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摘要：企业公文档案归档资料的收集工作，是文书处理工作的重要环节，是公文档案立卷工作的前提和基础。归档资料收集的是否齐全完整，直接关系到案卷的质量，对日后的利用工作会带来很大的影响。因此，文件收集工作非常重要，那么，如何搞好文件材料的收集工作呢？下面，就结合个人工作实践，谈一点肤浅的认识。关键词：文化档案；归档；资料收集；思考1改进收集方法，提高归档率企业公文档案归档资料的收集，是指档案部门公文档案岗位针对机关各部室一个年度办理完毕各项工作形成的文件材料进行检查、接收或清退，从而保证归档的文件材料齐全完整，为日后的查找利用提供方便。其接收方法可分为：年度收集、定期收集和随时收集。如今最常见的是年度收集。年度收集：顾名思义，就是一年收集一次。一般是在文件材料形成年度的次年第二季度之前将上一年度的文件材料接收过来。年度收集的方法一直在档案部门广泛应用，主要原因一方面是由于一年一接收能够保持文件材料的连贯性，另一方面，机关部室当年形成的文件材料直接指导、影响着本年度的各项工作的开展，机关工作人员一般不愿意过早将文件材料归档。定期收集：就是档案人员定期接收机关部门一个工作阶段内形成的文件材料，可以是一月一收集，也可以是一季一收集。该方法由于时间间隔短，减少了机关部室个别工作人员由于责任心不强、调动交接不认真等原因造成文件材料遗失现象发生的机会。随时接收：就是针对机关各部室召开的各种会议、开展的各项重大活动所形成的材料，随时发生，随时接收。从而保证文件材料的绝对齐全、完整。以上方法各有利弊，如果改进传统的年度收集法，将三种方法联合使用，互相弥补不足，将大大提高文件材料归档率。2明确收集范围，确定收集重点企业公文档案归档资料收集的范围，各个单位工作性质不尽相同，应根据各单位机关的实际情况制定收集归档范围。企业公文档案归档资料的收集范围一般由四个方面组成：一是上级来文；二是平行机关的往来文件；三是本机关的正式发文和内部文件材料；四是下级机关报送的文件材料。概括地说，凡是本机关在工作中形成和办理的具有查考利用价值的收文、发文、内部文件材料，包括公文、电报、记录以及图表、簿册、声像材料均属收集范围。企业公文档案归档资料收集的重点：凡是能够反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料。其中主要活动材料，一般是指一个机关的主要职责和职权范围，在履行职责行使职权开展工作活动中形成的重要文件材料，如本机关的工作计划、总结、规定、办法、决议、通知、记录、人员名册、统计报表等，以及上下级机企业公文档案归档资料的收集是一项细致繁琐的工作，文档人员要树立高度的责任感和吃苦耐劳的工作作风，建立切实可行的收集制度，保证收集制度的正常开展。一是机关要建立文件的收、发登记制度，一个机关要建立统一的收发登记制度，指定专人负责收发工作，明确职责，切不可乱收乱拆，以防文件材料的散失和积压。二是文件材料的收集制度。收集制度的内容应包括：收集的范围，收集的时间、收集的要求等。企业公文档案归档资料的收集要做到“三个结合”，即：3.1年度收集、定期收集与随时收集相结合。档案人员应根据文件形成和办理的情况，在办理完毕之后，需随时收集的要及时收集，并按照事先拟制好的归卷类目，对号入座，收入相应的卷盒，做好标识。对于不便随时收集的文件材料，采取一月一小收，一季一大收，一年一总收的方法收集；3.2一般收集和重点收集相结合。文件材料的收集工作，在正常情况下，一般是能够收集齐全的。但是各个单位的情况又有所不同，有的个别领导、个别部门，往往强调自己的工作重要，不了解档案的工作性质，甚至怀疑档案部门的保密程度，不愿主动交出应该归档的文件材料，确实给收集工作带来一定的困难。这就要求档案人员要做到手勤、腿勤、嘴勤，经常上门收集，耐心讲解归档的重要性及好处，不得已的情况下，对其部门下发“催交单”，再不按时交出的，反馈到单位绩效考核部门，请求配合解决；3.3收集“帐内”文件和“帐外”文件相结合。“帐内”文件收集比较容易，只要按照发文登记簿逐件核对，“按图索骥”一般好收齐。但是“帐外”文件材料收集比较困难，这就要求文档人员要知难而上，积极主动地做好。一是要根据本机关职能活动的范围和“帐外”文件材料形成的客观规律，列出清单逐件收集。二是要通过回忆，扑捉线索，然后按线索跟踪收集。总之，在收集“帐内”文件的同时，要注意“帐外”文件的收集，二者不可偏废。4收集工作要把好“三关”归档资料的收集一要把好“数量关”。一般情况下，归档资料的收集范围和立卷归档的范围是一致的，在收集过程中，为避免遗漏有保存价值的文件材料，宁可多收，不可少收。正本与定稿要同时收集，正文和附件要同时收集，转发件与原件要同时收集，本机关的请示与上级机关的批复要注意收集，会议文件材料要注意成套地收集，内部文件材料要注意重点收集。切实保证收集的文件材料齐全完整，这就是收集工作要把握的“数量关”。二要把握好“质量关”。所谓归档资料的质量，主要是指文件材料在形成过程中使用的纸张、笔墨等。在收集过程中，凡是发现用铅笔、圆珠笔、复写纸拟写的文件材料字迹模糊不清的文件材料，都应采取补救措施，重新抄写后再进行收集。凡是发现文件的底稿签发手续不全，纸张不规范张页残缺的文件材料，应补齐后再收集。三要把握好“交接手续关”。在办理交接手续时，按文件材料移交目录，逐项填写责任人、文号、文件材料题名等，特别要注意“份数”、“页数”，一定要清点核实准确，不出丝毫差错。移交目录一式两份，交接双方签字后，各存一份备查。总之，归档资料的收集工作，是一项艰苦细致的工作，“收集难、难收集”成为一般人的口头禅，但是档案工作者只要知难而进，并采取积极的措施和科学方法，就能克服收集工作中的种种困难，走出收集工作的“误区”,保证收集的文件材料齐全完整，并为公文档案立卷工作奠定基础。