企业管理标准编写规则

Q/HSFTG·01·004-20101企业管理标准编写规则1范围本标准规定了编写企业管理标准的基本要求、编排格式、结构要素及其编写规则。并给出了有关表述样式。2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T1.1-2009标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写（ISO/IECDirectives-Part2：2004，RulesforthestructureanddraftingofInternatutionalStandards，NEQ）GB/T7714文后参考文献著录规则（neqISO639）Q/HSFTG·01·003-2010企业技术标准编写规则Q/HSFTG·01·000-2010企业标准化工作管理办法3编排格式和要求3.1标准的条款应具有适用性和可操作性，并注意量化要求,便于检查和考核。3.2标准的层次编号和条文编排应清楚、准确（参见附录A与附录B）。3.3标准所规定的条款应简洁而无歧义，并注意与技术标准和工作标准协调配套，避免不同的人从不同的角度而产生不同的理解。3.4文字表达应有明确的针对性，避免使用解释性语句和无实际意义的虚词，如类似“根据有关规定”、“按照有关要求”等没有确切意义的语句和“坚决”、“可以”等强制性词汇及让步性词汇，更不能用“大概、可能、也许……”等不确定词语来描述某一条款。3.5对管理事项的描述与要求应容易识别，让员工能一目了然掌握哪些条款是应遵守的，哪些条款是可选择的。使之在实施、检查与考核中区别对待。为此，表示严格程度的助动词宜按下列要求规范(以下仅表示在这几种可能性中推荐特别适合的一种，不提及也不排除其他可能性，或表示某项要求是首选的但未必是所要求的，或表示不赞成但并非禁止某种可能性)：a)表示很严格，非这样做不可的：正面用词为“必须”，反面用词为“严禁”；b)表示较严格，在一般情况下应这样做的：正面用词为“应”，反面用词为“不应”；c)表示允许稍有选择，但在条件许可时，首先应这样做的：正面用词为“宜”或“可”，反面用词为“不宜”。注：这些助动词的使用仅限于管理标准和工作标准的编写。3.6术语、符号要统一。同一术语或符号应表达同一概念，同一概念应采用同一术语或符号。3.7既要符合企业实际，又要创造性地把先进的现代化管理思想、理论和方法纳入标准。3.8如果用图表提供信息更有利于标准的理解，则宜用图表而不用文字。3.9使用的量、单位及词头参见Q/HSFTG·01·003-2010中附录A的规定，应避免出现Q/HSFTG·01·003-2010中附录C的错误。3.10标准编写时所涉及到的部门应符合附录E的规定。3.11编排格式一般遵照GB/T1.1-2009第9章的规定。但下列情况除外：a)按门类标准合订本出版的系列标准，宜参照附录C的格式统一编制目次。b)用“MicrosoftOfficeVisio2003”或“MicrosoftVisio2007”等专业流程图绘图软件绘制流程图时（参见图D.1～图D.4），图中的字号和字体遵照表1的规定。Q/HSFTG·01·004-20102表1流程图中的字号和字体文字内容示例字号和字体流程图名称图D.1的“制、修订标准工作流程”、图D.4的“QHSE体系内部评审流程”等12pt黑体跨职能流程图中职能带各部门（或人员）的名称图D.4中的“公司各部门、项目组”、“质量安全环境职业健康主管部门”、“公司分管领导/管理者代表”等10pt宋体所有框内外（包括起止框、输入输出框、判断框、进程框等）文字说明图D.1至图F.4中的所有起止框、输入输出框、判断框、进程框的文字。8pt宋体带箭头的流程线上的文字说明图D.1至图D.4中判断框流程线上的“是”与“否”等文字。8pt宋体控制点编号图D.4中的a、b、c、d、e、f等字母。8pt宋体4管理标准的结构及其要素的编写4.1基本结构管理标准一般由以下三个部分组成：封面目次a)概述部分名称前言引言范围规范性引用文件术语和定义b)正文部分管理职能管理程序管理内容及方法检查与考核规范性附录c)补充部分资料性附录参考文献标准的对象不同，构成的要素也不同。一项标准不一定同时包括三个部分的所有要素；它还可以包含三个部分之外的其他要素。除范围外，标准正文部分的标题、内容和顺序均可根据其具体需求而定。4.2各部分要素的编写4.2.1概述部分4.2.1.1封面标准的封面包括标准名称、企业管理标准分类号（代号为G××）、标准编号、发布日期、实施日期及发布部门等。4.2.1.2目次如单独出版某一个性标准，只有在条款较多，篇幅较长（一般印刷在15页以上）时才编写目次。单独出版某一个性标准的目次应按GB/T1.1-2009中9.3的规定编写，如果需要，所列的各项内容与顺序如下：——前言；——引言；——章；——带有标题的第一层次的条（需要时列出）；——附录；Q/HSFTG·01·004-20103——附录中的章；——附录中带有标题的第一层次的条（需要时列出）；——参考文献；——索引；——图（需要时列出）；——表（需要时列出）。4.2.1.3名称标准名称应能确切地反映出本标准管理活动的主题，对象明确，力求简练。一般以“×××管理规范”、“×××办法”、“×××细则”等组合形式来表示。对于一项篇幅过长而需要分成若干个单独的部分来编写的标准的名称，则需要有补充要素。示例：Q/HSFTG·08·007.1员工出差管理规定第1部分：境内出差Q/HSFTG·08·007.2员工出差管理规定第2部分：境外出差4.2.1.4前言前言的起草应符合GB/T1.1-2009中6.1.3的规定。前言一般由特定部分和基本部分组成。每项门类标准的合订本应有一个总的前言，合订本前言的起草参见附录F.1。如果是单独针对某一个性标准,前言的起草参见附录F.2。4.2.1.5引言引言主要包括制定本标准的依据或需要表述的有关其他事项，可参照GB/T1.1—2009中6.1.4的规定编写。对单独某一个性标准来讲，如这些内容不需要说明时，引言可省略。但每项门类标准的合订本宜有一个总的引言。其内容和格式可以标准化管理基础标准的引言为例编写。4.2.2正文部分4.2.2.1范围范围应置于每项标准正文的起始位置。范围应明确标准的对象和适用领域，必要时还应规定不适用的对象或领域。范围的陈述应使用下列典型用语：·本标准规定了……。·本标准界定了……。·本标准确立了……。·本标准适用于……。·本标准不适用于……。4.2.2.2规范性引用文件引用文件主要是指引用标准及相关文件的条文或部分内容来代替所起草标准文本的部分内容或条款，以避免标准重复，达到简化标准文本的目的。引用文件一览表的排列顺序为：国家标准、行业标准、总公司标准、本公司标准、国内有关文件。其他规定按GB/T1.1—2009中6.2.3的要求编写。具体操作时应注意以下三点：a)引用文件不应包括：1)本公司以外的非公开性文件；2)本公司内以非标准格式编写的文件；3)在标准起草过程中参考过的文件。b)文件清单中引用公司发布的企业标准时，其排列的顺序为：技术标准、管理标准、工作标准。三类标准同时需要作为规范性引用文件在文件清单中出现时，先按门类标准的顺序代号排列，再按个性标准顺序号排列。示例：下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。Q/HSFTG·01·004-20104Q/HSFTJ·02·000.1-2010液化天然气（LNG)接收站操作手册第1部分：装卸与储存Q/HSFTJ·03·010-2010液化天然气接收站（LNG)接收站生产装置备品配件储备定额Q/HSFTG·03·005-2010公务接待工作管理办法Q/HSFTG·13·003-2010网上采办管理规定Q/HSFTZ·03·001-2010计划财务部副总经理工作标准……c)引用标准不同于参考文献，不要把在起草标准中参考的标准作为引用文件，如GB/T1《标准化工作导则》等支撑标准制修订工作的基础性系列国家标准,在起草标准时一般都要用到，但类似标准则不必在引用文件中列出。4.2.2.3术语和定义管理标准中使用的术语，如果是在现行标准中未曾出现过的、在不同的语境中有不同的解释、或者不是一看就懂的，均应给出定义，并使用下列适合的引导语：——“下列术语和定义适用于本文件。”——“……界定的以及下列术语和定义适用于本文件。”如果是重复某概念的定义，则应在参考文献中列出该定义出自的标准。4.2.2.4管理职能管理职能一般包括：a)对管理对象和过程行使的策划、组织、监督、指挥、协调与控制的规定；b)管理业务的主管部门或人员的职责，主管部门与其他部门之间的业务关系和隶属关系等规定；c)主管部门与其他部门之间的分工界限和责任与权限等规定；d)各级各类人员在该项业务中应承担的工作，应负的责任和应有的权限等规定。4.2.2.5管理程序的描述管理程序可按下列两种方式进行描述:a)图形描述，例如：·按PDCA循环进程绘制的跨职能管理流程图(参见图D.1)；·按PDCA循环进程绘制的单项业务管理程序(参见图D.2)；·单项作业程序流程图(参见图D.3)；·跨职能部门（或人员）管理流程图(参见图D.4)。注1：流程图是一种用几何图形和文字描述将一个过程的步骤表示出来的图示方法。是编写管理标准时进行程序设计的重要工具。注2：可用“MicrosoftOfficeVisio2003”或“MicrosoftVisio2007”等专业流程图绘图软件绘制流程图。注3：流程图中的字号和字体见表1。流程图中的关键控制点按GB/T1.1-2009中7.3.9的规定以脚注的形式描述（参见图D.2）。除非需要描述的关键控制点超过三个且需要其他相关方面的说明时，可附表对其相关内容进行简要的文字描述（参见图D.4和表G.1）。b)文字描述。通常采用列项的方式对需要描述的事项按其先后顺序进行陈述。示例：在采办活动中，竞争性谈判一般按下列程序进行：a）成立谈判小组；b）编制《竞争性谈判文件》，其内容包括但不限于：·项目概况；·合同主要条款；·文件提交格式；·履约期限和方式；·……c）向公司分管领导批准后的三家以上的供应商或承包商发出《竞争性谈判文件》；d）对参与谈判的供应商或承包商按“两步评价法”进行评价。即：1）先对技术和无价格商务进行评价；2）然后对技术和商务合格的谈判对象进行价格评价。e）按计划组织谈判小组所有成员集中与单一供应商或承包商分别进行谈判；f）编写谈判报告，确定成交供应商或承包商；Q/HSFTG·01·004-20105g）向成交方发出《合同成交通知书》；h）编制、签订并具体执行采办合同；……4.2.2.6管理内容及要求本条款是管理标准的核心。对综合性管理业务所制定的标准，可根据需要选取以下方面的内容或工具来收集程序文件依据及理清编写的思路：——管理事项、细节与要求；——管理程序（参见4.2.2.5）；——主要应对的风险点及相应的管理职责与应对措施；——采取的措施、手段与方法(如ISO9000推荐的11种工具)；——评价方法及步骤的确立(如用水平对比法、头脑风暴法1)等来整理)。如标准涉及多个部门，且纵横关系复杂，易产生职责不清，不便考核时，应规定其协作关系，制约办法和仲裁权限等。对此，可采用“L”型矩阵图的格式进行逐一分解落实(参见附录H)。注：矩阵图是一种利用多维思考去逐步明确问题的方法，它是在把对问题有关的对应因素中，找出成对的因素，分别排成行和列，在其交叉点上判别二者的关系。4.2.2.7检查与考核本章主要规定对被考核对象的检查与考核程序、内容和方法。4.2.3补充部分4.2.3.1规范性附录规范性附录是对标准中的管理内容所作的补充，是管理标准的一个重要组成部分，它与标准条款具有同等效力。一项标准可以有若干个规范性附录，但不允许几项标准共编一个附录。