会议组织与活动管理

会议组织与活动管理一、会议的正确认知1.会议的现状研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。”大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。2.会议的重要性会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。3.会议的定义会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。4.会议的作用会议的作用主要包括：第一，会议能够为企业提供信息；第二，汇聚信息；第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递；第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。5.会议的影响会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一样。6.会议的频率不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。7.会议的规模根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。8.会议的结构会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。事前事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。事中事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。事后事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。9.会议的成本会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。时间成本会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。直接会议成本直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。效率损失成本效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。二、成功会议的准备工作一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。1.会议政策会议政策包含：第一，寻找解决会议的其他方法；第二，会议的管理机构和机制；第三，了解会议的目的；第四，选择适合的参会人员；第五，合理安排会议的时间和地点；第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人员。而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。2.会议程序企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。会议的主题、目标、形式会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。会议具体议程谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。议题。议题是要议论的话题或主题。议程。议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。日程。日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。议题排位顺序的原则议题排位顺序的原则主要包括：第一，排放议题时遵循由重到轻的原则，重要的议题安排在前；第二，讨论议题时遵循先易后难的原则，将容易的议题放在会议开始进行讨论；第三，敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论，比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题，如果事先讨论这些敏感尖锐的问题，容易产生与会人员的争论和矛盾，导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续；第四，讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓，也可以按照议题的相关性安排，例如某个议题需要某些人参与则提前讨论，然后可以离开会场，剩下尖锐的问题再小范围讨论。人的选择需要遵循的原则任何会议无论是会议的主题和内容如何，人员的选择要遵照三个原则：第一，知情人必须到场原则，了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场；第二，决策人必须到场原则，决策人不到场，往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决；第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。会议的时间、地点选择关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。时间。影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。地点。会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。会议座次安排会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。图1会议座次安排（奇数）图2会议座次安排（偶数）当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。会议可能的结论会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。会议文件准备会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。3.会议文化会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。4.场外工夫场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”要点提示保证会议成功的准备工作包括：①会议政策；②会议程序；③会议文化；④场外工夫。三、大型会议活动的组织和策划一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。1.签字仪式签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。人员准备人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。礼仪准本礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。2.庆典活动庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。3.新闻发布会随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且企业也能够召开。新闻发布会的关键是人选和文稿的准备：人选人选主要是主持人、信息披露人和媒体记者的确认。文稿文稿包括硬文稿和软文稿，需要提前准备，然后跟记者沟通，使其按照准备好的文稿内容进行播报和播放。