会议管理制度指引操作流程SOP

公司LOGO会议管理制度指引操作流程SOP/WI文件编号：页码：1/4版本：A.0注：受控文件，未经特许，不得擅自复印或洩漏任何内容生效日期：2016-12-01文件制/修订履历纪要记录文件属性□一阶□二阶■三阶制定部门：分发部门：总经办受控状态：文件履历纪录制/修订日期追溯号内容摘要修订页码版本制定审核核准***-发行--B.0***文件会审部门签核部门签核公司LOGO会议管理制度指引操作流程SOP/WI文件编号：页码：2/4版本：A.0注：受控文件，未经特许，不得擅自复印或洩漏任何内容生效日期：2016-12-011.0目的：为加强集团总经办会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本细则。2.0范围/定义（或说明）：2.1范围：先适用于中泰股份总经办全体成员。3.0权责：3.1总经办组织管理部：负责负责制订、修改、完善本流程，组织本部门对本流程适时检讨。3.2试行版本先在总经办内部使用。4.0主要内容描述4.1总经办例会4.1.1例会由总经办全体人员参加，主要为例行讨论部门议题，直接向吴总汇报。4.1.2例会的时间：时间固定在每周一晚上19点开始，如有变动另行通知。4.1.3周例会的地点：原则上在离办公地点最近的办公室，具体由总经办助理负责。4.1.4会议记录及追踪：由组织管理部负责记录，并于会后小组讨论形成会议纪要。4.1.5存档追踪：由总经办助理打印后交组织管理部负责人审核后，吴总签字存档。4.2总经办每天晨会4.2.1晨会由总经办全体人员在操场参加，先集体进行早操训练，然后分小组讨论。4.2.2晨会的时间：时间固定在每天早上07:50分开始，如下雨则取消。4.2.3晨会小组讨论以公司及部门或当日重要事件为主，控制在10分钟内。4.3总经理专题会议（人数不限）及公司跨部门中大型会议（超过30人及以上）4.3.1专题会议及中大型会议，会议组织过程包括以下几个步骤：4.3.1.1确立会议议题：会议的议题包括但不限于公司各事业部提出、高层决议、总经办收集等。经吴总或姚总同意，即可召开会议。4.3.1.2安排会议议程：对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7、出席人员（名单）；8、会议财务（支出收入）预算；9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。该报告批准后方执行。4.3.1.3发出会议通知。通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；出席会议公司LOGO会议管理制度指引操作流程SOP/WI文件编号：页码：3/4版本：A.0注：受控文件，未经特许，不得擅自复印或洩漏任何内容生效日期：2016-12-01的重要或主要人员，应通过电话、微信等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。4.3.1.4会务准备。会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、签到簿、桌椅、投影仪和麦克风及播放系统测试、录音工具、饮料、水果或点心（有宾客才考虑）、白板笔等。根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。4.3.1.5做会议记录和摄像、录音（保密会议及会议主持人明确指示取消摄像或录音除外）：指定部门召集的会议，由指定部门负责会议纪要的起草，如有需要总经办协助。几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，如有需要总经办协助。姚总或吴总要求召开的会议，默认为总经办或人资负责纪要。4.3.1.6整理会议纪要、决议：必须全面记录会议的内容；必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；总经办负责的会议纪要，由总经办组织管理部负责记录并录音，会后一个工作日内，小组讨论形成初步纪要。由总经办助理打印后交组织管理部负责人审核后，姚总或吴总阅改、签批。4.3.1.8发送有关部门、人员，并归档。重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。5.0会议效率管理及提高会议效率的要领5.1要严格遵守会议的开始时间，要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明，要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。5.2在会议进行中要注意如下事项：1.发言内容是否偏离了议题?2.发言内容是否出于个人的利害?3.是否全体人员都专心聆听发言?4.发言的内容是否朝着结论推进?5.3应当引导在预定时间内做出结论。5.4会议禁忌事项：不可取用不正确的资料；不可打断他人的发言；不要中途离席；维护会议纪律，不得肆意喧哗、吵闹、讨论与会议无关的话题而影响会议进程。公司LOGO会议管理制度指引操作流程SOP/WI文件编号：页码：4/4版本：A.0注：受控文件，未经特许，不得擅自复印或洩漏任何内容生效日期：2016-12-015.5会议管理技巧：控制出席人数，与会无关者不参加；每次会议须明确主题；对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议；会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间；对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。5.0相关文件6.0相关记录7.0相关流程/附件《专项会议流程说明》、《专项会议座次图》、《专项会议座位安排表》