会议管理制度(试行版)

第1页共3页集团会议管理制度（试行版）第一章总则1.1为促进公司各业务条线及区域内业务交流、协调整合资源，规范议事方式和决策程序，提高决策效率，保证决议快速落地，根据公司实际情况，特制订本规则。1.2原则上非必要不开会，避免不必要的时间成本，确需采取会议方式时要尽量精简与会人员、明确会议主题、严格把控会议时间，以解决问题为导向，有事则长，无事则短。1.3本规则适用于集团总部及所辖各子公司。第二章会议类型及与会人员组成2.1集团战略层面会议：2.1.1全体股东大会：由董秘发起、召集并主持，原则上定期会议为每年召开一次，主要目的是向全体股东通报公司治理、战略规划、经营管理等方面的重大举措，对涉及股东权益的事项进行讨论和表决；因实际需要或突发事件，也可由提议股东自行或委托董秘召集临时股东大会，股东大会具体议事规则见相关制度。全体股东大会与会人员：国内及海外全体股东。大会召集基本要求：召开前10天通知全体股东，如召开临时会议，召集人提前至少2天发会议通知。2.1.2半年度战略及预算编制大会：由战略部（战略部组建前由人力资源部）发起、召集并主持，每半年召开一次（一般为年中及年底），组织高管就公司中长期发展战略进行头脑风暴、分管各板块做前半年度战略执行情况汇报及后半年度战略规划设想，并回顾前半年度预算编制情况、通报并讨论调整后半年度预算编制计划。半年度战略及预算编制大会与会人员：董事长\CEO、各业务单元及职能板块负责人。大会召集基本要求：召开前半个月通知与会人员准备相关资料。2.2经营层面会议2.2.1CEO办公会：由董秘发起、召集，董事长/CEO主持会议，原则上为每周召开一次（一般为周一上午），由各分管高管通报公司业务及职能运营管理状况，并就需要进一步决策或协调的事宜提交讨论并现场决策。CEO办公会与会人员：董事长\CEO、各业务单元负责人。2.2.2经营分析会：由集团财务负责人（财务缺席情况下，由业务副总）发起、召集并主持会议，原则上为每两周召开一次，由各业务板块负责人对板块、部门或工厂的财务管理、资金使用、经济效益情况、下阶段运营计划及资源调配使用计划进行汇报分析；固定与会人员为董事长\CEO、集团财务负第2页共3页责人、业务副总、董秘。2.3各部门例会和区域例会：由各区域、工厂、部门、条线负责人发起、召集和主持，原则上为每周一次；主要内容为上周工作总结与汇报，下周工作计划、重点工作方案研讨，待解决问题的讨论、协调和决策。与会人员：由会议召集人自行安排。基本要求：必须定期向集团人力资源部提交会议纪要并存档。第三章会议流程3.1会前准备1)所有会议（除临时紧急会议）召开前，需提前通知与会人员并发送正式的会议通知，以便与会人员提前安排时间和工作计划，各类会议通知的提前量详见第二章中会议召集基本要求；2)需要提前阅读的材料或了解的事项需提前发送到与会人邮箱，并明确需要与会人准备的材料，开会时需要的文件要在开会前按照与会人数准备齐全。3.2会议通知根据会前准备拟定会议通知，包括：会议的名称、议题、时间、地点、议程、每位与会人的发言时间、整个会议召开时限；3.3会议主持人一般来说，会议召集人即会议主持人：1)会议主持人需要把控整个会议的进程，特别是会议的时间把控；2)会议主持人需要敦促会议的决策结果，在会议结束后，对决策结果有明确的任务分工并进行追踪和反馈；3)会议主持人在每次会议开始时，要对上一次会议布置的任务进行回顾，并对实施效果进行评估；3.4会议纪要1)所有会议需有会议记录，会议记录人由会议主持人指定；2)由会议记录人整理会议纪要，对下一步行动计划要记录明确的交付成果和完成时间节点；3)会议纪要整理后由会议主持人审核后，发到每位与会者的邮箱，标注每个人的任务和完成的时限，并在下次会议进行反馈和评估；3.5协调和决策上传机制：各例会将有机联系，上一级例会对下一级例会未能解决的事项提供资源协调和决策支持。如：各区域或工厂未能解决的问题提交经营分析会做进一步决策；日常经营中涉及到上层架构等无法通过经营管理解决的问题可提交CEO办公会进一步决策。第四章会议纪律第3页共3页4.1与会人员必须按时参加会议，不得无故迟到，确有特殊原因不能参加会议，须提前通知召集人，无故迟到实施乐捐，乐捐标准由各地自行制定；4.2严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄漏会议内容，以免影响决议实施。第五章附则5.1会议管理制度由公司人事行政部制订，经人力资源总监、董事长审核通过后实施；5.2该制度为试行版，随公司业务发展状况的变化，新增例会、删减例会或调整例会将及时在制度中修改；5.3会议管理制度自公布之日起实行，其他规章制度中如有与此相违背的条款，以此为标准，本制度解释权归属集团总部人事行政部；5.4生效日期:2016年5月11日集团人事行政部2016年5月9日