信息管理的基本原理

第四章信息管理的基本原理信息管理原理是信息管理活动本身具有普遍意义的规律。研究信息源、信息流、以及信息宿的基本规律是进行信息管理的基础。以下就组织机构而言，讨论其信息组织、管理和使用问题。信息管理的实质是信息资源充分开发和有效利用。•4.1信息源与信息组织•4.1.1从信息源谈信息组织（1）信息源的分布及其变化的规律性是信息源研究的主要内容。信息源，顾名思义，就是信息的来源。信息源分布是一种客观存在，是长期信息运动的结果。要结合信息的内容和用户的信息需求进行交叉分析，以期发现对应于特定用户信息需求的信息源分布格局，这也是信息源分析的主要目的。信息源分类1）以组织边界为界限。内部信息源和外部信息源。2）时间标准。一次信息源和二次信息源。一次信息源是由现场直接采得的信息；二次信息则是各种文件和数据库中存储的信息。3）信息的运动形式。静态信息源和动态信息源。4）信息数字化。数字化信息源和非数字化信息源。（2）信息采集是信息资源能够得以充分开发和有效利用的基础。在信息采集时首先要明确收集什么信息，也就是要对各种信息加以选择。选择是信息采集的核心。信息选择的目的就是从采集到的信息中甄别出有用的信息，剔除无用的信息。选择什么信息并不取决于采集人员的主观意志，而是取决于用户信息需求的分析结果和实际能够提供什么信息。由于信息的来源不同，信息获取的方法和手段也会存在差异。比如，积累各类信息就是获取信息的重要方式之一。任何一个组织在正常运转过程中，都将产生大量的工作信息，这就要求各部门管理人员要注意收集和保管好这些信息。同时，某些外部动态信息，也应注意日积月累。又比如通过联网，组织不仅可以方便、及时地获取所需的各类内、外信息，同时，还能通过发布自身相关信息，为更多的公众所了解。随着Internet的深入发展，Internet蕴藏着丰富的信息资源，通过网络来获取所需的信息已日益成为信息收集的一个重要手段。（3）对于所采集的信息，一般还要做序化处理，这也就是信息组织。信息组织的目的是将无序信息变为有序信息。整序的主要方法是分类。信息分类的任务就是通过分类把各种能够信息归入适当的位置，把性质相同的聚在一个类里，性质相近的聚在相近的类里，性质不同的聚在不同的类里。这样，便于合理地存储和组织信息。信息组织从内容来看，主要包括信息描述、信息揭示、信息分析三个方面。其中信息描述是对信息的初级组织，信息揭示是对信息的中级组织，信息分析是对信息的高级组织。信息描述、揭示和分析的主要作用是向用户提供并帮助用户选择他们所需要的一次信息、二次信息和三次信息。总而言之，信息组织是信息资源可资利用的重要条件，是信息资源不断增殖的内在依据。进行信息源研究、做好信息采集工作及初步的序化处理工作，是整个信息管理工作的基础性工作。4.1.2信息组织的基本要求•信息贯穿于整个管理决策过程的始终，是科学管理决策的基础和前提。从管理决策的角度谈，它对信息组织的要求有以下四个方面：1）及时性。及时有两层含义：一是时过境迁的信息要及时记录；二是有用信息要迅速采集。2）准确性。信息不仅要及时，而且要求准确无误地反映实际情况。3）适用性。信息不在于多，而贵在于适用。要“急决策之所急，供决策之所需”。4）经济性。取得信息是要付出代价的。信息的及时性，准确性和适用性必须建立在经济性的基础上。4.1信息流与信息管理4.2.1从信息流谈信息管理信息从产生到利用是一个过程，在这个过程中自始至终有信息流在运动。从某种意义上说，信息工作就是有效管理信息流的活动。信息管理的任务，就是采用各种方法与手段，组织合理、流畅的信息流，使信息的效用得到更好地发挥。（1）信息流我们通常把人类管理和控制之下的信息的有序流动称为信息交流活动。信息交流根据不同的标准划分为不同的类型。一般地说，组织信息交流分为组织内部的信息交流与组织外部的信息交流两种形式。组织内部的信息交流是指组织内部各子系统间的信息交流，如成员、部门之间相互进行信息联系；组织外部的信息交流可以分为从组织外界输入信息或向外界输出信息两个方面。信息流具有动态涵义，它是一种定向运动着的信息所形成的流。就其传递方向来看，有垂直流和水平流。垂直流具有两个方向：上行流和下行流。下行流指信息在组织中由高层向低层的流动。上行流指信息在组织中由低层向高层的流动。水平流也叫横向流。（2）信息处理信息流的运动过程，实际上是信息的处理过程。信息处理过程要经过几个环节，如收集、加工、传递、存储、检索、使用、反馈等等。最简单的处理过程也必须具有收集、加工、传递、使用四个环节。且最基本的处理项目也必须包括加工和传递。主要环节信息加工是信息处理的基本内容。信息加工往往不是一次完成，在许多情况下，是根据不同的需要逐步分层进行的。信息传输实现信息从发方到收方的流动。具体地说，信息的传输实现了系统内部各个组成部分之间的信息共享以及系统与外界的信息交换。信息处理在某种程度上也就是信息管理。信息管理是广义的，信息处理是狭义的。现今所提到的信息处理，在早期计算机的应用中都称之为数据处理——对数据进行加工，使之成为信息。后来，随着计算机技术的发展，计算机信息处理系统的建立，计算机信息处理工作已成为计算机应用中的主体。信息管理的对象是信息的整个运动过程。信息管理是人类为了收集、处理和利用信息而进行的社会活动。信息管理的根本目的是控制信息的流向，实现信息的效用与价值。（3）信息管理在内容上，信息管理分成两个层次：a.从获取数据，将它们转变信息，并进行适当加工，再提供给企业管理者的全过程；b.对信息的管理，即信息的采集、存储、分类、组织、加工、处理、传输、检索、使用等全过程。概括信息管理的主要任务是，识别使用者的信息需求，对数据进行收集、加工、存储和检索，对信息的传递加以计划，将数据转换为信息，并将这些信息及时、准确、适用和经济地提供给各级主管人员以及其他相关人员。以企业为例进行讨论根据系统理论，可把企业看作一个“输入-转换-输出”的过程。输入就是从社会环境中取得企业生产经营活动所需要的一切资源要素（人力、物力、财力、信息），然后运用一定的方式，按照人们预定的目标将诸要素有机地结合起来，形成一定的产出，向社会输出（经过企业系统转换的人力、物力、财力、信息），以满足社会的需要，并获得经济效益和社会效益。一般来讲，企业资源包括人、财、物和信息。作为资源的信息，除其本身的经济价值之外，还起着将人、财、物这三种资源有机地结合在一起的作用。企业系统的动态性原则要求组成企业的基本要素不仅必须流动，而且要有合理的流动。物流、人流和资金流能否顺畅流动，在很大程度上取决于信息流的运转正常与否。物流是由原材料等资源的输入到变为成品输出而进行的运动过程。信息流伴随着物流的产生，反映着物流的状况，并指挥着物流的运动。物流是物理形态，信息流是虚拟形态。物流是有形的单向流动，信息流是无形的双向流动。原材料、能源等信息流信息流物流生产过程物流信息流管理过程产品企业运行中的物流和信息流企业管理一方面是对企业生产过程的物流管理，另一方面就是对企业管理过程的信息流管理。•信息流动对于企业之重要，犹如血液对于人的生命。血液循环在某个环节出现故障，生命体的新陈代谢就会受到影响，从而危及人体的某个部分，甚至整个生命组织。同样，管理信息的流动在某个环节受阻，则会使企业管理中枢变成聋子和哑巴，情况不了解，命令发不出，企业经营活动乃至整个企业的生存受到严重威胁。信息流动及时、通畅，则企业经营管理就成为一个有机的整体。•信息流在整个企业的活动中起主导作用，它的畅通与否不仅决定生产活动能否正常进行，而且决定管理活动是否有效。•我国企业中较普遍的问题是物流不通，指挥不灵，其重要原因就是信息流不畅通，反馈信息不及时，或者根本没有反馈，从而对物流失去控制。结论从某种意义上讲，企业的信息管理是更重要的管理，它决定着企业生产经营活动的成功与否。信息管理是整个经营管理的神经系统。无论是调节经营系统与外部环境的适应，还是控制经营系统内部各层次、各部门的有机协调，抑或是保证整个经营管理职能的有序循环，都离不开信息管理。重视信息管理加强信息管理就可以及时地向生产部门提供生产前的信息；在生产中提供信息，促使其调控生产的数量、质量；生产后再通过市场反馈提供信息，有利于商品再生产。它犹如一根纽带，将企业经营管理中各个功能和环节联系在一起。4.2.2信息管理的一般规律(就企业来说)第一阶段：手工文件管理阶段。即计算机应用于业务管理之前的阶段。文件管理主要是秘书层次的工作。文件管理基本上是手工管理。•第二阶段：技术支持管理阶段。从开始应用计算机于企业业务管理到管理信息系统的兴起。在这个阶段中，信息管理主要是针对企业的生产经营活动进行技术支持。信息系统开发主要面向信息处理的过程而不是面向信息资源的管理。在这一阶段，信息的使用部门和信息的供应部门也不可能直接联系，因为工作都集中在信息处理部门。第三阶段：信息资源管理阶段。信息管理由支持业务部门的作用直接跃升为与人、财、物等资产管理同样重要的地位。信息管理工作由完全面向企业内部的管理而转向企业外部信息资源的开发与利用。企业内部的信息使用部门、信息供应部门和信息处理部门的界限和隔阂逐步打破了。信息管理与企业的战略目标、战略决策紧密地联系起来，企业最高层的领导开始关心信息管理工作，任命主管领导来协调各部门之间的矛盾，建立专门的信息管理部门来全面组织企业的信息化工作。•4.3信息宿与信息使用•4.3.1从信息宿谈信息使用（1）信息行为就是人们满足其信息需要的活动。信息需要就是指人们在从事各项实践活动的过程中，为解决所遇到的各种问题而产生的对信息的不足感和求足感。从信息需要的形成到信息需要的满足是一个完整的信息行为过程。从信息需要的形成到信息需要的满足是一个完整的信息行为过程。（2）信息用户就是具备信息需求又具有信息行为的人。作为用户的人类个体或群体具有三个方面的特征：1）拥有信息需求；2）具备利用信息的能力；3）具有接受信息服务的行动。（3）不同的用户有着不同的需求并使用着不同的信息。信息用户可分为个人用户和团体用户。根据信息用户的不同，可将信息需求分为个人信息需求和组织信息需求。由于组织的各项工作是由不同的组织成员来完成的，因而，我们也可以说，组织中不同成员为完成各自工作而产生的信息需求的总和构成了组织的信息需求。用户研究是信息管理的出发点，用户的信息需求是信息系统建设和信息服务工作的根本依据。充分开发信息资源，为用户提供有效的信息服务，满足全社会的信息需要，是信息管理的主要任务。4.3.2信息使用的主要方式（1）个人信息使用在当前各个社会活动领域中，信息活动最活跃、信息需要最鲜明的的典型用户群体是科学研究人员、工程技术人员、管理决策人员、市场营销人员这四大类型。＊科学研究人员系指从事基础科学和应用科学研究的科学家。他们的任务是认识和揭示自然界、人类社会和思维领域的规律性。＊工程技术人员系指在各种各样的技术开发和生产活动中从事发明、设计、试验等工作的工程师。他们的任务是根据社会需要进行技术创新。＊管理决策人员系指在各级各类组织机构中负责战略规划与计划、组织、指挥、协调、控制等工作的领导和上层管理者。他们在各自的岗位上以独特的方式从事复杂的决策活动。＊市场营销人员系指在市场经济活动中从事市场拓展、产品销售、客户支持等工作的业务经营人员。随着市场经济的发展，该类人员在社会经济活动中地位和作用日益突出。（2）组织信息使用现代社会中的各种系统是分层次进行管理的。高层管理的主要任务是进行战略决策。中层管理的任务是根据高层管理所作出的战略决策进行战术决策。基层管理也称为操作管理。另外从横向上分，组织内部的信息使用又分为生产部门、营销部门、财务部门、人力资源管理部门等。不同的部门有不同的信息需求。总之，只有对具体业务有良好的了解和把握，才能更好地满足业务部门对信息的需求。4.4信息资源开发与利用信息资源作为国民经济和社会发展所必需的一种重要的战略资源，它不仅可以替代或部分替代物质资源和能量资源，解决这些资源日益短缺的严峻社会问题，