企业档案管理(上)

企业档案管理（上）档案实物则伴随人类产生而产生，讫今发现最早的为河南安阳小屯村出土的甲骨，源于商王朝（前3000年）是古代占卜时留下的关于战争、祭祀、丰收等记录。档案的定义：档案是国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有保存价值的各种形式的历史记录。这个定义包含了四个要素：（1）档案的来源（机构与个人）（2）档案的形成条件（是人类活动的原始记录，必须要有人类参与，而且具有保存价值）（3）档案的形态（包括形式与载体，两者缺一不可。形式是指记录材料，可以是铅笔、毛笔、刀刻、模拟信号、数字信号等，载体可多种多样，古代的龟甲、兽骨、金石、简牍、缣帛、纸张（印度的贝页，古埃及的纸草、西亚泥板，西欧的羊皮）现代光盘、硬盘、闪存、照片、磁带）（4）档案的性质（是历史记录，即过去的东西，现行流通完结之后，也是与文件的一大差别）3、档案的最本质的属性：原始记录性（形成文件的第一次记录），也是其区别于图书、报刊、资料等的本质特点。4、档案的种类（1）按内容性质划分：文书档案，科技档案，各种专门档案（诉讼档案、人事档案、会计档案、宗教档案、电子档案、声像档案。5、档案管理的八大环节:收集整理鉴定保管统计检索利用编研6、档案的意义（1）保存人类记忆（社会效益）（2）凭证价值（法律效益）（3）参考价值（经济效益）文件：国家机构、社会组织、企业或个人在社会活动中（建设、经营管理等各项活动），为解决某个问题而形成的原始记录。文件与档案关系:联系：文件是档案是同一事物的两个不同发展阶段，文件发展到后来就成了档案。区别：（1）价值不同，文件是现行的，是为解决当前问题的，更注重时效性。档案是过期的，是本件事情处理完毕后的资料，现行性消失，历史价值突显(开始有了更广泛的利用人群)。（2）范围有差别（3）两者管理方式有所差别二、企业档案管理1、企业档案定义：企业档案是企业在生产、经营和管理等各项活动中形成的有保存价值的文件材料，是记录和反映企业各项活动和历史面貌的第一手材料，是生产、经营、管理和科研等各项工作的依据和参考，是企业重要的资产和信息资源，也是企业的宝贵财富。2、企业档案管理的重要性（1）良好的档案管理，有助于企业增加技术和知识储备，促进企业保护好知识产权和商业秘密，为企业的可持续发展提供强有力的保障。（2）有助于企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益。（3）有助于企业构筑企业信用体系，提高企业诚信度，树立企业形象。（4）有助于展示企业创业发展的历程，培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理念，提升企业的文化品位。（2）企业档案的分类概念：根据企业档案的内容性质、形成规律及相互联系，遵循统一的原则和要求，采用科学、适用的方法，对企业档案进行分门别类，从而使企业的全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。企业档案分类原则：以企业的全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和开发利用。保持分类方案的科学性：①企业档案分类要遵循一定的逻辑规则。②要包容企业档案的实际内容③要保持分类方案的稳定性。④留有一定的余地和弹性。⑤分类要力求简单明了，便于掌握。（2）企业档案的分类①职能分类②问题分类③组织机构分类④年度分类⑤型号分类⑥课题分类⑦工程项目分类⑧专业性质分类⑨形式分类档号的定义：档号是企业档案部门在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号的编制：全宗号的代字代号类别号的代字代号件号（案卷号）的代字代号代字代号：以数字或符号组成的一组代码，用以在表示和区分复杂的事物。如姓名。档号的编制原则①唯一性：档号结构中的每一部分标识符号都被赋予特定的含义，所以应指代单一，不能重复。②合理性：档号结构的主要构成同档案分类体系保持相对应关系。③稳定性：档号结构确定后应保持相对的稳定，文档被给定档号后不能随意改变，否则造成无规可循，影响档号功能的发。④扩充性：档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档号的需要。⑤简单性：档号力求简短明了，以便减少代码差错，便于记忆，提高管理和查找档案的效率。档号的书写方法：全宗号与类别号之间用“-”（短横）隔开。如：BYDSH-XZ（行政管理类）类别号由汉语拼音和阿拉伯数字组成，一级类目、二级类目、三级类目的类别之间分别用间隔号“.”隔开。最末一个类别号与件号之间用“-”（短横）相隔。如：BYDSZ-XZ.1-12文件材料的保管期限划分为：永久，长期(16年至50年)，短期(1至15年)，5年、15年、25年等。对于介于两种保管期限之间的档案其保管期限一律从长。档案保管工作的具体任务包括：①防止档案的损毁②延长档案的寿命③维护档案的安全（3）库房管理①库房要做到八防（防盗、防火、防高温、防鼠、防光、防尘、防潮、防虫），保证档案材料的完整和安全，做好库房内温度湿度控制。②库房内相对湿度控制在45%-60%，温度在14-25。C。③管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。④每日检查库房门、窗、室内安全情况，每月对案卷保管状况、库内安全设施全面检查一次，并作记录，发现问题及时向分管负责人汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。⑤档案的接收、移出、外借必须履行登记手续。⑥档案室工作人员调动工作时，必须在离职前清点核实办理交接手续。