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标准编写模板TCS2009的使用大理市质量技术监督局梁开锡二0一一年三月在GB/T1.1修订的同时，为了便于标准编写人员编写符合GB/T1.1规定的标准，编写人员同时启动了“标准编写模板TCS2009”（以下简称TCS2009）的研发工作。TCS2009符合GB/T1.1《标准化工作导则第1部分：标准的结构的编写》的新规定，并适应相关办公软件升级的需求。一TCS2009的特点目前，标准编写人员普遍使用TDS2.0编写各类标准。TCS2009与TDS2.0相比，具有以下新有特点：1适合多个板本的办公自动化软件。2符合GB∕T1.1—2009对标准的编写新规定。3良好的用户操作界面。4新增多项功能4.1排板打印；4.2表格；4.3公式；4.4索引等。5改进了某些功能5.1封面编辑界面更加友好，封面凡是需要填写内容的位置大多有相应的提示，用户只需在灰色区域即可进行相应内容的填写。5.2目次编辑功能的两点改进。一是自动向上钩选的功能，省去了用户多次点击选择的繁琐。二是实现了自动过滤“无标题条”，使得更新和添加目次时“无标题条”不会在目次中出现。5.3提供了更加简化的附录添加功能。用户只需选择附录性质并输入附录标题后，就可以根据光标的位置自动判断需要插入的附录位置，并自动添加附录编号。5.4“样式”能够自动识别正文和附录。二、安装与运行环境1运行环境1.1硬件环境主机的PC机，最低配置Pentium100;1024×768及以上分辨率，16位色以上显示卡；内存16M以上，建议32M最好64M以上；硬盘剩余空间100M以上。1.2软件环境中文版Windows98以上操作系统；文字编辑软件Word2007,Word2003,WordXP或Word2000之一。1.3安装TCS2009插入TCS2009光盘，即可自动运行安装程序，按安装向导的提示完成安装过程。三系统功能简介TCS2009主要分为以下三大功能模块1要素及排板该模块主要用于自动添加标准文本中以下相对独立的要素：封面、目次、前言、引言、附录、参考文献、索引（包括标记索引项、删除索引项）。同时该模块还提供以下功能：双面排板、打印预览、打印、保护TCS文件、取消TCS文件保护。2层次标题样式该模块主要用于实现以下各层次标题样式的设定：章标题、条标题（共五级）、无标题（共五级）、段、列项（不带编号列项和带编号列项各三级）。3要素内容样式该模块主要用于完成以下各类要素内容样式的设定：示例、示例×、首示例×、示例内容、条文注、条文注×、首条文注×、图表注、图表注×、首图表注×、条文脚注、图表脚注、首图脚注、图标题、表标题、插入表格、插入公式、公式编号、更新公式编号。四TCS2009的使用方法1启动和退出1.1启动点击桌面上的TCS2009的快捷方式，另外在“开始”菜单中也有TCS2009的启动路径，TCS2009启动后，桌面上将出现“中国标准编写模板”主界面。1.2退出点击TCS2009主界面“退出”按钮即可。2新建或打开TCS文件2.1新建TCS文件新建TCS文件时，必须通过TCS主界面，点击TCS主界面上的“新建”按钮，屏幕上会弹出“新建TCS文件”窗口，在该窗口的“文件名”中输入所要建的文件名称后，按“保存”按钮，屏幕上就会出现标准首页的主要内容，TCS文件就建成了。2.2打开TCS文件可以通过TCS主界面打开，也可以通过文件所以位置直接打开。3TCS2009菜单的使用方法打开TCS文件后，在菜单栏中会看TCS的菜单操作栏（最上面一行左上角“要素及排板”、“层次标题样式”和“要素内容样式”三个菜单），在快捷区域会看到TCS的“快捷工具栏”（由上向下二至四行）。3.1“要素及排板”菜单在标准编写过程中，依靠TCS2009提供的“要素及排板”菜单栏中提供的各项下拉菜单完成相应要素的编写工作。3.1.1封面：封面为必被要素，它应给出标示标准的信息，包括：标准的名称、英文名称、层次、标志、编号、国际标准分类号（ICS号）、中国标准文献分类号、备案号（不适用于国家标准）、发布日期、实施日期、发布部门等。如果标准代替了某个或几个标准，封面就要给出被代替标准的编号；如果标准与国际文件的一致性程度为等同、修改或非等效，还应按照GB∕T2000.2的规定在封面上给出一致性程度标识。标准征求意见稿和送审稿的封面显著位置应按附录C中C.1的规定，给出征集标准是否涉及专利的信息。封面的添加：选择“封面”菜单条，按提示进行操作，选择所在添加的标准封面是“国家标准”还是“行业标准”、“地方标准”或“企业标准”。按“确定”按钮，则会根据你的选择在所编定的标准文件最前面添加所要的标准封面。封面添加完毕后，TCS2009会自动添加终结线并在每页添加标准编号为内容的书眉。在相应的封面中，你可以选择页面灰色底纹的部分，并输入相应的内容。封面中具有灰色底纹的部分共分四个部分：（a）显示×××的灰色匡点击后×××将会消失，输入“标准号”或标准的“发布日期”、或“实施日期”。（b）显示“点击此处添加……”当点击这类灰色匡时，“点击此处添加……”等字消失，则可在此处输入相应的内容。（c）显示“文稿版次选择”的下拉框当点击封面中问部位显示“文稿版次选择”下拉框时，你可以根据下拉条目中选择“（工作组讨论稿）”、“（送审讨论稿）”、“（送审讨论稿）”、“（送审稿）”或“（报批稿）”。（d）没有显示任何内容的灰色匡“文稿版次选择”下方的灰色匡为填写相应日期的位置。“标准编号”下方的灰色匡为被代替的标准号。对于行业标准、地方标准和企业标准，在封面上面还会看其他一些没有显示任何内容的灰色匡：封面左上角的灰色匡，点击后会显示“备案号：”可以输入相应的备案号；在右上角相应的输入匡中输入相应的“标准代号”或“企业代号”；在下面的灰色匡中根据标准的具体情况，输入“行业类别”、“地方名称”或“企业名称”等；在封面最下方的灰色框中输入“标准发布部门”或“标准发布单位”。请注意：上述（a）中的灰色框，如果不输入任何内容，其中的“×××”将在打印时被打印出来。上述（b）～（d）中的灰色框，如果没有输入任何内容，在使用TSC2009提供的“打印”或“打印预览”功能时，将不显示或打印任何内容。封面中的“标准名称”、“标准英文名称”和“与国际标准的一致性程度标识”如果需要在特定位置回行，以便多行显示，则应需要回行的位置使用软回车操作(Shift+Enter)。3.1.2目次：目次为可选要素。为了显示标准的结构，方便查阅。选择“目次”菜单后，在弹出窗口上不作任何操作，直接点击“确定”按钮，TCS2009会自动按照“默认的目次内容”添加目次，并自动冠以目次标题。如果还需要添加其他目次，可以在弹出窗口上进行选择，选择后按“确定”按钮，则TCS2009会自动按照“默认的目次内容”和““选择的目次内容”添加或更新目次。3.1.3前言、引言选择“前言”、“引言”菜单条后，TCS2009会自动在标准前言或引言的相应位添加标题“前言”、“引言”。前言：前言为必备要素，不应包含要求的推荐，也不应包含公式、图的表。前言应视情况给出下列内容：（1）标准的结构说明。（2）标准编制所依据的起草规则，提及GB∕T1.1。（3）标准代替的全部或部分其他文件的说明。给出代替标准（含修改单）或其他文件的编号和名称，列出与前一版本相比的主要技术变化。（4）与国际文件、国外文件相关的说明。（5）有关专利说明。凡涉及专利的标准如果尚未识别出涉及专利，则应按照C.2的规定，说明相关内容。（6）标准的提出信息（可省略）或规口信息。使用下述适用表达方式：“本标准由××××提出。”“本标准由××××规口。”（7）标准的起草单位和主要起草人，使用以下表述形式：“本标准起草单位…………。”“本标准主要起草人…………。”（8）标准所代替标准的历次版本发布情况。引言：引言为可选要素。如果需要，则给出标准技术内容的特殊信息或说明，以及编制该标准的原因。引言不应包含要求。3.1.4附录选择附录菜单条后，根据附录的性质，在附录选择框中进行选择附录性质，并在“请输入附录标题：”处输入相应的附录标题，完成后点击“确认”按钮，TCS2009将在相应的位置添加附录。附录的添加位置取决于光标所在的位置。3.1.5参考文献选择“参考文献”菜单条后，TCS2009会在相应的位置以“参考文献”为标题生成参考文献。3.1.6索引选择“索引”菜单条后，TCS2009会在相应的位置以“索引”为标题生成索引。3.1.7双面排板3.1.8打印预览3.1.9文件保护3.2“层次标题样式”菜单依靠TCS2009提供的“层次标题样式”菜单栏提供的各项下拉菜单，可以自动设置标准中的各层次标题式样，包括章、条、段、列等。3.2.1章标题当需要将文本的某些内容设成章标题时，请选择“章标题”菜单条，TCS2009将自动生成相应的章标题格式，章的编号无需手工录入。3.2.2条标题条标题式样共分5级。通过选择级别“条题目”菜单条即可自动生成相应的条标题格式，条的编号无需手工录入。3.2.3无标题条无标题条是指没有标题但有条编号的条文。无标题条共分5级。通过选择相应级别的“无标题条”菜单条即可自动生成相应的无标题条格式，条的编号无需手工录入。3.2.4段选择“段”菜单条即可生成段的格式。3.2.5列共有3级。五、标准编制过程中“规范性一般要素”1标准名称标准名称的必备要素，应置于范围之前。标准名称应简练并明确表示出标准的主题，使之其他标准相区分。标准名称不应涉及不必要的细节。必要的补充说明应在范围中给出。2范围范围为必备要素，应置于标准正文的起始位置。范围应明确界定标准化和对象所涉及的各个方面，由此指出标准或其特定部分的适用界限。必要时可指出标准不适用的界限。如果标准分成若干个部分，则每个部分的范围只应界定该部分的标准化对象和所涉及的相关方面。范围的陈述应简洁，以便能作为内容提要使用。范围不应包含要求。3规范性引用文件规范性引用文件为可选要素，它应列出标准中规范性引用其它文件的文件清单，这些文件经过标准条文的引用后，成为本标准应用时必不可少的文件。4规范性技术要素4.1技术要素的选择目的性原则、性能原则、可证实性原则。4.2术语和定义术语和定义为可选要素，它仅给出为理解标准中某些术语所必需的定义。4.3符号、代号和缩略语符号、代号和缩略语为可选要素，它给出为理解标准所必需的符号、代号和缩略语清单。4.4要求要求为可选要素。六、TCS2009使用中的注意事项1使用其他文件中已经输入的内容在用户已经使用Word或TCS软件建立了标准文本的情况下，如果需要使用TCS2009的功能，则要新建一个TCS文件，然后将已经建立的其他文件中的相应内容通过拷贝粘贴的方式转移到新的TCS文件中。在这种过程中需要注意的事项如下：1.1粘贴过程中尽量不要将原文件的文本内容连同格式（即段落后面的回车符）一起拷贝粘贴，如粘贴过程中遇到格式混乱请只拷贝没有格式的文本内容。1.2标准的目次、索引、前言、引言、参考文献、每一个附录等都需要在新建的TCS文件中分别添加了相应的要素后，再将已有文件中的相应要素的内容粘贴过来。1.3相应内容粘贴到TCS文件后，需要用TCS2009的“层次标题样式”和“要素内容样式”菜单中提供的功能，对文件中的相应内容进行格式设置，这样才能使用文本格式符合GB/T1.1—2009的规定，也才能顺利应用TCS2009提供的“目次”和“索引”功能。2在使用Word2007的某些版本的情况下，如果同时打开两个及两以上的文件，可能只有最后打开的TCS文件的“加载项”功能区中会同时显示“操作菜单栏”和“快捷工具栏”，其他文件中只显示“操作工具栏”。对于没有显示“快捷工具栏”的这些文件