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档案管理基本框架一、归档职责：1、按照有关规定做好文件材料的收集、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。二文件档案管理基本原则1.对有效文件与作废文件分别归档2.对文件正本与副本分别归档3.对不同类别文件分别归档三文件档案管理归档范围(那些内容归档。内容涉及哪方面,写哪方面)1.对各项目劳动用工合同的保管；2.按月保存各项目考勤表、工资、五险一金、意外险缴纳明细等绩效考核文件；3.公司上传下达文件；4.培训文件、任职文件等；5.招聘简历，入职文件等四、鉴定各类文件的归档年限（永久、长期、短期（年限））五、归档管理步骤1.按照使用频率和实用量的大小定期归档分类鉴别2.查看记录全面性3.标识：文件柜、文件夹、档案柜等统一性4.封面、目录统一性：统一名称和表格格式5.统一装订：6.存放位置：使用频率多放在方便取用的位置7.定期检查、核对确保材料齐全无损坏。六、电子档案管理规定；1.电子文件是我单位开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导，电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不丢失、不毁损、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。2.归档的电子文件要编制简要检索工具，能保证随时需要随时调出。3.电子文件的移交及保管。当有人员变动时，要将电子文件及时移交，移交时要做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚、移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。七、归档时间根据本部门归档需要，在应归档电子文件产生时打上相应的标记，办理完毕的电子文件应在三天内，及时分类归档；每月末对其电子文件进行检查，以确保电子文件存档及时无遗漏、丢失。八、档案保密规定。1.设专人负责档案的保管，并备齐必要的存档设备；2.保证档案合同等的保管防潮防火；3.档案柜保持清洁，不准存放无关物品；4.任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合，不得将档案内容以任何理由外泄；5.无关人员不得随意打开档案柜，严禁吸烟；6.离开时锁好档案柜。九、档案借阅手续1.档案管理部门建立《借阅档案登记簿》2.借阅档案应向档案管理员说明其利用目的，并在登记簿加以记载，由档案管理员提供服务。3.借阅涉及公司秘密的档案，应经总经理同意，方可借阅。4.未经总经理同意，不得向非公司人员提供档案。5.公司合同档案由合同管理人员统一管理，不得随意让他人查阅或带出公司，若确因工作需要须查看或带出公司，必须经经理批准，并出具借条，注明合同类型、编号方可借走，完后即时归还。6.非档案管理人员不得擅自提取档案。十、档案管理要求。（举例说明，根据部门情况补充）1.相同记录应保持统一的记录名称和表格格式，其中表格中所含有的栏目内容应保持一致，表格格式的尺寸大小应保持一致。2.规定的相关记录的保存期限的要求进行保存。记录的保存期限表示的是该记录最短的保存时间，并非表示到了保存期限后，一定要销毁相关记录。需要销毁到了保存期的相关记录时，应按照公司规定的流程领导批准后开展销毁作业。与文件夹标识上编号一致。3、统一装订、统一文件夹：在装订记录时，装订时使用的订书钉大小及装订位置应保持统一。装订过程中如发现记录缺损、少页等现象，应及时与使用部门沟通查明相关原因。4.同一区域放置的文件夹其颜色应尽量保持统一，尽可能避免不同颜色文件夹放置在同一存放处的现象。5、文件取用要求（1）为方便查找放置在不同区域及不同文件柜的文件，建立《文件管理台账》。（2）相关文件记录用毕后，应按照文件柜门内侧所标示的文件记录放置顺序进行放置，以方便下次取用。6.公司其他类归档文件，声像制品、实物资料等，以及各个部门按照公司要求进行档案管理。十一、档案的控制1、各类文档禁止无关人员翻阅、借用，重要资料妥善保管；未经批准，员工不得向外界传播或提供有关公司之任何资料。2、办公室使用的电脑应设定相应的开机、屏幕保护密码，以防无关人员操作电脑导致资料损失。3、一般情况下，非办公室人员不得随意动用办公室的电脑。对使用办公室电脑制作文件的相关部门人员，办公室工作人员应予以劝阻或制止；特殊情况下，经负责人同意后，相关部门人员方可使用办公室的电脑。5.往年档案如需借用，应记录在《档案借阅登记簿》中，记录清楚领用、归还时间。