企业档案信息资源整合研究

1企业档案信息资源整合研究冯勇摘要：在信息时代背景下，传统分散的档案信息资源管理方式已难以适应企业发展需求。如何深入发掘档案信息资源的潜在价值，改进和完善管理程式，是档案管理迫切需要解决的问题。档案信息资源整合便是突破传统档案管理瓶颈的重要举措，在企业中得到普遍采用。本文立足企业档案管理实际，对企业档案信息资源整合中所遇到的问题进行研究，力求完善企业档案信息资源整合方式，加大对档案利用价值的挖掘。关键词：档案信息资源整合所谓档案信息资源整合，是指在我国“统一领导，分级管理”的档案工作体制下，根据精简、统一、高效的原则，逐步实现档案实体资源、数据资源、应用系统整合，实现档案信息资源的有效配置，发挥档案集合效应，以适应信息时代背景企业发展对档案馆服务功能的要求。当前，我国的档案资源整合正处于起步阶段，还面临着很多实际困难。对于企业来讲，我们不仅要学习档案资源整合管理优秀企业的先进经验，同时也要从企业档案发展实情出发，制定适合本企业档案信息资源整合的有效举措。1、档案信息资源整合的紧迫性和必要性当前，企业档案信息资源结构不够合理的现状亟待改变。传统企业档案的门类单一，以文书类档案居多，其他门类档案稀缺。在档案载体和记录手段上，则以纸质档案居多，光盘、照片、录音、录像等新型载体档案较少。档案以纸质载体存贮，尽管有检索目录，但受使用人数和地点的局限，不能一文多用。纸质档案和各种数据资源在存储、管理、检索、发布等方面没有统一的平台，不能满足利用者的多方面需求。通过档案信息资源整合，则能极大地丰富档案内容，使档案载体多样化。对于横店集团来说，目前总部档案馆馆藏档案已达12万余卷，并在快速增长，庞大的档案数量对企业档案提出了信息资源整合的新要求。另外，企业对档案信息需求量的多样化，不仅要求在浩繁的档案中能做到快速精准查询，而且要能在庞杂的信息中提炼企业文化精髓进行编纂，这也是要求对档案信息资源整合的重要因素之一。档案信息资源整合是以整体化的理念，有利于打破行业、地域和机构的界限，有利于完2善馆藏结构。整合企业集团内档案信息资源接收范围的统筹规划，能使档案信息机构朝着自动化、集成化和智能化的方向发展，节约人力物力，提升档案工作效率。档案信息资源的整合是搭建信息共享的平台，能够更好地开发利用档案信息资源，便于档案信息转化为企业文化和财富。档案信息资源整合是避免档案信息资源重复建设，保证档案资源配置最优化，实现经济效益最大化的有效途径，是现代企业信息资源建设的发展方向。可以预见，随着信息技术的进一步发展，企业档案信息的管理与控制将会变得更加困难。如何优化管理，变革创新，取得突破，是企业档案管理亟须面对的问题，这从客观上要求企业加大档案信息资源整合建设。为了顺应时代的发展，使档案信息资源的作用得到充分发挥，档案信息资源有效整合的工作已经迫在眉睫。2、档案信息资源整合的条件要求2.1、加大档案部门监管力度档案部门与其他部门应“打破‘壁垒’，纵向加强监督指导，主动加强与经济职能部门沟通，逐步理顺关系，寻求工作上相互支持配合。横向加强联合，实现良性互动，优势互补，充分开发档案信息资源。①”横店集团各产业正在进行资源整合，打造纵横交叉型的管理模式，档案工作也正以此为契机，积极探索建立重点工程项目档案管理新模式。在优化档案工作制度与创新档案工作理念的前提下，明确档案部门与财务等相关部门的合理分工与相互协作关系，不断提高工作效率。2.2、丰富档案来源，改善馆藏结构丰富的档案资源是档案信息资源整合的基础，但当前集团档案馆还存在着馆藏结构单一，内容缺乏的问题。打破传统接收档案方式是解决这一问题的有效途径。这要求我们做到两点：一是档案接收时间要提前。企业对那些在经济建设中有较大现实利用价值的档案，要全程跟踪，提前接收进馆，以使其及时发挥更大作用；二是扩大接收范围。应加强对反映横店文化特征，发展变化，并与人民生活联系密切的档案的收集，能使馆藏档案更加富有特色。如最近集团档案馆开展的“横店四十年新老照片征集”活动，既是丰富档案馆藏的方式之一。2.3、宣传档案信息资源，增强全员档案意识档案信息资源的整合，最终目的是要达到档案信息资源共享。这就必须让企业全体员工都关注档案工作，共同参与，增强全员档案意识，提高档案信息的利用率。这就要求档案部门要充分利用集团报、展板、网络等多种传媒机构进行广泛宣传，同时也可以以公开的档案①王爽王彤：《关于档案信息资源整合的思考》，《兰台内外》，2013年2月。3展览、专题讲座、宣传编研成果等方式相结合的形式，多角度、多层面地去宣传档案信息资源，引起员工对企业档案的重视。3、档案信息资源整合的具体举措企业档案信息资源整合建设的主要内容是：运用现代信息技术，建设档案信息应用系统，整合档案信息资源，对各种档案信息电子文件进行全文采集和接收，建立目录和全文数据库；构建档案信息网站，使档案信息资源以数字化形式提供利用；最终实现结构合理、种类齐全、质量优化的数字化档案信息中心。当前我国档案信息化建设的潮流为企业档案部门现代化建设以及档案信息资源整合提供了有力条件。为了更好地促进集团档案信息资源整合力度，必须从制度建设、数据库建设、信息化建设等方面予以努力。3.1、强化档案信息资源整合的制度保障强化档案信息资源整合的制度保障是档案信息资源整合建设中的关键因素。具体来讲：一是要明确整合主体，建立约束机制。档案信息资源的整合要有制度作为保障，明确档案信息资源整合主体。在设置上必须进一步调整档案馆网布局，明确整合建设中主体部分，进而建立约束机制。二是规范管理档案信息整合的工作环节。无论是档案工作的社会各环节配合，还是档案工作本身的运行机制都要规范。另外，还要加强对整合部门的监管，使制定的相关规定与制度落到实处。对于企业来讲，首先应该制定相关的规章制度，强化各子公司档案信息建设的合作和共享。档案资源的整合是一个艰巨的工程，需要各方共同努力。因此要加强档案各个部门的合作，建立互动多赢的机制，可以有效地推进企业档案信息资源的整合。制定相关的规章制度可以加强对档案收集、流向的管控，也可以加强对档案文件建档、归档的监督力度。如果一些部门档案室不能按时按规定将档案移交至总部档案馆，则可能导致总部档案馆的馆藏档案缺乏应有的综合性和特色，在客观上削弱了总部档案馆对于增强集团综合竞争力的应有贡献。因此，必须明确对档案信息资源实体实行集中统一管理，以企业档案为主体，辐射家庭档案、名人档案、艺术档案等等。档案部门的职能也从单一的档案管理转向了信息综合管理。档案管理人员在分工合作的基础上负责整个企业档案、家庭档案、艺术档案等的收集、整理、加工、处理、传递、交流等工作。这样既改变了信息结构单一的状况，建立了结构较合理、种类较齐全、质量较优化的信息体系，又较好地解决了收集范围相互交叉或遗漏的问题。3.2、推动档案信息资源整合的数据库建设在数字技术支撑下，信息数字化已广泛应用于档案信息管理领域。我们需要充分运用网络技术、多媒体技术等现代化管理手段，加快档案信息资源整合建设，扩大信息收集源，及4时进行信息的加工处理，建立综合信息资源数据库。要注重数字化建设，构建技术平台，开展新型科技的经济建设。在网络时代的大环境下，我们要以先进的信息技术设备为依托，以数字化建设为现代化信息资源整合的基础。使其能够快速、准确、全面、方便地为企业发展提供信息服务，实现信息资源的共享。数据库的建设主要是数字化建设。档案信息的实体数字化主要涉及信息内容数字化、数字化网络建设和数字档案馆建设。信息内容数字化是基础和根本，即纸质文档向电子文档的转变，现在集团主要运用键盘输入和扫描的方式，将纸质档案数据信息挂接到清华紫光档案管理系统上。是通过基础性整理，对档案信息资源本身进行整理和组合，通过对档案的收集、整理、鉴定、编目、建立检索体系使档案材料转化为“有秩序、有效用、有价值”的信息资源：有秩序，就是要使档案实体由凌乱到系统，由无序到有序，使这些在企业生产经营活动中形成的原始记录成为有规可循的有机整体，为信息整合的进一步开展奠定坚实的基础；有效用，就是要通过鉴定来解决档案文件的保存价值与共享范围问题。通过归档鉴定、进馆鉴定和存毁鉴定来界定档案的归属和流向。应该使整合起来的档案信息资源具有广泛而长远的利用价值；有价值，就是要使集聚起来的档案资源不仅是有用的而且是可用的。为此，就要建立科学的检索体系和切实可行的检索利用模式，这样可以使档案信息资源价值发挥到最大化。3.3、加快档案信息化建设档案信息化建设是网络时代整合档案信息资源的基础工作。集团总部档案馆目前的当务之急便在于要明确定位，依托数字化档案管理平台，将档案信息化建设全面纳入集团的信息化建设规划中来。要将档案信息化工程项目化，争取立项，获得集团财政的支持，与集团产业发展相协调，同步发展。另外，档案馆在积极争取条件的同时，还要作好自身以及各子公司部门档案馆的准备工作。本着“利用为本，急用先上；单向突破，整体推进；快速反应，及时见效”的目标，把信息化建设作为整合档案信息资源的主攻方向：一要加快档案信息资源的数字化步伐。将所有档案信息全部数字化是不现实的，应当将那些价值高，企业需求大，容易受损的档案优先进行数字化处理是较为客观的选择。三要加强对新产生的电子文件、档案的控制与管理，建立切实可行的“文档一体化管理系统”，实现文件、档案的无缝隙转化，全面推进档案信息资源整合进程。3.4、建立全文信息系统，实现各类信息资源的整合建立的全文信息系统，能对档案中的文档、图片、视频、音频等多种信息资源的生产、采集、整合、发布、检索实行全过程管理。该系统主要包括：全文信息检索系统、信息采编5及辅助标引系统、智能互联网信息采集系统、动态信息发布系统、与关系数据库接口网关等模块。系统在功能上涵盖了信息管理的整个生命周期，即信息采集、数据管理、信息服务、信息发布、信息查询、信息产品制作等。其主要优势表现在：第一，整合多种媒体、多种渠道的数字信息。不仅包括文字信息，还包括图像、音频、视频等不同载体、不同介质的数字信息；不仅包括数字化的纸质资源，还包括网络上的各种所需信息资源。第二，保持知识体系的整体性和关联性。通过知识因子的有序化和知识关联的网状化，沟通不同科学领域，使之成为相互渗透、相互作用的有机体，发挥各种信息资源的整体功能。集团至今已建成了网上电子档案系统，可支持拥有相关权限人员查阅档案。但这相较于全文信息系统还存在一定的差距，不能对中文期刊、图书、照片、录像视频、音频等档案信息数据进行展示。我们的建设目标是，档案系统管理人员能运用互联网信息采集系统，定时上网采集有关信息，经过加工处理、录入系统。职工可以随时通过浏览器方式进入全文信息检索系统，并根据权限查看相关档案信息。该系统能及时在公司得到了广泛运用，成为职工学习和掌握技术，提升企业管理水平不可或缺的重要工具。参考资料：[1]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社.2006.[2]陈智为,邓绍兴.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社.2008.[3]陈兆祦,和宝荣.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社.2005.作者简介：冯勇，横店集团控股有限公司档案馆