信息化项目投资效益分析的一个方法与案例

信息化项目投资效益分析的一个方法与案例（李劲华）在国家的指导和支持下，加上市场经济和全球化的影响，中国的企业加快了信息化的进程，为了让IT的投资价值显现出来，需要一种合理的评估和效益分析方法。信息化项目的投资效益分析出现的许多理论、原则和方法，例如：总体拥有成本TCO、经济增加值EVA、总体经济影响TEI、平衡记分卡BSC，等等，但是，这些方法由于下列主要原因，使得企业常常感到无从下手，不能计算出信息化项目的投资效益：缺乏可操作性：这些方法都没有给出具体可以运用的具体步骤和工具；没有统计数据：这些方法基本上是源自国外，其中使用的指标和数据不能直接应用；缺乏应针对性：这些方法的通用性强，但针对性弱，它们既可以应用到CRM、ERP，也可以应用在PLM或者EIP，在实际应用中缺乏说服力。最近几年，国家和地方政府为了推广信息化进程，利用各种形式投入专项资金，扶持企业的信息化建设。笔者所在的企业曾分别获得国家和省政府的信息化贷款、拨款等资助。由于信息化专项资金额度巨大，企业在决定是否申请资金、需要多少的时候，除了考虑企业的发展，最关心的就是信息系统的应用效果，什么企业可以收回投入资金并获得赢利。下面，结合笔者所在公司获得国家信息化资金支持后，介绍我们在信息化项目投资分析方面的具体实践，期望给国内同行更多的帮助。为了方便起见，以后称笔者所在公司为X公司。1.1.信息化效益分析的考虑因素我们认为信息化项目经济效益分析模型的构成主要有三个方面：指标、参数和数据。简单而言，指标是济效益分析模型的变量组，是分析信息化经济效益的一组计算公式，可以包括例如总体经济影响TEI、财务净现值NPV、总体拥有成本TCO等，合适的模型指标可以充分表明信息系统应用的整体经济效益。这些模型元素通常是一些计算公式，其中的变量是企业的关键基础数据，表示企业的实际的经营和管理水平，这些数据通常可以从企业的财务、统计报表中得到；常量参数表明企业通过应用信息系统在生产、市场、服务、产品与研发等方面的绩效改进程度，是应用信息系统的可以达到的牵引目标。在X公司分析信息系统应用的经济效益、确定指标和参数这两个要素时，我们的主要考虑的因素是：公司经营和管理的主要问题、发展战略以及公司对信息系统的关键需求信息系统对企业的发展战略、需要解决的主要问题与挑战以及对信息系统的关键需求，是企业的战略决策之一，是企业投资信息化建设的基本认识。对于项目投资效益分析，主要体现在公司KPI考核指标的选取上，在此不再论述。国内外主要研究机构公布的企业应用系统的统计效果在投资项目的回报分析上，我们需要知道国内外在具体企业应用系统上的最佳结果或平均效益，需要了解国内外标杆企业应用信息系统的情况，这样，才能采用标杆管理的办法，选取适度的标杆值。最近5年公司实施计算机应用系统后的效果统计最近五年X公司引入国外的MRPII系统，应用的效果实际上直接地反映了公司信息化应用的基础和能力，它综合了企业对信息化的态度、适应能力、学习能力、应用水平、企业基础等方面，是适当选取各项预算指标值的重要依据。公司最近2年的部分KPI考核指标由于笔者的公司采用了以平衡记分卡为工具的绩效考核体系，在各个部门执行了量化管理，其中的KPI有两个方面的含义：指标既是工作考核与评估的依据，又是部门需要改进的目标。我们希望计算机信息系统在实现公司战略的同时，在战术层可以帮助企业实现各自的目标，从而达到公司的经营和管理目标。1.1.1.最近5年公司实施计算机应用系统后的效果统计目的是依据公司的基础，适当地选取效益分析模型中的参数。如果企业没有应用过信息系统，参数的确定就只能依赖其它参考。X公司是国家重点企业，行业带头人。象其它大型国有企业一样，X公司从单机单功能、自主开发信息系统，到引入国外ERP系统，从自发的点滴应用、混乱的多领域需求到将信息技术与企业战略结合，制订信息战略规划，X公司应用信息技术已有15年多的历史。最近五年X公司引入国外的MRPII系统，应用的效果实际上直接地反映了公司信息化应用的基础和能力，它综合了企业对信息化的态度、适应能力、学习能力、应用水平、企业基础等方面，是适当选取各项预算指标值的重要依据。指标统计值指标统计值因物料短缺造成的延期交货下降5%以下财务月末结算时间从7天下降到1天库存物资准确率提高8～15%财务收帐付帐准确率提高10～15%停工待料减少92～95％可比采购成本降低率2.28%仓库人员备料效率平均提高43～50%库存资金下降12～27.3%积压物资统计准确率提高48%产品配套率提高15%缺件准确率提高39%物流管理费用降低15～20％库房货位减少50%工程数据标准化程度提高8～10%采购提前期缩短40～50%客户、供应商资料访问效率提高50%客户、供应商资料管理效率提高80%生产计划员的工作强度降低25％生产计划员的工作效率提高30%表1：X公司用MRPII后效果的部分统计结果1.1.2.国内公开的优秀企业信息化的效果标杆公司是我们选择经济效益分析模型和参数的重要依据。尽管国内发表了许多报告和文章介绍企业信息化的应用情况，但是，缺乏X公司的同行、竞争对手或标杆企业信息化的资料；另外，由于信息化效果计算的多样化、复杂化，资料的来源是我们选择的又一个重要条件。我们选择了三个国内企业：联想集团、海尔集团和海化集团。联想集团和海尔集团属于国内最优秀的企业，他们的信息化建设得到国家的重视（同样获得信息化项目国债贴息贷款）和赞扬，2001年11月，原国务院副总理吴邦国在联想集团参加了“推进企业管理信息化工作现场会”，联想和海尔集团是其中三家介绍信息化工作经验的企业。计世资讯（CCWResearch）开展的“企业信息化核心框架研究”课题，首先在山东海化集团公司得到了验证，在简明的山东海化集团信息化研究报告中，首次披露了部分企业信息化投资效益的分析要素下的一些指标。这是目前国内在信息化经济学研究与指导操作方面最有权威的工作，可供借鉴。实施前实施后经济效益–节约的成本财务报表20天1天库存周转72天22天1.26库存积压损失2%0.19%3.62亿应收帐周转天数28140.47应收帐坏帐0.3%0.05%0.5差旅、办公费用降低10%公司总体费用率20%9%累计5.85表2：联想集团实施SAPERPERP实施前ERP实施后订单执行速度36天10天计划评审10天2天业务模式按库存生产按订单生产空调事业部库存12亿6亿采购成本降低10%库存资金周转30天12天采购周期10天3天库存积压损失降低73.8%仓库面积减少50%网上支付80%表3：海尔集团实施SAPERP后的效果采购成本大幅度减少，降低库存资金7亿元，降低67%。山东海化集团企业信息化建设取得的经济效益如下：1)物资管理系统使库存由60天降到40天，以库存平均余额36234万元计，年节省资金10459万元，资金成本以6%计，相当于一年降低成本628万元；2)积压损失由0.59%降到0.29%，以2400314万元的营业额计算，年节省资金7201万元，资金成本以6%计，相当于一年降低成本432万元；3)财务管理系统、销售管理系统、客户管理系统使应收账周转天数降低15天，以83501万元的应收账平均余额计算，相当于节省资金10447万元，以资金成本6%计，降低成本627万元；4)生产自动化方面单纯碱炭化转化率一项，转化率提高0.8个百分点，吨碱成本降低18元，以年产95万吨计算，年节资金1710万元。1.1.3.国外研究机构对信息化产生间接效益的研究和统计由于国内大规模的信息化工作起步不久，缺乏对信息化的经济研究，没有足够的理论和数据，我们主要研究和学习了国外研究机构公布的四家代表性结果，它们是：美国计算机世界COMPUTERWOLD2001年12月发表了对IT项目或投资ROI的调查，显示了如何度量IT项目ROI的统计数据：采用的计算方法被调查者应用的比例%降低成本（效率）83%回报周期/时间75%增加收入（效益）71%增加生产率（效率）70%项目在一定的时期启动和运行67%减少的员工数（效率）57%降低的现金流32%特殊的ROI公式或标杆19%没有对IT项目计算ROI6%国际著名标杆公司BenchmarkingPartners对企业应用ERP管理软件的效益进行了分析和统计，如下表所示。指标可度量的结果指标可度量的结果生产成本降低11-24%采购成本降低17.5-20%现金管理13-24%应收帐款减少6-7%人员减少33-44%准时交货率提高3-9%库存资金降低40-48%财务结算周期缩短13-20%收入或利润增加18-22%生产效率提高23-32%销售费用降低8-11%订单处理周期减少18-32%产品合格率提高3.5%美国生产与库存控制学会APICS是最早研究信息系统的研究机构之一，发表了评估MRPII综合实施效果的“OliverWight的ABCD考评表”。指标结果指标结果库存资金占用减少35%延误交货减少80%采购提前期压缩50%停工待料减少60%间接人工费用减少12%制造成本减少12%生产能力提高10%国际著名的IT研究机构Aberdeen分析了国际知名企业，在全面实施PLM（产品生命周期管理）系统后，得出结论如下：1)可节约5-10%的直接材料成本，2)提高库存流转率20-40%，3)降低开发成本0-20%，4)进入市场时间加快15-50%，5)降低用于质量保证方面的费用15-20%，6)降低制造成本10%，7)提高生产率25-60%。1.1.4.从财务报表分析X公司的主要问题和改进点X公司的财务报告的研究表明，公司的应收帐的帐款金额大，年周转率低；存货较高，周转周期长。2001年，集团的应收帐款与存货占流动资产的半数以上，也就是说，按照2001年X公司的经营水平，X公司集团有十几个亿的资金呆滞、货物囤积，没有变现成资金，没有利用！造成企业的严重浪费、效益减少。而且，公司的期间费用比较高，尽管销售收入增加，但是，企业的营业利润增长减少。我们的调研和分析发现，X公司的销售费用、制造费用以及以服务费用、研发费用、采购费用等为主的管理费用的比例较高，以此作为主要成本费用（加上原材料成本）计算的成本费用利润率小于10%。通过与同行业2002年的一些经营能力指标的比较（保密原因省略比较的公司名称），我们发现：X公司的期间费用与利润总额比例在同行业中名列前茅，但是期间费用比利润总额还多出16.5%，说明企业在管理费用、销售费用和财务费用以及包含在这些费用之中的采购费用、研发费用、服务费用等还有很大的降低空间，可以提高企业的利润。X公司的存货周转率尽管超出这些上市公司的平均值，但是，比同行优秀企业要差13.7%，既X公司的存货周转期比同行优秀企业的要多出17.3天。尽管存货周转期不是越快越好，但是，X公司可以通过缩短存货周期，加快资金流动，节约成本，提高效益。X公司的应收帐周转率在这些上市公司中表现不佳，不到同行优秀企业应收帐周转率的一半，比这些上市公司的平均值还低23%，既X公司的应收帐周转期比这些上市公司的平均值要多出60天。很明显，X公司必须加强回款管理，提高资金回转率，提高效益。X公司同行主要上市公司2002年末存货周转与应收帐周转的比较这些问题可以通过应用计算机管理系统以及相关的业务流程优化来避免和解决。管理流程的优化重组将直接导致公司整体管理效率的提高，计算机信息管理、辅助设计与决策系统的集成化应用将促进X公司公司内部研发、生产、销售、客户服务等部门的信息传递、共享和相互合作，改善并加大X公司与市场、客户之间的联系和深层次合作，加快新产品、新技术开发以及工艺技术改进，缩短产品交货期。由此将直接或间接地带动公司产品和服务能力的提高，促进X公司扩大销售额，提高公司盈利能力和市场占有份额。1.1.5.X公司应用的主要KPI指标X公司历来重视企业文化与管理，借鉴国际上普遍有效的企业管理理念，结合公司的实际，运用了行之有效的管理方法来从管理要效益，其中平衡记分卡BSC以及相关的关键绩效指标KPI技术在X公司获得了广泛应用，并取得了良好