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公文写作与处理讲义（一）第一章公文第一节公文概述一、★什么是公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。其含义：1）公文形成的主体是国家机关及其他社会组织2）公文形成的条是行使职权和实施管理3）公文是具有法定效力和规范体式的文书4）公文是进行公务活动的重要工具二、公文的产生与发展1、公文，或称文书、文件，是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。公文是随着阶级、国家、文字的产生而产生的，随着生产与管理活动的发展而不断发展的。2、公文的发展阶段：①恩格斯把文字应用文献记录，即文书工作的出现当作人类文明的重要标志。②原始社会：结绳记事；商代后期：甲骨文书—是我国迄今发现的最早的文书档案；西周：设立了专门管理文书的机构与起草文书的官吏；《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本；秦汉时期，是我国封建社会文书工作的确立时期，秦代出现的“书”、“奏”，是我国最早的上行文；汉代及稍后，又出现了章、表、疏、议、启等上行文，官府之间移书、关、刺、咨等平行文，另令、谕、制、教等下行文；1912年元月，临时政府规定公文分为：令、咨、呈、示、状五种。③汉代以前，我国文书的载体材料一般为：金石、青铜、竹木、谦帛等直至东晋末年，太尉恒玄下令公文统一用纸。三、文书、文件和公文1、文书：可以作为所有文件材料总称，既可指公务文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。—最早出现于西汉。2、文件：—出现于清末。广义上说：它同文书一样，既可指公务文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。狭义上说：文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。3、公文：是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。—出现于东汉末年和三国时期。4、在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料，即公务文书。第二节公文的特点与作用一、★公文的特点：1）有法定的作者2）有法定的权威3）有特定的效用4）有规范的体式5）有规定睥处理程序法定作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。行文单位：能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单公文的制发：经过起草、核稿、签发等程序。公文的签收：签收登记、分办、批办、承办、催办等。二、公文的作用：在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。★公文作用：1）领导与指导作用2）行为规范作用3）传递信息作用4）公务联系作用5）凭据记载作用第三节公文的分类与名称一、公文的分类：1、公文的分类按公文来源划分：1）对外文件，是指本机关拟制的向外单位发出的文件，是作为传达本机关的意图发往需。要与之联系的针对机关的文件。2）收来文件，指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关来的文件。3）内部文件，指制发和使用都限于机关内部的文件2、按公文的行文关系划分：1）上行文，指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务部门所发出的公文（报告、请示）2）平行文，指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文（函）3）下行文，指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文（指示、决定、通知、批复）3、按公文秘密程度和阅读范围来划分：1）秘密文件，指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件（分为绝密、机密、秘密三种）2）普通文件，指非无密可保，可供任何人阅看的文件3）公布文件，是向人民群众和国内外公开发布的文件，如公告、通告、公报、法律、法令，中央领导同志的讲话、报告4、按公文的制发机关性质划分：1）法律、法规文件，指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章（分为三种：法律文件、法令文件、行政法规与规章文件）2）行政文件，指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件，如请示、报告、通知、意见等。3）党的文件，指中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、工作和建设等活动。5、按公文内容性质与作用来划分：1）指挥性公文件，指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导与指导工作的公文，如命令、指示、决定、意见、批复和政策性通知等。2）规范性公文，指由机关、组织、社会团体依据法律、行政法规和及组织章程制定的，要求其成员在工作活动等方面严格遵守的行为规范，如各种条例、规定、办法、细则、章程、规则等3）报请性公文，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题所使的陈述性、请求性公文，主要是报告、请示4）知照性公文，指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公文，如公报、公告、知照性通知、通报、函等。5）记录性公文，指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文，如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。6、按文件的缓急程度划分：1）急件（两种：特急件、急件）2）平件；按文件的使用范围划分：1）通用文件2）专用文件3）技术文件；按文件的发送目的划分：1）主送件、抄送件2）批转件、转发件；按文件的处理要求划分：1）需办文件（办件）2）参阅文件（阅件）；二、公文的名称：统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。★公文文种的确定：1）公文机关的权限2）发文机关和收文机关间的关系3）发文的具体目的和要求1、1993年11月21日国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》12类13种：命令（令）、议案、决议、指示、公告、通告、通知、通报、报请、请示、批复、函、会议纪要2、1996年5月3日中共中央办公厅正式发布了《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文文种有14种：①决议②决定③指示④意见⑤通知⑥通报⑦公报⑧报告⑨请示⑩批复⑾条例⑿规定⒀函⒁会议纪要3、★★2000年8月24日，国务院发布了新的《国家行政机关公文处理办法》现行公文文种13种：1)命令（令）2）决定3）公告4）通告5）通知6）通报7）议案8）报告9）请示10）批复11）意见12）函13）会议纪要【2005年浙江省真题】行政公文的种类与党的机关公文种类相比较，有些是相同的，有些是不同的。下列哪四个公文文种属于行政公文的种类，但不属于党的机关公文种类？（）A.命令(令)、指示、公告、决议B.决议、指示、公报、规定C.决议、指示、议案、通告D.命令(令)、议案、公告、通告【解析】答案D决议不是党的机关与国家行政机关共有的文种。故答案为D。【解题技巧】“指示”一词是党内专用，不属行政公文的种类。掌握这点，即能轻松作答。第二章公文写作第一节公文写作概述一、公文写作是代机关立言公文写作，指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。起草初稿：是指构思基本完成后动笔行文，写出公文初稿有的具体过程。讨论修改：是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。★公文的起草的组织可分为：1）由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。2）由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔（最普遍的基本组织形式）3）由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿全文二、★公文质量主要体现在两方面：1）在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强(1)政策性强：就是要求政治上正确，思想观点正确，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。(2)针对性强：就是要求有的放矢，切中要害。(3)科学性：就是反映工作的实际情况和客观规律，敢于实事求是，能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题，经得起时间的考验，经得起实践的检验。2）在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。结构严谨：是指章法问题、布局谋篇的问题。要示：主次分明、条理清楚；重点突出、衔接自然；联系紧密、完整划一。语言精当：是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法，修辞和逻辑的要求，又要恰如其分地表达内容。行文规范：是指公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁。2、公文效用：是指公文对机关公务活动所起的作用。公文效用所起的作用：领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。三、机关领导要亲自动手撰写重要公文领导干部亲自动手起草起草重要公文是领导工作中的原则性问题。第二节公文写作的特点和要求一、★公文写作特点：1）被动写作遵命性强2）对象明确针对性强3）集思广益群体性强4）决策之作政策性强5）急迫之作时限性强6）讲究格式规范性强二、★公文写作基本要求（写好公文中正文应注意的问题）：1）要保证公文内容在政治上的正确性。2）要实事求是，在业务上符合客观规律。3）在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。4）公文起草要符合统一规定的体式与程序。5）要注意选用书写的载体与字迹材料体式：公文文体、结构、附加标记和文件格式。程序：交拟、起草、审核、签发、印制、发出尽量使用毛笔和钢笔，不要使用圆珠笔和铅笔；使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水，不使用纯蓝、红色墨水。第三节公文写作步骤与方法一、公文写作的步骤：1）明确发文主旨①公文的中心内容是什么子②根据公文内容，准备采用什么文种③要明确公文发送范围和阅读对象④明确发文的具体要求2）收集有关材料①收集、阅读和研究有关的文件材料②深入下去，收集有关的实际材料a收集有关材料要求：真实、典型、适用、时效3）拟出写作提纲先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思4）认真起草正文（导语、主体、结束语）5）反复检查修改二、正文起草步骤：1）把握公文主题，选好用好材料；2）观点正确情况确实3）内容涉及的有关部门要经过会商取得一致意见；4）文字表述要简练，交代问题要清楚三、公文的修改有以下几方面：1）关于主题的修改：看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。2）关于观点的修改：观点是否正确，表达有无问题。3）关于材料的修改：材料是公文的基础，有了正确的观点，还要通过恰当的材料表现出来。4）关于结构的修改：包括：1、公文总体结构的修正2、起承转合的调整3、层次位置的改变4、详略的更动公文结构是为表现公文主旨，表达公文内容服务的对公文结构进行修改调整，其目的在于使公文更加严谨、畅达、匀称和完整。5）关于语言的修改：准确、鲜明、精练、生动三、★公文写作人员修养重要性与体现和途径：1）公文写作是各级机关工作的重要组成部分，是一项政治性和政策性很强的工作；2）公文是国家党政机关实施领导与管理的重要工具与手段。体现：1）政治素质好：明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。严守纪律，严守保密制度；2）有一定政策理论水平公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。政治水平的高低直接决定公文写作的成败；3）熟悉业务和机关工作情况；4）有较宽的知识面；5）有较好的文字功底。途径：1）与时俱进勇于创新不断学习、不断实践、不断提高、不断创新；2）博览群书增长知识勤于、勇于、善于向书本学习；3）深入实践勤学苦练勤学苦练、锲而不舍、持之以恒第三章公文的体式与稿本第一节公文的体式一、公文体式概述公文的体式是指：公文的文体、结构要素及在格式上的安排。公文体式作用：为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便。二、公文的文体公文的文体：是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文的文体具有应用文体的一般特点：实用性、严肃性、程式性。1、公文的表达方式：是指在写作中运用语言的方法和手段，它是辨别文章体裁的重要标志。主要有：叙述、议论、说明1）叙述，是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代，除计划性、法规性文件一般不采用叙事、指令性文件较少采用叙事外其他通知、通报、请示、报告、总结、会议纪要都必须以叙事为基础。如通知、