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1从军队信息资源的角度谈对军事档案信息体系建设的认识与思考宫岩向晶摘要：本文通过对军队信息资源体系的分析，提出军事档案信息是军队信息资源的核心内容和主要构成要素；对军事档案资源、馆藏结构和服务利用等方面提出应从信息化发展战略的高度和军队信息资源体系建设出发，创新观念，改革工作模式以适应军队现代化建设和发展的需要。关键词：军队信息资源资源体系军事档案档案结构一、引言军队信息资源是军事活动中经过加工处理，有序积累起来的有用信息的集合。我们可以认作它是由图书、档案、情报为主的三大板块构成。它们虽无高低和轻重之分，但各有不同的属性和侧重，有所属的信息管理部门负责管理（如图所示）。档案与图书、档案与情报之间有部分重合，互为补充，有着密切的联系。我们发现引用色彩来表现它们，能更直观、清晰地诠释和分析其之间的联系和所属范围。我们通过对《军队信息资源分类法》标准中23个大类信息的主要来源、归属、侧重比例等因素做了初步分析和归纳，得到了这样一个信息资源分布色域图（图二）。不难发现分属于档案信息的色系占很大比例。军队信息资源（管理机构）档案馆军事档案信息图书馆图书资料内部原生信息凭证价值公开非原生信息传播参考情报资料中心情报资料专属非原生信息参考价值2这一结果不仅表明，军事档案信息是军队信息资源的核心内容和重要构成要素。而且还给我们这样一个新的启示：以往我们都是从文件的角度看档案，从档案的角度看档案管理，现在让我们换了一个角度，从军队信息资源的角度俯视档案和档案管理，审视档案馆藏结构和内容，更便于我们把握好档案馆性质和定位，把握住档案内容和数量的关系，发现和纠正我们在档案收、管、用方面存在的问题。军队档案部门只有站在信息化发展战略的高度，从信息资源总体建设的角度诠释档案信息的性质和范畴，才能建立符合军队信息资源体系架构的档案结构形式；从构建军队信息资源体系建设的角度去思考档案工作，不仅有益于全面、完整地保存我军建设发展的历史，也有利于确定军队档案工作的价值定位和长远发展，因而意义重大而深远。一、从军队信息资源体系建设出发创新观念，做好馆藏收集丰富的馆藏依靠档案的接收和积累，科学的体系建设需要先进的理念和实践。从军队信息资源建设总体出发，以各信息管理机构所属信息范畴看，我们不得不承认，档案部门对所属信息还没有建立应有的势力范围。由于种种原因及条件所限，使本属于军事档案范畴的信息，却像南海一样暂无力对其实现全面的掌控。许多本应归档的文件还处于放任自流的情况；许多应当入馆的档案还处于专业部门自管不3在监管之中；许多档案文件成为社会收藏爱好者及“文献贩子”青睐的目标；一些职务行为产生的照片、影像成为个人的私有财产；一些新型载体还没等制定出收集和管理的制度标准，便因收集不及时、管理不得当而面临遗失和消亡。这些都与军队综合档案馆的性质、地位、职能和任务不相符合，也严重影响了档案馆作为我军历史记忆作用的发挥和信息资源体系的建设。在加强馆藏建设方面，我们认为首先应该建立和树立这样几个理念：（一）确立“大档案观”，承担和发挥信息中心作用对于一个综合性档案馆，不应再是单一的、具体门类的档案管理单位，而是多门类，大容量的信息集结地。在信息提供方面，仅仅提供单纯类型的档案已不能满足人们的利用需求。要使档案馆更有活力、更健康的发展，得到首长、机关、部队的认同和支持,必须以提供更广泛的信息服务为方向,大力促使档案馆藏向深度和广度扩展,向信息中心的职能发展。应认清“档案远不仅指过去活动中形成的书面形式的文件，远不仅指由政府机关、私人团体、个人以及家庭产生的值得永久保存的文件总体。档案是有关一个国家、一个国家的人民的文化遗产。”①我们要从长期以来所固有的以“文书档案”为主的管理思维和管理模式的套路中解脱出来，形成更加宏观的“大档案观”。其作用：确立“大档案观”的理念，将使档案部门由原来的档案实体管理和原文利用向综合信息整合和高精层次信息的提供利用转变；使档案馆由重接收的保管仓库型向重信息加工整合的应用型机构转变，使之成为军队领率机关的信息库、知识库、智囊库。4确立“大档案观”的理念，促使我们改善档案馆的资源结构，将使我们在档案的鉴定、收集中，转变观念，处理好机关与部队、宏观与微观、整体与细节的关系。明确规定收集档案的范围和种类，用立体的、多角度的、多媒体的方式记述历史，带有目的性的把握馆藏档案的结构性建设，防止出现历史的空白和档案的断层，使档案馆成为整个军队的记忆库，而不仅仅是军队机关的记忆库。确立“大档案观”的理念，会促使我们从狭隘的档案思维中走出来，认清我们所管辖的档案信息是军队信息资源是组成部分，是共属于军队的宝贵财富。不应将其视为小集体的私有财富来垄断和占有，信息的分享与共享是我们应遵循的目标。确立“大档案观”的理念，会促使我们在进入数字时代，建立起战略伙伴的机制。改变在传统纸质环境中孤军奋战的局面，强调档案馆与信息技术部门、宣传教育部门、机关各业务部门以及兄弟档案馆等各部门间的密切合作。应该懂得档案部门不应是乞丐，这里求那里要，也不应该是地主，这里收租那里抢夺，应该是一种战略伙伴的关系，用协作达到共赢。将文件处理、档案工作融入军队信息化建设的框架之中，保证电子文件与现有系统配置相兼容。保证文件管理与各级部门的相关规定相一致，能充分借助机关业务部门比档案部门更多的话语权和权威性，借用兄弟档案馆的信息资源促使档案馆自身的信息占有量和珍惜信息源的丰富，构建具有自身特色的档案信息中心。（二）建立“重在管理，而不是保管”的工作理念，明确分工，各负其责我们以往的收集工作更侧重对档案实体的收集。只有接收入馆了，5才算收集到位。从军队信息资源体系建设的角度来审视馆藏档案的收集，确定我们应树立“重在管理，而不是保管”的理念，以安全、方便为优先，实行管控并举的管理措施。从这一理念出发，不再是被动等待档案到期才开始进行检查接收工作，而是在归档立卷时便进行参与。档案立卷归档完成之后，其目录数据和扫描数据可提前先行接收，这样便于掌握档案的内容和数量，知晓档案信息是否齐全和完整，更便于今后档案馆的征集和保管。从这一理念出发，不必一味去强调档案实体必须立即上交归档。当有的档案还处于极高的机密或敏感期时，有的档案载体因设备、保管条件等原因在档案馆室还无法有条件进行很好地保管和利用时，原件实体可以暂时先存放相关部门。但这种暂放并非是放任自流，而需实行具体管控措施。如可采取先列入归档目录，实行原件定位登记等手段来加强管理和监督，待归档接收的条件时机成熟再进行实体归档接收。不求所有，但求所在。从这一理念出发，提醒我们在重视收集的同时，也要防止过度的收集和越位征集。档案收集难一直困扰着档案各部门，但如果我们仔细分析可发现，有许多我们忙于征集的东西，却本该是应纳入我们正常接收的范围；有的是立档单位还未进行收集整理便成了档案馆征集的目标，无形中既增加了档案馆的负担又破坏了立档单位档案的完整性。因此，从军队信息资源体系建设的角度来审视档案的收集工作，哪些档案属于正常接收的范围，哪些作为征集和抢救的内容，哪些应该鼓励捐赠、寄存或收购应有明确的分类和分工。只有将收集方式与6档案内容及存在状况科学地对应起来，明确归属和责任，各负其责，才能更好地完成档案馆藏的建设工作。（三）建立“求高质、收精品”的理念，坚持宁缺毋滥的原则，把好质量关质量是永恒的主题，“求高质、收精品”把好质量关，是我们建设信息资源体系的重要环节。档案的收集不应只单纯关注馆藏档案的数量，更要重视档案资源信息的浓度和优化，重视各门类的齐全。这一理念要求我们对于档案的鉴定，不能仅简单的以收集范围和保管期限表来确定，还应建立包括内容质量、保存价值、可使用范围等综合质量评定、评估体系。建立对目前最薄弱环节，即一线立卷人的培训、培养机制和立卷质量的检查机制。防止档案立卷时交什么存什么，随意取舍不负责任的工作态度；防止立卷人业务不熟、检查人只是摆设的工作状态；防止待多年后该进馆了才去检查，出现卷已立好、目录已装订成册，不该存留的已经不便去除，缺少的文件已经无法找回的现象。这一理念要求我们要确保馆藏数量与质量的平衡，即要确保齐全完整，又要确保精品高质。所谓齐全完整，对馆藏体系评估而言，强调的是门类是否齐全，新型载体信息是否建立了有效的收集形式和相应的管理方式。对内容质量而言，是强调本部门重大活动、重要事件等是否记载全面和深化。忽视档案的基础工作，没有高质精品的档案质量，搞好档案的数字化、信息化只能是空话，档案信息化建设大厦也只能成为“空中楼阁”或“烂尾楼”。7二、从军队信息资源体系建设出发创新观念，构建合理的馆藏结构从军队信息资源体系架构的角度来审视档案的结构，便于我们更好地把握档案属性与载体的相互关系，将各类信息符合逻辑的有序的定位和排列。在馆藏结构的建设中，以下方面值得我们重新认识和探讨：（一）坚持科学的分类和基本的结构，防止盲目添项加类军队档案划分为文书档案、科技档案和专门档案三大门类，各门类下有相应的属类和具体的名称类别。在我们工作中，应坚持和遵循这种分类和基本结构。为强调重要或引起重视，我们常常会提出和派生出一些新的档案名词概念，如“重大军事活动档案”、“执行多样化军事任务档案”、“战时和突发事件档案”、“核心军事能力建设档案”、“非战争军事行动档案”、“国庆阅兵档案”、“领导干部档案”等等。这些档案仅仅是一种内容概念，不应将其单立门户成为独立的档案实体类型，它们应归位到所属全宗和年度中，归位于相应的馆藏总体结构中。而不是强调重视什么，就建立什么新的档案类型。如发现忽视了民生，就强调要形成“民生档案”、忽视了士兵服役情况文件的留存，便要产生“士兵服役档案”。我们可以采用将某些重要事件和重要内容作为必存项明确规定必须保存下来，并作为检查鉴定中判断其价值趋向和判定其质量的依据。如规定在相应级别的单位全宗内，每个年度档案都需要或必须包含入伍复员人员名册、主要领导工作情况、重要活动的详细记载等，而不是要形成单独的档案实体形式。对于那些重要的、常用的、特别的活动内容可通过数字化、信息化处理形成逻辑化的专题表现形式，如国庆阅兵专题、领导干部专题8等，而不应随意添加档案类别，打乱馆藏的基本结构。（二）重新认识和理解“文书档案”与“声像档案”的相互关系我们认为文书档案应与科技档案、专门档案的概念一样，也是一组档案类型的集合。由于文书档案发展初期主要是由以纸张为载体的军用公文单一形式组成，当不同载体形态出现时，我们仍一直试图将各类载体并入纸质档案统一管理。使照片档案、录音录像档案、电子档案与文件捆绑在一起继续沿用、套用文书档案的管理观念和管理方式，束缚、妨碍对不同载体、不同形式档案实行适合其自身特点的科学管理。声像档案（照片、录音、录像）与纸质文件关系的密切程度和作用并不一致。一类是具有插图、样品或附属说明性质的，与纸质文件内容有着密切联系，将其作为文件不可分割的组成部分一并整理比较合适；另一类是与文件联系不太紧密，可以脱离纸质档案而独立反映、表述一定人物和事件，可采用独立的管理模式进行管理。前者，大多集中于科技档案和专门档案，这类档案应与文件统一排序、编目、存放。后者，往往集中于文书档案的大类，将它与纸质文书档案分离，不再套用纸质文书档案的管理方式，按它独自的特性单独管理更为科学、合理。（三）对影像文件（声像档案）价值作用新的认知1、对于影像文件价值和作用的认知我们对于图片和音、视频留存的价值作用，往往仅简单停留在为提供图书画册出版、军史展览展示、影片多媒体演示之用，却忽略了9其历史研究的价值。不能仅视其是对档案文件的一种补充或印证，或是与文件互相补充，相互认证。还要想着它们将是历史的，我们保管的历史档案，必须符合为历史研究服务的需求。我们的最终目的，是使档案能够记录历史，为历史做见证。在历史发展的征程中，有些东西不是都会写在纸张上，有些东西也不便留下文字和口述，但同期的影像却能为后人说明或表达一定的内容信息，成为供后人研究历史、分析历史事件的参考元素。我们更应该重视和珍惜它独特的历史价值。因此，影像文件的价值是巨大的，是历史性的，具有无法替代性，我们没有