供应商引进流程

1制度文件号：佳宇集团制度[2012]006号程序文件号：PF/ZJ03.A-2012供应商引进流程目录：目的适用范围标准流程文件保管附件…………………………………………………………………………………………目的为有效提高供应商采购、管理的效率，做到供应商采购及管理活动的公平公正，同时降低企业对供应商管理的风险，公司制定本标准流程。适用范围：本流程适用于YRC-佳宇各运作部门在专线采购中涉及的供应商采购活动。标准流程本流程包括四个阶段，分别是：供应商采购、月结合同审批、供应商管理。第一阶段供应商采购流程图供应商采购流程图流程图责任人相关表单采购阶段提出供应商采购需求审批（1个工作日）供应商信息收集合作洽谈资质审核是是供应商需求部门预计月运输成本3万人民币以上——运输管理部经理预计月运输成本3万人民币以下——枢纽总经理《供应商采购需求表》同意否预计月运输成本3万人民币以上——总部采购员预计月运输成本3万人民币以下——枢纽采购员（总部采购员审批）《供应商数据库》合格否《供应商资质调查表》《供应商资谈判记录》转月结合同审批流程供应商采购月结合同审批供应商管理对账结款2执行标准一.提出供应商采购需求1.相关部门根据业务需求，向运输管理部或枢纽总经理提出供应商需求。包括：客户基础信息、货物基础信息、运输线路、预计月发货量等。2.供应商需求必须由相关部门批准后进行后续采购行动。审批权限执行以下标准：a)预计月运输成本3W人民币以上由总部运输管理部审批；b)预计月运输成本3W人民币以下由枢纽总经理审批。3.如果审批部门确定为不适合供应商采购，必须向需求部门反馈原因。双方必须进行有效的沟通。二.供应商信息收集1.供应商信息收集行动执行以下标准：a)预计月运输成本3W人民币以上由总部采购人员负责；b)预计月运输成本3W人民币以下由枢纽采购人员负责，总部采购员审核。2.供应商信息收集的途径包括：现有物流供应商推荐、互联网搜索、行业杂志报刊，行业协会网站、物流主体集散地走访。3.供应商采购员按照《供应商采购需求表》标准选择性、目的性地收集，并将收集的公司信息记录到《供应商信息数据库》中，以便公司建立供应商数据库。4.信息收集过程要参照供应商信息库为标准：公司基础信息、供应商报价、供应商资质、供应产品介绍，供应商接口联系方式等。三.合作业务洽谈1.供应商采购员从《供应商信息数据库》中选择最符合采购需求的供应商进行洽谈。2.供应商业务洽谈是关系到我司后续合作是否稳定的基础，业务谈判前心须了解供应商采购标准和枢纽公司的实际作业环节。3.合作业务洽谈负责人执行以下标准：a)预计月运输成本3W人民币以上由总部采购人员负责；b)预计月运输成本3W人民币以下由枢纽采购人员负责，总部采购员审核。4.供应商业务洽谈活动包括：供应商预约、供应商业务的洽谈、了解供应商的主营业务情况。5.对于有意向供应商，业务洽谈过程中涉及：合同价格、操作要求、沟通方式、结算方式、异常事件处理、合同条款、其他增值服务、考核指标、绩效管理等。6.如果涉及YRC佳宇《公路运输合同》条款更改或使用供应商合同，供应商采购员在业务洽谈时必须及时与法务部沟通。7.针对有意向合作的供应商要求提供资质调查表与报价单，资质调查表与报价单为了保证其真实可靠性，要求签字盖章。8.供应商采购员必须对有意向合作的供应商进行初级评审，包括：洽谈内容的核实、报价整理、现场考察等。9.采购员根据供应商洽谈相关记录再次进行筛选，针对价格、运输质量、结款周期等绝对优势进行再次议价。针对价格优、历史运输质量好、结款周期长的供应商进行合同内容谈判。四.资质审核1.合格供应商资质必须五证齐全。包括：企业法人身份证、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、道路运输许可证。2.如果资质合格，供应商必须提供自有车辆的行驶证复印件，如无自有车辆，供应商必须提交3万人民币至第一个月运费的50%（二者取大值）的风险抵押金。3.采购人员指导供应商完成《供应商资质调查表》，并通过各种渠道审核资质的真实性和公司的合法性。资质审核人员的权限如下：3a)预计月运输成本3W人民币以上由总部采购人员负责；b)预计月运输成本3W人民币以下由枢纽采购人员负责，总部采购员审核。4.一旦发现供应商资质不合格，必须停止对该供应商的采购行动。第二阶段月结合同审批流程图供应商月结合同审批流程图流程图责任人相关表单月结合同审批阶段预计月运输成本3万人民币以上——运营总监预计月运输成本3万人民币以下——枢纽总经理《公路运输合同》《供应商资质调查表》《报价单》传真或邮件提交合同审批材料合格法务经理审批（1个工作日）合格财务总监审批（1个工作日）合格是否继续协商审批部门提出建议采购人员重新向相关部门提交审核材料，直至审核合格。运作部门审批（1个工作日）是是与供应商签订合同公司合同原件返回财务（5个工作日）法务经理财务总监供应商采购员供应商采购员预计月运输成本3万人民币以上——总部供应商采购员预计月运输成本3万人民币以下——枢纽供应商采购员执行标准一.提交月结合同审批资料1.供应商采购员将合同审批资料提交相关部门审核，审批负责人执行以下标准：a)预计月运输成本3W人民币以上由总部采购人员负责；b)预计月运输成本3W人民币以下由枢纽采购人员负责。2.月结合同审批资料包括：合同审批表、公路运输合同、供应商资质调查表（附带五证）、报价单、自有车辆行驶证复印件（如有）。二.合同审批1.月结合同的审批流程遵循运营、法务、财务的顺序，缺一不可。其中运营审批执行以下标准：a)预计月运输成本3W人民币以上由运营中心审批；b)预计月运输成本3W人民币以下由枢纽总经理审批。2.审批内容：a)运营中心对合同中供应商的KPI、运价、路线、时效、处罚、运作流程进行评估；b)法务部对合同中的法律条款进行风险评估；4c)财务部对合同中账期（45天以上）、税务登记证、银行开户许可证、发票开具资质、合同期限进行评估。3.对于审批不合格的合同，相关审批部门必须提出建议，采购人员负责协商后重新向相关审批部门提交审核材料。4.合同审批通过后，采购员与供应商签署合同。5.合同原则上一式贰份，供应商返还一份、公司一份。其中公司一份原件必须在合同审批后5个工作日内返回财务部门，其它部门可留复印件。6.合作期间，如果合同条款发生变化，必须将修改的合同重新进行审批，审批通过后方可签署。7.合作期间，财务部门对供应商的实际运输成本进行定期评估。如果供应商实际发生单月运输成本达3万人民币以上，财务部将发出补签月结合同通知。第三阶段供应商管理流程图供应商管理流程图流程图责任人相关表单供应商管理阶段业务培训合格否试运作（一个月）正式运作合格是否改进行动定期评估运作停止合格是否运作人员《供应商培训反馈表》《供应商试运作考核表》《供应商月运作考核表》执行标准一.业务培训1.运作部门针对业务合作领域给供应商接口人员进行培训。培训责任人执行“谁使用谁培训”的原则。2.业务培训内容包括但不仅限于：a)公司文化；b)运作流程及方法；c)各环节负责人及其联络方式；d)运输的产品e)意外事故处理方法。3.培训过程中，供应商采购员必须对培训过程进行监督，并填写《培训反馈表》。监督人员遵照“谁采购谁监督”的原则。4.培训合格的供应商可以进入运作启用环节，培训不合格的必须进行重新培训，直至合格方可启用。5二.运作1.公司为确保所采购供应商的为公司所适用，必须进行一个月的试运作。2.试运作期满后，供应商使用部门填写《供应商试运作考核表》，并将《供应商试运作考核表》提交所属部门运作负责人审批。审批合格后方可进入正式运作环节。3.如果发现供应商在试运作阶段考核不合格，考核部门必须针对不合格项采取改进措施，必要时进行再次培训。4.正式运作期间，供应商使用部门必须对供应商进行使用状态的跟踪和考核。并于每月5日前向运输部提交上月的《供应商月运行考核表》。5.供应商KPI指标分为二种，即：客户背靠背指标；如果客户无背靠背指标，供应商使用部门拟定指标进行考核。6.考核的内容必须包括但不仅限于：准时送达率、货损货差率、回单率、投诉率、事故率。7.对于KPI考核不合格的供应商，运作部门应及时采取改善行动，如再次培训、沟通交流等。8.对于采取改善行动后还是未能达标的供应商，运作部门可向供应商采购员重新提出供应商采购需求。9.运供应商管理员必须对正式运作的供应商进行集中管理，包括供应商等级划分、运作质量定期分析回顾等。第四阶段对账结款（月结）流程图供应商对账结款流程图流程图责任人相关表单供应商管理阶段提供公路运输抵扣发票是合格否复核（3个工作日）审批（1个工作日）合格是否收款确认合格枢纽财务《运营跟踪表》对账（每月5个工作日前）付款（3个工作日）供应商财务月运输成本3万人民币以上——财务总监月运输成本3万人民币以下——枢纽总经理枢纽供应商管理员执行标准一．每月第5个工作日前，业务发生地供应商管理员与供应商核对上月运输费用明细。二．对于核对无误的费用，供应商管理员通知供应商提供公路运输抵扣发票，并将发票和对账单反馈财务复核。三．每月第8个工作日前，财务完成运输费用复核。6四．复核无误后，供应商管理员、供应商代表人、枢纽公司财务三方在对账单上确认签字。五．枢纽财务根据合同结算期限报总部财务部申请付款，申请资料包括：运费结算申请表、供应商理赔信息、KPI考核数据。六．付款审批的权限执行以下标准：a)月运输成本3W人民币以上由财务总监审批；b)月运输成本3W人民币以下由枢纽总经理审批。七．财务部在审批后3个工作日内打卡付款，并负责供应商收款的确认工作。八．供应商开具的发票名称、银行账户必须与合同中客户名称、银行账户一致。否则财务有权不予付款。流程文件存档一．此流程中供应商资料资料保存期限为：自供应商采购之日起三年。对于合作不满三年的供应商，截止至停用的年月。二．财务部负责对此流程中涉及附件的保管工作。执行如下标准：a)预计月运输成本3W人民币以上由总部财务部存档；b)预计月运输成本3W人民币以下由枢纽财务存档。三．附件中《供应商采购需求表》、《供应商洽谈记录》《资质调查表》、《合同审批表》（附带五证）、《公路运输合同》（附带价格表）在合同审批后5个工作日内返回财务部门；其余资料在每月8日前反馈财务部。四．财务部妥善保管供应商资料，保持文件的整洁、齐全、安全，并有领用记录。五．若流程文件/资料发生增减，应由相关部门向质量管理部申请，经同意后进行更新发布工作。附件1.附件1供应商采购需求调查表2.附件2供应商信息数据库3.附件3供应商洽谈记录4.附件4供应商资质调查表5.附件5供应商月结合同审批表6.附件6公路运输合同7.附件7供应商培训反馈表8.附件8-1供应商试运行考核表9.附件8-2供应商月运作考核表10.附件8-3供应商试/月运作考核表考核标准11.附件9供应商车费申请表12.附件10供应商资料借用记录佳宇物流集团质量管理部2012年2月14日主题词：供应商引进流程主送：运营中心、财务部、客户中心抄送：佳宇全体员工2012年2月14日下发附件1供应商采购需求调查表填表人填表日期※客户名称※公司地址※客户性质企业规模联系人职务联系方式E-mail※运输线路※现承运商※出货地※客户类别※货物名称※产品包装时间要求※月发货量(提供电子档)※月发货额※产品规格※整车与零担比率※货物单件重量※货物单件体积※保险※是否托盘装※付款方式※运输发票运输方式※返单要求指令下达方式※提货时间要求※提货车辆要求※是否要开箱清点/件数※是否提供装卸/提货※是否需要打包服务提货手续：※是否需要提供仓储※是否提供装卸/送货※送货是否需要预约※是否送货上楼※送货是否需分拣型号※是否有异常货物装卸需求KPI考核标准（可以电子档提供）※送货手续备注：审批意见签字：日期：注：1.此表由供应商需求部门填写（※为必填项），相关部门批准后进行采购行动。2.预计月运输成本3万人民币以上由总部运输管理部审批；3万人民币以下由枢纽总经理审批。附件2供应商信息数据库序号日期提交类型始发城市目的城市供应商名称供