仪器设备管理系统使用流程说明

仪器设备管理系统使用流程说明说明：高职高专及独立成人院校上报数据应报基表一、二、三、七，综合表二是根据这几个基表自动生成的。本次上报数据对高职高专和成人院校来说，要求报建校以来至2009年8月31日的数据，要求上报单台件价格或成套价格在800元以上的仪器设备。系统安装完成后运行的界面如下图：点击“进入”按钮进入系统，点击“退出”按钮退出系统。一、首次安装并运行本系统时应做的步骤如下：（一）、进行系统维护：“系统维护”/“确认系统参数”（4-A）出现如下图窗口，进行系统参数设置：其中第一次运行时，当前系统运行状态选择“系统生成（建帐阶段）”，此时主要完成系统各数据库的建立。系统数据库建立成功后，由于是第一次上报，当输入数据时，还应选择“系统生成（建帐阶段）”选项。然后对“打印机设置”进行各项设置。其他选项设置均采用默认即可。以后再上报的时候，当前系统状态应选择“正常运行（维护帐阶段）”（二）、进行“系统维护”/“初始化数据库”（4—B）刚安装完本系统或机器中目前基本库中数据确实无用时，可采用本功能清除本机中的基本数据库，点击“初始化数据库”后，出现如下图所示：单击“全部选择”将左边的数据库全部选中，然后选择“确定”按钮，会出现如下图：此时表示数据已经全部清除了。点击“退出”按钮退出当前窗口。（三）、进行系统基本数据的输入1、单位库管理：（4—C）本功能可对单位库进行添加、修改、删除等操作，操作时可将本单位下属部门按两位一级的方式进行编号，并将单位编号、单位名称、单位性质等内容输入单位库。步骤：1）“单位库管理”：将部门及科室进行编号，每2位数字为一级，最多不超过10位。单击“添加”按钮，进行部分及科室录入，并将单位编号录入。如电子工程系定为02，计算机应用实验室0201，程控交换实验室为0202，以此方法类推即可录入单位库管理。仪器设备必须落实到最低一级上。每输入完一条信息后按“存盘”按钮保存数据、或者按“修改”按钮，结束本条输入，再点击“添加”按钮进行下一条录入，全部录入完成后按“退出”按钮。`删除单位时，请先选“修改”，然后再按“删除”即可。说明：1、01—19为教学科研单位20—39行政单位40—59后勤可以空出、以备新增。2、在本系统中，每一台仪器设备的单位编号都要落实在最低一级编号上（即末级上）2、“管理员库管理”：（4—D）用于录入/修改/删除每一个部门的设备管理员的基本信息情况。点击“添加”按钮可向系统中添加管理人员相关数据，点击“修改”按钮后，选择相关部门，可修改选择部门的人员相关信息。3、“存放地点管理”：（4—E）将仪器设备存放的地点编成号并录入其中，存放地编号原则为：校区编号+建筑物编号+楼层编号+房间号，两位两位一级。添加完毕后点“存盘”后，按“退出”键出此功能的录入。注意：“清空添加”按钮在本系统中多次出现，其作用只是清空当前窗口中的浏览区域，而不是清空数据库中的内容，与此相关的数据库中的内容保持不变。至此，系统完成前期的设置工作。二、上报数据录入1、系统设置（4-A）点击菜单“系统维护”/“确认系统参数”，在“系统参数设置”对话框中选定“系统生成（建帐阶段）”，然后点击“存储返回”按钮退出当前对话框。2、数据录入：数据管理→数据输入→主机信息，即（1-A-A），进入主机信息录入界面3、主机信息录入界面如下图：点击“清空添加”按钮即可进行新数据录入，“清空添加”是清除当前窗口的数据（除默认值外），但不改变数据库中的数据，相当于一些软件中的“添加”。“复制添加”表示复制当前屏幕显示的记录至新记录中，并允许修改，同时仪器设备编号自动加1。注意：1）标有红色星号的字段的为必填项，标蓝色星号的字段是计算机自动生成项。暗色星号和无星号的字段是备用字段，可输可不输。2）仪器编号我们采用8位，前四位为购置年份，后四位为当前购置流水号；仪器编号是本系统的主关键字，即值必须唯一，不能空且不能有重复编号出现，本编号可以唯一确定某一台设备，这个编号一直跟随某台仪器设备，不因该设备的调转、报废而更改。本项目向教育部传送。由系统自动生成，无需录入。3）分类号：本系统内的关键字，不能为空。本项目的值按2000年5月国家教育部高教司统一颁发的“高等学校固定资产分类编码手册”的规定填写，不得自行增加，若有些新生设备查无对应编码，填上一级编码，编码末位填“00”补齐8位。自制、组装、个别进口设备应按仪器功能定义对应的分类号，不能随意定义。）本项目在系统中作为辅关键字，不能为空。本项目向教育部传送。4）仪器名称：表示该台仪器设备的汉字名称，在分类目录中与分类号对应，但该名称可以不与高等学校固定资产分类目录的名称一致，超过15个汉字的可缩写，不能为空，本项目向教育部传送。5）型号：本项目不能为空，本项目向教育部传送，按仪器设备标牌或说明书标示填写，型号不清的仪器设备，经学校管理部门核实后，填“*”，超出字段长度应截取主要部分填写。6）规格：本项目不能为空，，本项目向教育部传送。指仪器设备的规格和主要技术指标。规格不清的仪器设备，经学校管理部门核实后，填“*”，超出字段长度应截取主要部分填写。7）单价：指仪器设备包括附件在内的总价格（人民币价格）。以元为单位，保留两位小数。本项目为系统内的辅关键字，不能为空。8）精密仪器的“厂家”向教育部传送，国产设备的厂家填汉字，其他可填应英文名或译名，没有的可填“无”9）校区：是指设备在哪个校区使用，0—不分1—1校区-------10）现状：指仪器设备使用的状态，按代码填写：1.在用---正在使用的仪器设备；2.多余---具有使用价值而未使用的仪器设备；3.待修---待修或正在维修的仪器设备；4.待报废---已经失去使用价值，而未履行正式报废手续的仪器设备；8.降档---经学校批准允许降档次使用、管理的仪器设备；9.其他---现状不详的仪器设备。不能为空11）购置日期：指仪器设备到校验后的日期或预付款定做的仪器设备的购置日期，前四位表示年，后两位表示月，中间以“.”隔开，本项目不能为空，月份不清的填“00”，购置日期填写完之后，仪器编号自动生成12）出厂日期格式同购置日期，注意出厂日期的时间要在购置日期之前，本项目不向教育部传送。13）“领用人”项填入当前正使用或保管的人，新使用单位办理领用手续的人名，强调的是目前正在使用。（如果4—D，管理员库建立完之后，系统自动填写）“经手人”指最初领取这件设备的人，即校内办理使用手续的人名，强调的是第一次。14）指仪器设备具体的生产国家按世界各国和地区名称代码（GB—2659-81）填写，合资、三资企业产品的国码，按产品标牌的国码填写，国码不清楚的填“000”。不能为空，默认值为中国，国别码在4—H—L里查找。15）使用方向：指仪器设备的使用性质，按代码填写：1.教学为主；2.科研为主。若某台仪器设备教学与科研使用机时各占一半，填代码“2”。16）设备来源：仪器来源：按代码填写：1.购置；2.捐赠：指自然人、法人或其他组织自愿无偿向学校捐赠的仪器设备；3.自制：主要部分是自行设计、加工、制造的仪器设备；4.校外调入（如抵押）：除前三项外的其他来源。17）如果有仪器设备的图片，则图片必须放入到安装目录的PICT目录下。图片大小不限。说明：ⅰ、如果一条记录填写完成，按“存盘”按钮进行存盘，按“清空添加”按钮进行下一条记录的添加，全部录入完成后，按“退出”按钮退出录入功能。如果待输入的下一条记录与当前的这条记录有很多是相同的，则可以按“复制添加”按钮，然后修改不同项即可。输入数台相同仪器设备时，即一样的记录包含很多，可以只填一条记录，但要在“成批条数”中指定有多少数目。如六十台相同配置的计算机，则只填入一条记录，并在“成批条数”选项中录入60，系统自动完成这些数据的编号。ⅱ、输入领用单位号、分类号、国码这三个字段时，如输错，系统会提示是否查询相应代码库。ⅲ、字段处带有“复制”处，表示可按F7或用鼠标单击该图标，复制上一记录本字段的内容。ⅳ、可以采用复制、粘贴方式加快修改速度，也可采用“查找”或上下、首尾记录定位所修改数据，快速修改表示屏幕上同时出现20记录供修改。ⅴ、计算机软件作为仪器设备的附件上报（最好放到05类计算机系统里），不作为单台件上报。4、附件信息录入（1-A-B）所谓附件信息是指主要设备所配置的一些附件，此时可将这部分数据录入到附件库中。录入方式与“主机信息”录入方式相同。附件编号由11位组成其中前8位为仪器编号，后三位为流水号，注意主机信息录入时设备单价要包括附件单价。5、贵重仪器设备年使用情况信息的录入（1-A-C）贵重仪器设备是指03类（仪器仪表）中单价在人民币40万元（含）以上，使用方向为教学或科研的仪器设备。必须是现用的。6、数据修改：一般修改就行（1-B-A-A）、（1-B-B）7、数据查错：（1-C-A-A/B/CD）数据完成录入后，需要对数据进行校验，可通过数据管理中的查错功能完成。通过“数据查错”功能的各项菜单完成。如果出现错误，会有提示。可通过以下两图中标示的菜单进行修复。（1-B-D）、（1-C-B）或数据修改（1-B-A-A）、（1-B-B）8、数据整理：（1-D-A）使用数据整理可对数据进行索引、删除等等功能，以完成数据校验。在“数据备份”前最好先调用本功能。9、数据备份：（4-F）主要对基本库进行备份，两种方式10、数据安装：（4-G）恢复8中的备份。→数据整理→数据查错