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1第四章会计核算软件的操作要求第一节电算化会计核算基本流程第二节账务处理模块基本操作第三节其他会计核算软件功能模块的操作第一节电算化会计核算基本流程实际工作中，各单位电算化会计核算流程因单位规模、类型和使用软件的不同而在具体细节上有所不同，但基本流程也是一致的。一、编制记账凭证编制记账凭证可以采用以下几种方式：1.手工编制完成记账凭证后录入计算机。2.根据原始凭证直接在计算机上编制记账凭证。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。3.由账务处理模块以外的其他业务系统生成会计凭证数据。采用这种方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章。二、凭证审核由有审核权限的会计人员审核已输入计算机的记账凭证。三、记账电算化会计核算流程中的记账有以下特点：1.记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；2.同时登记总账、明细账和日记账；3.各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是对记账凭证做记账标志，不产生新的会计核算数据。俗称“数据搬家”。四、结账和编制会计报表手工会计核算流程中.结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂。电算化会计核算中，通过一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内自动完成第二节账务处理模块基本操作一、账务处理模块是会计核算软件的一个主要功能模块，过程：凭证---记账---账表输出的过程。编制记账凭证凭证审核记账结账和编制会计报表凭证记账账表输出2二、系统初始化账务处理模块初始化主要是指财务处理模块在初次使用时，根据单位的实际情况进行参数设置的过程。实际上，账务处理模块初始化设置也就是将通用会计核算软件账务处理模块转化成为专用会计核算软件账务处理模块，将手工方式下的会计业务数据移植到计算机中的一系列准备工作。账务处理模块的初始化是一项非常重要、非常关键的工作，是后面使用通用会计核算软件的基础。初始化工作的成功与否，直接影响到了会计电算化工作的效果。（一）设置操作员及权限按照财政部规定，会计核算软件具有输入操作人员岗位分工情况，防止非指定人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。（二）建立账套建立账套也就是在计算机环境下利用会计核算软件为企业建立一套属于自己的账簿文件。通用会计核算软件一般允许同时为多个具有独立核算能力的单位记账，每一个核算单位就是一个独立的会计核算主体，具有独立完整的会计账簿体系。实际上，账套就是一系列的紧密相关的业务数据构成的数据库文件。在建立账套的过程中还要进行编码方案设置。编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成分级核算、统计和管理的基础。举例：科目编码方案4-2-2-2-2级次（几级）：5级级长（每级位数）：1级：4位2～5级：2位（企业自定）应交税费（2221）----应交增值税（01）----进项税额（01）22210101----销项税额（02）22210102----应交所得税（02）222102（三）设置会计期间因为企业的实际核算期间可能和正常的自然日期不一致，所以有必要进行会计期间的设置。（四）设置记账本位币本币代码：例如“人民币”的代码为RMB。本币名称（五）设置会计科目系统初始化中的会计科目设置是否合理，决定了系统能否正常运行。目前通用会计核算软件一般都提供了符合国家会计制度规定的一级会计科目，而明细科目则由用户根据各企业情况自行确定。（1）会计科目编码在财政部颁发的会计准则中，会计科目编码的第一位就标识了科目类型，其中科目编码首位为1、2、3、4、5、6，分别代表资产类、负债类、共同类、所有者权益类、成本类和损益类科目。设置会计科目编码的时候要注意以下问题：①必须按照科目级次的先后次序建立（从一级科目开始）。②科目编码必须唯一，不能重复，也不能为空，其结构必须与账套参数中会计科目编码方案一致。③科目编码必须用数字、英文字母等来表示，不得使用一些无意义、无次序性的字符，如&、＠、空格等，以利于科目按科目编码进行排序检索。④科目编码必须与科目名称一一对应。（2）会计科目名称会计科目名称分为科目中文名称和科目英文名称。科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示。科目名称与科目编码不同，科目编码是供计算机系统使用的，而科目名称则是企业与外部交流信息所使用的标志，是在证、账、表上打印的标识。（3）账页格式系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。3（4）辅助核算也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其它核算要求，以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。（5）科目性质（余额方向）增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。（6）外币核算用于设定该科目核算是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。（7）数量核算用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。2.编辑会计科目时的要求与限制（1）增加科目时的要求与限制①当新增科目为明细科目时，其上级科目必须存在，否则会导致明细科目没有上级科目。②如果一个科目是明细科目，且已经有发生额或余额时，则不能再为该科目增加下级科目，只能在年初时进行调整，否则会导致上下级科目金额不符。（2）修改科目时的要求与限制①科目一旦使用，科目代码不能修改。科目如果已经有余额、发生额，表明已有业务发生，即使涉及该科目的记账凭证还没有记账，也表示该科目已使用。②如果一个科目有下级科目，科目代码不能修改，否则会造成其下级科目没有对应上级科目的错误。③若科目设有辅助账，辅助账使用后科目代码也不能修改。如果修改，将造成其辅助账信息不完整的错误。（3）删除科目时的要求与限制①科目已经使用，就不能被删除。②科目有下级科目时，也不能被删除。如果删除，会造成其下级科目没有对应的上级科目的错误。③若科目设有辅助账，当辅助账启用后科目不能删除。总结：（1）增加科目时的要求与限制（从上往下）（2）修改科目时的要求与限制（从下往上）（3）删除科目时的要求与限制（从下往上）（六）录入科目初始数据为了保证会计电算化中的数据能与手工方式下的数据衔接，保持账簿数据的连续性和完整性，在应用会计电算化系统之前，需要将经过整理的手工账目的初始数据录入到计算机系统中。录入科目期初余额时要注意如下问题：1.内容：（1）总账科目期初余额录入（2）辅助核算科目期初余额录入2.注意事项：（1）若企业是年初建账，则期初余额等于年初数。（2）若企业是年中建账，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。（3）若科目有辅助核算，应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。（4）录入科目期初余额时，应注意调整有关科目的余额方向。如果借贷方向不能改变，可在数据前加“一”号表示与默认的方向相反。4（5）录入科目期初余额时只针对最末级科目，上级科目的期初余额通常会由系统自动计算出来。（6）科目期初余额录入完毕后，必须使用软件提供的功能，进行试算平衡，以保证初始数据的正确性。（七）设置辅助核算项目使用辅助核算功能后，将明细科目重复部分从科目中分离出来可以大大减少科目的数目，更重要的是能充分发挥计算机快速处理数据的优势，为会计核算实现交叉立体核算提供便利，也便于统计和分析。（八）设置外币币种及汇率如果软件使用单位有外币核算，则应设置外币币种及汇率。（九）设置凭证类别1.内容：①记账凭证（有的单位不进行凭证分类）②收款凭证、付款凭证、转账凭证；（通常）③现金凭证、银行凭证、转账凭证；④现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证；⑤自定义凭证类别凭证类别定义并使用后，不能进行修改。2.提示功能凭证类别限制类型限制科目收款凭证借方必有1001,1002付款凭证贷方必有1001,1002转账凭证凭证必无1001,1002三、日常账务处理操作主要是围绕凭证展开的，即根据相关的会计业务资料，利用会计核算软件完成凭证的录入、审核、修改、查询、记账和结账等工作。（一）录入记账凭证（重点）账务处理模块通常采用的方法是：允许使用者根据需要设置凭证类别，但所有凭证类别均采用统一的凭证格式。1.凭证头部分：（1）凭证类别与凭证编号凭证类别：根据设置好的凭证类别选择输入凭证编号：按月分类自动编号。（从0001号开始）注意事项：①凭证编号由凭证类别编号（或凭证类别名）和凭证顺序号共同组成，例如转字0002等。分数编号法：记字51/2号；记字52/2号②不同类别的凭证每个月分别从l开始连续编号。③凭证号作为记账凭证的标识，按会计制度要求，同一类别的凭证既不能重号也不允许漏号。（2）凭证日期：也就是录入记账凭证的日期，包括年月日。输入记账凭证时，必须输人凭证日期。由于日期的正确性将影响经济业务在明细账和日记账中的顺序，所以输入凭证日期时要注意：①凭证日期应大于启用日期，不能超过系统日期。②凭证日期应随着凭证号的递增而递增。（3）附件指本张凭证所附原始凭证的张数。附单据数应根据录入记账凭证所依据的原始凭证实际张数输入。2.凭证体部分：（1）摘要5简化文字输入每行都有可设置常用摘要（2）科目末级科目输入编码、名称、助记码或选择输入科目重名可供选择（3）辅助信息根据提示输入相应的辅助核算信息（4）金额不能借贷方同时存在，不能为零，红字金额用负数表示（二）修改凭证：1.修改录入前的凭证退回，纠正后再录入2.修改记账前的凭证：1）核未审或审核未通过的凭证（直接修改）2）已审核未记账（先取消审核再修改）3.修改已记账的凭证：1）红字冲销法2）补充登记法（三）凭证审核：凭证审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对凭证录入员填制的记账凭证进行合法性和正确性检查，其目的是为了防止错弊的产生。1.出纳签字由于出纳凭证涉及企业现金的收入与支出，因此在审核的过程中要注意重点加强对出纳凭证的管理工作。出纳签字由具有签字权限的出纳人员进行。对于出纳凭证的签字审核，一般会计核算软件都既可以进行单个签字，也可以进行成批签字。出纳人员通过出纳签字的功能可以对凭证录入员填制的带有现金科目或银行存款科目的凭证进行检查核对。出纳人员主要是核对出纳凭证中的出纳科目的金额是否正确，对审查认为错误或有异议的凭证，应交与录入人员修改后再核对。2.审核员审核凭证审核员审核凭证主要是由审核员按照有关规章制度，对录人员填制的记账凭证进行检查核对。审核员进行审核时，主要是审查记账凭证与原始凭证数据是否相符，会计分录是否正确等。若审核员在审查过程中，发现有错误或有异议的凭证，应交与录人人员本人进行修改，修改完毕后再重新审核。凭证审核与出纳签字一样。由具有审核权限的操作员进行审核工作，因为只有具有审核权的人才能进行审核操作。3.方法（1）屏幕审核屏幕审核可直接根据原始凭证，对屏幕上显示的记账凭证进行审核。对正确的记账凭证，执行审核命令，计算机在凭证上填入审核人名字；对错误的记账凭证，不予审核或执行标错命令。如查标错，计算机在凭证上标明“有错”字样。（2）对照审核对照式审核是通过对凭证的二次输入，达到系统自动审核凭证的目的，确保经济业务处理不会发生输入错误。（一般不用）4.注意事项（1）审核人和录入人（制单人）不能为同一人（有审核权）（2）发现错误凭证由录入员修改（3）取消审核由审核人自己进行（4）审核后才能记账（四）记账凭证查询打印：（五）凭证汇总：6进行汇总的凭证可以是已记账凭证，也可以是未记账凭证。（六）记账：（重点）记账凭证一旦录入，无须记账，就能查看到“虚”账，只有经过审核、记账后，形成的账簿叫“实”账。在电算化方式下，记账是由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行的。1.记账处理过程：（1）保护记账前状态。系统首先做备份，保护记账前的各种凭证账簿数据，一旦断电或其他原因造成