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326供应链实训任务二：采购管理普通业务一、准备工作引入实训一完成后输出备份的001（腾飞贸易公司）帐套备份，进入企业应用平台的时间为2014-02-28（操作员为学生自己的名字1—帐套主管，月末在总账中审核记账凭证人员为w01李刚）二、实训（一）标准采购业务1、2014年02月3日，根据销售部门预测情况，本月预计销售情况良好，申请向联想集团采购30台联想电脑，报价5000元，需求日期为本月5日。2、2014年02月3日，联想集团同意请购要求，并接受我方提出的价格为5000元，签订正式合同，我方要求到货日期为本月5日。3、2014年02月4日，收到联想集团采购专用发票一张，发票号LX10101401，无税单价5000元，价税合计175500元。4、2014年02月5日，收到联想集团发来的货物，采购部门进行签收。5、2014年02月5日，商品经检验质量合格，办理入库手续，入联想电脑仓。6、2014年02月5日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认。7、2014年02月６日，财务部门开具转账支票一张，金额为175500元，支票号为ZZ1011，用于支付向联想集团采购的本次货款。8、2014年02月６日，财务部门生成本次采购业务相应凭证。（二）现付业务1、2014年02月4日，根据销售部门的需求，采购部门向戴尔公司提出采购需求，需要采购20台戴尔戴尔，报价4500元。2、2014年02月4日，戴尔集团同意请购要求，但认为价格较低，经双方协商，同意价格为4800元，签订正式合同，我方要求到货日期为本月7日。3、2014年02月7日，收到戴尔集团发来的货物，同时收到采购专用发票一张，发票号DE10101701，无税单价4800元，价税合计112320元，采购部门进行签收，同时向戴尔集团支付转账支票一张，金额为112320元，支付号为ZZ1012。4、2014年02月7日，商品经检验质量合格，办理入库手续，入戴尔电脑仓。5、2014年02月8日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，同时生成本次采购业务相应凭证。（三）采购费用业务1、2014年02月5日，申请向联想集团追加采购01台联想电脑，报价5000元。2、2014年02月5日，联想集团同意请购要求，并接受我方提出的价格为5000元，联想集团提出由于数量过少，运费由我方承担，我方要求到货日期为本月7日，双方签订正式合同。3、2014年02月7日，收到联想集团发来的货物，同时收到两张发票，其中采购专用发票一张，发票号LX10101701，采购发票无税单价5000元，价税合计58500元；运费发票一张,发票号LX10101702，运费金额100元，不能抵扣进项税，采购部门进行签收，同时办理入327库手续，入联想电脑仓。4、2014年02月8日，采购部门将两张发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，未付款，并生成本次采购业务相应凭证。（四）盈余短缺业务1、2014年02月9日，向戴尔集团追加采购10台联想电脑，报价4800元，戴尔集团同意，并于当日收到戴尔集团发来的货物，同时收到采购专用发票一张，发票号LX10101901，采购发票无税单价4800元，价税合计56160元，采购部门进行签收。2、2014年02月9日，商品入戴尔电脑仓，在办理入库手续时，发现有两台电脑损坏，经查，是我方采购部门装卸货物时造成。8台电脑正常入库，另外两台报领导同意后，一台电脑作为合理损耗处理，一台电脑由采购部门赔偿，赔偿金额按电脑采购含税价计算，计5616元（4800+816）。3、2014年02月28日，采购部门将发票交给财务部门，财务部门对该笔货物进行采购成本结算，并对发票进行审核确认，未付款，当日生成本次采购业务相应凭证。（五）付款1、2014年02月28日，用转账支票支付联想集团上次追加电脑的货款和运费共计58600元，支票号：ZZ1013。2、2014年02月28日，用转账支票支付戴尔集团上月和本月未支付的货款，共计641160元（56160+585000），支票号ZZ1014。3、核销往来账并生成付款凭证。（六）查询结算单（七）查询凭证过程指导（一）标准采购业务需要录入采购请购单、采购订单。采购订单可以直接输入，也可以根据请购单自动生成。这里采用“拷贝采购请购单”的方式直接生成“采购订单”；采购到货单拷贝“采购订单”，生成“采购到货单”；采购入库单需要在库存管理系统中录入，在库存管理系统中参照采购入库单生成。操作步骤如下：1、填写请购单（1）以操作员02（总账会计，也是所有日常操作会计工作人员，注意权限的设置和修改，帐套主管也可以进行此操作）登录企业应用平台。在本学习情境中，所有的日常操作都以学生自己的名字1（帐套主管）操作完成，登录日期都为2014-02-28日，在以后的操作中，如果打开企业应用平台，不再书写此操作内容。（2）打开“请购单”录入功能。双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【请购】-【请购单】菜单，打开请购单录入窗口（3）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。（4）录入单据。修改日期2014-02-3，在表体中录入存货编码001，数量30，本币单价5000，需求日期2014-02-05，选择供应商“联想”。（5）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（6）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。（7）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。328【提示】业务类型有普通采购与受托代销，分别对应普通业务和受托代销业务。供应商在请购单中是选填内容，如果在当前表单中填写，将自动带入下一流程，但无法带入部门和业务人员。请购单保存后，需要审核，否则，在下一流程中，将无法找到此单据。对于不需要的请购单，可以通过工具栏上的“关闭”功能进行关闭，已关闭的请购单在采购订单中无法参照。可以通过以前的请购单生成现在的请购单（生单），生单功能只能在新增或修改状态（编辑状态）使用。请购单流程是可选操作。【注意事项】可以通过单据的签名查看当前单据的状态（是否审核）。单据可以弃审（取消审核），但是单据一旦进入下一流程，将无法弃审。在以后的操作过程中，每做完一个单据，都应该关闭一个窗口，养成一个好习惯。2、生成采购订单（1）打开“采购订单”录入功能。双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购订货】-【采购订单】菜单，打开采购订单录入窗口（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。（3）参照生成单据。修改日期2014-02-3，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“请购单”，在过滤条件中单击“过滤”，在过滤结果中双击选择请购单，单击工具栏上的“OK确定”按钮，系统自动将请购单的内容填写到当前订单中，重新选择供应商“联想”，自动填写部门与业务员。（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（5）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。【提示】采购订单既可以直接录入，也可以通过生单方式参照生成，生成后的单据可以修改。选择供应商后，将自动填写部门和业务员，有利于到货单的生单。“生单”功能在U872版本中与U861有变化，U861通过鼠标右键选择，而U872是通过工具栏选择。“生单”过程中的过滤条件不填写时，默认包含所有单据。在请购单中如果没有填写供应商，那么在采购订单中，需要补填供应商（必填项）。无论请购单是否填写供应商，生单后，会自动清除部门与业务员，因此，建议生单后，重新选择一次供应商，将部门与业务员填写完整（BUG）。与采购订单相关的选项是“必有订单”选项，如果选中，流程必须经过订单环节。【事项】单据头的“订单日期”必须小于等于单据体的“计划到货日期”，否则，会有错误提示。如果生单时无法找到需要的请购单，说明上一步的操作出现问题，可能是没有审核，或者是请购单已关闭。3、生成采购发票（1）打开“采购专用发票”录入功能。双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【采购专用发票】菜单，打开采购发票录入窗口329（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。（3）参照生成单据。修改日期2014-02-8，录入发票号LX10101401，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“采购订单”，在过滤条件中单击“过滤”按钮，在过滤结果中双击选择采购订单，单击工具栏上的“OK确定”按钮，系统自动将采购订单的内容填写到当前发票中。（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（5）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。【提示】当发票先到货后到时，参照订单生成发票，当货先到票后到时，参照入库单生成发票。参照后，可以修改参照后的结果，说明其功能具有扩展性，意味着可以实现一对一、一对多、多对一、多对多的功能，在以后的单据中，如果没有特别说明，参照后都可以修改。采购发票录入完成后，在界面上没有审核功能。当必有订单时，发票只能参照，不能录入。4、生成到货单（1）打开“到货单”录入功能。双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-【采购到货】-【到货单】菜单，打开到货单录入窗口（2）进入增加状态。单击工具栏上的“增加”按钮，系统自动增加一张空表单。（3）参照生成单据。修改日期2014-02-5，选择供应商“联想”，单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“采购订单”，在过滤条件中单击“过滤”按钮，在过滤结果中双击选择采购订单，单击工具栏上的“OK确定”按钮，系统自动将采购订单的内容填写到当前到货单中。（4）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（5）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。（6）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮，关闭窗口。【提示】部门在到货单中为必填项，而在采购订单与采购发票中为选填项。如果在生单后没有部门，可以重新选择供应商，自动填写部门与业务员。采购订单生单后，表示该订单已执行，将不再参与其他到货单的生单。在U861版本中，到货单无审核功能。当必有订单时，到货单只能参照，不能录入。【注意事项】在生单时，如果无法找到采购订单，可能订单已生成了到货单，或者订单没有审核。5、生成入库单（1）打开“采购入库单”录入功能。双击【业务工作】-【供应链】-【库存管理】-【入库业务】-【采购入库单】菜单，打开入库单录入窗口，（2）参照生成单据。单击工具栏上的“生单”下拉按钮，选择“采购到货单（蓝字）”，在过滤条件中单击“过滤”，在过滤结果中双击选择到货单，单击工具栏上的“OK确定”按钮，系统自动将到货单的内容填写到当前入库单中，修改日期2014-02-8，选择仓库“联想电脑330仓”。（3）保存单据。单击工具栏上的“保存”按钮，保存当前表单。（4）审核单据。单击工具栏上的“审核”按钮，审核当前表单。（5）关闭界面。单击窗口的“关闭”按钮【提示】生单的依据有订单、到货单，有蓝字模式和红字模式，还有批量模式；批量入库时可以在选择时直接指定仓库和日期。生单时不能进入增加状态，这一点与到货单和发票的模式不一样，生单后，表单自动进入增加状态。审核后商品自动计入库存的现存量，注意查看现存量审核前数量为010，审核后，数量变为130。【注意事项】如果数据已进入到货状态，那么依据订单生单时将看不到该单据，只能依据到货单生单。6、采购结算采购结算分为自动结算与手工结算，主要完成信息流与物流的勾兑工作与采购成本的分摊工作，当物流与信息流的数据一致时，只需要采用自动结算即可，当有其他情况发生时，需要通过手工结算处理。此题可以通过自动结算完成。自动结算的方法自行练习，自动结算时无法体会结算原理，为了方便以后的学习，此处采用手工结算处理。（1）打开采购“手工结算”功能。双击【业务工作】-【供应链】-【采购管理】-