会议管理风险评估量化管理

会议管理：风险评估量化管理识别和评估会议中的各种风险是一件非常复杂、难以掌控的工作，下面这些工具可以提高这项工作的可操作性。会议专业人员不仅有制定风险管理计划包括财务风险的法律责任，他们还有为所有会议相关人员提供安全环境的道则责任。一次彻底、完整的风险评估是对策划者的一次“尽职调查”考验，同时为制定暨便于操作又容易被所有会议相关人员理解的风险管理计划铺平了道路。风险系数列表是策划者在风险评估过程中可以使用的一种方法。每年6月份举行的“波士顿同志自豪游行”（BostonPrideParade）活动（一项拥有超过30年历史的同性恋者庆祝活动）制定了风险管理计划以及风险级别划分的部分内容，他们的发现测定表举例说明了如何明确鉴定和评估风险——以及如何管理风险。波士顿同志自豪游行使用的风险评估方法是按风险的严重程度、风险发生的概率和风险系数来划分等级的。每个风险按严重程度和发生概率的得分划分为1-3级（1=影响很小或无影响；损失或伤害小；2=影响一般、中等；损失或伤害一般；3=严重伤害；重大损失）如果某项风险的严重度为1级，说明如果风险万一发生了，后果不会很严重或引起的关注度不会很高或伤害程度低。例如，会议中出现违规停车或交通服务不好，不会给参会人员带来任何伤害，只是一件让人不高兴的事情。这种影响可以很快消除，无需会议策划者来处理，人们可以自行解决。与1级对应的是另一个最高风险级别。如果某项风险会给参加游行的人造成严重的生理或心理伤害，那么它的风险等级可能定为3级。例如，恐怖分子袭击游行活动不仅会给游行者、员工、志愿者和活动策划者造成身体上的伤害，还会给他们的心理造成阴影。将某个风险的严重程度定为2级意味着它造成的损失程度介于损伤很小和重大损失之间。例如，如果因为游行彩车汽油耗尽发生的撞车事件可能导致人员受伤或损害其他彩车，会让整个活动黯然失色。风险发生的概率也是按相同级别来划分的，发生概率1级说明风险发生的可能性很小或没有。例如，另一场活动在同一时间也在波士顿举行从而干扰游行的可能性有，但是不太可能发生。如果一项风险的发生概率达到50%——比如游行活动偏离了原有的计划和安排——则被定为2级。如果风险的发生概率是非常有可能或确定会发生——例如，如果以前的游行活动出现过抗议者，则处理抗议者的风险为3级。风险系数是严重程度等级和发生概率等级相乘后的得分，这个得分让策划者可以看到哪些风险是最需要紧急处理的，哪些是不紧急的。最高风险系数9分意味着严重程度和发生概率都很高，是最紧急的风险，策划者必须为此制定风险管理战略。风险管理的4大战略是：避免、接纳、降低、转移：_*避免一项风险是指策划者会消除导致或产生风险的因素、条件、行为、活动，或以危险性较小的备选方案取代它们或调整思路、标准和流程。目标是将风险控制在可以接受的范围内并制定好应变计划。_*接纳风险是指策划者已经决定接受风险以及万一风险发生所造成的财务和法律后果。接纳风险并不意味着策划者对风险不加理会，相反，他们会监测风险，确保它不会变成危险性很高的风险，万一风险发生了，会调集资源来处理。一般来说，如果风险发生的概率很低，则是可以接纳的风险。_*降低风险是指制定策略将风险导致的潜在后果降到最低。例如，为了降低意外事故风险，策划者会检查活动场地，确保所有的电线都安装牢固，参加活动的人不会被绊倒。造成这些风险的因素往往是活动成功必不可少的，因此不可能被消除。_*转移风险也叫“风险转嫁”，将风险的责任转移给第三方，通常通过购买保险或责任豁免合同来实现。风险系数列表能让策划者知道哪些风险需要制定处理措施，这与风险系数的级别无关。例如，交通风险是1级和可以接纳的风险，策划者会就此制定一个处理计划，以便应对风险的发生。询问正确的问题除了以发生概率和严重程度来划分风险级别外，策划者应当经常思考如何界定风险级别的划分标准。今年的“波士顿同志自豪游行”将于6月12日举行，以下问题的答案将决定如何划分每个风险的级别：_*这项风险会伤害到人的生理或心理吗？_*这种风险可能在哪里发生？_*在什么情况下会发生这种风险？_*这种情况的概率有多大？_*最坏的情况是什么？_*如果风险发生，谁可能是受害者？_*风险发生后对受害者造成的伤害程度有多大？_*参加活动的人的期待值是什么？_*如果风险发生，会不会伤害到与活动无关的人？伤害程度有多大？_*是否已经做了尽职调查？_*参与活动的人、供应商、员工和策划者有没有安全感？_*以前的波士顿同志自豪游行中发生过这种风险吗？_*这种风险在以前的游行中经常发生吗？■补充：策划者不是孤军作战每一个举办或赞助会议的机构都应该有一个合适的风险管理团队，团队的组成和性质可能因为机构性质的不同而不同。联邦紧急情况管理署（FEMA）建议风险管理团队的成员应来自各个职能部门，包括管理层、会议部门、财务部门、市场营销部和法律部。理想的做法是风险管理团队由一名公司的高层管理者来领导，而具体的会议风险管理计划则由一名会议部门的高管人员来带头制定