事务类文书课件

第三讲事务类文书调查报告计划总结简报专用书信第一讲调查报告一、调查报告的概念和作用调查报告是报告调查和研究结果的书面材料。是对调查对象经过深入细致的调查，取得充分的事实材料，然后运用科学的分析方法，把结论和情况写成书面报告的文体。作用：具有指导性和参考性。没有调查就没有发言权。二、调查报告的特点真实性针对性深刻性特点新颖性典型经验的调查报告揭露问题的调查报告反映情况的调查报告新生事物的调查报告调查报告分类三、调查报告的写作要求（一）熟悉政策，掌握相关知识（二）认真做好调查，占有充分材料（三）分析研究，抓住本质（四）报告以叙为主，叙议结合做好调查前的准备工作深入调查调查报告的写作步骤整理调查材料撰写文字报告明确调查目的掌握相关知识确定范围，选好对象制定计划设计调查表格或问卷调查报告的写作是在对调查对象深入调查的基础上进行的，你将如何展开调查，获得基本事实和相关材料呢？开调查会个别调查问卷调查电话调查实地调查问卷设计问卷设计是一项十分细致的工作，一份好的问卷应做到：目的、内容明确信息包含全面问题安排合理语言通俗易懂关于广东工业大学机电学院学生日常消费调查问卷1、你每月花费在上网方面的费用是多少？2、你最喜欢玩的网络游戏是什么？3、你为什么最喜欢玩这种游戏？目的不明确，偏离中心。1、问题与调查目无多大关系，偏离中心2、问卷设计的语言措辞不得当。没有充分考虑受调人群的文化水平、年龄层次和协调合作可能性。问卷措辞要恰当您至今未买汽车的原因是什么？A买不起B没有用C不会开d废气排放太多改为：您至今未买汽车的原因是什么？A价格高B用途较少C目前尚未取得驾照d出于环保考虑文字要表达准确，不要用不明白的缩写、俗语或生僻的用语，避免使填卷人有模糊认识。如：“您通常喜欢选购什么样的鞋？”改为具体的问题：“您外出旅游时，会选购什么牌号的旅游鞋？”不明确，答案肯定五花八门。如：FB活动，POP等在问卷设计的时候，就应该考虑数据统计和分析是否易于操作1、你通常每日读几份报纸?A、不读报B、l份C、2份D、3份以上；2、你通常用多长时间读报?A、10分钟以内B、半小时左右C、l小时D、l小时以上；3、你经常读的是下面哪类(或几类)报纸?A、人民日报B、南方早报C、中国青年报D、桂林晚报E、参考消息F、法制日报调查问卷的设计方法在设计调查表格时有几点应注意：表头要有调查表的名称、表格编号、页码、调查时间、调查对象的姓名，或单位名称、地址。表格内的问题要清楚明白，设问要适当。表格设问项目后面要留有空白，便于填写。较简便的办法可采用“是非选择法”，可省去许多笔墨。表尾要有调查的年月日以及复查的年月日、调查人的姓名。调查表格可采用综合式或专题式。也可以用主表和附表来进行调查。如需要，表格内可设立能用以互相校对的项目。（1）避免应答者可能不明白的缩写、俗语或生僻的用语。比如，你对PPO的意见是什么？很可能不是每个人都知道PPO代表优先提供者组织（PreferredProviderOrganization）。（2）要具体。含糊的提问得到含糊的答案。例如，您的家庭收入是多少？当应答者给出此问题的数字答案时，其答案是各式各样的，如2008年的税前收入，2008年的税后收入，2009年税前收入，2009年税后收入。（3）不要过头。当问题的要求过多时，人们是不会回答的，他们或者拒绝或者乱猜。例如，1996年您读了多少本书？需给出一个范围：①无；②1-10本；③11-25本；④26-50本；⑤多于50本。（4）确保问题易于回答。要求过高的问题也会导致拒答或猜想。例如，请您以购买新车时考虑因素的重要性将以下20项排序。你正在让应答者做一次相当大的计算工作。不要让人们为20项排序，应让他们挑选出前5项。（5）不要过多假设，这是一个相当普遍的错误。问题撰写者默认了人们的一些知识、态度和行为。例如，您对总统关于枪支控制的立场倾向于同意还是反对？这一问题假设了应答者知道总统对枪支控制有一个立场并知道立场是什么。（6）注意双重问题和相反观点的问题，将多个问题结合起来或运用相反观点的问题会导致模棱两可的问题和答案。例如，“您赞同在私人住宅而不在公共场所吸食大麻合法化吗？”如果此问题精确描述应答者的立场，那么就很容易解释“是”这种回答。但是回答为“不”可能意味着应答者赞同在公共场所吸大麻而不赞同在私人场所吸，或两者都反对，或两者都赞同。“警察总长不应该对市长直接负责吗？”这个问题模棱两可，几乎任何回答都可以。（7）检查误差。带有误差的问题会引导人们以某一方式回答，但这种方式不能准确反映其立场。有几种使问题存在偏向性的方式。一种方式是暗示应答者本应参与某一行为。例如，“今年看电影《狮子王》的人比看其他电影的人多。您看过这部电影吗？”为了不显示出“不同”，应答者即使没有看过也会说是的。问题应该是“您曾看过电影《狮子王》吗？”另一种使问题具有误差性的方式是使选择答案不均衡。例如，“近期我国每年在援助外国方面花费XX万美元。您认为这个数字应：①增加；②保持不变；③稍减一点；④减少一点；⑤大量减少”。这套答案鼓励应答者选择“减少”选项，因为其中有3项“减少”，而只有一项是增加。（8）预先测试。正式调查之前的试调查，“所有的修改和编辑都不能保证成功。事先测试是保证你的问卷研究项目成功而费用最低的方式。”事先测试的基本目的是保证问卷提供给应答者以清晰、容易理解的问题，这样的问题将得到清晰、容易理解的回答。问卷设计的好坏，在很大程度上决定着调查问卷的回收率、有效率，甚至关系到市场调查活动的成败。问卷设计步骤第一步，根据调查目的，确定所需的信息资料。然后在此基础上进行问题的设计与选择。第二步，确定问题的顺序。一般简单的、容易回答的放在前面，逐渐移向难度较大的。问题的排列要有关联、合乎逻辑，便于填卷人合作并产生兴趣。第三步，问卷的测试与修改。在问卷用于实地调查以前，先初选一些调查对象进行测试，根据发现的问题进行修改、补充、完善。检查修改：（1）问题是否必要。（2）问卷是否太长。（3）问卷是否回答了调研目标所需的信息。（4）开放试题是否留足空间。（5）问卷说明是否用了明显字体。提纲内容大致包括：①调查题目、目的要求；②调查的具体项目及重点；③调查的范围、地区、对象；④调查的方式方法；⑤调查的步骤和进程、时间安排；⑥调查力量的组织与分工、工作制度、物资准备；⑦其他。调查提纲的内容从外部形式上看，调查报告由标题、正文、落款（署名和日期）三个部分组成。(一)标题1、文章式标题：2、公文式标题：3、提问式标题：4、正副式标题：调查报告的写法来自北京富人区的调查报告关于农村中小学收费问题的调查报告新新人类，新在哪里？靠名牌赢得市场——关于深圳市飞亚达(集团)股份有限公司的调查导语—简单地说明有关调查本身的概况、有关调查对象的概况、有关研究结果的概说等。主体——主要包括两大方面内容，一是调查到的事实情况，二是研究得出的具体认识或经验教训。结尾——有的总结观点，从感性认识升华到理性认识；有的对所调查的现状作一个归纳性的说明，并对其发展远景进行展望；有的指出存在问题，提出建议；有的不局限于正文所讲的内容，而是通过对正文事实的阐明，提出有关看法和想法；有的调查报告没有结束语。正文（二）正文“开卷之初，当以奇句夺目，使之一见而惊，不敢弃去。”“最困难的是开头，就是第一句话，如同音乐一样，全曲的音调都是它给予的”。“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句说明全文的目的或结论（新闻学上称为‘导语’)，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。”如何写好调查报告的导语导语写作常见的几种类型在金风送爽的日子里，我们来到美丽的山城。听说重庆竹器制造业非常发达，这是我们此行的主要目的。我们先在山城痛痛快快地玩了三天，然后才开始我们的调查活动。X月X日，我们来到重庆，对本地的竹器制造业开展调查。重庆的竹器制造业是非常发达的。1、简述式：用简明扼要的文字交代调查的目的、方法、时间、范围、背景等。太啰嗦了。2、提问式：先提出问题，引起读者的思考和兴趣，这样的导语开门见山，响亮醒目，引人入胜。这些年来，中国的国际化正在以惊人的速度进行着，中国正在融入世界的大舞台中。青少年是受国际化影响最深的群体，他们和他们的上一代有着很大的观念差异，他们对这个日新月异的社会中的新气象更敏感，更新奇，更容易接受，他们的生活是多彩的，选择的方式是多样的，而多样化的意识形态势必造成成长中的孩子个性多样化。在那些十四五岁的稚气未脱的面孔后面，到底是什么样的思想呢？他们喜欢的是什么？3、提要式：把调查对象最主要的情况进行概括后写在开头，使读者一入篇就对它的基本情况有一个大致的了解。东边日出西边雨。同是电力企业，一个拥有21万大军，固定资产居全国500家大企业之首，如今却负债105亿元，越发电越亏损；另一个则由50几人一亿元资本起家，很快发展成有341亿元资产的企业集团。主体部分的写作反映情况的调查报告：“情况——分析——建议”；典型经验的调查报告：“做法——效果”；揭露问题的调查报告：“问题——原因——意见”。新生事物的调查报告：“产生——发展——意义”主体部分结构形式横式结构纵式结构综合结构横式结构按照事物的性质或内在联系归类，并列地从几个方面来组织材料，各部分之间呈横向并列关系。这种结构形式条理清楚，观点鲜明，能比较全面地反映客观事物。《关于搞活县城经济的调查》作者总结出了八县市搞活县城经济的五条经验：1、不断追求经济发展的新目标，开拓进取，实事求是；2、正确分析本地的优势和劣势，做好转化；3、善于从宏观经济环境的发展变化中把握机遇，果断决策；4、尊重人民群众的实践；5、千方百计调动方方面面的积极性。这五条经验虽然有先后次序的不同，但在整体结构上呈现出横向并列的关系。纵式结构按照事物发生、发展的时间顺序或内在逻辑来组织安排材料。呈递进式结构。先摆出调查中了解到的情况，然后分析产生的原因和利弊得失，最后针对问题提出意见和建议。层层递进、深入，揭示事物的本质规律。适用于内容比较单一的调查报告。纵式结构如《一个具有中国特色的新型游览区——关于郑州黄河游览区的调查》分四个部分：黄河游览区的形成黄河游览区的发展黄河游览区的特点黄河游览区的展望综合式结构这是一种横式、纵式两种结构交错使用、相互配合的结构形式。它兼有横式结构和纵式结构的特点。或总体为横(分为并列的几个部分)，局部为纵；或总体为纵(几个部分是连贯关系)，局部为横；或总体为横，局部有纵有横。适用于内容繁多、头绪复杂的调查报告。结尾部分常见的写法1．概括全文，明确主旨在结束的时候将全文归结到一个思想的立足点上，例如《关于邯郸钢铁总厂管理经验的调查报告》的结尾：邯钢的实践证明，国有企业适应建立社会主义市场经济体制要求，必须在转换经营机制的基础上转换经营方式，切实转变经济增长方式，这样才能充分挖掘企业的内部潜力，提高企业的整体素质和市场竞争力。邯钢的作法为国有企业实行从传统的计划经济体制向社会主义市场经济体制，从粗放经营向集约经营两个具有全局意义的根本性转变提供了借鉴的经验。2．指出问题，启发思考如果一些存在的问题还没有引起人们的注意，作者也不可能提出解决问题的办法，那么，只要把问题指出来，引起有关方面的注意，或者启发人们对这一问题的思考，也是很有价值的。例如《暗访北京站前发票非法交易》一文的结尾：记者随后又转了几个地方，16时10分从北京站前离开。在这40分钟里，碰见了大约20名卖发票的不法人员。听口音他们大都是外地人。从言谈举止可以感觉到他们知道自己的行为是违法的。在广场、路口维持秩序的公安、保安人员不少，也许是司空见惯了吧，记者没有看到他们出面制止这种不法行为。看一份调查问卷亲爱的网友：您好！为更好地了解社会各界对新词新语、字母词、网络语言等社会语言应用热点问题的态度，为国家有关部门制定语言政策和规划提供决策依据，我们特设计了这份调查问卷，希望您能够配合我们，