搜索
Excel在财务中的应用项目一认识电子表格软件Excel学习目标项目综合实训工作情境任务案例项目一认识电子表格软件Excel学习目标【知识目标】了解Excel的工作界面，掌握各工具的功能和使用方法。了解工作簿、工作表、数据清单、公式和函数的概念。认识图表的基本样式，掌握公式输入的格式。【能力目标】学会用Excel创建和编辑表格，对数据进行输入、编辑、计算、复制、移动以及设置格式、打印等操作。掌握Excel处理数据和分析数据的功能，可以运用公式和函数自动处理数据，能对工作表的数据进行排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作。能够根据工作表中的数据快速生成图表，会编辑和修改常用图表。李娜是某职业学院会计专业三年级学生，即将到山东丰源有限公司财务岗位实习。该公司未购买专用财务软件，计划从2010年9月开始使用Excel软件进行会计核算工作，李娜为了适应岗位需求，开始学习Excel基础操作知识及技能。工作情境一、Excel的启动与退出1．Excel的启动Excel的启动有3种方法。（1）单击“开始”菜单，指向“程序”菜单中“MicrosoftOffice”，然后单击“MicrosoftOfficeExcel2003”命令启动。（2）双击“桌面”上的Excel快捷方式启动。（3）右击“桌面”空白处，找“新建”MicrosoftExcel工作表启动。2．Excel的退出有4种方法可退出Excel。（1）单击“文件”菜单的“退出”命令。（2）单击窗口右上角的关闭按钮。（3）同时按下Alt+F4组合键。（4）双击Excel标题栏最左边的控制菜单按钮。二、Excel的窗口界面Excel工作窗口是由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表编辑区和状态栏组成，如图1-1所示。下面对每个工作窗口作详细介绍。活动单元格工作簿标题栏行标表标签工作簿窗口列标编辑栏格式工具栏单元格地址全选按钮键盘信息栏状态栏在Excel中，工作表是一个由行和列组成的表格，工作簿是工作表的集合。工作簿是存储并处理数据、数据运算公式、数据格式化等信息的文件。用户在Excel中处理的各种数据最终都是以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为.xls，文件名就是工作簿名。工作表是用来存储和处理数据的最主要的文档，所有对数据进行的操作都是在工作表上进行的。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此，可以在一个工作簿中管理各种类型的相关信息。工作表名称显示于工作簿窗口底部的工作表标签上。一、工作簿管理1．新建工作簿Excel2003中新建工作簿有以下4种方法。（1）在启动Excel2003后，将自动建立一个全新的工作簿Book1。（2）选择“文件”菜单中的“新建”命令来创建。（3）按快捷键Ctrl+N，或单击“常用”工具栏的“新建”按钮直接创建空白工作簿。（4）通过窗口菜单中“新建窗口”命令来创建。一、工作簿管理2．打开工作簿打开一个已经保存过的工作簿，可以用下面的任意一种方法。（1）使用“常用”工具栏中的“打开”按钮。（2）使用“文件”菜单中的“打开”命令。（3）在“文件”菜单中单击最近使用过的文件，即可打开相应的工作簿。（4）在“我的电脑”或者资源管理器中找到需要打开的工作簿，双击即可将其打开。一、工作簿管理3．保存工作簿（1）保存未命名的新工作簿。单击“常用”工具栏的“保存”按钮（或者“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令，或者按快捷键Ctrl+S），在弹出的“另存为”对话框中，确定保存位置和文件名后，单击“保存”按钮。（2）保存已有的工作簿。单击“常用”工具栏的“保存”按钮（或者“文件”菜单中的“保存”或“另存为”命令，或者按快捷键Ctrl+S）即可。一、工作簿管理4．隐藏工作簿和取消隐藏在需要隐藏的工作簿“窗口”菜单上单击“隐藏”命令即可隐藏该工作簿。取消隐藏，在“窗口”菜单上单击“取消隐藏”命令，在出现的“取消隐藏”对话框的“取消隐藏工作簿”列表框中，选中需要显示的被隐藏工作簿的名称，按“确定”按钮即可重新显示该工作簿。5．保护工作簿可以选择“工具”菜单中“保护”选项，为工作簿和工作表设置密码，进行保护。一、工作簿管理4．隐藏工作簿和取消隐藏在需要隐藏的工作簿“窗口”菜单上单击“隐藏”命令即可隐藏该工作簿。取消隐藏，在“窗口”菜单上单击“取消隐藏”命令，在出现的“取消隐藏”对话框的“取消隐藏工作簿”列表框中，选中需要显示的被隐藏工作簿的名称，按“确定”按钮即可重新显示该工作簿。5．保护工作簿可以选择“工具”菜单中“保护”选项，为工作簿和工作表设置密码，进行保护。二、工作表管理1．选择工作表单击某个工作表标签，可以选择该工作表为当前工作表。按住Ctrl键分别单击工作表标签可同时选择多个工作表。二、工作表管理2．插入新工作表方法一：首先单击插入位置右边的工作表标签，然后选择“插入”菜单中的“工作表”命令，新插入的工作表将出现在当前工作表之前。方法二：右击插入位置右边的工作表标签，再选择快捷菜单中的“插入”命令，将出现“插入”对话框，如图1-2所示，选定工作表后单击“确定”按钮。二、工作表管理3．删除工作表方法一：选择要删除的工作表，使用“编辑”菜单中的“删除工作表”命令。方法二：右击要删除的工作表，选择快捷菜单中的“删除”命令。4．重命名工作表方法一：双击要重命名的工作表标签，输入新的工作表名称即可。方法二：右击要重命名的工作表标签，选择快捷菜单中的“重命名”命令，输入新的工作表名称即可。二、工作表管理5．移动或复制工作表移动工作表的方法是：单击工作表标签选定工作表，然后拖动鼠标左键到目标位置即可。如果复制工作表，则在拖动鼠标左键到目标位置的同时按住Ctrl键。6．工作表标签添加颜色给工作表标签添加颜色的步骤如下。（1）右击想要改变颜色的工作表标签。（2）从弹出的菜单中选择“工作表标签颜色”命令。（3）选择颜色后，单击“确定”按钮。二、工作表管理7．隐藏工作表和取消隐藏选定需要隐藏的工作表，打开“格式”菜单，指向“工作表”，选择“隐藏”命令即可隐藏工作表。取消隐藏，在“格式”菜单上，指向“工作表”，选择“取消隐藏”命令，出现如图1-4所示的“取消隐藏”对话框；在该对话框的“取消隐藏工作表”列表框中，选中需要显示的被隐藏工作表的名称，单击“确定”按钮即可重新显示该工作表。三、编辑工作表1．选定工作区域Excel在编辑工作表或执行命令之前，首先要选择相应的单元格或单元格区域。表1-1所示为常用的选定工作区域的操作。三、编辑工作表2．插入与删除单元格选择想要插入与删除的单元格的位置，单击右键，选择“插入”可以插入一个单元格，选择“删除”可以删除一个单元格，如图1-5、图1-6和图1-7所示。三、编辑工作表3．插入与删除行和列选定想要插入行或列的位置，单击右键，可以在该行的前面或该列的左边插入一行或一列。选定想要删除行或列的位置，单击右键，可以删除一行或一列，如图1-8所示。三、编辑工作表4．合并单元格选定区域，单击右键，选择“设置单元格格式”，打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”中的“合并单元格”来合并单元格，如图1-9、图1-10所示。四、美化工作表1．设置数据格式与对齐方式设置数据格式与对齐方式的步骤如下。（1）选中表格中需要设置的单元格后击右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”选项。（2）在此选项中，可改变数据在垂直和水平方向上的对齐方式，如图1-11所示。四、美化工作表2．设置边框和底纹选中表格中需要设置的单元格后击右键，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”选项，就可以设置表格的边框和底纹，如图1-12所示。四、美化工作表3．使用自动套用格式美化工作表可以单击“格式”菜单栏，选择“自动套用格式”来美化工作表。4．设置列宽和行高设置列宽和行高的方法有3种。（1）将指针放在两个列或行的标签分界线，拖动鼠标调整列宽或行高。（2）右击列表标签“列宽”“行高”，来调整列宽或行高。（3）选择“格式”菜单栏“列”或“行”，选择“列宽”或“行高”，调整列宽或行高。一、输入数据在工作表的单元格中，可以使用两种基本的数据格式，即常数和公式。常数是指文字、数字、日期、时间等数据；而公式则指包含“=”号的函数、宏命令等。在向单元格中输入数据时，需要掌握3种基本输入方法。方法一：单击目标单元格，然后直接输入。方法二：双击目标单元格，单元格中会出现插入光标，将光标移到所需位置后，即可输入数据，这种方法多用于修改单元格中的数据。方法三：单击目标单元格，再单击编辑栏，然后在编辑栏中编辑或修改数据。二、编辑数据单元格中的数据输入后可以修改、删除、复制和移动。1．修改数据一是在编辑栏修改，只需先选中要修改的单元格，然后在编辑栏中进行相应的修改，按按钮确认修改，按按钮或Esc键放弃修改，此种方法适合内容较多时或者公式的修改。二是直接在单元格内修改，此时需双击单元格，然后进入单元格修改，此种方法适合内容较少时的修改。2．删除数据在Excel2003中，数据删除有两个概念：数据清除和数据删除。数据清除的对象是数据，单元格本身不受影响。在选取单元格或一个区域后，单击“编辑”菜单中“清除”命令，弹出一个级联菜单，选择“格式”、“内容”或“批注”命令将分别只取消单元格的格式、内容或批注；选择“全部”命令则将单元格的格式、内容、批注统统取消，数据清除后单元格本身仍保留在原位置不变。选定单元格按Del键，相当于选择清除“内容”命令。3．复制和移动数据Excel中数据复制的方法多种多样，可以利用剪贴板，也可以用鼠标拖放操作。剪贴板复制数据与Word中的操作相似，稍有不同的是在源区域执行复制命令后，区域周围会出现闪烁的虚线。只要闪烁的虚线不消失，粘贴可以进行多次，一旦消失，粘贴则无法进行。如果只需粘贴一次，有一种简单的粘贴方法，即在目标区域直接按回车键。一、创建数据清单数据清单即常说的表格，它由一行文字作为区分数据类型的表头标志，在标志下是连续的数据区。数据清单的第1行必须为文本类型，为相应列的名称。用户只要执行了数据库命令，Excel会自动将数据清单认做是一个数据库。数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名，数据清单中的一行则对应数据库中的一条记录。1．创建数据清单应遵循的原则（1）一个数据清单最好占用一个工作表。（2）数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。（3）每一列包含相同类型的数据。（4）将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据清单的左右两侧，因为这些数据在筛选数据记录时可能会被隐藏。（5）显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。（6）使用带格式的列标。在输入列标前，将单元格设置为文本格式。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、填充色等。（7）使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空行和一个空列。在执行排序、筛选和自动汇总等操作时，这将有利于Excel2003检测和选定数据清单。（8）不要在单元格前面或后面输入空格，不然将影响排序和搜索。2．创建数据清单（1）创建字段名。创建字段名的步骤是：选定某行的第1个单元格并在其中输入文本；在与单元格相邻的右侧单元格中输入其他作为字段名的文字，创建字段名后，即可在各字段名下直接输入数据。（2）输入数据记录。在输入数据时，除了可以直接在数据清单中输入数据外，还可以使用“记录单”命令来输入或追加数据。2．创建数据清单（3）设置数据的有效性。要为数据有效性设置数值和参数，操作步骤如下。第1步：选定想应用数据有效性的字段所在的列。第2步：选择“数据”菜单中“有效性”命令。第3步：在“数据有效性”对话框有4个选项卡：设置、输入信息、出错警告和输入法模式。如果没有选定“设置”选项卡，则单击选定它，如图1-14所示。2．创建数据清单第4步：从“允许”下拉列表中选择一个数值。第5步：从“数据”下拉列表中选择一个选项。第6步：显示的参数依赖于在“允许”和“