企业选择财务软件的基本原则

财务新视野2014年6期企业选择财务软件的基本原则谢甲天（湖南大唐工程机械有限公司长沙410100）摘要：财务软件主要是指立足于企业财务账目，专门解决企业资金账户、企业收支状况等方面管理问题的计算机应用软件。不同的企业对于财务信息系统的功能的要求不尽相同，财务软件的功能也各有差异。如何在林林种种的财务软件中选择最适合企业自身的软件，使财务软件最大限度地提高企业的效益，是每一家企业面临的重要课题。关键词：企业；财务软件；选择财务软件主要是指立足于企业财务账目，专门解决企业资金账户、企业收支状况等方面管理问题的计算机应用软件。其作用主要有：①通过对会计核算的规范化，来带动财务管理乃至企业管理的规范化，从而提升企业的管理水平，提高企业的效益；②提高会计核算的工作效率，降低会计人员在账务处理方面的工作强度；③减少工作差错，便于账务的查询等等。由于不同企业对于财务信息系统的功能的要求不尽相同，财务软件的功能也各有差异。如何在林林种种的财务软件中选择最适合企业自身的软件，使财务软件最大限度地提高企业的效益，是每一家企业面临的重要课题。本文将从以下几个方面进行探讨。一、是否符合法规合法性是指财务软件所提供的功能，必须严格遵循现行的各种会计制度，并且满足财政部提出的10项基本要求以及基本功能规范。合法性是会计软件的第一质量标准。例如：软件中采用的总分类会计科目名称、编号方法、输入的记帐凭证的格式等都应符合国家统一的会计制度的规定；软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的各种会计核算方法，以供用户选择；软件应当提供机内记帐凭证打印输出功能，可以提供原始凭证的打印输出功能，必须提供会计帐簿、会计报表的打印输出功能，打印输出的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。目前，许多小型财务软件公司并不具备软件开发能力，只是简单借鉴国外的企业财务软件进行破解，二次开发，由于花费的精力小，便以低价倾销。须知国外的财务软件并不是按照我国的会计准则所编写的，执行的会计制度及相关法律法规都有较大区别。其显示界面、操作手册和打印输出格式，与中国的会计法要求，都有不小的差距。此外还有一特例，即外资企业大多使用外国母公司的统一财务软件，该软件既未经我国财政部门验收认定，也未向财政部门申报备案，导致在这个问题上已经失控。其会计科目未按我国企业会计制度规定设置，平时不打印总账明细账，有的记账凭证不用中文，且无摘要，会计科目用自己的代号，只有公司财务人员自己看得懂。作为一个主权国家，政府有权要求在华的外资企业按照中国的法律法规办事，不能姑息迁就，听之任之。最后，还应当考虑版本的合法性问题。盗版的财务软件没有可靠的技术保障，严重的可能出现数据丢失现象，对于企业会计核算工作的正常进行，会带来难以估量的损失。所以，企业必须选择正版合法的财务软件，保障会计核算工作有条不紊地进行。二、是否适合企业稍有实际财务处理经验的人都清楚，不同的行业，其处理财务帐务的方式还是有比较大的差异。例如服务业、制造业与金融行业这三大行业，其财务处理方式就有很大的不同；再者，集团财务处理规范、上市公司财务处理原则、单个公司的财务管理办法也绝然不同。企业购买财务软件，有点同我们买衣服类似，最主要的是选择合身。当然，如何做到“合身”二字，并不是一件简单的事情，它既要考虑身高、胖财务新视野2014年6期瘦，也要顾及到肤色、相貌。因此，不同行业的企业，也需要配备不同行业的财务管理软件。某些企业在购买财务软件时，就如同在商场买服装，非国际名牌不可，购买财务软件非名牌软件不用。在这样的名牌思维主导之下，就很容易犯“小脚穿大鞋”的错误。例如一家传统的机械制造企业刚开张，其野心勃勃，虽然目前还只是一家比家庭作坊稍好点的小企业，但在选择财务软件时，就联想到今后集团管理的功能，希望采购一套具有集团财务预算控制的财务软件。也许，这家企业今后可能会慢慢发展成为一家集团性的生产企业，但是，这至少也需要十几年的时间吧，并且这中间的变数太多。虽说在选择财务软件时需要考虑未来几年的发展，但也不至于跨度这么大。另一些企业却恰好相反，企业老板特别抠门。在选择财务软件的时候，不肯花大钱，“大脚穿小鞋”。例如有一家企业，其规模虽说不是特别大，但也是一个新组建的集团公司，下面有一家外贸企业与三家实体企业，由于是民营企业，因此难免有点小气。在选择财务软件的时候，竟然只购买了单个企业的财务软件。虽然这个软件确实便宜，实施成本加软件授权费用总共才一万元不到。但是，集团公司在用了这套软件之后发现问题不断，如不能对各个公司的费用在系统中进行控制；下面公司的帐汇总到集团的财务管理系统中，集团财务人员要进行重新处理，等等。一年之后，集团财务总监感到非常棘手，不得不对财务软件进行二次选择，豆腐花了肉价钱。有些软件公司的促销人员在推销他们的财务软件时，可能会吹得天花地坠：他们的财务软件有多么多么的灵活，可以适应不同行业的需求。对于这种促销广告，企业要理性对待，世界上到今天为止，还没有一种包医百病的药物，也没有一款适合任何行业的财务软件。的确，某些财务软件，可以通过系统配置来适合某些行业的需要，但是，企业也要为此付出一定的代价，也许可以实现某个需求，但是在帐务处理起来会比较麻烦，甚至比手工做帐还要麻烦，此时，已经失去了上财务管理系统的意义。另外，灵活性往往意味着系统管理员需要进行大量的维护工作，而且，对于用户灵活性的增加，往往意味着系统负责性的丧失。因此，在选择财务软件时，一定要非常清楚自己的企业到底属于什么行业，这个行业在财务处理上有什么特点，然后根据这些需求对财务软件进行选择。相信如此的话，企业就可以选到一款合适的财务软件。三、是否配套完善企业在购买财务软件时，不仅仅只考虑财务软件本身的功能，还必须考虑其产品与周边的配套是否完善。例如企业在使用财务软件系统时，一般情况下都放弃了传统的手工帐务，进行无纸化办公。但是，根据国家的会计法规定，又一定需要有书面的凭证与账簿。此时，企业该如何应对呢？有些企业的处理很麻烦，他们将现行系统中处理好的相关帐务工作，在核对无误后，再到月底结帐的时候，把数据从系统中抄写到手工的帐簿上。很显然，这是重复性的工作，不但效率不高，而且很容易抄错。因此，该处理方法不是值得推荐的处理方法。有些企业就比较聪明，平时在软件系统里进行帐务处理，到了月底的时候，把相关的凭证、帐簿、报表等相关的单据打印出来，装订成册。不过这么处理的话，又会遇到一个问题，我们都知道，国家对于财务账簿等都有固定的格式要求，所以，企业在打印这些单据的时候，并不能按自己喜欢的格式随心所欲，而是必须在国家法律规定的纸张上打印，以免除企业手工抄写之麻烦。对财务软件而言，所编写的凭证打印格式，能够满足会计法规定的要求，最好还能配套有专门的打印纸张。利用这个凭证打印格式与专用打印纸张打印出来的单据，是国家所认可的。如此的话，企业用户在系统里做好帐务处理之后，只需要直接把单据或者报表打印出来即可，而不需要再进行手工的登帐动作。另外，目前国内的财务软件的发展已相当成熟，其同质化的现象也非常严重，各大品牌的财务软件在功能上大同小异，只是具体的处理流程上会有所差异，而这个差异恰恰就是企业在选购时需要注意的地方。因为当企业的财务管理流程跟财务软件的作业流程不配套的话，那就只有两个选择：一个是企业进行业务流程重组，以符合企业财务软件的作业流程；另一个就是对财务软件进行二次开发，以符合企业的需求。无论哪一种方式，对于企业来说，都需要付出比较多的精力与成本。所以，企业在购买财务软件的时候，还需要适当关注一下其周边的配套产品是否完善，能否满足企业的实际需求。四、是否确保安全安全性是指财务软件所提供的防止误操作和作弊行为的功能，通俗地说就是防错和纠错的能力。它包括以下几个方面：在计算机出现硬性故障财务新视野2014年6期时数据的安全性，如断电、硬件损坏、病毒等，以及操作权限的控制、数据库的安全性。很多财务软件都是利用超级用户（即系统管理员），来实现对操作员的设置以及授权工作。超级用户通常由企业财务总监（财务部长）担任，系统赋予超级用户众多操作权力，不但可以对操作员进行增删、更改其权限、启用或者注销操作员的个人密码，还拥有数据恢复权、账套设置权、结账权等权力。通过对管理权的集中掌握，促使会计人员只能在允许权限范围内来使用数据与处理事务，这不但是众多岗位协作分工的要求，也是避免会计人员越权、保护信息数据安全的需要。此外，操作密码的设置是财务人员维护自身责任与利益的基本手段。从会计信息安全性与财务人员职责的要求来看，操作员应该利用好软件提供的加密功能，同时还要对登录密码进行经常性地修改，避免他人有意或无意进入系统，越权进行非法操作。超级用户可以利用软件的强制加密与密码限期修改的功能，对每一位操作员所履行的义务进行明确，不断完善口令加密功能，保证财务软件使用的规范性。再者，财务软件必须能在多个环节给超级用户设置了针对功能范围与操作权限的控制权，各级操作员只可在被授权的功能范围与操作权限以内履行自身职责。通常操作员被分为若干组，不同组被赋予的权力不同，同一组操作员的权力可以共享。通过对某操作员进行权力屏蔽，超级用户可以对每一位操作员的权限进行确定。最后，超级用户通过判断与定位，设置财务软件系统的参数，来确保数据的安全维护与软件的规范运用，从而能够对会计核算的资料实现主动保护，通过规范数据传递与维护账务的处理程序间接实现对数据正确性与安全性的维护。五、是否价格合适在选择财务软件时，价格也是必须考虑的因素之一。通常情况下，软件开发商有适合于不同规模企业的不同价位的财务软件，只需选择适用于本企业的业务特征并适当考虑未来业务发展的财务软件即可。购买财务软件之前应充分调查软件市场的情况，对多个财务软件开发商进行询价，要比较不同财务软件的功能和价格情况。影响财务软件价格的主要因素有企业规模、购买模块数、企业站点数、实施费用等。另外，除了初始购买财务软件的投资，软件每期的运行维护费用、员工培训费用、软件的升级费用等运行费用，也要在选择软件之前了解清楚。一般来说，在财务软件的售价中，包含了软件价格、售后服务与培训价格。在销售报价时，有时按软件价格报价，有时按各部分总计全额报价。所以，企业一定要弄清楚财务软件开发商的报价含义。价格合理性是指在选择财务软件时，主要考虑其相对价格，而不是其绝对价格。企业在分析财务软件的价格时，不能按其表面的绝对价格去比较，而是分析软件的性能价格比，即软件价格与软件的性能量化值之比，得出单位性能的价格，再用此数据在不同的财务软件间进行比较，这是许多企业都容易忽略的方面。要认清企业的环境，确定自身的需求，软件既不是越先进越贵越好，也不是越简单越便宜越好，更不能人云亦云。如果只是一家小型公司、办事处或中介机构，业务上不需要复杂的成本核算、无大量存货，销售业务也不多，选择超前且价高的财务软件则等于是浪费投资，而传统的基于部门级应用的财务软件可能是比较好的选择。因此，如何以最小的投入挑选出最适合企业的财务软件，是企业面临的一个非常重要的课题。六、是否售后维护财务软件不同于日常生活用品，当财务软件被应用于企业之后，就建立起了企业与软件开发商之间的密切联系。目前，由于普通会计人员的计算机财务新视野2014年6期使用水平有限，单靠自身的能力，无法全面掌握财务软件的所有功能，也无法排除财务软件运行中所出现的全部故障，这就需要软件开发商提供技术支持。所谓售后维护是指财务软件开发商应提供持续性的售后服务，包括财务软件使用的日常维护、二次开发、用户培训、相关技术支持和软件版本的升级换代等等，具体可从如下方面进行衡量。首先是财务软件开发商的技术能力和培训用户情况，这些直接影响到企业单位日常的会计工作,必须对其进行认真考查。根据实际条件，可以采用直接方式，也可以采用间接方式，来了解财务软件开发商对用户故障报告的反应速度和维护系统的技术能力。财务软件开发商还应定期培训其用户，该项工作关系到企业使用的财务软件能否正常、稳定运行，也在一定程度上影响着财务软件的功能能否在工作中得到充分发挥。所以，一定要对财务软件开发