企业档案管理实务

1企业档案管理实务一、档案概述1、概念：档案是历史记录，是国家机关、社会组织和公民个人在实践活动中直接形成的有一定保存价值的各种形式的历史记录。2、档案四要素：（1）来源——来自于人们的社会活动（单位或个人在工作或私人活动中产生）（2）条件——必须是办理完毕的文件；必须是具有一定保存价值的文件；必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。（3）载体——制成材料；记录方法；表达方式。（4）性质——是工作活动的直接记录，是原始记录材料，因而具有特定的历史记录性质。3、特点（1）来源的广泛性（2）形成的条件性（3）载体的多样性（4）记录的原始性4、档案与图书的区别产生的范围——档案不受出版与否的限制；图书必须由一定的出版机构出版和有专门的著者和编者。产生的时间——档案直接产生；图书事后总结、归纳编写。记录的信息——档案是原始记录、第一手材料，具内容广、内容丰富而分散、数量庞大的特点。图书是在原始记录的基础上，经加工编著而成，内容比较集中和系统。5、档案与文件的区别（1）档案由文件转化而来，文件是档案的前身。（2）不是所有的文件都能转化成档案，而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化（这是档案与文件的分界线和标志）。（3）文件是经过整理成为档案的（立卷归档后保存起来）。6、全宗——就是一个独立单位或一个著名家庭、个人在社会活动中形成的档案整体。具有不可分散性和单一性。7、立档单位——也称全宗构成者，就是指能够构成一个全宗的单位或家庭、个人。立档单位的构成条件：2（1）有独立行文、处理事务的职权。（2）有独立的财务。（3）有一定的人事任免权。8、档案人员的素质要求：政治、专业（高级：研究馆员、副研究馆员；中级：馆员；初级：助理馆员、管理员）、知识、身体素质等。9、档案工作的内容收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研二、立卷工作立卷，就是把单位办理完毕并具有查找保存价值的文件，根据其特征和相互联系，分门别类地组成一个个案卷。案卷是有密切联系的若干文件的组合体，是文件的保管单位。立卷工作是文书工作的一项重要内容。（一）立卷工作的基本内容立卷是将互有联系的若干文件经过分类，组合、编目而组成案卷的一个工作过程。包括三方面内容：1、立卷分类在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的特征逐项分开的过程．（文书部门或业务部门可以根据当年可能形成的文件，事先制订立卷类目，根据立卷类目做好平时的文件收集归类工作。）2、立卷组合将经过分类的文件，按一定形式组成案卷的过程。3、立卷编目是将分类，组合后的文件，进行系统排列、编号、拟写案卷标题、装订和进行案卷目录的编制。（企业文件的立卷，是指将企业文件系统整理、组成案卷并对案卷内文件进行排序的过程，实质上是一项把零散、无序的文件进行有序化组织的工作。从企业档案整理的逻辑顺序看，企业文件的立卷是档案（文件）系统化工作的最后一步：先划分大类，再划分属类，最后在类目不再往下划分的情况下，将具有有机联系的文件组织成案卷。实际工作中，企业文件的立卷则是档案（文件）系统化的开始：一般地，先自上而下制定企业档案分类方案，形成企业档案（及文件）的大类和属类；各职能部门对照分类方案，分析得出本部门形成文件的种类，在此基础上，选择合理的方法，把零散的文件组成保管的最小单位---案卷；然后将案卷向档案部门移交，档案部门以案卷为对象，进行类目的划分和排列。因此，企业文件立卷工作是企业档案整理工作的基础，对于企业档案的质量有重要的意义，将直接影响企业档案的提供利用。）3（二）立卷工作的重要性1、能够正确反映本机关工作主要情况，便于查找利用文件．2、能够维护文件的完整与安全，便于做好文件的保管和保密工作。3、能够为档案工作奠定基础。（案卷是档案的保管单位）（三）立卷的基本要求1、必须是单位办理完毕的具有一定查考保存价值的文件，才能整理立卷。2、立卷必须遵循文件的现成规律和特点，保持文件之间的有机联系（案卷是一组具有有机联系、价值相同、密级相同的企业文件的最小集合体）。。3、立卷要区分文件价值，正确划定案卷的保管期限。4、组成的案卷要便于保管和利用。●1、企业文件的案卷必须方便保管和利用（这是企业文件立卷工作最根本的要求，也是立卷工作的最终目的。企业文件载体多、形式杂、数量不一，要求立卷工作以方便保管和利用为出发点，而不是单纯地追求统一、整齐。）●2、案卷必须符合一定的质量要求（1）案卷必须是一组具有有机联系的企业文件，而不是内容毫不相关的一堆文件的随意组合。“有机联系”是案卷的本质特征，维护案卷内文件的有机联系是保证立卷工作质量的基本要求。（企业文件来源分散，形成过程中的有机联系也很多，如时间、问题、作者、载体等，立卷过程中要抓住各种有机联系中最本质的一种；同时，要从方便保管和利用的角度出发，灵活掌握。企业文件的立卷工作要遵循企业档案分类方案，立卷人员应在头脑中将企业文件先行归类，这是保持文件之间有机联系的重要手段。）（2）案卷内企业文件的数量要适度。（对于案卷，除了“具有有机联系”这样一个质的要求外，还应该有一个量的界限，称为案卷的组合度，直观地表现为案卷的厚度。）（一份案卷，所含的文件份数过多或过少，均不利于保管和利用。因此，组织案卷要在保持企业文件之间的有机联系的基础上，正确处理整体与部分、大的联系与小的联系之间的关系，把一组数量多的相关文件细分为若干案卷，若干组数量少的文件合并为一个案卷，保证案卷内文件的数量适度。企业文件种类众多，载体复杂，形式多样，因此组成案卷的数量界限只能是相对的，可按有关标准依具体情况确定。）（3）案卷内企业文件的保存价值和密级应基本一致。（从档案的鉴定、保管和利用的角度看，案件的这一质量要求是必不可少的。应在维护文件有机联系的前提下，再考虑按不同价值和密级组织案卷，若两者发生矛盾，不能硬性分开具4有有机联系的文件，而应价值小的服从价值大的，密级低的服从密级高的。）（4）案卷外形应力求规范、整齐、美观、实用。●3、必须按照企业各种文件不同的形成规律，分别利用科学合理的立卷方法，及时组织案卷。（案卷既是企业文件归档的一种必要形式，也是企业档案部门管理和开发利用企业档案的基本信息单元。选择立卷方法的本质是分析企业文件之间的有机联系，因此，必须尊重企业文件的形成规律，有针对性地确定不同种类的企业文件之间的有机联系，力求立卷工作达到科学化、合理化的要求。）（四）立卷的基本方法1、立卷要根据文件本身的特点常用的立卷组合方式（六个立卷特征）按问题组卷——按文件内容所涉及的具体问题或工作进行组卷。按作者组卷——作者是指制发文件的单位按名称组卷——把同一名称的文件组合成卷。按时间组卷——按文件形成的时间或其内容所涉及的时间组卷。按收、发文单位组卷按单位所分部门组卷2、立卷的步骤和方法（１）按照一定的方法，确定或选取案卷单元[立卷工作的第一步，是确定案卷的内容范围，既以什么样的对象（如项目、产品、广告、时间、机构等）所形成的文件作为某一个案卷的内容范围。对不同的生产经营活动中形成的文件，有不同的选取案卷单元的方法和标准，即通常所说的立卷方法。由于企业文件的联系是错综复杂的，因此，对同一生产经营活动中形成的文件，也要在确定一个主要立卷方法后，综合运用其他各种方法，进行组卷。]——确定经营管理文件的案卷单元的方法a.按问题确定案卷单元。(就是把反映同一个问题或同一件事物的相关文件组成案卷，通常采用一事一卷、一事数卷、同事一卷等方法。一事一卷，指把一个问题一件事情中形成的相关文件组成一卷；一事数卷，指一个问题一件事情中形成的相关文件数量较多，可组成数卷；同事一卷，指一些同类性质的问题或事情，其形成的文件数量较少时，可以合在一起组成一卷。)b.按作者确定案卷单元。(就是将同一作者形成的文件组成案卷，这里的作者是指文件的编制机构、单位或个人；企业文件的作者，有外部和内部之分，外部作者包括上级机关、兄弟企业以及与之发生经济、社会关系的其他单位；内部作者指企业内各部门。)(一般地，凡是外部作者形成的文件，若其内容针对本企业，则应同本企业同5类问题的文件一起组卷。若是与本企业就某一个或几个问题有来往文书、则将相关的来往文书集中组卷。凡是上级机关颁发的有关方针、政策和法规性文件，若是本企业要贯彻执行的，可按作者或作者结合问题组卷；若是仅供参考的，可按作者结合年度组卷。凡是要求答复的下属单位的请示、报告，应同本企业的答复文件一起组卷。)c.按时间确定案卷单元。(就是将同一时间范围内形成的或内容针对同一时间的文件组成案卷。这种方法，适用于时间性强的文件，如计划、总结、统计材料等。相同性质问题的文件数量较多时，也可按时间结合问题分别组成若干卷。)d.按名称确定案卷单元。(就是把文件种类名称相同的文件组成案卷。这种方法，多应用于一些综合性文件，如综合性工作计划、总结报告、工作简报、会议记录等。按名称组卷，一方面，能够适当地区分文件的重要程度和保存价值，有利于保管；另一方面，便于按文件名称查找利用。e.按地区确定案卷单元。就是把内容涉及同一地区的文件集中组卷。比如：不同地区的产品销售信息，可按地区组卷。)——确定科技文件案卷单元的方法由于科技活动对象的不同，科技文件也相应地具有多种立卷方法。企业经营管理文件的五种立卷方法同样适用于科技文件，此外，还有其他几种常见方法：a.按结构确定案卷单元。这种方法，主要适用于机械产品和设备科技文件，特别是图样部分。其做法是：按照机械产品和设备的组、部件或系统，将其文件组成案卷。b.按子项确定案卷单元。这种方法，主要适用于基本建设工程文件。c.按工序或阶段确定案卷单元。就是按相同的生产工艺过程或同一工作阶段进行组卷。比如：某产品工艺文件数量较多，可按不同加工工序组成几卷：科研、设计文件，可按阶段组卷。d.按专业确定案卷单元。就是按文件内容所反映的专业性质进行组卷。比如：机械产品的工艺文件，可分别按铸、锻、车、刨、磨等专业组卷；建筑工程项目的文件，可以按建筑、结构、照明、供水、采暖等专业组卷。●确定科技文件案卷单元，应处理好以下几个问题：其一，当机电基型产品发展成系列产品或变型产品时，相互之间的文件，特别是图样，会有重复现象。立卷时，应以基型产品为基础，保证其齐全成套；其他新产品的文件，一般只保存本身专用的部分，另外通过编制配套明细表或目录，来反映全套文件的组成。其二，当产品、设备（非标准）和工程设计采用标准图、通用图和借用图时，不必复制这些图纸与新形成的文件一起立卷，只需在文件目录中注明这些图纸的名称、图号即可。其三，当产品、设备革新、改造，工程、设备使用、维修、改扩建时，新形6成的文件应单独立卷，不必将原来相应的案卷拆散重组，既减少劳动量，也能反映企业生产、技术发展的历史过程。——确定会计文件案卷单元的方法按照财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》，会计文件组卷的方法主要是按时间进行，具体如下：a.会计凭证，一般由经办会计将当月凭证按形成时间先后分别装订成册，案卷的厚度不超过3cm；b.会计账本，基本上是一账一卷；c.会计报表，年报、季报、月报分别组卷。——确定人事文件案卷单元的方法依据组织部颁发的《干部档案整理工作细则》，人事文件以人为单位进行组卷，即每个人的材料组成案卷。●灵活运用立卷特征组合案卷（1）会议文件（2）信、函（3）统计、报表、名册等文件，按格式、名称和地区组合。（4）简报、刊物可按名称或期号组合。（5）单位管理和业务活动形成的其他业务文件、调研材料、制度、条例、法规等，一般按单一问题组卷。（6）工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合。（7）科研、生产、建设管理工作所形成的文件、图表和说明材料，按项目组合。（2）对案卷内文件进行科学排列(确定好案卷单元之后，需要对案卷内的文件进行排序，使其条理化、系统化，方便日常的管理和利用。卷内文件的排列应遵循一定的规律，如按时间、问题、重要程度、地区、名称、作者等排序。)——文字材料的排序(除了一般的排列方法外，还应遵循一些惯例：一般的，内外文件一起组卷的，上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件在后；来文和复文，复文