写字楼管理方案

写字楼物业管理随着中国城市化进程的发展，城市中一座座高楼大厦拔地而起，不仅极大的改变了城市的面貌，而且已经成为城市中亮丽的风景线。在众多高楼大厦中，写字楼已经比比皆是，而且随着中国经济的快速发展，也使得写字楼有日益增多的趋势。这些大厦不仅设计和建造标准高，而且要求物业管理服务好。“写字楼”一词是由国外传入的，这种物业按我国习惯通常称作办公楼，主要是用作办公用途。写字楼租户较多，出入人员复杂，因而管理起来难度较大。写字楼管理可围绕“安全、舒适、快捷”六个字展开。安全是指让用户在写字楼里工作安全放心；舒适是指要创造优美整洁的环境，让用户感到舒适、方便；快捷是指让用户在大楼内可随时与世界各地进行联系，交换信息，抓住商机。一、写字楼物业特点1、规模大、功能齐全。现代化的新建高档写字楼建设规模越来越大，少则几万平方米，多则十几万、几十万平方米。现代化的高档写字楼功能齐全，不仅设有设备层，在地表地下设有停车场，而且设计能为业主和客户提供会议场所、商务中心、餐饮、娱乐、购物、外币兑换、储蓄、邮电等服务设施以及其他特约服务。2、建筑档次高，设备设施先进目前大中城市新建的写字楼一般都有较高的档次，其主要建筑材料和主要设备设施大都是进口的，造价昂贵。写字楼的智能化水平都较高，安装的设备设施先进，供电系统大都设有三路电源供电，同时自备小型发电系统作为急用电源，确保正常、安全供电；还装有闭路电视等监控系统；大厦设计有中央空调等等。3、办公单位集中，人流密度大。有的写字楼聚集着几十家甚至上百家单位，其中大部分是贸易、金融公司，成为一个区域经济贸易中心，每天有上千人在写字楼内上下班，加上来往的客户、酒家、歌舞厅的客人，日平均人流量数千人次，人口密度很大。4、设备复杂，管理难度大。为保证用户各方面的需求，写字楼装备完善，致使管理难度加大。通常包括以下几部分系统：给排水系统、供电系统、中央空调系统、保安系统、消防系统、电梯系统、通讯系统、照明系统、自控系统、备用发电机组系统等等。5、客户作息时间集中。写字楼客户的作息时间比较集中，一般是早上8：00或者8：30至下午5：00或者5：30，较少加班，实行双休。6、客户相对稳定写字楼租期一般都在一年以上或者更长，由于租期较长，客户比较稳定，物业管理公司与客户间比较熟悉，了解情况，便于合作，易于管理和服务，提高物业管理的效率。二、写字楼物业管理要素1、租赁经营与营销推广物业管理公司接受开发商或者业主委托进行写字楼的租赁工作。日常性的租赁业务是写字楼经营必不可少的环节，也是保证业主经营效益的一个基本组成部分。租赁业务主要工作包括：接待来访的潜在承租客，介绍写字楼的情况，并做好促销宣传，做好与客户的联系；处理写字楼的具体租赁工作；接受和处理承租户的投诉和要求，及时协调；定期对承租客户进行访问，以加深感情。2、设备设施管理主要包括：登记、使用、维修、保养等信息；设立专门部门监控设施使用情况，定期维护、保养和调试；对新设备的引进做出详细的计划安排；针对报修单的内容进行及时的抢修或者更换新的设备。3、商务服务商务服务区域一般设在办公大楼的一、二层公共区域内，门口一般有鲜明的标记。写字楼的商务服务中心是物业管理公司为了方便客人，满足客人需要而设立的商务服务机构。写字楼物业管理部门提供的商务服务的内容有：（1）办公租用服务：包括办公系统自动化、秘书服务、翻译服务、出租临时办公室的服务、商务会谈、会议安排和咨询、查询服务等。（2）代租和代订业务：包括代订飞机票、火车票、报刊杂志、各种信息等等，代租电脑等通讯器材、商务车辆等交通工具、以及代订秘书培训服务等。4、治安管理建立健全的治安管理制度，保安应该24小时工作，保卫小区，并派专人定时巡视写字楼及周围环境，全天候执勤。对承租人有特殊保卫要求的部门或部位，严格按照合同或者协议的约定进行监管，预防各种治安事件的发生，确保写字楼及承租人的人身及财产安全。监控系统保证24小时有人值班。5、消防管理。消防的管理工作需要借助一些现代化的设备来完成。写字楼内部应设有火灾自动预警系统、自动喷淋系统、烟感控制系统等措施。并建立火灾扑救反映体系。6、环境卫生管理。实行标准化清扫保洁，制定完善的清洁细则，明确需要重点清洁的位置，所需清洁次数、时间，由专人负责检查、监督。设有垃圾箱、果皮箱、垃圾中转站等保洁设备。实行标准化清扫保洁，垃圾要日产日清。定时巡查各个卫生死角，发现问题一追到底。物业管理公司本身不具备清洁作业的条件时，可以请保洁公司完成清洁工作，明确要求，专人检查。为客户创造清洁的卫生环境。7、绿化管理。绿化管理人员对写字楼周围的绿地、树木、花木和景点等进行养护和管理，为承租人和外来办事人员提供良好的、整洁的、舒适的、高雅的环境。大多数写字楼绿化美化用地有限，因此物业管理企业要尽量在写字楼的走廊、前厅、大厅、会议室等绿化重要部位多摆设一些盆景，以绿化、美化写字楼的环境，弥补写字楼绿化面积小的不足，创造良好的办公和交往环境。8、总台客户服务。总台应该设在大堂视线开阔且方便与来客联系的地方。写字楼的一切服务与管理工作都是由总台开始的，总台的形象与服务的好坏直接影响客户的满意程度。所以总台的工作一定要做到细致入微，使客户感到宾至如归。要求做到：接待热情、介绍详细、解答耐心、指引到位。写字楼总台的客户服务的内容主要有：信件报刊收发、分拣、递送服务；问讯服务和留言服务；代订餐饮、文化体育节目票务服务、代订航空机、轮船票、火车票等服务；出租车辆预约服务；全国酒店及世界各地酒店预订服务；文娱活动安排及组织服务；外币兑换等服务。9、车辆管理。车辆管理人员应该对承租人、外来办事人员及写字楼内部的车辆进行管理，车辆摆放整齐、管理有序、妥善保管。10、其他多种经营服务。如开设美容美发店、洗衣房、俱乐部、餐厅、咖啡厅等。三、写字楼物业管理重点1、防火工作万无一失，确保消防安全。写字楼的消防工作极其重要，可谓写字楼物业管理的重中之重。一旦发生火灾，扑救不及时，将会损失惨重，必须注意防止各类火灾事故的发生。写字楼造成火灾的原因有好多，如管理不善、线路老化、意外因素等等。物业管理工作除了要保证消防设施的完好和消防通道的畅通外，还要加强对员工和用户进行防火教育和技能培训。充分调动一切积极因素共同做好消防管理工作。2、加强治安防卫，做好保安工作。安全不仅关系到承租人的生命和财产安全，而且还会关系到物业管理公司的声誉。由于写字楼人流量大，死角较多，不确定因素多，所以要着重加强治安管理。对电梯间、楼梯间及各隐蔽地方专人定时巡逻，不定期抽查，建立严格的督促机制。对地下室、楼内的各种管道、通风口、车库等楼内重点要害部位，要做好安全防范。保安人员必须掌握写字楼各层承租单位和人员情况，定期检查办公楼的安全设施和检查承租人的安全保卫措施的落实情况。3、保证各种公用设备、设施的正常运行。电梯、空调、供电、供水、通讯以及闭路电视监控、智能化系统、防火报警系统等设备、设施是大厦的心脏部位。任何部位出现问题都将影响整个写字楼承租户的正常工作。对写字楼的变电所、电梯机房、水泵房、锅炉房、蓄水池、监控室等设备、设施要经常进行检查、保修和养护，确保其正常运行。4、做好应付突发事件的准备。由于写字楼结构、设备和人员的复杂性，物业管理公司必须时刻保持警惕，准备处理各种可能发生的事情，如电线短路、电梯运行出现故障、发现火情等。发生这类事故时，物业管理人员要冷静应对，将损失控制到最低，让承租户满意。5、刻意创造优美整洁的物业环境。优美整洁的环境可以使人心情愉快，工作效率提高，同时反映物业管理水平。因此物业管理人员要利用一切可利用空间，采取一切可采取措施，做好绿化工作，为承租户和外来办事人员营造亲切宜人的环境。四、写字楼物业管理特点1、科学化、制度化、规范化。现代化的写字楼管理技术含量高，管理范围、管理层面都比较广，不能只凭以往的经验管理，而应该有科学的管理方法来引导，并积极探索改进，制度应该更加全面，服务行为更加规范。要使管理制度明确化，管理任务责任化，管理手段科学化。2、专业管理人员技术要求高。由于写字楼设施、设备智能化水平比较高，有的甚至引进楼宇全自动化系统、办公全自动化系统等等，各种硬件设施的运行、维护、维修都要求物业管理人员要具有专门的技术知识，完全不同于一般形式的物业设施的运作。比如一些安全监控设施，通讯及多媒体设施等等，都需要专业的物业管理人员管理和运作。3、物业管理人员素质要求较高。因为写字楼内业主普遍素质较高，文化层次较高，因此也需要配备素质较高的物业管理人员。如工作时不大声喧哗，以防止打扰业主工作；平时要穿戴整洁卫生，良好的形象；绝对不能贪图小便宜，随便拿业主财物等等，这些都是应该具备的最基本的素质。4、物业管理任务方面，消防安全和治安保卫是写字楼物业管理的首要工作。现代化的写字楼设备复杂、管线密布、设施先进、科技含量高。但在使用过程中很容易出现线路老化、过载等等都有可能引起电火，从而引起大面积火灾等突发事故，写字楼内人员密集，一旦引起火灾，损失巨大。因此消防安全是写字楼物业管理最重要的任务之一。由于写字楼内集中的办公单位多，人员进出往来频繁，给办公楼宇的治安工作提出了挑战，增加了管理难度。因此必须要认真采取措施，具体细化治安规则，增加写字楼内巡逻保安的数量，实行区域责任制，确保责任到人。同时借助于现代化的监控手段来做好写字楼的治安工作，比如在合适的位置装上电视探头，但要注意保护隐私的问题。5、写字楼卫生形象的保持占有重要地位。由于写字楼一般处于城市繁华地带，因此卫生清洁占了重要的地位。由于写字楼一般采用质地讲究的高级装饰材料进行装饰，因此，清洁难度大，专业要求高。因此物业管理公司要采取一切适当措施进行清洁工作，确保写字楼卫生形象。写字楼管理与服务的要求写字楼管理可围绕“安全、舒适、快捷”六个字展开。安全是指让用户在写字楼里工作安全放心；舒适是指要创造优美整洁的环境，让用户感到舒适、方便；快捷是指让用户在大楼内可随时与世界各地进行联系，交换信息，抓住商机。为此，写字楼管理与服务要按照以下要求展开：一、科学化、制度化、规范化、高起点现代写字楼技术含量高，管理范围广，不能只凭经验办事。要积极探索制定并不断完善一套覆盖各个方面的管理制度，使整个管理工作有章可循，有据可依，管理与服务走上科学化、制度化、规范化的轨道；要有高素质的员工队伍，高技术的管理手段，高标准的管理要求。只有这样，才能达到好的管理效果。二、加强治安防范，严格出入管理制度，建立客户档案写字楼的安全保卫工作很重要，它不仅涉及国家、企业和个人财产与生命安全，还涉及大量的行业、商业、部门机密。由于写字楼一般在办公时间都是开放的，所以治安管理难度大。必须加强治安防范，建立和健全各种值班制度，坚持非办公时间出入大楼的检查登记制度，坚持定期检查楼宇防盗与安全设施制度，坚持下班交接检查制度。加强前门、后门的警卫及中央监控，坚持24小时值班巡逻，力求做到万无一失。同时，应全面建立客户档案，熟悉业主、租户情况，增加沟通了解，做到时时心中有数，确保业主、租户人身和财产的安全。三、加强消防管理，做好防火工作由于写字楼规模大、功能多、设备复杂、人流频繁、装修量大，加之高层建筑承受风力大和易受雷击，所以火灾隐患因素多。因此，写字楼防火要求高，应特别加强对消防工作的管理。一定要教育员工、业主、租户遵守用火、用电制度，明确防火责任人，熟悉消防基本知识，掌握防火、救火基本技能；加强防范措施，定期检查、完善消防设施，落实消防措施，发现问题及时处理，消除事故隐患。四、重视清洁管理清洁好坏是写字楼管理服务水平的重要体现，关乎大厦的形象。由于写字楼一般都采用大量质地讲究的高级装饰材料进行装饰，所以清洁难度大，专业要求高。为此要制定完善的清洁细则，明确需要清洁的地方、材料、清洁次数、检查方法等。同时要加强经常性巡视保洁，保证大堂、电梯、过道随脏随清，办公室内无杂物、灰尘，门窗干净明亮，会议室整洁，茶具清洁消毒。五、强化设备管理设施的维修保养设备、设施的正常运行是写字楼运作的核心。应重视对写字楼水电设施(包括高低压