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会计电算化管理一、会计电算化系统的维护为保障会计软件的正常运行，应加强会计软件的日常管理和维护，公司财务电算化网络系统由公司设系统管理员对集团财务软件系统进行统一管理和维护。软件配置：公司选用时空软件，版本号，该软件已通过财政部评审。包括：总账系统、工资系统、报表系统、应收账系统、应付账系统、结算中心系统、固定资产系统、现金管理系统、财务分析系统、合并报表系统、现金流量表系统等几大基本模块。维护管理：①软件使用过程中出现由于程序问题造成的错误，或对软件有建议性改进意见，应与公司系统管理员联系，由系统管理员负责向软件公司反映，由软件公司负责对时空软件的程序修正和版本升级。②会计软件有关系统参数，由系统管理员负责统一设置。③凭证过账后，若发现由于凭证制作或录入错误而造成的账簿数据错误，应通过凭证反过账方法进行数据修正。④软件在使用中如出现由于操作等原因而造成数据损坏的，应及时向系统管理员报告，由系统管理员对数据进行修复。软件管理：①建账会计软件后必须定期做好一套或多套备份，由系统管理员保管。②会计软件由系统管理员统一安装。二、会计电算化操作管理会计电算化就是把系统工程，电子计算机技术等科学与会计理论融为一体，以计算机取代传统会计的手工核算过程。会计电算化操作使用管理制度就是计算机硬件系统和财务软件系统在操作使用中所要遵循的操作规程，以保证系统内各类信息资料的安全、可靠和完整。防止因违章操作而导致数据丢失和破坏，保证发生事故时能及时发现并预以纠正、恢复。以确保会计电算化信息资料的正确性、及时性、完整性和连续性。人员要求①公司财务部门上机操作使用时空软件的会计人员都必须通过电算化初级知识培训，并持有地方财政颁发的会计电算化上岗证。②财务软件系统赋予操作使用该软件系统管理员和会计人员相应的使用权限，严禁非财务人员操作使用。操作规范①公司财务网络系统由公司财务部负责统一管理，入网的包括各下属公司财务，由公司财务部统一设置账套，分配使用权限。②各入网下属公司账套之间通过设置网络数据共享安全相互保密，公司财务部具有数据访问的最高权限。③各账套的使用人员，必须由财务主管赋予一定的使用权限，具体规定如下：财务部主管享有对该部门账套各项操作的最高权限。总账会计具有对凭证的录入、审核、查询、修改、打印、汇总权；对总账及明细分类账具有查询打印权；对报表具有编制打印权。其他会计人员具有对其凭证的编制、查询、修改、打印权；对费用及往来客户明细账具有查询，打印权。分管固定资产的会计人员具有对固定资产卡片的增、减、调整、调拨、查询、计提折旧、凭证编制、固定资产明细账的查询打印权。④各账套的工资模块由公司财务部统一管理。⑤各账套应做好每日的数据备份。⑥操作注意事项：操作人员必须在权限范围内严格按程序规定进行操作。操作人员注册时应设置操作密码以防他人登陆操作。未经允许严禁在计算机上使用外来磁盘和带病毒磁盘。未经允许严禁外来人员使用计算机和查看财务数据。严禁在计算机上玩游戏和其他娱乐性程序。严禁一切损害计算机正常使用的行为和操作。三、会计电算化的硬件维护为保障会计电算化硬件设备的正常运行，应加强对会计电算化的计算机及其配套设备，包括计算机、显示器、打印机及网络通信等的维护和管理。硬件设备维护①财务部门计算机硬件设备设专人维护、保管，非财务人员使用需经财务部门有关负责人批准。②硬件设备维护是对计算机硬件进行检测、功能修复及零配件配置工作，维护人员每周对所有硬件设备进行检查，并做好检查记录。如有设备损坏及时与电脑公司联系修理。③操作使用人员要定期对计算机进行清洗，保持设备整洁。安全保护①硬件设备的启动必须遵循以下顺序：首先开UPS电源设备；第二开打印机；第三开显示器；第四开计算机主机。②为保障计算机安全正常运行，房间应安装空调设备，以保持适当温度；房间内不准抽烟，杜绝一切火源。③计算机和打印机除每周一次全面检查外，操作人员应定期清洗计算机和打印机上的赃物。④每天工作完毕后应按正常步骤退出操作，关闭一切电源。四、会计电算化档案管理制度会计档案管理是会计基础工作重要的内容之一，实行会计电算化之后，会计档案趋于更加规范，会计档案管理除书面的账表、账簿管理外，又增加了会计数据文件的磁盘存储管理，为加强会计档案管理，确保会计档案的安全，制定以下规定：1、应根据账簿数据准确编制或由机器自动生成会计报表，报表格式由财务主管设计或认可。2、报表的编制要求做到数据真实、计算正确、内容完整、手续齐备，做到账证、账表、表表之间钩稽严密，会计报表必须由分管财务领导，会计主管和制表人签字盖章。3、会计档案包括存储在磁盘上的会计文件和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿和会计报表。4、存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印出为书面形式，未打印之前不得抹去。5、由机器打印输出的会计档案发生缺损时，必须补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明，由系统管理员签字盖章认可。6、磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上。7、每天各账套必须进行硬盘备份，系统管理员从网络上对各账套进行软盘备份。不得直接对硬盘上的会计数据和作为从网络上对各账套进行软盘备份。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如果对硬盘上的数据进行加工，必须使用备份软盘的副本，不得删改硬盘和备份软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。8、必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应加上写保护并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和盒中，存放在安全、洁净、防热、防磁的场所，并定期进行转储，硬盘正式备份软盘不得随便乱放和外借。9、磁盘会计档案的管理工作包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全和正确负责。附：凭证传递流程保管存档财务经理出纳核算会计主办会计填写出纳报告单连同收付原始凭证审核正确电脑制单审核错误退回有关合同收款凭证递交成本会计