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（档案）文件管理制度安徽水利开发股份有限公司咸阳市亭口水库工程项目经理部编制1目录第一章总则...................................................................................................................................2第二章（档案）文件管理部门职责.............................................................................................2第三章（档案）文件控制程序.....................................................................................................23.1文件的分类.................................................................................................................................23.2文件的编写、审核、批准.........................................................................................................33.3文件的编号.................................................................................................................................33.4文件的标识.................................................................................................................................33.5文件的发放.................................................................................................................................33.6文件的评审和更改.....................................................................................................................43.7文件的作废和销毁.....................................................................................................................43.8文件的保存.................................................................................................................................53.9收、发文处置.............................................................................................................................53.10文件的利用...............................................................................................................................53.11文件的接收、移交...................................................................................................................53.12文件的验收...............................................................................................................................53.13附则...........................................................................................................................................6（档案）文件管理制度安徽水利开发股份有限公司咸阳市亭口水库工程项目经理部编制2第一章总则1.1为了更好地贯彻执行《档案法》，落实“档案综合管理”的规定，加强项目部档案业务建设，提高档案科学管理水平，使档案工作更好地为领导决策和项目各项工作服务，特制定本制度。1.2项目档案是项目在各职能科室和业务活动中直接形成的有保存和利用价值的各种文字、图纸、账册、声像磁盘等各类资料的总和。1.3档案工作是项目工作不可或缺的组成部分，建立完备的档案工作制度以及严格的执行档案制度管理，是提高项目工作效率和工作质量的必要条件。项目各科室各项业务档案管理必须执行本制度的各项规定。1.4项目在工程建设中形成的档案是历史的真实记录，必须实行集中统一管理，任何科室和个人必须及时归档，不得据为己有。1.5项目全体员工都有维护档案（文件资料）工作的责任，有保护档案（文件资料）的义务，有按规定查阅利用档案（文件资料）的权利。第二章项目（档案）文件管理部门职责2.1贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》和档案主管部门有关档案工作的方针、政策和规定。2.2负责监督指导项目部各科室做好文件材料立卷、归档工作。2.3负责各种门类、载体档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和编研工作。第三章（档案）文件控制程序3.1文件的分类1、质量、环境和职业健康安全体系文件：管理手册、程序文件、操作性文件、记录。2、技术性文件：标准、规范、图纸、施工组织设计及施工方案、设计变更单、工作联系单等。3、其他文件（包括内部和外部文件）：法律、法规、政府部门文件、合同招标投标文件、以及其它与施工有关的承载媒体资料等。（档案）文件管理制度安徽水利开发股份有限公司咸阳市亭口水库工程项目经理部编制33.2文件的编写、审核和批准1、管理手册和程序文件由管理者代表负责组织人员策划和编写。2、管理手册由管理者代表审核，最高管理者批准发布。3、程序文件由各职能负责人审核，管理者代表批准发布。4、操作性文件和管理制度由职能部门编写，由该部门领导审核，分管该部门领导批准，必要时由总工程师批准发布。5、按分级管理的原则，分公司、科室级文件分别由各自组织编写并报相关领导审核、批准。3.3文件的编号1、管理手册、程序文件：由归口科室根据标准和有关规定进行统一编号。2、操作性文件、记录和其他文件：由办公室根据标准和有关规定进行统一编号。3.4文件的标识1、管理手册、程序文件的受控状态标识是在受控文件封面的右上角加盖“受控”印章。2、施工图、施工组织设计、施工方案、作业指导书、设计修改通知单、规程、规范等封面的右上角加盖“文件资料核准”印章。3、由于笔误、计算机错误或其他方面的原因而引起的文件修改，用“双横线”划去，并在修改处的右上角填写修改后的内容，并签章认可。4、由于换版等原因造成的文件失效作废时，在失效和作废的文件右上角加盖“作废”印章。5、受控文件接受修改、换版的需严格控制，非受控文件不做要求。6、管理手册、程序文件的版本用大写“A”开始顺序使用，修改次数用阿拉伯数字“0”开始顺序使用。3.5文件的收发1、文件发放前必须由项目经理或公司负责人批准，并确定发放范围。2、文件发放时应填写《发文记录》，由领取人签字，收文部门应形成收文记录；复印发放已授权的文件复印件应编号，并纳入正常受控文件管理范围。施（档案）文件管理制度安徽水利开发股份有限公司咸阳市亭口水库工程项目经理部编制4工图纸的收发应按文件形式收发，并形成《图纸收发记录》。3、工作中使用的各项标准、规程、规范由办公室统计登记，采用《文件借阅记录》表发放各部门使用，但应做到所使用的版本有效。4、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件原发放部门办理更换手续，新文件仍使用原文件发放号，并由文件发放部门将破损文件回收、处置。5、因丢失而需补发的文件，由丢失人以书面的形式向分管领导报告，得到批准后由原文件发放部门给予新的发放号重新发放，并在《发文记录》中注明原发放号因丢失而失效。3.6文件的评审和更改1、质量、环境和职业健康安全管理体系文件在实施中，由管理者代表组织对其符合性进行评审，并形成评审报告，可结合每年一次的管理评审进行；需要时可随时对有关文件进行评审。文件的归口部门应根据评审的意见实施必要的修改。2、管理手册由管理者代表组织修改，管理者代表对修改内容进行审核，并报最高管理者批准，发放到原发放部室、分公司（一级项目部）。3、程序文件由职能科室和相关部门组织修改，由原审核领导审核，报管理者代表批准。4、其他文件的修改由原发文部门组织修改，经原审核部门审核，原批准领导批准（如该领导不担任原职务，可由其授权人批准，该授权人应获得批准所需依据的有关背景资料）。5、文件更改后应形成文件更改记录，并注明文件更改的时间、更改生效的时间和更改依据。6、需换版的（多次更改或大幅修改）文件，应重新办理发放、回收手续。3.7文件的作废和销毁1、所有失效或作废的受控文件由发放部门及时从各使用场所收回，在《发文记录》或《图纸收发记录》中签字回收，并在文件上加盖“作废”印章，注明作废依据，防止作废文件非预期使用。（档案）文件管理制度安徽水利开发股份有限公司咸阳市亭口水库工程项目经理部编制52、需保存的作废文件，应由文件保管部门在作废文件上进行标识并与有效文件隔离存放。3、需销毁的作废文件，由文件发放部门填写《文件销毁申请单》，经主管领导批准后，统一销毁，并形成《文件销毁记录》。3.8文件的保存1、文件应由归口管理科室定人负责分类、编目、登记、整理和归档保存，并编制《受控文件清单》。2、归档保存的文件应按档案管理的要求进行管理。3、借阅公司文件应填写《文件借阅记录》。由相关部室负责人按规定审批后，由资料管理人员负责提供、回收。3.9收、发文处置收到的文件，由办公室（综合办公室）建立收文记录，进行登记、标识，并报相关的领导签批，办公室（综合办公室）根据签批要求处置。1、需发放到相关方的受控文件，经文件主管部门的领导批准后，相关部门负责发放，并形成《发文记录》。2、对承载媒体不是纸张的文件控制，应由文件接收部门进行登记、标识后，按规定进行控制，其它具体管理办法按工程档案资料管理制度第六条款执行。3.10文件的利用1、积极开发文件信息资源，提高文件利用率。2、根据工作的需求，编制个、各种文件的目录、卡片、索引。3、查阅文件要办理手续，填写查阅登记表，文件借阅者必须做到：爱护文件，保持整洁，严禁胡乱涂改；注意安全保密，严禁擅自复印、抄录、转借、遗失。3.11文件的接收、移交1、项目部资料室要按照规定及时接收各科室形成的文件材料。2、各科室要按照规定定期向资料室移交永久、长期保存的资料文件。3.12文件的验收1、各职能科室将自己的文件以及图纸拿到资料室保存移交时遵守以下步（档案）文件管理制度安徽水利开发股份有限公司咸阳市亭口水库工程项目经理部编制