企业电子文档管理办法

电子文档管理办法1总则1.1为了规范公司电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的公司电子档案管理体系，保障公司电子文件和电子档案的安全保管与有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》及行标CJJ/T117-2007《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关法规，特制定本办法。1.2本办法适用于全公司范围内的电子文档管理。1.3公司电子文档管理除执行本办法外，尚应执行国家现行有关标准的规定。2术语2.1电子文件：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2.2施工工程电子文件：在工程施工过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。施工工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。2.3归档电子文件：是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。2.4电子文件的逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。2.5电子文件的物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。2.6电子文件的真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。2.7电子文件的完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。2.8电子文件的有效性：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。2.9背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。2.10元数据：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。2.11定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。2.12正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。2.13文本文件：用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、NSF为通用格式。2.14图像文件：用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件，收集时应将其转换为通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。2.15图形文件：采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。2.16影像文件：用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。2.17声音文件：用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。2.18超媒体链接文件：用计算机超媒体链接技术制作的文件。2.19数据库文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。2.20计算机程序：计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。3电子文件管理体制和职责3.1电子文件归档管理归公司档案室负责，解决实际问题,为电子档案的保管、查验、复制等提供支持。3.2电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办部门负责，将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。3.3建立由网络管理和技术人员负责审核的电子文件的有效性管理制度。3.4根据电子文件的类型和特点注明文件格式、时间、软硬件环境、格式等相关的数据及参数。保证归档电子文件的质量。归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应当在内容、相关说明及描述上保持一致。3.5对于加密电子文件，应当解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应当将其解密程序同时归档。3.6网管部门每年四月对档案室备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取措施，并根据软硬件升级换代情况，适时对电子文件进行迁移作业。3.7归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案管理人员要学习掌握计算机和电子文档管理的操作技能，利用归档的电子文档，积极开展档案编研和服务利用等工作。4电子文件收集、积累4.1收集积累的范围4.1.1凡是在公司管理中反映主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关的支持软件和数据等都属于电子文件的收集范围。4.1.2凡是记录与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于公司建设工程电子文件的收集范围。各类建设工程电子文件的具体收集范围应符合现行国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328的有关规定。4.1.3公司电子文件的内容必须真实、准确。施工工程电子文件内容必须与工程实际相复核，且内容及其深度必须复核国家有关工程施工、监理、测量等方面的技术规范、标准和规程。4.1.4记录重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应当保留。正式文件是纸质的，应将纸质文件与数字化后的电子文件一同保存。4.1.5凡是属于收集积累范围的电子文件，收集积累时均应进行登记，填写《电子文件登记表》。4.1.6在电子文件的形成和处理过程中，如需改动，应填写《电子文件更换记录表》。4.1.7应定期（每季度）备份施工工程电子文件，并应存储与能够脱机保存的载体上。对于多年才能完成的项目，应实行分段积累，一年拷贝一次。4.1.8收集电子文件时，应该注明电子文件的存储格式及其软、硬件环境。公司档案室应当保留各种通用格式电子文件的处理软件、资料及其软、硬件环境。电子文件原则上要转换成通用格式的电子文件，如不能转换，收集时应当连同专用软件一并收集。4.1.9计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的，与电子文件处理有关的参数、管理数据等，应当与电子文件一同收集。4.1.10套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。4.1.11电子文件在形成、接收时就要制作备份（一式三份）。4.2收集积累的电子文件类型4.2.1电子文件稿本电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。4.2.2电子文件信息类型要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。对用专用软件产生的电子文件应转换成通用型电子文件，若不能转换，收集时则用连同专用软件一并收集归档。4.2.3电子文件载体类型目前主要有移动硬盘、U盘、光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。4.2.4电子文件的登记1）每份电子文件均应当在《电子文件登记表》2）电子文件登记表应当与电子文件同时保存。3）电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——定稿电子文件；F——正式电子文件。4）电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链结文件；P——程序文件；D——数据文件。5电子文件的归档5.1电子文件鉴定5.1.1电子文件在归档前应当进行鉴定。鉴定内容：确定归档电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定电子文件的密级、归档范围和保管期限。5.1.2集中归档的电子文件，归档前应当由文件形成部门按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》；5.1.3电子文件保管期限和密级的划分，参照公司关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与纸质文件信息的保管期限一致。5.2归档时间、方法及归档步骤5.2.1电子文件按照纸质文件归档的相关规定进行归档。5.2.2电子文件归档时，应当对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。5.2.3电子文件的归档，按照归档分类方案所设置的鉴定标识（归档分类代码）进行。5.2.4存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签，注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容，归档后的电子文件的载体应当设置成禁止写操作的状态。5.2.5特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。5.2.6相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应当同时归档，并将电子文件的档案号返登入《电子文件登记表》。5.2.7对需要长期保存的电子文件，将机读目录与相应的电子文件存储同一载体中，同时载体中存储的归档文件名应当与机读目录名称一致。5.2.8归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存1年。5.2.9电子文件的著录应当参照《档案著录规则》（DA／T18）进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和责任者、操作者、背景信息、元数据等其他标识，并按《归档文件整理规则》（DA／T22）规定的格式打印纸质目录。5.2.10归档步骤电子文件的归档可分为两步进行，对实时归档的电子文件先做逻辑归档，然后每隔半年完成物理归档。1）逻辑归档：具有稳定可靠的网络环境、有严密的安全管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本的部门，可以直接向档案室实施逻辑归档，基本要求是：a.电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识。b.档案室要会同各部门设定查询归档电子文件的权限。c.网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。d.归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。e.局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新、数据转换时，要确保数据准确无误并能在新系统中运行。f.电子文件归档后，档案人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。g.各部门设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作，做好数据更新记录，将转换后的新数据向档案室移交归档。2)物理归档：档案部门应在每年半年将已逻辑归档的电子文件分门别类地制作成光盘，并制作相应的《归档电子文件登记表》一式两份，待各归档部门确认无误后双方签署，以实现物理归档。物理归档的基本要求是：a.电子文件承办人应根据归档范围，在电子文件产生时就对应归档电子文件标注一定的标记（文件题名、形成日期、编号等）。b.公司及分公司相关部门办理完毕的电子文件，实时进行逻辑归档，凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，每隔半年完成物理归档。物理归档的电子文件仍要在部门保留一年后方可销毁。c.特殊格式的电子文件（非通用格式），归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件，数据库结构字段名为非汉字的结构归档时应附数据库结构说明书，标明每个字段的汉字名称；如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示，以确保数据库信息的可