促销活动管理规定

文件名称促销活动管理规定（试行稿）编制文件编号审核发布日期批准版本第版发布适用范围********控制部门****营销部********促销活动管理规定（试行稿）1.0目的为规范********促销活动的管理工作，特制定并实施本管理规定。2.0范围本规定适用于********（指****一、二、三街、运动汇、家电城、餐饮娱乐中心、****环球影城）各种促销活动的管理。3.0术语3.1促销活动：为传播****城形象、增加****城销售而进行的媒体广告、现场演艺、展示展销、商品特卖、售卖气氛布置等活动。3.2重点促销活动：所有涉及通过公共媒体对外发布促销活动信息的促销活动。3.3公共促销区域：****六合广场（1F）、中兴广场（1F）、****城入口。3.4营业部门促销区域：除3.3条规定的区域之外的可供促销的场所（不包括各品牌的正常营业空间），由该场所所属的营业部门自行管理。4.0职责4.1****营销部4.1.1****年度、月度促销活动计划和预算的编制，重点促销活动方案的拟定和预算编制，重点促销活动的信息发布、组织实施和效果评估。4.1.2公共促销区域所有演艺、展示类促销活动的洽谈、签约和活动现场的管理。4.1.3公共促销区域使用权的统一管理。4.2各营业部门4.2.1提出促销活动需求，参与****统一促销活动方案的决策和配合实施。4.2.2本单元所属品牌促销活动的签约和现场管理。4.3.3本部门所属促销区域的使用权管理和促销活动实施。4.3.4在本部门经营辖区（含位于本部门管理区域之内的公共促销区域）的或者由本部组织的所有商品特卖类的促销活动的商品质量、现场服务、促销员的管理。4.3****财务部4.3.1促销活动预算的审核和控制。4.3.2细化促销活动方案中有关财务、收银控制方面的实施细则并下发、指导实施。4.3.2负责根据《促销活动协议书》所标示金额收款、扣款。4.4****招商管理部4.4.1促销亭的统一招商。4.4.2暂时与****城还没有正式合作关系的商户和品牌的商品展销、特卖类的促销活动的申请受理、签约谈判和跟踪服务。4.5集团物业中心********第2页重点促销活动之前对重点部位的水电、能源的供应进行检查检修，物业安保大队审核修订安全预案并根据安全预案进行人流、车流的疏导和现场安全管理。4.6集团信息部重点促销活动之前对信息系统的可靠性、安全性进行检查检修，并派专人随时对信息系统可能出现的故障进行处理。5.0流程图：附后6.0内容6.1促销活动的基本程序6.1.1年度、月度促销活动计划、预算的编制****营销部按照公司计划和预算管理程序提报年度、月度促销活动计划、预算。6.1.2重点促销活动方案拟定和预算提报6.1.2.1方案拟定在重大节假日或其他****营销部认为有价值的促销时机，****营销部统一制定专门的促销活动方案，包括：促销活动的目标、参加的营业部门、促销内容、形式、商品品类范围、时间、促销信息发布形式、促销气氛布置方案以及整个活动的投入产出分析、费用预算等。6.1.2.2方案审批****营销部制定的提出初步促销活动方案之后，由****营销部负责召集有关营业部门卖场经理，对促销活动方案进行审议讨论，形成统一的完整的书面方案。部分重大营销活动由****总经理负责事前召集有关人员讨论方案。重点促销活动方案以书面形式报送****总经理批准。6.1.2.3方案下达方案批准后，****营销部]根据促销活动方案要求通知各营业部门腾出需要征用的促销活动场地，同时编写本次促销活动实施细则及工作分工等，经****总经理批准后在活动举行之前（一般为活动正式开始前一天的下午5点前下发）在内网和书面形式向各营业部门下发。****财务部根据营销活动方案编写财务、票券、收银控制要点，书面下发各有关收银主管和各有关营业单元。6.1.2.4促销活动执行各营业部门按照下发的促销活动实施细则及工作分工方案实施促销活动。各营业单元对在所属单元促销区域的促销活动的效果、质量、员工形象、现场秩序负责。6.1.2.5促销活动效果评估活动结束一周内，****营销部负责出具促销活动效果评估报告。6.1.3营业单元自行组织的促销活动营业单元自行组织的促销活动（主要指局部的商品特卖、赠送礼品或奖品等活动，且不涉及通过公共媒体对外发布促销活动信息），由营业单元自行制定促销活动方案，包括：促销活动的范围、内容、形式、时间等，由营业部门经理批准后自行组织实施，方案制定和实施过程中，涉及财务、收银的，由营业单元通知财务部协助配合。6.1.4公司其它业态营业单元（世纪****广场、赛诺超市、英派斯、搜酷城等）组织促销活动需要用到上述公共促销场地，需提前两周以书面形式通知****营销部，由****营销部根据活动档期安排做出划分，促销活动需要到政府有关部门办理审批或备案手续的，由各业态营业********第3页单元自行办理。6.1.5对可能导致人流、车流拥挤的重点促销活动，****营销部应制定安全紧急预案，活动前两天书面传达至安保大队；由安保大队负责现场秩序维护和人员安全。安保大队根据安全保障需要可以对安全预案的可行性进行调整，特殊情况下，由安保大队向公安机关报送安全预案并请求支持。****总经理****财务部各营业部门****营销部活动结束通知营业部门腾出场地，编写分工及细则****营销部召集各营业部门卖场经理讨论出具促销活动效果评估评估报告根据方案实施促销活动的编写收银要点并下发形成完整方案制定方案********第4页6.2促销信息发布6.2.1媒体签约：****营销部根据已经批准的促销活动方案中规定的媒体发布计划和预算与各媒体接洽谈判，签署媒体广告发布合同，按合同程序报批。6.2.2内容设计：****营销部根据已经批准的促销活动方案以书面形式传世纪惠泽广告，由世纪惠泽广告根据活动要求设计各种广告稿件，包括媒体广告、直递广告（DM）和现场展示广告（POP、展架、吊旗、条幅等）。所有在公共媒体（电视、报刊、电台、短信）上发布的广告和信息稿件均须报经****总经理审批同意。印刷量在1万份以上或印刷费用在5000元以上的的印刷品须报经****总经理批准。其余广告稿件由营销部经理审核批准。6.2.3信息发布：****营销部按照既定的媒体发布计划发布促销活动信息，并负责监督媒体发布效果，信息发布无误后，按照财务结算程序结算。6.3公共促销区域的使用规定：原则上，********公共促销区域的使用权由****营销部负责统一管理。公共促销区域由****营销部统一调配使用；各营业部门需要在上述时间使用公共促销区域举行促销活动的，应至少提前两周填写《公共促销区域使用申请表》，报****营销部批准。********统一组织的大型促销活动期间，****营销部需要统一使用公共促销区域举行其他促销活动的，****营销部应提前一周通知，营业部门退出促销场地。6.4营业部门促销区域的使用原则上，各营业部门所属促销区域的使用由各营业部门自主支配；在********统一组织的大型营销活动期间，根据审批下发的促销活动方案，****营销部可以提前一周通知征用各营业部门的促销区域；****营销部有权对各营业部门所属促销区域的使用规范情况进行监督检查，有违犯公司促销管理规定和不规范使用企业标识行为的，****营销部有权责令营业部门终止正在举行的促销活动。6.5促销形式管理规定6.5.1演艺、公益类促销活动所有演艺类（指由演员参加的、现场不实现任何销售的活动）和公益类（指以公益事业宣传或传播公司美誉度为主的）促销活动统一由****营销部组织和管理，由****营销部负责接洽、谈判并签署《促销活动协议书》，其他任何部门不得在营业时间自行在****城内组织任何形式的演艺、公益活动。演艺、公益类促销由****营销部责现场管理。6.5.2静态形象展示类促销活动6.5.2.1在公共促销区域举行静态展示促销活动的，须报****营销部统一签订《促销活动协议书》，并对活动的全程进行管理。********第5页6.5.2.2、在营业部门所属促销区域举行静态展示促销活动（宣传主题必须是在本单元签有正式合同的品牌）的，由营业单元自行签约及组织管理。6.5.3商品特卖、展销类促销活动6.5.3.1商品特卖、展销类促销活动原则上由各营业部门确定促销品类、品牌和商品品种，并由各营业部门与促销商品供应方签署《促销活动协议书》。但公共促销区域的使用需提前两周向****营销部申请场地使用权。6.5.3.2各营业部门只有权力批准和自行组织已经在本部门签有正式（联营、代销、租赁）合同的品牌商品的促销活动。6.5.3.3非****城正式供应商和非****城正式经营品牌欲在****城举办商品特卖、展销类促销活动的，由****招商管理部统一接洽、谈判并签署《促销活动协议书》，并由招****招商管理部按本规定申请促销场地。《促销活动协议书》签约后再按照新品进场程序转相应营业单元进行现场组织和管理。6.5.3.4****营销部无权签定任何商品特卖、展销等有实质性商品销售内容的促销活动协议。6.6合同、费用方面的管理规定6.6.1《促销活动协议书》（一式两份）应严格按照合同管理程序审批。未尽事宜本着谁签协议谁负责的原则，由签约部门负责协调。6.6.2《促销活动协议书》签订后，需要现金缴纳促销活动费、促销活动押金、促销证押金的，签约部门负责陪同促销方到****财务部缴纳各项费用，交纳完毕后促销活动方可实施。按合同须在货款中扣除以上费用的，由签约部门负责传递交费通知等单据。6.6.3促销活动期间，促销方如果出现违约现象，****营销部或营业单元将以《罚款通知单》形式按合同约定对其进行扣款，并将扣款通知单传****财务部执行。6.7促销人员及道具管理6.7.1各营业部门促销区域及公共促销区域人员着装、仪容仪表、服务必须符合公司规定的标准。6.7.2促销气氛、环境布置由****营销部统一管理，各营业单元按****营销部要求设置、悬挂促销宣传品，其中所使用促销POP大L型支架高度全部统一为离地2米距离，书写一致，活动结束后第一时间内更换POP，不允许出现POP过期现象，所使用促销道具促销结束后立即收回。对于活动现场的氛围营造要符合各营业部门的定位标准，根据季节、天气以及顾客的喜好来布置现场，各部门负责人有对氛围的营造进行监督审核的权力。活动结束后应对营造的氛围及时更换，并对活动的现场卫生进行清理，各部门行政部门及时跟踪监督。6.8商品信息广播流程：商品促销信息必须提前2小时报服务台，由服务台人员对商品信息进行编辑、广播，所有促销信息每30分钟循环播放一次。6.9****综合管理部对所有促销活动的程序正确性、现场秩序、商品质量等进行监督检查，并按质量监督检查条例奖惩。********第6页各营业部门填写《促销活动协议书》****营销部提前两周批准公共促销区域使用****财务部缴纳各项费用活动实施演艺、展示类活动本部门正式合作展销、特卖****招商部非****合作商展销、特卖活动情况监督跟踪活动情况监督跟踪********第7页6.10收费标准6.10.1对于公共促销区域的收费标准：1、按内部和外部来划分，内部指和****城有正式合作关系的供应商，外部指与****城没有合作关系的外来单位有意向在公共促销区域举办演艺，展示类的促销活动。2、婚纱影楼、汽车、房地产等高利润行业在现收费基础上上调40%。3、对外部活动降低费用的申请，****营销部可根据活动力度、是否为我公司需要的活动、场地时间安排等实际情况由促销主管或营销部经理给予优惠，促销主管的最大优惠幅度为在原有标准基础上的30%，营销部经理最大优惠幅度为在原有标各营业单元****营销部如遇大型活动提前两周通知营业单元促销区域使用********第8页准基础上的50%，高于此标准的须报****总经理批准。供应商租用场地降低费用或免费的申请一律经****总经理批准有效。附表：收费标准促销区域周一至周五周六至周日大型节假日（情人节、劳动节、国庆节、春节等）婚纱影楼、汽车、房地产等高利润行业在现收费基础