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关于下发《促销品管理规定》的通知各公司、营销中心：根据CRBHJG0.01-2009《管理标准、岗位标准编写导则》的规定要求，为了确保保证促销品从样品收集确认到促销品的最终使用能够得到有效控制，确保促销品质量，展示企业及产品形象，提高消费者的满意度，规避法律、财务风险，提高促销品使用效率。区域公司采购部及综合管理部组织制定了《促销品管理规定》，经区域相关部门及人员审核与评审，现予以下发。各公司执行总经理、营销中心总经理在接到本标准后一周内，传达至相关部门及岗位。如在执行中发现问题，应填写《流程制度执行反馈表》，经主管领导审核后传递至区域公司综合管理部。从本规定实施之日起，原相关规定废止。华润雪花啤酒黑吉区域公司总经理：二00九年七月七日文件标题：促销品管理规定起草部门/负责人：区域公司采购部、综合管理部/张启春、王学双主送：各公司执总、营销中心总经理、区域公司各部门经理抄送：区域公司领导抄报:CRB内审部秘密等级：绝密()机密()秘密(√)编号：CRBHJ[2009]006号华润雪花啤酒黑吉区域公司标准CRBHJG1.14-2009促销品管理规定2009-07-07发布2009-07-10实施华润雪花啤酒黑吉区域公司发布CRBHJG1.14-2009前言为规范黑吉区域公司促销品的管理，发挥区域公司采购资源优势，保证促销品从样品收集确认到促销品的最终使用能够得到有效控制，确保促销品质量，展示企业及产品形象，提高消费者的满意度，规避法律、财务风险，使促销品的管理趋于合理化。对Q/CRBHJG4.01-2005号《促销品采购管理规定》进行修订，主要修订内容有部门职责、价格的确定、需求计划的申报及审批、采购执行；并将《市场部大宗物资品使用、保管规定》的相关内容加入后形成本标准。本标准修订的格式、结构均符合CRBHJGO.01-2009《管理标准、岗位标准编写导则》的有关要求。本标准为公司经营管理标准中的个性管理标准。本标准由区域公司综合管理部提出并备案管理。本标准主要起草部门：区域公司采购部、综合管理部本标准主要起草人：张启春、鞠长忠、刘业川本标准由区域公司综合管理部负责解释。本标准2009年7月发布，自发布之日起生效，Q/CRBHJG4.01-2005《促销品采购管理规定》及《市场部大宗物资品使用、保管规定》同时废止。评审人员签字/日期评审人员签字/日期采购部经理营销中心副总经理张增强综合管理部经理营销中心财务总监樊荣营销中心市场部经理区域公司财务总监芮平旗营销中心运营部经理区域公司副总经理刘有泰管理会计部经理区域公司财务总监高岚法律部经理CRBHJG1.14-2009-1-促销品管理规定1.范围本标准规定了从促销品样品收集、确认、采购计划的编制、审批、采购、验收、领用到最终使用的职责和管理方法与要求。目的在于保证促销品从样品收集确认到促销品的最终使用能够得到有效控制，确保促销品质量，展示企业及产品形象，提高消费者的满意度，规避法律、财务风险，提高促销品使用效率。本规定适用于黑吉区域公司各项促销活动所需促销品的管理。2.规范性引用文件下列文件中的条款通过在本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版本均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。CRBHJG0.01—2009《管理标准、岗位标准编写导则》CRB/02.01—2007《CRB管理制度制订（修订）、执行、监督管理规定》CRBHJG3.01-2009《采购决策管理规定》CRBHJG3.02-2009《采购执行管理流程》CRBHJG8.01—2009《物资管理规定》CRBHJG8.03-2009《物资需求计划申报流程》3.定义本标准采用下列定义。3.1带标识促销品：是指为促进销售，通过订制购买使其具有品牌宣传作用，带有公司产品品牌字样、标识或公司名称，涉及公司产品设计图案的投放给渠道或终端以及消费者用以增加公司销售的特殊商品。如酒杯、烟灰缸、桌卡、牙签筒、开瓶器、啤酒提蓝、雨伞、中性笔、钥匙扣、小镜子、围裙、台布、打火机、遮阳伞等常规促销品。3.2无标识促销品：是指公司为促进消费，增加产品销量，奖励产品消费者的物品。如豆油、洗衣粉、读书灯、CD宝、MP3、MP4、工艺品、微电脑电饭煲、手机、笔记本电脑、液晶电视机等临时性促销物品。3.3非常规促销品：是指自行设计或选样的个性化产品，需要进行定制加工的促销品。主要包括：冰柜、水柜、啤酒大棚、啤酒广场桌椅、啤酒车、售卖亭等带有品牌标识的物品。3.4促销方案：涉及采取实物促销产品进行产品销售的方案。包含采用实物促销品的品种名称、规格型号、采购价格、采购数量等信息，经区域副总经理、财务总监、总经理审批的书面文件。3.5安全库存量：最低安全库存量为一个采购周期的投放使用量（或最小采购批量）。4.职责4.1营销中心市场部为本标准的归口管理部门。负责样品的推荐；依据库存量提出合理的采购需求计划；带标识促销品的图案设计；负责促销品需求计划的审批及监督、带标识促CRBHJG1.14-2009-2-销品的外观质量验证。负责根据销售市场操作需要制定常规促销品安全库存量。4.2营销中心各大区负责需求计划的提出，样品的推荐、促销品的合理领用、使用意见的反馈并负责竞品促销品样品的搜集；负责非常规促销品的回收保存。4.3区域公司采购部负责促销品采购策略的制定，促销品采购目录的编制、带标识促销品采购渠道、价格的确定及采购的实施，无标识促销品采购价格的监督、采购渠道的调控；并负责搜集、提供促销品样品。4.4公司采购部负责促销品的采购执行、合同的签定、订单的编制、促销品的发货跟踪、接到合格有效发票后办理入帐。4.5公司财务部负责订单促销品的结算付款。4.6公司仓储部负责促销品到货接收、办理入库，根据需要向市场部和营销中心各大区部报库存促销品数量和品种；负责向营销中心市场部提出最低安全库存量预警。4.7公司品控部负责促销品质量验收。5.管理活动内容与方法5.1促销品样品的确定：5.1.1促销品样品的收集：5.1.1.1营销中心各大区及市场部向区域公司采购部推荐样品（也可将搜集到的竞品促销品样品提供给采购部做为对比参考）。5.1.1.2区域公司采购部通过向提供促销品的公司索取等方法收集促销品图册及样品，建立促销品品种筐。5.1.1.3区域公司采购部可根据市场部反馈的促销效果评价和促销品市场变化，及时更新品种筐。并定期或不定期向市场部提供最新式样样品及样本，由市场部根据价格、促销计划等因素决定促销品品种选定。5.1.2促销品样品的确认：市场部根据初选的实物样品或促销品样本中的样品，与营销中心各大区沟通最后确认。同时将确认的样品由各公司采购部交本公司品控部一份（不能提供样品的必须提供产品合格证），做为质量验收的依据。5.2促销品价格的确定：5.2.1促销品的采购价格通过招标或询、比、议价的方式确定，原则上每款样品报价不得少于三家，特殊情况须做以说明，独家经营、专利、开模产品应做详述质量功能分析报告。5.2.2带标识促销品的采购渠道及价格由区域公司采购部确定；无标识促销品单项物资采购金额在四万元以上及常年使用的由区域公司采购部确定渠道、价格（或委托各公司采购部），其它的由各公司采购部确定渠道和价格。5.3促销品需求计划的申报及审批：5.3.1营销中心各大区于每月5日前向市场部提交营销中心各大区经理签字确认的《月份促销品需求计划》，由市场部汇总后报营销中心市场总监、营销中心财务总监、营销中心总经理签字确认。如在其它时间有特殊需求，需填报《月份临时物资需求计划》，报营销中心市场总监、营销中心财务总监、营销中心总经理签字确认。营销中心市场部应在《月份促销品需求计划》获批后的一天内传递CRBHJG1.14-2009-3-至区域公司采购部，确保《促销方案》及时运行。5.3.2营销中心各大区提出促销方案及需求促销品的样式及数量报市场部，由市场部审查各大区促销方案，统一规范视觉形象，达到深化和提升企业、品牌形象的效果；设计样稿或样品由营销中心相关领导和市场部共同确认。5.3.3根据审批后的《促销方案》，带标识的促销品由市场部依据各公司提报的库存物资量，向区域公司采购部提报经营销中心市场总监、财务总监、总经理审批的下月《促销品需求计划》，需由区域公司内各公司间调拔的，由市场部在《促销品需求计划》中注明，由区域公司采购部执行采购或组织调拔（调拔所需运费由需求大区所对应的公司承担）。5.3.4根据审批的促销方案，无标识促销品由有需求的销售大区结合库存情况，向对应的公司提报经营销中心市场总监、财务总监、总经理审批后的下月《促销品需求计划》，由所对应公司主管副总经理、财务总监、执行总经理审批后，报到公司采购部执行采购。5.3.5遇有紧急或特殊情况，区域公司采购部/公司采购部可按营销中心总经理的指令，直接实施采购。同时要求销售大区补办相关审批手续。5.4促销品采购与质量验证5.4.1所有促销品的采购均由区域公司采购部及公司采购部执行，未经采购部授权，其它业务部门不得自行购买促销品。考虑到市场急需或运输问题需要在当地采购的，也应由区域公司采购部或各公司采购部统一询价和确定供应商，然后授权相应部门执行采购。5.4.2非常规促销品的采购周期由区域公司采购部提出，报经营销中心市场部审查确认；实施年度招标的带标识促销品的采购周期，由区域公司采购部组织编制，经区域公司主管副总经理、营销中心总经理审查同意后报给市场部；确保采购周期能够满足市场操作需要，以便于市场部能够根据采购周期调控市场运作。5.4.3带标识促销品并经区域公司统一招标制定年度货源分配计划的，由区域公司采购部根据年度货源分配计划或采购目录编制“货源分配通知”，下发至各公司执行采购。5.4.4带标识促销品未经区域公司统一招标的，由区域公司采购部组织招标或询比价，拟定采购策略报告，经区域主管副总审批后编入区域公司采购目录，下发至各公司执行采购。5.4.5各采购部接到无标识促销品需求计划后，立即进行询比价并形成询比价报告（原则上要求附带有供应商盖章的原始报价单），经公司主管副总审批后执行采购。5.4.6各采购部按审批后的报告中的渠道及价格编制促销品采购目录，接到《促销品需求计划》后依照采购目录执行采购。采购目录由区域公司采购部根据价格有效期或市场行情变化及时更新，更新时须重新履行审批手续。5.4.7各公司采购部按CRBHJG3.02-2009《采购执行管理流程》的规定要求签订合同、下达订单，到货接收、办理入帐、结算付款。对于冰柜、桌椅等非常规促销品采购部可在合同中规定供应商可提供跟踪维护服务。5.4.8到货后由品控部依据市场部或销售大区提供的验收标准或实物样检验，检验内容包括：产品规格、型号是否符合订单需求，内在质量是否达到样品规定的技术指标，外在品牌标识、宣传画面有无破损等。应于货到二日内报检验结果，如发现质量差异，应立即反CRBHJG1.14-2009-4-馈至采购部和主管领导，暂缓办理入库手续。由采购部与市场部及销售大区与物资生产厂家共同协商解决方案或做出拒收或让步接收处理意见，报营销中心总经理审批确认后，由公司采购部与供应商协商退货或让步接收。（可让步接收的，与供应商协商价格折扣后，各公司按规定履行让步接收手续；不能让步接收，各公司按规定履行退货处理手续）。5.5促销品的保存及领用5.5.1促销品从入库到出库的管理按CRBHJG8.01—2009《物资管理规定》执行。5.5.2各区域办事处要认真如实填写《促销品使用发放反馈表》，并要保留原始记录，每月一次，与下月《促销品需求计划》同时报市场部和客户服务部。5.5.3各区域办事处要认真如实填写《终端促销品使用记录》，并要保留原始记录，每月30日前报市场部（电子版），以备抽查执行情况。非常规促销品（冰柜、展柜）的投放，要有详细记录，包括终端名称、地址、电话、法人、投入日期、数量、是否有押金（押金金额）、投入性质、经办人等内容，以便进行跟踪