公文写作知识讲座

公文写作知识讲座主要内容机关常用规范性公文写作的有关知识机关常用非规范性公文写作的有关知识公文写作有关问题解答学习要求通过学习，掌握以下知识要点：公文常用文种的概念、功能公文常用文种的结构、格式公文常用文种的写作特点公文常用文种的实际运用前言公文全称公务文书，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料，是传达发布党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。按照目前通行的分类方法，划分为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函及会议纪要。第一部分机关常用规范性公文写作的有关知识第一节通知一、一般性通知部署工作性通知贯彻指示性通知制定政策性通知机构区划调整类通知会议（举办培训班）通知二、批转印发类通知(一)批转类通知【批转报告范文】【批转意见范文】【批转请示范文】(二)转发类通知【转发意见范文】说明(1)转发类通知与批转类通知不同，可以转发上级机关、同级机关或不相隶属机关的公文。常见的形式有两种：一是职能部门转发上级业务部门的公文；二是综合部门代上级机关以转发的形式批转下级机关的意见等。(2)转发类通知最常见的形式是党委、政府的办公厅(室)转发部门的意见等。这一类通知往往是由于意见内容涉及面小，在全局工作中位置不那么突出而又必须经党委、政府批准、认可，因而采取变通办法以党委、政府办公厅(室)名义代党委、政府转发，行文中加“业经×××同意”字样，其行文要点与批转相同。(3)从原则上讲，办公厅(室)代党委、政府转发的公文，应仅限于部门的“意见”。部门的“报告”、“请示”，不宜转发。(4)上级业务部门或不相隶属机关的公文涉及本机关工作，需要本单位执行贯彻落实事项，以转发的形式通知，表明本机关的态度观点。这种情况主要见于转发上级业务部门的有关规定。(三)印发类通知【印发规划纲要范文】说明(1)印发类通知的范围比较广，形式灵活，不像批转类通知那样规范。凡机关团体、企事业单位认为可以印发的公文、文字材料，都可发印发通知。(2)通用规范性公文中常见的印发通知有印发法规，印发不能单独行文生效的类规章性公文，印发工作意见、工作要点、实施方案、计划、规划、纲要、宣传提纲、会议纪要、领导讲话、谈话要点以及其他需要以本机关名义印发的不相隶属机关的公文。(3)被印发类公文的时效有时不受印发通知的限制，这一点与批转转发类公文不同。如法规经按规定程序通过、见报，即具效力，不受印发通知时间的限制。而批转类通知的被批转的公文以批转通知的时间为准生效。三、通知的写作格式要点综述1、通知是下行文，制发主体应是受文单位的上级机关或主管单位，且受文单位与制发机关一般应有直接或间接的隶属关系。2、通知应抬头，有明确的受文单位。下发的通知需要报上级机关的用抄报，不相隶属的相关单位用抄送。3、通知可联合行文，联合行文的受文单位包括联合单位的所有直接、间接隶属单位，有时也可用各有关单位来代替。联合行文主办单位排在首位，使用主办单位一家文号。4、通知的标题，一般包括制发机关、内容和文种。特别需要说明的是关于批转类和贯彻上级指示类通知的标题的写法。比如省政府要对《国务院批转卫生部、农业部关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知》制定贯彻意见，下发通知，按照通常的做法，通知的标题有三种写法：第一种写法是照搬上级做法，标题可以是《××省人民政府批转省卫生厅、省农业厅关于贯彻国务院批转卫生部、农业部关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知的意见的通知》。第二种写法，为避免行文标题冗长累赘，用文号代替上级来文，标题的写法可以是《××省人民政府关于贯彻国发[19××]××号文件的通知》。第三种情况是不囿于把贯彻二字体现在标题之中，按照机关、内容、文种的要求拟写标题，可以是《××省人民政府批转省卫生厅、省农业厅关于改革和加强农村医疗卫生工作的意见的通知》或者《××省人民政府关于改革和加强农村医疗卫生工作的通知》。上述三种用法各有利弊，第一种用法体现了贯彻上级指示。但如层层照此办理，公文标题则冗长、累赘、拗口，出现“通知的通知的通知”现象。第二种用法，标题简练，但公文标题体现了“贯彻文号”，并未体现公文内容，也不便于工作中查询。相比之下，第三种用法既不累赘又能符合公文对标题的要求，不足的是在标题中体现不出贯彻上级指示这层意思。实践中，较好的方式是“贯彻文号加内容”，如上述通知的标题可用《××省人民政府贯彻国发[19××]×号文件加强农村医疗卫生工作的通知》。第二节通报通报的种类表彰性通报的写作特点通报的格式与写作要点通报与通知的形式相近，但又不同于通知。1．作为文种，通知庞杂，含量大，形式多样，相比之下，通报内容、形式都比较单一。2、在实践中，一部分传达上级指示精神的公文既可用通知也可用通报。在内容上通报不同于通知的特点是一般不提出工作上的具体要求以及需要组织实施的事项。3．通报文风要朴实。文字表述要简洁明快，言之有据，切忌夸张渲染。无论是表扬还是批评，都要以严肃认真、实事求是的态度认真核准事实，防止拔高或扭曲事实。通报观点要鲜明，提倡什么，反对什么，要是非分明，忌含糊其辞。在行文篇幅上要详略得当，切忌把表彰通报写成报告文学，把批评通报写成情况纪实。第四节报告一、正常工作报告二、情况报告三、回复性报告四、报送文件、备案报告五、报告的格式与写作要点1．报告是典型的上行公文，作为规范性公文的报告必须抬头，有明确的受理机关。报告原则上应只报一个直接上级机关或主管部门，必要时可抄报有关的上级机关或业务部门。除有特殊要求者外，报告原则上不直报领导者个人，不应多头主送。有特殊规定的，报告抬头方可采取“×××并×××：”的形式发送。数机关联合行文报告的事项，原则上应报上级主办机关，其他送文单位可采取抄报的形式。2．报告作为公文文种可分为两个大类：一类属于规范性公文的报告，即上述工作报告、情况报告、意见报告等，行文制发方面比较规范，可以单独成文；另一类报告属非规范性公文中的“报告”，如会议工作报告、调查报告、述职报告等。会议工作报告一般是法定代表按照规定章程向大会或委员会报告工作，提请会议代表审议。会议的工作报告一般不单独行文，需经会议通过后以决议的附件形式下发。调查报告、述职报告等其制发主体、送审程序、效力都不规范，所以列入非规范性公文种类。3．报告的主要内容不外乎向上级机关、主管部门汇报工作、报告情况、介绍经验，文风要平实，反映情况要客观，文字表述不可过多地堆砌修饰性用语。要以对组织负责、对上级负责、对工作负责的态度撰写文稿，忌文过饰非，目的是让上级机关、主管部门通过报告了解真实情况，以便作出科学决策，指导下一步的工作。4．在公文处理的实践中，用报告代替请示、用报告代替函是文种使用混乱的突出问题，关于这个问题将在请示文种之后专题讲述。第四节请示一、请求审批事项的请示说明二、请求解决问题的请示说明三、建议性请示（略）四、请求指示、答复性请示（略）五、请示的写作格式要点1．不越级请示，不横向请示。2．请示不应多头主送。3．请示公文应一文一事。4．请示件要有主报机关的明确意见。5．请示件不下发。六、报告与请示的区别1．从公文处理上讲报告与请示的最大区别是，报告属阅件，请示属办件；报告一般不需要办理、回复，请示则应办理、批复，要有回音。2．从功能上讲，报告主要是向上级机关汇报情况、反映问题，供上级机关决策参考；请示则主要是请求上级机关给予指示、解决困难、答复问题。3．从内容上讲，报告的内容比较广泛，涉及的面可大可小，篇幅可长可短。请示则不同，内容比较单一，一文一事，基本结构就是事由、请示事项两部分，篇幅一般都不长。4．在行文格式上，报告比请示较少限制。请示件原则只准报送一个主送机关，报告则无此严格规定；联合报告比较多见，联合请示则较少见；请示的结束语一般比较规范，如“当否，请批复”等，报告的结束则多种多样，无一定之规。5．报告与请示的共同之点是，都是上行文，受文单位必须是上级机关。目前许多把不是上级机关的业务主管部门当作上级机关，将本来属于“函”这个文种的公文写成“请示、报告”，导致文种使用混乱，以下“函”中将详述。第五节批复一、条文释义二、范文国务院关于同意设立“科技活动周”的批复国函[2001]30号科技部：你部《关于拟由国务院决定设立“科技活动周”的请示》(国科发政字[2000]514号)收悉。同意自2001年起，每年5月的第三周为“科技活动周”，在全国开展群众性科学技术活动。具体工作由你部商有关部门组织实施。中华人民共和国国务院(印章)二00一年三月二十二日关于××省将××市更名为××市问题的批复民行批[1992]103号××省人民政府：你省1992年3月20日《关于将××市更名为××市的请示》收悉。经国务院研究，××市的名称以不变更为宜。中华人民共和国民政部(印章)一九九二年九月十五日××省人民政府关于××市历史文化名城保护规划的批复[92]鲁政函59号××市人民政府：×政发[1991]117号文收悉。省政府原则同意你市报送的历史文化名城保护规划。现批复如下：你市在今后的城市建设中要突出本市的特色，研究确定城市标志性建筑物和有特色的地区，进一步处理好名城保护与经济发展、城市建设、园林绿化的关系。对开发建设古城风貌体现区的经济指标要作进一步研究。在实施规划时，对城市几个重点地段的保护和建设要作多方案比较。注意保护、抢救和修复现存的文物古迹。保护好文物古迹周围的环境，并从实际出发，制定有关文物古迹保护管理规定。市政府要加强对保护历史文化名城工作的领导，既要逐步提高城市现代化水平，又要保持和发扬历史文化名城的特色。主管部门应依照国家《城市规划法》和《文物保护法》的有关规定，切实履行好自己的职责，保证××市历史文化名城保护规划的全面实施。××省人民政府(印章)年月日写作格式要点1．“批复”这一文种是上级机关为对应下级机关上报“请示”而设的，没有“请示”就无所谓“批复”。2．批复的受文单位一般应是上报请示的直接下一级机关。批复不越级行文。有些中间转报的请示，批复的受文单位应是转报机关，不应向原报机关直接批复。3．批复的一般结构是首先写明针对什么文件的批复，如首句为“你委《关于发行振兴××体育奖券的请示》(××体[1991]66号)悉”，尔后是批复内容。4．批复内容篇幅都不长，涉及实质内容的公文，一般文字精炼，句句中的，言简意赅。同意性批复都不复述同意的理由。同意之后往往对落实批复内容提一些原则性要求。不同意的批复，往往要阐述原因、理由，但亦应简明扼要。有的不阐述理由，直接明了不同意。5．批复件原则上一文一事，一个批复针对一件请示。有时数个下级机关上报请示同一件事，经研究同意后，分别行文批复，而不应一件批复数文。6．批复一般无特别的结束语。有的为加重语气加“此复”、“特此批复”的字样，实际上是多余的。第六节意见一、条文释义二、范文x×市人民政府关于鼓励和促进中小企业发展的意见×政发[2001]××号各市、区人民政府，市政府各部门，市直各单位：为认真贯彻党的十五届四中、五中全会和全国中小企业工作会议精神，落实《国务院办公厅转发国家经贸委关于鼓励和促进中小企业发展若干政策意见的通知》(国办发[2000]59号)，加大对我市中小企业的扶持力度，推动各种所有制中小企业健康发展，结合我市实际提出以下意见。一、鼓励和促进中小企业发展是政府的重要职责二、鼓励各类资本投资、创业……××市人民政府(印章)二oo一年一月十五日三、格式与写作特点1．意见可以是下行文，可以是上行文，也可以是平行文。意见的这一特点是其他文种不具备的。2．意见在行文格式上也具有较大的灵活性或者称之为不确定性。即意见可以抬头，也可以不抬头。可以直接行文，也可以要求上一级机关批转。成文时间、落款可以放在文尾，也可放