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XXXXX物业管理有限公司印章管理制度一、目的：为保证公章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。二、适用范围：本制度适用于总物业及下属物业管理处。三、印章的刻制和启用：(一)印章的刻制1、公司印章的刻制均须报总物业办审批，后呈集团公司签批。2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。(二)印章的启用1、新印章启用前应做好戳记，并留样保存，以便备查。2、印章启用应由总物业办报集团公司批准，并下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。四、印章的保管、交接和停用(一)公司各类印章须设专人保管1、公司公章、合同专用公章由集团公司指定专人保管，财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由集团公司指定两人分别保管，物业管理处印章由物业客服部负责人保管。2、印章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。3、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写《印章借用审批表》，征得其部门负责人、总物业经理同意，并经集团公司主要负责人（分管领导）批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。4、印章保管人因事离岗时，须由总物业经理指定人员暂时代管，以免贻误工作。(二)印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。2(三)印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。(四)印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。(五)有下列情况，相关印章须停用：1、公司名称变动；2、印章使用损坏；3、印章遗失或被窃，声明作废。(六)印章停用时须经总物业经理审批，上报集团公司，并将停用印章送集团公司封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。五、印章使用(一)使用范围：1、凡属以海南XXX物业管理有限公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章；2、凡属以海南XXX物业管理有限公司XXXXX物业管理处名义签署的协议类文件、对外发文、开具介绍信及业务范围内的文件材料等（如车位使用服务协议（业主）、装饰装修管理协议、房屋托管清洁服务协议（业主）、委托租赁协议（业主）、绿化养护服务协议（业主）、燃气开通联系函、有线电视开户证明、工作联系函、小区通知、物品放行条、施工许可证、施工人员出入证、动火证、加班许可证）一律加盖管理处业务章；3、凡属以海南XXX物业管理有限公司名义签署的合同类文件加盖合同专用章；4、凡属财务会计业务类文件（如财务报表、物业服务费缴费通知书、支金往来凭证、收据等）加盖财务专用章。(二)使用程序：1、公司公章、合同专用章须用印时，应填写《印章使用审批表》并附需用印文件原件及复印件→部门负责人审核→总物业经理审核→集团公司分管领导签批→用印。2、管理处业务章须用印时，应填写《印章使用登记表》→部门负责人审核→总物业经理审核→集团公司分管领导签批→用印。33、财务专用章须用印时，应填写《印章使用审批表》→部门负责人审核→总物业经理审核→集团公司分管领导签批→用印。4、印章使用必须建立用章登记制度，严格审批手续，不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，印章管理人有权拒印。5、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报集团公司备查。六、违纪处理1、违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。2、印章保管人应将《印章借用审批表》、《印章使用审批表》、《印章使用登记表》保存好，按月汇总存档。XXXXX物业管理有限公司附件1：印章使用审批表编号：XZ-BG-015用印部门发往单位用印文件用印份数印章名称用印日期年月日事由摘要用印申请人申请日期年月日部门负责人审核日期年月日总物业经理复核日期年月日集团领导签批日期年月日XXXXX物业管理有限公司附件2：印章使用登记表编号：XZ-BG-016序号印章名称用印文件/材料数量日期申请人部门负责人总物业经理集团领导12345678910