做好办公室工作的几点看法

做好办公室工作的几点看法如何做好办公室工作，可以说是个老生常谈的问题。办公室工作的确不好干，有人戏称：“是人做不好办公室工作，做好办公室工作不是人”，也有人形容办公室工作得“像牛一样干活，像狗一样看家，像兔子一样奔跑，像王八一样憋气”。这些当然是调侃之言，但也是办公室工作艰辛背后的一种无奈的情绪掀泄。我们在办公室工作的人，要特别注意调整控制好这些不良的情绪。法院办公室是法院的综合办事机构，处在承上启下、联系内外、沟通左右的行政枢纽地位。归纳起来，办公室的工作职责就是：“办文、办事、办会”，简称“三办”，外加“综合、协调、服务”三项职能。“运转有序、协调有力、督办有效、服务到位”是办公室的工作目标，因此，紧紧围绕法院的审判中心任务和重点工作，加强组织协调，加强内部职能和规范公文处理等，保障法院工作正常运转，就是法院办公室要努力发挥的作用。一、对办公室工作的理解和认识（一）办公室工作六个要求。一是综合能力强。办公室是法院的综合性办公室，对法院的全面工作情况要做到心中有数，了解上情，掌握下情，收集信息，综合分析，平时还要注意积累各方面的工作情况，为法院领导决策提供准确的依据，当好领导的参谋。对上报告工作、对内总结报告，都要根据各方面的情况进行综合分析，这是办公室主任及分管领导的主要职责。二是组织协调好。办公室是沟通上下、联系左右、连接内外，保证各项工作顺利进行的枢纽，是法院司法政务处理部门，工作涉及面广，千头万绪，内容既具体又繁琐，因此办公室管理工作除了要争取法院领导的重视外，还必须充分发挥协调作用，设法创立一个宽松和谐的外部工作环境。同时，大量的日常事务性工作，如安排、组织法院各种会议；办理、处理各种文书、档案；来人来访接待等，都需要办公室人员做好协调和服务工作。三是办会要求细。从办公室职能来看，重大会议、重要活动是法院办公室各项工作的重中之重。各种全院性会议需要办公室全力组织，各种全院性活动的组织协调离不开办公室，特别是重大会议活动必须按照“组织超前、信息准确、综合运作、服务周全、勤俭高效”的工作原则，尤其要注意活动的细致性、周到性和实效性，同时要注意与宣传、保卫、后勤等职能部门的积极合作和相互沟通，从而保障各项重大活动的顺利进行。四是办文质量高。办公室的一项很重要的职能是负责组织起草全院性的工作计划、总结、报告、决定、规定等文件，呈报上级的请示报告，协助院领导针对重要工作部署开展调研工作以及组织拟定以法院名义发布的通知、意见等。文字水平直接关系到能否完整体现院领导的决策意图，以及如何使司法政令让各单位以更有效的方式落实，这些都要求院长办公室的工作人员，不仅要准确领会法院领导的决策意图，而且要准确把握文件精神实质，了解法院总体情况。因此，在平时的工作中，办公室工作人员，必须加强对国家法律和司法政策的研究与学习，加强工作调研，力求把握法院发展规律，力求深入了解法院工作实际，做好法院领导的参谋和助手。五是服务保障好。为审判服务、为部门服务、为干警服务、为领导服务是办公室经常性的职责。办公室的服务工作不能停留在口头上，需要扎扎实实地工作，对上保障要到位，对下服务要到家，特别是对干警的一些有关切身利益的事情应妥善处理，对一些不在责权范围内的而难于决断的事情要及时向院领导汇报，并向相关人员解释清楚。对职权范围内的工作，必须在有利于法院工作开展的前提下，按照规定及时给予办理，做好各方面的服务保障。六是办事效率要快。保障法院日常工作正常运转，是办公室的重要的工作。办公室的常规性工作包括文书、秘书、事务、档案等多项工作任务。这些工作都是与各级领导和广大干警密切相关的办事环节，工作十分繁杂单调，但又必不可少，做好日常性工作，提高服务水平是办公室的基本职能。因此，根据各个工作环节的不同特点和要求，从办公室人员的实际出发，每个人员既要有基本办公室管理工作职责，各管一摊，但又要做到分工不分家，互相配合，互相补台，齐抓共管，不留死角。每当领导交待工作，都要迅速有效、保质保量地认真完成，确保高效服务。办公室的另一项职能是负责党组印章、法院印章、院长印章和介绍信的日常管理。从事该项工作的人员，必须有对法院高度负责的态度，认真管理。凡是使用印章的单位和个人，管理人员要认真审核印章用途，是否有分管院领导审批，逐项登记，不能以私人感情，代替法院规章制度，防止在印章的使用和管理上出现任何问题。（二）办公室工作要注意五个方面。办公室工作的好与坏，体现着一个单位的工作水平和整体素质。做好办公室工作，应该把握好以下五个方面：一是突出重点，分清主次。办公室工作千头万绪，纷繁复杂。做好办公室工作，必须分清哪些工作是重要的，哪些工作是次要的，哪些工作需认真完成，哪些工作可以应付了事，哪些工作需及时办理，哪些工作可以稍后再办。抓住主要矛盾，解决关键问题。如果分不清轻重缓急，胡子眉毛一把抓，往往会陷入事务堆中难以自拨，搞得越忙越乱，越辛苦越被动。那么，什么是主要矛盾，什么是工作重点？领导关注的热点就是重点，推进工作的难点就是重点。当然，重点也往往因时因地而异，一个阶段有一个阶段的重点，一项工作又有一项工作的重点环节。在具体操作中，要学会准确捕捉、冷静思索、科学把握。在重大决策前，掌握实情，大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调，真督实查就是重点；在落实后，认真总结，掌握规律，及时反馈就是重点。抓住了重点，分清了主次，就能在纷繁复杂的工作中理出头绪，从容应付，争取工作的主动权。二是着眼全局，当好参谋。办公室是形象部门，是服务窗口，考虑问题和处理问题都要着眼于全局，不能只局限于某一部门或者某一小范围，实现某一小团体的利益，牺牲单位的整体利益。所以对单位作出的决定，领导集体作出的决策，必须带头认真贯彻执行。一切工作的出发点和落脚点都要放在全局、大局意识的高度，才能正确处理好各方面的关系，搞好服务，当好参谋。要随时掌握单位的整个工作状况、外部环境、目标任务，想领导之所想、想领导之应想、想领导之未想。对单位的工作任务和面对的问题进行认真研究、合理分析、科学推理，积极为领导决策想办法、出主意，帮助领导制定正确的决策。着眼全局，当好参谋，一要有政治敏锐性。能够见一叶而知秋，发现别人容易忽略的重要环节；二要熟悉情况。眼观六路，耳听八方，知领导所未必知，准确提供决策依据；三要及时反馈。对决策的贯彻落实情况实行动态反映，提供有价值的信息，为领导决策后的调控提供服务；四要有力督办，保证工作的快速推进，维护决策的权威性。三是积极协调，促进和谐。组织协调是办公室的一项要职能，任何一个单位都不可能孤立地存在，做好协调工作，使单位有一个和谐的内外部环境，对于完成单位既定的目标任务显得尤为重要。协调包括对上协调、平级协调、对下协调和横向协调。这就是我们通常说的：上面端平，下面抹平，左右摆平。对上协调要在创新上下功夫。善于把上情和下情结合起来，从全局着眼，围绕中心工作，立足自身实际，突破思维定向，多方面、多视角、多层次协调和组织方方面面的力量，创造性地执行上级的决策，努力协调出创新之举。平级协调要在落实上下功夫。要全面、完整、准确地理解和把握领导的意图，协调中围绕领导意图不折不扣地贯彻执行；要注重务实、重在落实，按照工作分工和内容，整合方方面面的力量，促进工作的落实和问题的解决。对下协调要在关爱上下功夫。要强化为民办事意识，做到深入基层、了解基层、关心基层，做联系群众的桥梁和纽带。横向协调要在沟通上下功夫。要围绕法院中心工作，主动协调好同当地党委、政府的关系，争取工作上的关心、支持；要围绕树立单位良好形象，协调好纪检监察、宣传、新闻媒体等部门的关系，宣传好法院工作，提升法院形象。四是注重细节，避免失误。一位现代学者这样说：“细节决定成败”。做好办公室工作，尤其要注重细节。办公室工作多、乱、杂，稍有不慎，就会出现纰漏或闪失。如撰写一份材料、办理一个文件、编写一条信息、组织一次接待、办理一个会议、接听一个电话、书写一条标语等等，都得细心，都得注重细节，若粗心大意，失误在所难免。做好办公室工作，应该具备“四心”：一是责任心。办公室的另一个名称叫“不管部”，意思是说单位内没人愿意做没人愿意管的事情，就该由办公室去做去管。所以，办公室应随时发现单位应该做而没人做的事情，并把它做好。不要认为这些事情不属于办公室的职能职责，就袖手旁观。二是细心。细心观察、细心思考、细心谋划，以高度负责的精神做好每一项工作，高标准、严要求地处理好每一件事情。三是耐心。办公室许多工作往往都是“重复着昨天的故事”，让人觉得平谈无味。即便是重复，也得耐心细致地去做，去完成。四是平常心。办公室总有那么多干不完的事情，要有一颗平常心，要有奉献精神，学会忙中偷“闲”，自享甘甜，守得住清贫，耐得住寂寞。五是善于学习，精通业务。办公室工作做得好与坏，取决于办公室人员素质的高低、能力的强弱。办公室工作的内容很多，应用的知识也很广博。比如：文秘工作就是办公室的一项基础性工作，靠的是文字功底，但非一朝一夕之能事。只有不断地学习、不断地练习，在学习中实践，在实践中学习，完善自己、锤炼自己，才能做实做好。办公室工作还涉及到党和国家方针、政策的贯彻，涉及到国家法律、法规、规章、制度的执行。所以，办公室人员不但要具备较好的政策水平，还要精通法律、法规知识，才能更好地适应办公室工作需要，完成上级下达和单位领导安排的各项工作。办公室人员要善于学习、勤于学习、不断学习，做到：一是知识面要宽。办公室工作对象是面而不是线，是块而不是条。因此，不仅要熟知政治、经济和各项政策，有较高的理论修养；还应了解业务、管理、法律、文学等等，有强烈的求知欲。工作常用的知识不仅要了解，还要熟知精通，能指导实践。二是知识内容要新。要跟上时代步伐，跟上工作节奏，创新方式方法，就必须坚持先学一步，深学一层，善于汲取新的营养。三是知识学习要深。就是知其然，还要知其所以然。对各方面的知识，虽不能象专家那样深有造诣，但也应对其内涵、实质有较深、较细致的了解和掌握，尤其是对自己工作密切相关的某些知识领域，不能一知半解、不求甚解、浅尝辄止。（三）办公室工作应具备的六种能力办公室要践行科学发展观，更好地发挥参谋助手作用，应着力提升六种能力，全力服务发展、服务决策、服务落实。1、提升谋划全局的思维能力。办公室要坚持把工作放在本院乃至本地的工作全局中去谋划、去思考，切实提高办公室人员的理论素养和全局观念。这一点很重要，在所有法院内设部门当中，办公室的全局观念必须最强，因为它是法院的行政中枢，因为法院的司法政务工作要由它来表达和执行。所以，办公室必须注意新知识、新理论学习，不断培养发散性、多层次、广视野的全局思维能力，在不断学习的过程中强化工作的主动性、系统性和创造性，使办公室的工作更加符合、适应法院工作的要求。判断全局思维能力的标准有三个：一是务实高效。法院机关要保持适当的效能，关键在办公室，要始终坚持‘精干、统一、效能”的原则，对每项工作都指定专人负责，做到事事有专管、人人有专责，建立健全高效运转和快速反应机制，切实做到程序最简化、运行最畅化、效率最大化。二是爱岗敬业。愿不愿、能不能为法院事业吃得辛苦、乐得艰苦、耐得清苦，是衡量办公室队伍是否合格的重要标准，必须教育引导干部职工正确理解和对待工作中的名与利、苦与乐、得与失，形成“以恒心对待复杂事，以耐心对待琐碎事，以细心对待平常事”的精神面貌。三是团结协作。在工作中，要坚持大事讲原则、小事讲风格，要有容人容事的气度，有闻过则喜的胸襟。同事之间、庭室之间、部门之间多用换位思考增进理解，用彼此补台增进友谊，用相互交流增进感情，形成了和谐融洽、同心协力、共谋发展的良好氛围。2、提升发现解决问题的调查研究能力。要坚持“深人、身入、心入”的务实作风，在调查研究中大力弘扬求真务实、真抓实干的优良作风，在“调查”上做好文章，在‘研究”上下足功夫，善于从大量的调研结果中作全面系统的思考，经过科学提炼、概括和总结，发现事物发展的内在规律，为法院领导决策提供可靠的依据。“非识无以断其义，非才无以善其文，非学无以练其事。”培养调研能力，必须在提升“三大素质”上下功夫：一是理论