企业文件控制程序

广州宏达工程顾问有限公司PROJECTMANAGEMENT&CONSULTANCY2011D1版文件控制程序WT/QEOP04-01目录1、目的……………………………………………………………（1）2、适用范围………………………………………………………（1）3、引用文件······…………………………………………………（1）4、职责分配···……………………………………………………（1）5、工作程序···……………………………………………………（1）6、相关/支持性文件··……………………………………………（4）7、相关记录···……………………………………………………（5）8、记录表格·········………………………………………………（5）编制人：审核人：批准人：QEOP04-01广州宏达工程顾问有限公司2011D1版11.目的本程序的目的是对与质量环境与职业健康安全管理体系有关的文件进行控制，规范公司文件资料的立卷、归档程序及档案移交手续，提高档案管理水平和工作效率，确保各相关部门、场所使用的文件均为有效版本，防止误用失效或作废的文件。2.适用范围本程序适用于公司质量环境与职业健康安全管理体系有关的文件（含外来文件）的控制。3.引用文件3.1GB/T19001-2008/ISO9001:2008《质量管理体系要求》。3.2GB/T24001-2004/ISO14001:2004《环境管理体系要求及使用指南》。3.3GB/T28001-2011/OHSAS18001:2007《职业健康安全管理体系要求》。3.4公司WT/QEOM00-03《管理手册》2011D1版。4.职责分配4.1总办负责公司文件及公司《受控文件总清单》的归口管理，并对各部门文件控制进行督促检查。4.2总经理办公室负责公司行政管理文件的编制、执行和管理。4.3各部门负责本单位文件的编制、执行和管理。4.4项目组负责在建项目文件资料的编制、执行和管理，并接受工程管理中心的检查管理；在项目结束后，项目组应及时整理项目资料交回公司，档案室负责对其检查、签收、立卷及存档。4.5经营合同管理中心负责公司所有合同的编制、执行与管理。4.6网络管理员配合各部门将需要存档的历史电子资料刻录成光盘，建档存放。5.工作程序5.1文件分类QEOP04-01广州宏达工程顾问有限公司2011D1版25.1.1文件的分类（一）：管理体系文件；主要包括《管理手册》、《程序文件》、《支持性文件》（公司质量管理文件与项目专用文件）。外来文件；主要包括法律、法规等政府管理性文件、技术标准、规范、强制性条文；公司与自身部门管理文件；主要包括公司行政管理文件、本部门的管理文件；部门的质量环境与职业健康安全管理运行记录资料；项目实施过程质量环境与职业健康安全控制文件、记录及质量环境与职业健康安全管理体系运行记录。5.1.2文件的分类（二）：公司管理体系的所有文件可分为“受控”和“非受控”两类。“受控”文件为更改通知版本，在发生更改时能追溯到全部使用者，“非受控”文件为更改不通知版本。5.1.3文件的分类（三）文件可以是任何媒体形式（书面、拷贝、电子媒体等）。5.2文件编号：5.2.1管理体系文件编号按《管理体系文件的编写指南》的有关规定；5.2.2外来文件按文件本身自带编号为准；5.2.3公司行政管理文件编号按《公文编号及发文格式的规定》编写；5.2.4公司合同及合同催款函编号按《经营合同管理程序》相关规定编写。5.3文件的编写及审批5.3.1.《管理手册》和《程序文件》由总办组织各部门所有关人员编写。《管理手册》由总经理批准，《程序文件》由管理者代表审批。5.3.2.《支持性文件》中的作业指导书、工作制度、管理规定等，由总办、各管理部门组织编写，总办、各管理部门负责人审批，必要时主管副总经理批准。5.3.3.公司行政管理及各部门的管理文件由相应主管部门组织编写，部门负QEOP04-01广州宏达工程顾问有限公司2011D1版3责人审阅，总经理审批，公司统一发文后执行。5.3.4.确保文件的正确、清晰、协调、易于识别和检索。5.4文件收发5.4.1.《管理手册》和《程序文件》、《支持性文件》在组织内部使用时为“受控”版本，并盖上受控号，提供给其他单位或顾客（业主）时为“非受控”版本。发放时均应盖“受控”和“非受控”章，且登记受控号和去向（签收）。5.4.2.公司管理文件和外来文件收发均应有登记，工程管理中心向各部门发放和各部门向使用人员和项目组发放时，均应填写《文件和资料收发、记录表》，领用者应在登记表签收，收文作相应的收文登记。5.4.3.当文件破损严重时，应到发放部门办理更换手续，补发新文件沿用原来受控号，破损文件由原发文单位收回。5.4.4.当文件丢失时，应说明原因，申请补发。补发文件应给予新受控号，同时注明丢失文件受控号作废。5.4.5.提供给认证机构和供方的文件，按“受控”文件处理。5.5文件的更改5.5.1严格控制管理体系文件更改。确需更改时，应由原编写部门到总办填写《文件更改单》，更改单应注明编号、原因、内容和生效日期等。并按原来的审批程序由原审批人审批后实施，若由其他人审批时，应注明情况。5.5.2管理体系文件的更改填写《文件更改单》，经总经理批准后，由总工室实施，更改方式可采取划改或换页。5.5.3更改信息应由发放部门传至原文的全部持有者，文件持有者应按更改要求进行更改，按规定作好记录，保存更改单；发放部门应适用时收回相应作废的文件。5.5.4总办应保存更改记录。5.6文件评审每年第四季度适宜时间由总办组织，各使用部门及项目组有关人员参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订或适时改版。5.7文件管理QEOP04-01广州宏达工程顾问有限公司2011D1版45.7.1文件的贮存，应提供适宜的环境和设施。有防火、防虫和防潮措施，以防变质和损坏。5.7.2体系文件原版一般不外借，需临时借阅时，应办理借阅手续，在指定日期内归还。5.7.3总经理办公室负责收集外来政府法律、法规等管理性文件，公司资质申报、升级、年检工作文件，人员培训文件及各类会务相关资讯，公司各种行政管理制度等，并作好接收、发送传递相关部门、跟进落实、归档保管工作。5.7.4各部门由专人负责收集相应业务的法规管理性文件、专业性文件、技术规范、强制性标准、技术资料与书籍（购买），并及时报送总工室，建立适宜的受控文件总清单。5.7.5各部门、项目组应建立本单位的受控文件清单（包括各项记录）。并由总办定期（一般半年）检查一次各部门的受控文件的管理状况。各部门对项目组也应作受控文件（包括各项记录）及管理资料记录的检查工作，并作好记录（时间设定三个月）。5.7.6总经理办公室、工程管理中心、经营合同管理中心等各部门、项目组应建立收、发文登记，并整理好文本，作好文件和资料管理。5.7.7公司文书档案管理按《文书档案管理规定》执行。5.7.8公司电子文档的管理按《电子文档管理规定》执行。5.7.9任何人不得在受控文件上涂改，确保文件整洁和清晰。5.7.10作废留用的文件，应作好标识和单独存放。5.8文件记录：按《质量记录管理规定》执行。6.相关/支持性文件6.1QW/04-01《文书档案管理规定》6.2QW/04-02《电子文档管理规定》6.3QW/04-03《记录管理规定》6.4QW/04-04《公文编号及发文格式的规定》QEOP04-01广州宏达工程顾问有限公司2011D1版56.5WT/QP07-01《经营合同管理程序》6.6QW/07-0214《建设工程档案资料管理办法》7.相关记录7.1WT/QEOP04-01《受控文件清单或总清单》——QR-017.2WT/QEOP04-01《文件和资料收发、记录表》——QR-027.3WT/QEOP04-01《作废文件处理申请表》——QR-037.4WT/QEOP04-01《文件更改单》——QR-048.记录表格QEOP04-01广州宏达工程顾问有限公司2011D1版6受控文件清单或总清单WT/QEOP04-01主控部门：QR-01类别号类别序号文件编号文件名称受控部门版本备注1管理体系文件：管理手册、程序文件、支持性文件2公司行政管理与自身部门管理文件3外来文件：法律、法规管理性文件；规范、标准、强制性标准条文4公司各部门管理文件（工作制度、管理规定）等5项目专用文件（项目作业文件）6各部门的质量环境与职业健康安全管理运行记录资料7项目组实施过程质量环境与职业健康安全控制文件、记录资料及质量环境与职业健康安全管理运行记录据各自业务范围要求选注：1、2、3、4、5项为总工室受控文件总清单内容类别。1、2、3、4、6项为总工室、经营合同管理中心受控文件清单；1、2、3、4、5、6项为各部门的受控文件清单内容类别；1、2、3、4、5、7项为项目组受控文件清单（项目管理与建设监理）。总办、经营合同管理中心受控文件清单3中的规范、标准、强制性标准条文可不列入；各部门受控文件清单3中的外来文件可选择列入，5中的项目专用文件列入“支持性文件”中规定的相关内容。QEOP04-01广州宏达工程顾问有限公司2011D1版7文件和资料收发、记录表WT/QEOP04-01QR-02序号文件名称编号单位和职务签名收发日期回收日期备注QEOP04-01广州宏达工程顾问有限公司2011D1版8作废文件处理申请表WT/QEOP04-01QR-03文件名称编号版本份数处理原因：申请人：日期：所在单位意见：签名：日期：文件保管部门意见：签名：日期：管理者代表意见：签名：日期：QEOP04-01广州宏达工程顾问有限公司2011D1版9文件更改单WT/QEOP04-01QR-04申请更改部门更改部门负责人更改的文件名称文件编号更改原因：更改部门：批准人：更改内容更改后内容（可附页）更改审核意见：审核人：年月日批准意见：批准人：年月日