全国中小学校舍安全工程档案管理办法解读

1全国中小学校舍安全工程档案管理办法解读程明钢主要内容一、为什么制定《档案管理办法》二、《档案管理办法》形成的过程三、制定《档案管理办法》的依据四、对《档案管理办法》的说明一、为什么制定《全国中小学校舍安全工程档案管理办法》（一）国务院文件是要求国务院办公厅印发的《全国中小学校舍安全工程实施方案》明确提出各地人民政府组织对行政区域内各级各类中小学现有校舍（不含在建项目）进行逐栋排查，按照抗震设防和有关防灾要求，形成对每一座建筑的鉴定报告，建立校舍安全档案。（二）国务院领导的要求刘延东国务委员5月8日在全国中小学校舍安全工程工作电视电话会议上的讲话强调，在排查鉴定的基础上，实现在全国每一所学校都有校舍安全档案，每一个地区的教育和建设主管部门都要掌握辖区内每一座校舍的安全信息。（三）校舍安全工程本身的要求1、管理文件多2校舍安全工程的实施时间是三年，量大面广，涉及各级政府、校安办和有关部门，将印发大量的管理文件和资料，这些文件和资料必须进行系统地整理和归档，以全面反映校安工程的实际。2、工程环节多校舍安全工程增加了排查鉴定的环节。排查既包括对学校场址的排查，也包括对所有单体建筑物的排查。根据不同地区的特点，对校舍的鉴定包括抗震鉴定、安全鉴定、抗淹没抗洪水冲击等综合防灾能力的鉴定等。这些排查鉴定报告是对校舍进行加固改造的重要依据，必须妥善保管。3、工程要求质量高校舍安全工程不仅仅是危房改造，要求既要达到新的抗震设防标准，又要达到综合防灾要求。因此，每一个建设环节都必须高度重视，必须严格按照基本建设程序施工，将各种施工文件保存下来，确保将校舍安全的责任落实到每一个环节。二、《全国中小学校舍安全工程档案管理办法》形成的过程（一）起草《办法》的主要考虑《全国中小学校舍安全工程档案管理办法》主要考虑从校舍安全工程的特点出发，解决校舍档案建设的责任主体、收集方式、档案内容、分类标准、保管期限、适用范围等问题。（二）借鉴原来已有的文件关于建设项目工程的档案管理，国家有关部门已经印发了多个办法、规定、规范或标准。这些文件从不同的角度和侧面对建设项目工3程，特别是城市建设项目工程档案的标准、收集、制作、归档、管理和利用等做出了规定。起草过程中参考了这些文件。在中小学校舍建设档案管理方面，一些地方已有不同程度的实践，如山东1992年印发了《山东省中小学校舍档案管理暂行办法》，并出版了《中小学校舍档案管理》一书，其中将校舍档案分为确权、基建、管理三类，对建立校舍档案的责任主体、档案内容、组卷编目、保管期限等做出了规定。目前，山东全省归档统一执行。（三）形成过程对有关文件进行认真研究的基础上，结合校舍安全工程的实际需求，从7月份开始动手起草《管理办法》。起草工程中主要参考了《建设工程文件归档整理规范》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等规定。征求了办公厅档案处，有关专家的意见，并在此基础上进行修改后，又征求了成员单位和各地校安办的意见，并进一步做了修改和完善。（四）对附录项目分卷的有关说明1、与建设工程文件归档整理规范附录不完全相同（1）校舍安全工程项目分卷增加了安全工程实施前项目建设和加固改造文件、排查鉴定文件（如图）（2）结合校舍安全工程，对附录的部分内容做了修改。4增加安全工程实施前项目建设和加固改造文件（图--1）序号归档文件一工程准备文件二监理文件三施工文件四竣工图五竣工验收文件六其它增加排查鉴定文件（图--2）归档文件校舍建筑安全排查报告抗震鉴定报告安全鉴定报告抗淹没、抗洪水冲击鉴定报告抗风能力验算报告检测报告其他鉴定报告鉴定委托合同加固改造方案拆除施工的相关文件其它5附录的部分内容（1）“监理文件”第7项“分包资质”有改动，校舍安全工程不能分包，因此改为“供货、试验等相关单位资质材料”。(2)“施工文件”只列了建筑安装工程里的第一部分内容，第二部分电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程虽然没有单列，也要按《规范》里的要求归档。（3）校舍安全工程不含市政基础建设部分，因此《规范》附录中市政基础设施工程和市政基础设施工程竣工图没纳入。（4）在每一项下面均增加了“其它”一项内容，主要是考虑附录里所列项目有可能不全面，有些没有列到项目之内，但又要归档的，放入其它项下。工程准备阶段表格对比（图--3）归档整理规范校安工程档案序号归档文件保存单位和保管期限序号归档文件备注一立项文件一立项文件1项目建议书永久二建设用地、征地、规划文件2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久三勘察、测绘、设计文件63可行性研究报告及附件永久四招投标文件4可行性研究报告审批意见永久五开工审批文件5关于立项有关会议纪要、领导讲话永久六财务文件6专家建议文件永久七建设、施工、监理机构及负责人7调查资料及项目评估研究材料长期八其它三．制定《全国中小学校舍安全工程档案管理办法》的主要依据（一）依据全国中小学校舍安全工程实施细则根据国务院印发的《全国中小学安全工程实施方案》，教育部等11个部门联合印发了《实施细则》等三个配套文件，其中《实施细则》进一步明确了管理体制和职责分工，工程实施、工程资金、监督检查和责任追究，关于建立校舍安全工程档案也多处提及到。第五条各省要统筹协调本地区专业机构和技术力量，指导和帮助市、县进行校舍安全排查鉴定，建立健全校舍安全档案。第十一条各地依据排查鉴定情况逐栋建立安全档案，并纳入全国中小学校舍信息管理系统，全面反映中小学校舍安全基本情况。第二十一条项目实施期间应当按照《建设工程文件归档整理规范》及时管好建设工程文件档案资料及建设前后的图片和文字资料；竣工后，及时向建设单位和有关部门移交。7（二）依据相关的法律、规范1、中华人民共和国档案法2、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范3、建设工程文件归档整理规范4、城市建设档案管理规定5、城市建设档案归属与流向暂行办法6、城市建设档案案卷质量规定7、基本建设项目档案资料管理暂行规定8、高等学校档案管理办法四、对《全国中小学校舍安全工程档案管理办法》的说明（一）关于本办法的适用范围本办法适用于所有中小学所有校舍工程项目的档案管理1、《办法》第三条对档案进行了定义档案是指工程实施过程和各个项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成，与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。2、《办法》第四条规定本办法适用于前条所述档案的收集、整理、保存、管理和利用。（二）关于校舍档案建设的责任主体1、档案建设的责任主体就是各级校安办第五条规定档案的归档和管理由各省、自治区、直辖市中小学校舍安全工程领导小组统一组织各市区县负责实施。8各级校安办负责对本级档案资料进行收集、整理、检查、验收和保存归档工作，并负责对下级校安办档案工作进行指导、监督、检查和验收。县级及以上教育行政部门应当设立中小学校舍安全档案室，指定专人、规定专门场所管理所属学校的档案，按要求建立完整的纸质档案和电子档案系统。因此，档案建设的责任主体是各级校安办，校舍安全档案室应该建在教育行政部门（三）关于档案的收集1、《办法》的第六条、第七条、第八条对档案的收集提出了要求第六条规定在项目招投标及与排查鉴定、检测、勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交的整理、归档责任，并对项目文件的套数、费用、质量、移交时间等提出具体要求。第七条规定项目档案的归档工作应与项目实施同步进行。排查鉴定时，即应开始对项目档案进行收集、整理和检查。校安办应在工程项目竣工验收后一个月内向校舍安全档案室移交该项目的档案资料。第八条规定项目实施过程中，各级校安办应当督促建设、排查鉴定、检测、勘察、设计、施工、监理等单位按照协议、合同的要求及时做好项目档案的形成、积累、整理、保管、移交工作。属于归档范围的档案资料，应当及时与有关单位办理移交。对于无法取得原件的归档资料，可由提供单位确认一致性后将复印件加盖公章归档。9（四）关于档案的分类和立卷1、校舍安全档案共分为五类第九条规定：档案可以按综合卷、规划和经费卷、监督检查卷、学校总卷和项目分类进行分卷立案。《办法》第十条对综合卷、规划和经费卷、监督检查卷进行了细化。综合卷：本级政府部门和上级政府部门印发的与工程有关的各种文件。包括工程实施方案、工程领导小组和办公室人员组成、工程路线图和时间表、工程简报、工程年度实施情况总结、月报表等。A综合卷10B规划和经费卷C监督检查卷第十一条规定了学校总卷和项目分卷1、学校总卷按学校立卷，命名为××学校总卷，学校总卷归集该校校舍场址排查报告，校园整体规划、整体设计方案文件；2、项目分卷按项目立卷，命名为××学校××项目分卷。项目分卷归集该项目的所有建设和改造文件，包括排查鉴定报告、加固改造方案等。项目是指每个单体建筑物，包括学校的教学及教学辅助用房、生活用房和办公用房等。D学校总卷（五）关于拆除项目卷1、项目拆除要单独立卷第十二条规定经排查鉴定后确定为拆除的项目文件按学校集中归集为拆除项目卷。11（六）关于管理制度和责任追究第十六条规定：各级教育行政部门应当根据本办法和有关法律法规建立健全中小学校舍档案的收集、归档、整理、鉴定、保管、移交、查阅、保密、销毁等方面的管理制度，明确管理人员的职责，完善中小学校舍档案管理机制。对于毁坏、丢失校舍档案，造成损失的单位和个人将依法追究责任。（七）关于项目档案归档范围1、与校舍安全有关的所有材料都应当归档第十七条规定：项目档案归档范围包括安全工程实施前项目建设文件、本次排查鉴定文件、项目规划文件、本次加固改造文件。档案归档范围的具体内容见附录，各地可根据实际情况适当增加各卷的内容。E项目分类1、能收集的工程实施前项目在原建设和加固改造过程中12直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。2、校舍场址安全排查报告、校舍建筑安全排查报告、校舍的各种鉴定报告和检测报告、排查鉴定合同等。3、对于需加固改造的校舍，设计、施工、竣工验收等各个阶段直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。4、对于需要重建的校舍，选址与立项、勘察设计、施工、竣工验收等各个阶段直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。（八）关于档案的保管期限1、按照档案性质不同分为永久、长期和短期三种（1）综合卷、规划和经费卷、监督检查卷和学校总卷的保管期限为永久，需要永久保存。（2）项目分卷保管期限为长期，保存期限等于该项目的使用寿命，具体按照《建设工程文件归档整理规范》的要求执行。（3）拆除项目分卷的保管期限为短期，保存期限为20年。（九）其他需要说明的事项1、校安工程结束后档案管理（1）《办法》充分考虑了校安工程结束后校舍建设的档案管理。第三条：以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍13建设工程第十四条：校舍情况发生变化的，学校应当及时更新，保证图实相符并报当地校舍安全档案室第十八条：项目竣工验收投入使用后，因故对其进行的改扩建、维修、加固形成的文件资料，也应及时纳入项目档案校安工程结束后再出台专门的中小学校舍档案管理办法。2、对归档文件的质量要求本办法第十三条作了规定，其它要求按建设工程归档整理规范的要求。第十三条：归档的文件材料要字迹清楚、图面整洁，不得用褪色的书写材料书写、绘制、卷首编制文件目录，卷末设立备考表，标明立卷人和审核人。3、与城建档案管理的衔接第十五条：凡属城市建设档案馆接收范围的档案，应当按照《城市建设档案归属与流向暂行办法》及城建档案管理有关法律法规的规定另行报送当地城市建设档案馆。4、纸质档案的数字化第十九条：校舍安全档案室应当及时对归档的纸质档案材料进行数字化处理，实现纸质档案和电子档案的对应，并按要求纳入《全国中小学校舍信息管理系统》。数字化即对纸质档案进行扫描处理，这是国家档案局要求14并推动的。目前教育部已对1949年以来所形成的档案全部进行了数字化处理，做到了纸质档案与电子档案的一一对应。5、对未尽事宜的说明考虑到档案管理方面的一些具体问题《建设工