关于信息化条件下审计项目质量控制的思考

1关于信息化条件下审计项目质量控制的思考薛晓儒储文胜摘要：随着信息化在各行各业的不断发展，对审计项目的质量控制带来了新的挑战。本文从信息化的基本概念入手，探讨了在信息化条件下对审计项目质量控制的影响因素，并结合本单位在实际审计工作中的做法，对信息化条件下如何进行审计项目质量控制，希望能够起到抛砖引玉的作用。主题词：信息化审计质量控制信息化是由一位日本学者上世纪60年代首先提出来，而后被译成英文传播到西方。目前对信息化从不同的角度有多种定义和解释，信息管理学把信息化定义为“在现代信息技术广泛普及的基础之上，社会和经济的各个方面发生深刻的变革，通过提高信息资源的管理和利用水平，在各种社会活动的功能和效率上的大幅地提高，从而达到人类社会的新的物质和精神文明水平的过程。”信息化的范围较为广泛，如国家的信息化、教育的信息化、城市信息化、政府信息化、企业信息化、农业的信息化等。在本文中讨论的信息化是指企业的信息化。所谓企业信息化(Enterprisesinformation)，是指企业以现代信息技术、通信技术、网络技术为手段，以开发和利用信息资源为对象，以改造企业的生产、管理和营销等业务流程为主要2内容、以提升企业的经济效益和竞争力为目标的动态发展过程。企业信息化包含了三个方面的内容：一是，企业生产信息化。就是利用自动控制技术、计算机技术和网络技术实现对生产过程的监测和控制，从而达到提高产品质量和生产效率的目的。经过多年实践，长庆油田现在实现了“井站一体、电子巡井、远程管理，精确制导、智能管理”的油田管理新模式，在油田生产动态分析、信息采集、油井远程控制起停、超压、超限报警等方面全部取消了人工操作，并在主要生产区域应用油水井和站库视频监控、GPS车辆管理和外输管线泄漏自动报警系统，实现了油田生产管理的信息化。有效的节省了人力，提高了效率和增加了产量。二是，企业管理信息化。是指在企业管理活动的各个环节中，充分利用现代信息技术建立信息网络系统，使企业的信息流、资金流、物流集成和整合，不断提高企业管理的效率和水平，实现资源的优化配置，提高企业经济效益和竞争能力的过程。企业管理的信息化是企业信息化的重要组成部分，其发展是一个逐步完善的过程；在初期发展阶段，企业通过开发或者采购商品软件，如财务管理系统、库存管理系统、销售信息系统、人力资源管理系统等来实现对企业管理的某一领域信息进行管理，以满足企业某一个或某些部门的职能需要；但这样的问题是产生信息“孤岛”，不能实现信息的充分共享。ERP（EnterpriseResourcePlanning）企业资源计划，是在企业供应链管理思想3指导下、采用面向业务流程的方法、利用计算机技术、以计划为主线，针对企业的物流、资金流、信息流进行统一管理，以求最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化的一种现代企业管理理念。ERP是目前企业管理信息化的发展方向。作为中国石油“十一五”信息化的核心--ERP系统的推广和应用，必将使公司管理水平和管理效率产生质的飞跃。三是，企业供应链管理（SCM）和客户关系管理（CRM）的信息化。SCM--就是把客户需求和企业内部的制造活动以及供应商的制造资源整合在一起，并对供应链上的所有环节进行有效的管理，这些环节包括订单、采购、库存、计划、生产制造、控制、运输、分销、服务、财务管理、人事管理、项目管理等。主要作用是协调企业和上下游的供应链关系，有效减少原材料库存积压和提高资金周转；CRM--是指通过采用信息技术，使企业市场营销、销售管理、客户关怀、服务和支持等经营环节的信息有序地、充分地、及时地在企业内部和客户之间流动，实现客户资源有效利用的管理软件系统。CRM的作用重在完善企业和客户的关系，致力向客户提供优质的服务。一、信息化对审计项目质量控制的影响审计项目质量是指审计项目的审计目标的实现程度和对相关职业规范的遵守情况。审计项目质量是审计质量的核心。信息化颠覆了传统意义上的审计实务技术，对审计查证作业过程、工作效率以及查证质量产生了巨大的影响：4㈠审计对象发生变化审计对象是指审计所要考察的客体，即被审计单位的财务收支、相关的经营管理活动和提供这些经济活动信息载体的财务报表及其相关资料。企业信息化，尤其是ERP的实施，它通过流程重组，实现了企业的管理变革；通过系统集成，实现了信息的实时共享；通过流程控制，实现了绩效的动态监控；通过系统优化，实现了管理的持续改善。这些都使得企业的财务收支及相应的经营管理活动的特点发生了很大的变化。使得审计面临的对象更为复杂。㈡审计线索发生变化在传统的审计中，审计证据都是以纸介质进行保存的，审计线索也十分清晰。审计人员通过跟踪审计线索来收集审计证据，审核有关经济业务。而企业实行信息化后，企业实现了无纸化办公，审计证据都存储在磁性介质中，会计的业务处理也实现了自动化等，这些都导致了审计线索发生了变化。增加了审计调查取证的难度。㈢审计技术方法发生了变化审计技术方法是为了实现审计目标，在被审计单位实施审计的过程中所采用的各种手段。它是顺利完成审计工作、提高审计工作质量的重要保证。企业信息化，生产数据、会计数据都存储在磁性介质中，部分业务的控制实现了自动化，没有人员签字的痕迹可循。业务处理的隐蔽性以及电子数据的“不可见性”，审5计人员是否能够应用新的技术方法进行取证、分析；如利用软件获取原始数据、并应用工具对获取的数据进行有效的筛选、比较、分析。这些工作直接影响到审计项目质量的控制。也是目前审计人员的开展审计工作的难点。㈣审计风险的变化审计风险是指被审计单位的报表存在重大错报或漏报，而审计人员发表了不恰当的审计意见的可能性。在信息化条件下，计算机系统的稳定性、安全性、系统软件内部控制设计的合理性、流程设计的合理性、管理软件的完善等都增加了审计人员对审计风险控制的难度。㈤对审计人员的素质要求发生了变化企业信息化条件下，绕过计算机系统就无法开展审计工作。因此，审计工作的顺利开展必须基于一定的计算机技能、网络知识和完备的审计理论等多方面知识的综合运用。这对审计人员的业务素质提出更高的要求。二、对信息化条件下审计项目质量控制的思考针对信息化对审计工作带来的诸多变化以及对审计项目质量控制所产生的不小的影响，那么，企业内部审计如何转变观念、顺势而为，化被动为主动、克服不利因素的影响，确保审计项目质量，就是我们不得不面对的课题。所谓审计信息化，是指被审计对象进行财务工作和经营时,审计人员为了实现其审计目的,收集必要的审计证据,采取必要6的审计程序,对企业的运营的合规性以及利用计算机和网络生成的财务信息进行审计的工作。特别是内部审计，审计信息化本身就是企业信息化的组成部分。审计信息化使审计人员能够充分利用审计信息化系统软件进行准确、高效地收集各种电子数据进行统计、分析，可以在审计环节上设置疑点控制，实行适时监控；通过直接汇总查询各项财务数据，并对财务数据进行分析，从而抓住审计的重点；直接利用审计软件进行查询、筛选，摘取审计疑点，寻找审计线索。审计信息化可以帮助审计人员做出正确的判断，提高审计人员的工作效率和质量，最大限度地发挥审计信息化对审计工作管理的作用。笔者认为，在信息化条件下，应积极开展审计信息化建设，开发审计管理信息系统，充分利用信息化的工具和手段，实现对信息数据的获取、筛选、比较、分析和对审计项目的管理；逐步开展信息系统审计、努力提高审计人员的业务素质，是克服信息化对审计项目质量控制带来的不利影响，是提高审计项目质量的必由之路；应用计算机辅助审计技术，开发审计专用辅助审计软件，是提高设计工作效率，确保审计行为规范化和审计质量的有效手段。㈠开发应用具有自身特色的审计管理信息系统，加强对审计项目质量的控制作为企业的内部审计部门，借企业信息化东风，积极推进审计信息化工作，以信息化促信息化、以信息化应对信息化，研发7基于严格的内部控制、严密的组织流程、操作简便、功能强大的审计管理信息系统，通过其规范审计行为、统一专业思想、提高工作效率、强化质量控制。笔者认为，审计管理信息系统应通过如下功能，实现对审计项目质量的控制：⒈严格的审计流程，规范的审计程序系统设计应充分利用信息化的优势，以审计准则为基础，严格按照萨奥法案和404条款的要求，使系统中设计的所有审计流程，必须符合内部控制的要求。系统中严格的审计流程，包括审计项目计划、审计工作方案、审计组成员的安排、审计通知书、审计查证记录、工作底稿、审计报告的编写审核等，都必须按照系统设置的顺序执行。有效的减少审计人员在审计工作中的随意性，加强审计项目质量控制。同时，在系统中，设计审计业务办理进度的实时导航图，能够引导审计人员很快熟悉系统中的业务流程和了解业务办理的进度。⒉严格的权限管理，明确的人员责任在系统中，应按照审计部门的职责和工作分工，对用户在系统中的权限进行严格的管理，以保证审计的内部控制之落实以及审计人员责任的明确。所谓权限管理，一般指根据系统设置的安全规则或者安全策略，用户可以访问而且只能访问自己被授权的信息资源。系统不良的权限控制体系，必然留下系统漏洞，给黑客可趁之机。很多8软件可以轻松通过URL侵入、SQL注入等模式，轻松越权获得未授权数据。甚至对系统数据进行修改、删除，造成巨大损失。⒊严格的全程审核，减少审计人员失误审计全程审核，就是审计工作的每个环节，如审计计划录入、审计方案、审计查证记录、审计工作底稿、审计报告等，只有在审核通过后，在系统中才能进行下一步审计工作；同时，对于审计业务管理中的特殊规定，在系统中也要能够体现。如在系统流程中，按照内部管理规定，设置“三级会审”程序，对于审计业务处理中的重大事项，审计人员必须启动“三级会审”程序，只有审计人员、科长、主管业务处长同时在系统中审核签字后，审计工作才能够进行到下一步审计环节。审计中各个环节多重审核的设置，有效的达到内部牵制，减少审计人员在审计工作中的失误或偏差，加强审计项目的质量控制。⒋实现自动控制，避免人为操作差错在系统中，对于审计方案、审计查证记录、审计工作底稿等的内容和格式进行规定，审计人员如果要素填写不完整，无法正常保存，使以前传统审计模式中的人工检查变为自动控制，保证审计各个环节审计资料的完整性。同时，前期在审计方案中录入系统的审计项目名称、审计时间、被审计单位等信息，在实施审计过程中，在填写审计工作记录、审计底稿时这些信息能够自动获取，以减少人工录入差错，提高审计工作效率。⒌通用多样的接口，实现资源共享9审计管理系统应当具有与其他应用系统的接口程序，如合同管理系统、电子商务系统、造价管理系统、ERP等，既减少了信息的重复录入，又避免了信息录入的差错和获取信息的滞后与信息不全，增强了审计项目质量控制，有效的节约了审计成本，提高了工作效率。同时，接口程序的开发，充分利用了信息传递快捷的优势，使审计的实时监督成为可能，实现了事后审计向事中、事前审计转变。⒍强大的统计分析功能，支撑审计成果应用在审计管理信息系统中，应开发审计信息的查询、统计、分析功能，使得审计管理人员在审计管理中，能够通过审计管理信息系统，快速的了解审计项目的完成情况、审计成果的分类情况以及个人的工作量及审计成果，极大地方便对审计项目的管理。同时，通过审计成果的分析，应用分析结果支持审计人员的审计查证。⒎灵活多样的沟通功能，方便项目的过程指导与控制在审计系统中，增加视频会议功能和短信通知功能，加强审计各个环节的沟通、协调和控制，如提交的审计报告需要部门负责人审核，审计业务主办人员可以在系统通过发短信的方式予以提醒；如重大审计业务办理需要执行三级会审制度，可以通过视频的方式使身处异地的相关人员进行交流沟通，除在系统中形成的会审纪要之外，并可使会审情况以视频音像资料方式自动予以10保存。通过这些方法，加强对审计各个环节的控制及业务指导，从而有效的提高审计工作效率和质量。⒏档案电子化管理，以利于查询利用审计档案管理也是审计管理的重要环节，由于审计资料在审计管理系统中比较规范、全面，因此，对于系统中每年度审计数据保存，存档，也实现了审计档案的电子化管理。解决了电子取证数据难以