发放对象分可以分为：⒈规范性文件规范性文件包括：制度、章程、规程、办法、细则、评估、规定、守则、规划、规则、公约等⒉领导指导性文件领导指导性文件包括：批复、批示、命令、指令、办法、函等⒊会议公文会议公文包括：会议提案、会议提纲、会议纪要、会议记录、开幕词、闭幕词、演讲稿等⒋陈述呈请类文件陈述呈请类文件包括：申请书、请示⒌公布性文件公布性文件包括：通知、通告、通报、公告、倡议书、公约、条约等⒍商务商贸性文件商务商贸性文件包括：合同、协议、申请报告、招标书、投标书、项目建议书等按照公文的体裁分可分为：行政公文、通用公文、会议公文、社交文书、民事文书、商务公文、商贸文书、法律文书、广告启事、新闻报道等。第二节规范性文件写作要求⒈制度-（1）、制度的涵义制度是党政机关和企事业单位常见的规范性文体之一，它要求有关人员遵守和执行用于机关或部门对某项工作和某方面活动提出规定的要求。它应用广泛，各方面的工作都可以有它的制度，如办公室制度、财务制度、文书工作制度等。（2）、制度的基本类型和特点根据不同的标准，可作多种分类。㈠按内容分，有工作、生产、学习等制度。㈡按范围分，有国家、单位、个人等制度㈢按时间分，有长期、短期制度㈣在经济管理方面，人们常用的有生产岗位责任制和工作岗位责任制。这两种制度都是将责任与制度结合在一起的。是责、权、利在一个岗位上的有机结合。可以使干部群众责任明确，责任具体，从而增强人东莞市嘉荣贸易有限公司----人事行政部教材库之公文写作第6页共23页们的责任感。制度的主要特点：㈠规定性。即制度按照所涉及的事物的性质、范围，限定人们可以做什么，不可以做什么；可以怎样做，不可以怎样做，用以规范人们的行为。㈡程序性。即要求人们做某种事情时，必须按照一定的规则程序、发放进行。像公司的流程、人事制度、防损制度等。（3）、制度的写法㈠标题及题下的标示。标题由发文机关、事由和文种类别（制度）三部分组成，但很多时候标题中省去发文机关，只写事由和文种。发文机关、发布日期写在标题下，并用括号标注。㈡正文，一般分三部分写；Ⅰ、写明制发制度的原由，用“特制定本制度承上启下；Ⅱ、写名各种具体条文；Ⅲ、写实施范围、生效日期、修订权、解释权等内容。视其内容看是否分章写。写制度的文字必须明白易懂、具体准确、切忌重复和写无用的话。例文：用电管理制度（χχ厂2000年10月5日发布）第一条为了合理利用国家电力资源，充分发挥用电设备潜力，达到经济、安全、合理、节约用电的目的，特制定本制度。第二条加强用电管理，严格用电制度。实行内部合同制，每月根据生产、工作任务把用电指标下达到各车间、部门，做到日清、旬结、月考核，实行节奖超罚，充分调动各部门的积极性。第三条…….⒉细则（1）、细则的涵义细则，也是应用比较广泛的规范性文件之一，它是为已颁布的制度、规定、条例等做出具体说明和阐释的文体，一般为贯彻执行一定的制度规定而定。（2）、细则的写法㈠标题，常常写事由和文种（细则），发文机关和发布日期在标题标出，如果属会议批准通过的，要用括号在标题下另外注明“某年某月某日会议批准（通过或修订）“东莞市嘉荣贸易有限公司----人事行政部教材库之公文写作第7页共23页㈡正文，根据内容的复杂程度而定，复杂的要分总则、分则、附则或章节来写；简单的直接分条列即可。一般正文分三部分来写：先写发布的缘由，次写具体内容，再写明实施机关、生效日期，解释权等。⒊守则㈠守则是机关、团体、企事业单位根据本单位本部门的具体情况，面对全体成员公布的一种应自觉遵守的道德规范和行为准则。守则除了使用于各行各业人们的道德行为规范之外，还常常适用于具体操作规范，如《实验室守则》等，其主要特点是有明确的使用范围和较强的针对性。守则的分类，有用于工作行业的守则，如《全国职工守则》；有用于设备操作的守则，如《车床使用守则》；有用于生产工艺的守则。㈡守则的基本格式和写作要求守则一般由标题、正文、署名和日期三部分组成。（1）、标题。由守则的执行对象即受文人加文种组成。（2）、正文。将有关的要求（包括应该做的和不应该做的）内容以条为序依次写明。（3）、署名和日期。一般写在正文右下方，也可以写在标题之下，用括号括起来。还可以不加署名和日期。写守则的基本要求是：（1）、条款应明确、具体、通俗。（2）、因守则是职工、学生自我教育的一种形式，所以要通过群众酝酿讨论。（3）、条文不可多，以便于记忆和检查。例文全国职工守则一、热爱祖国，热爱共产党，热爱社会主义。二、热爱集体，勤俭节约，爱护公物，积极参加管理。三、热爱本职，学赶先进，提高质量，讲究效率。四、努