会议组织管理规定

会议组织管理规定一、目的为了指导和规范公司会议的组织活动，保证会议的顺利举行，特制订本规定。二、适应范围本规定适应于公司的所有正式会议过程，主要包含公司内部会议和公司大型会议活动。三、内容1.公司内部会议的组织1.1由会议发起人确定会议的主题，时间，地点，与会人员，希望取得的成果等，并指定会议组织者和主持者。1.2会议组织者将会议的主题、时间、地点及其他要求提前至少30分钟通知所有与会人员，并与之确认能否准时参加会议。如不能参加会议，了解其原因并及时向会议发起人汇报、征询意见。1.3会议组织者应询问与会人员是否需要相关演示器材，如需要，应提前准备并调试，确保能正常使用。1.4会议主持者应提前熟悉会议内容的相关要求。1.5会议开始前5分钟开始入场，无特殊原因不能迟到或早退。1.6会议召开过程中要遵守会场纪律，不得喧哗、不得瞌睡、手机调无声，如必须接打电话，应请示经同意后离开会场接打。1.7会议召开前确定会议记录人员。会议结束后，记录员要尽快整理会议记录，形成会议纪要，并通过电子邮件发送给所有与会人员及特别要求的相关人员。1.8会议结束后，会议组织者负责会议室的整理整顿工作。2/32.公司大型会议活动的组织2.1公司确定会议的主题，时间、地点、与会人员，形成会议筹备小组，并指定组长；制订会议筹备方案。2.2筹备工作：1）确认会议日期和会议日程安排；联系酒店，预定客房和会议室。2）发出会议邀请：会议开始前2周将会议邀请发送给每一位受邀者，并要求其给予书面回复确认是否准时参加以及有无特殊要求等。会议邀请应至少包含：会议主题、时间、地点（含行车路线）、日程安排、接待人联系方式等。3）确定会场布置方案，罗列所需设备器材等信息，并安排具体人员负责准备。在会议开始前1天，按预定方案布置会场，调试设备。组长应持续跟进准备进度，保证问题及早解决。4）安排专人准备会议所需的书面材料。既要全面，同时也要避免浪费。5）制订应急预案。6）提前了解与会人员信息，安排专人专车负责与会人员的接送工作，保障所有与会人员安全准时的参加会议。7）与会人员的食宿要本着安全、舒适、经济、方便的原则予以安排，并充分照顾、尊重与会人员的风俗习惯、个人习惯等。2.3会议进行过程中要组织工作人员做好后勤保障工作和应急准备，保证会议的顺利举行。2.4善后工作：1）会议顺利结束后要安排人员和车辆将与会人员送达车站或机场，保证所有与会人员的安全顺利离开。2）安排工作人员及时有序收拾会场，将能够再使用的物品回收到公司交由3/3相关人员保管，避免浪费。3）与酒店方结算账务。4）总结本次会议所取得的成果，作为以后工作的范本；汲取本次会议中存在的不足，及时纠正并在以后的工作中做出相应的改进。本规定最终解释权归大笨闲逛所有。大笨闲逛2012/7/28