搜索
1基建〔2013〕7号附件1编制：审核：批准：电网建设项目档案管理业务指导书XXXXXXXXXXX程有限责任公司发布2目次1业务说明............................................................32适用范围............................................................33规范性引用文件.....................................................34术语和定义..........................................................35管理要点............................................................46流程步骤及说明.....................................................67附录................................................................103电网建设项目档案管理业务指导书1业务说明为指导公司各级基建管理部门及业主项目部规范开展电网建设项目档案管理业务，明晰档案管理流程，明确档案管理要求，特制定本业务指导书。2适用范围本业务指导书适用于公司各级基建部门及业主项目部开展建设项目文件收集、整理、组卷、移交等管理业务。3规范性引用文件《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令[1987]第58号）《中华人民共和国档案法实施办法》（国家档案局令第5号）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）《建设项目（工程〕档案验收办法》（国档发[1992]8号）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）《中国南方电网公司有限责任公司电网建设项目档案归档范围与整理规范》《中国南方电网有限责任公司电子文件归档与整理规范》（Q/CSG21804-2009）《中国南方电网公司有限责任公司档案管理制度》（Q/CSG221013-2011）《中国南方电网公司有限责任公司营配信息集成规范之六：电子化移交规范》（Q/CSG118013-2012）4术语和定义4.1项目文件指电网建设项目在立项、审批、采购、勘察、设计、施工、监理、竣工验收、试运行、后评价全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。4.2项目档案指经过鉴定、整理并归档的电网建设项目文件。4.3项目文件归档4项目建设单位各机构及各参建单位将项目各阶段形成并经过整理的项目文件向建设单位档案部门移交。4.4项目电子文件指在工程建设过程中形成的，依赖计算机等电子设备生成、交换或存储的具有凭证效力的各类数据和文件，包括项目前期文件、项目施工文件、项目监理文件、项目竣工图和项目竣工验收文件等在内的各类项目文件电子版。4.5项目电子文件归档项目建设单位各部门及各参建单位通过内网、档案信息化系统或其他脱机存储介质向建设单位档案部门移交经整理的项目电子文件。4.6电子化移交通过管理信息系统或其他存储介质向生产运行、市场营销等管理部门移交经整理的项目电子文件。主要分为工程建设资料电子文件移交和工程设备信息电子化移交两大部分。5管理要点5.1建设项目档案管理涵盖项目立项至竣工的全过程，主要分为项目规划与可研、初步设计与招标、建设准备、建设实施、启动投产与移交、项目收尾等阶段。按照“谁主办、谁形成、谁归档”的原则，项目文件和项目电子文件的归档必须与工程建设同步进行，分阶段移交。5.2业主项目部负责组织、跟踪、监督、接收建设单位基建部门和各参建单位在工程建设的“初步设计”至“项目收尾阶段”的项目文件收集、整理、组卷，按规定时限向生产运行、市场营销、档案管理部门移交。5.3业主项目部档案管理主要流程是培训-计划-交底-收集-整理-中间检查-归档审查-移交归档-验收。各业主项目部应严格执行上述流程，加强过程监控，确保项目档案与建设进度同步，不断提高项目档案质量。6档案管理总体流程及说明6.1档案管理总体流程51项目收尾阶段启动验收及投产阶段建设实施阶段建设准备阶段初设与招投标阶段基建工程档案管理总体流程建设单位参建单位项目立项阶段档案部门启委会验收组基建部门业主项目部设计单位监理单位施工单位组建或调整业主项目部（10）第一次工地例会组织对立项、物资合同文件审查，协调档案部门向参建单位开展档案交底（20）参加并指导立项、物资合同文件审查及档案工作交底（60）开始收集、整理工程招投标、合同文件（30）复核、接收、保存项目初步设计与招标相关文件资料（50）开展工程设计，并收集、整理、移交项目初步设计文件（40）收集、整理、移交项目报建批文、征地拆迁等资料（80）对档案收集情况进行过程跟踪管控（90）收集、整理方案审批资料（150）收集、整理方案、人员、机具报批资料（160）收集、整理工程设计变更资料（170）收集、整理施工过程监理文件（180）收集、整理施工、安装、调试文件及设备出厂试验报告、说明书、设备信息等资料。(190)组织档案中间检查（120）指导业主项目部进行档案中间检查、预验收和正式验收（100）编制并移交竣工图文件资料（200）移交施工过程监理文件（210）移交施工、安装、调试文件（220）审查接收项目准备、实施、启动验收及投产阶段档案，组织档案预验收（230）组织运行单位审查、接收项目档案。组织启动（240）收集、整理、移交工程结算审核、批复文件（250）组织档案正式验收（260）配合项目档案审查、验收，按要求整改（270）完成档案验收整改工作，并向档案部门移交项目档案（280）接收、归档项目档案，组织档案内、外部验收（290）结束业主项目部及参建单位档案管理人员接受档案管理培训（60）制定建设项目档案工作计划（60）6.2档案管理流程说明6.2.1项目规划与可研阶段电网建设项目可研批复后，建设单位基建部门组建或将该项目纳入已成立的业主项6目部。6.2.2项目初步设计与招标阶段6.2.2.1建设单位基建部门负责或授权业主项目部负责按附录1要求，收集、整理、组卷工程招标文件。6.2.2.2项目设计单位负责按照附录1要求，收集、整理、组卷项目设计相关文件，形成项目设计文件档案。6.2.2.3业主项目部负责按照附录1要求，对项目设计及招标相关文件档案进行复核、接收、保存。6.2.3项目建设准备阶段6.2.3.1建设单位档案部门负责接受基建部门或业主项目部申请，对其及工程参建单位开展电网建设项目档案管理培训。对110kV及以下电网建设项目，可授权经过培训合格的业主项目部人员，应用档案部门统一编制的课件，对工程参建单位进行档案管理培训。6.2.3.2建设单位基建部门负责或授权业主项目部负责按照附录1要求，收集、整理、组卷项目报建批文、征地拆迁等文件。6.2.3.3业主项目部负责根据附录1要求，结合建设项目实际，制定项目档案管理工作计划，明确项目文件分类、归档范围、移交时间、中间检查等工作要求。6.2.3.4业主项目部负责在工程开工前召开第一次工地例会，组织建设单位档案、计划、基建、物资等部门对工程立项、设计、招投标、合同等文件清册，按照附录1要求进行审核。符合归档要求的，由各责任部门分别向档案部门移交。不符合要求的，填写《基建项目文件整改通知单及整改反馈情况表》（附录2），限期整改。6.2.3.5工程第一次工地例会时，建设单位档案管理部门负责或授权经培训合格的业主项目部人员对参建单位档案收集、整理、组卷、完成时限等进行交底。业主项目部负责对参建单位就项目档案管理工作计划进行交底，并负责填写《档案交底记录》（附录2）6.2.3.6项目参建单位负责按照附录1及交底要求，按照与工程进度同步的原则，根据业主项目部档案管理工作计划，制定本单位档案管理工作计划，负责收集、整理、组卷、移交本阶段项目文件。6.2.4项目建设实施阶段76.2.4.1业主项目部负责根据项目档案管理工作计划，在项目建设过程中每月跟踪检查参建单位收集、整理、组卷项目文件的情况。6.2.4.2业主项目部负责协调物流中心配合施工单位在物资到货验收或开箱验收时收集设备说明书、设备信息、出厂试验报告等文件资料（含电子化资料）。6.2.4.3业主项目部负责组织建设单位档案管理部门开展建设项目档案中间检查（500kV及以上工程2次、新建220kV及以下工程1次）。6.2.4.4各参建单位负责按附录1和附录3要求，收集、整理本阶段项目文件，按月分析、总结项目档案完成情况。配合业主项目部开展档案中间检查。6.2.5项目启动投产与移交阶段6.2.5.1工程各参建单位负责按附录1和附录3要求，收集、整理、组卷项目施工全过程项目文件，在工程启动验收前提交业主项目部审核，移交。配合业主项目部开展档案预验收。6.2.5.2在工程启动投产前3个月，设计、施工单位负责收集、整理、组卷工程总平面布置图等设计文件、设备出厂说明书等供应商随机资料，分别向调度、生产运行等部门移交，以便其提前做好工程启动投产的各项生产准备工作。6.2.5.3业主项目部负责在工程启动验收时，组织建设单位档案管理、生产运行、调度、物资（物流）等部门开展建设项目档案预验收。组织各参建单位分别向工程启动验收委员会下设的验收组移交建设项目档案（含项目电子文件），并办理移交手续。6.2.5.4工程启动验收委员会下设的验收组负责按照附录1要求，审核、接收、传递工程各参建单位向生产运行部门移交的建设项目文件（含项目电子文件）。不符合要求的，填写《基建项目文件整改通知单及整改反馈情况表》（附录2），限期整改。6.2.6项目收尾阶段6.2.6.1业主项目部负责检查、督促参建单位进行项目文件整改。在项目投产后30天内，组织各参建单位向建设单位档案管理部门整体移交项目档案。6.2.6.2建设单位基建部门负责或授权业主项目部负责按照附录1要求，收集、整理、组卷工程结算审核、批复文件，建设项目环评、水保等专项验收证书。6.2.6.3建设单位基建部门或业主项目部负责在工程投产后6个月内，向建设单位档案管理部门提出建设项目档案专项验收申请。86.2.6.4建设单位档案管理部门负责组织开展建设项目档案专项验收。7电子化移交流程及说明电网建设项目的电子化移交分为工程建设资料电子文档移交和工程设备信息电子化移交两部分，其中工程建设资料电子文档移交指通过固定存储介质储存的项目档案资料与纸质档案一并移交，工程设备信息电子化移交指参建单位通过设备运行部门的生产管理信息系统（信息系统未上线地区通过固定存储介质存储移交）录入工程设备信息，并经运行部门审核通过后用于生产运行管理。7.1.1工程建设资料电子文档移交7.1.1.1工程建设资料电子文档移交流程工程建设资料电子文档移交流程业主项目部参建单位建设单位开始结束设计单位按照业主项目部要求将电子文件存入载体（40）按照业主项目部要求将电子文件存入载体（30）档案部门载体统一装盒组卷编号(60)审核移交电子文件是否符合要求(70)施工单位监理单位按照业主项目部要求将电子文件存入载体（20）将电子文件存入载体10）审核参建单位移交电子文件准确性、完整性、规范性、有效性、可用性(50)7.1.1.2工程建设资料电子文档移交流程说明各参建单位负责按照附录1及交底要求将项目文件转换为电子文档并存入载体并与纸质项目文件同时移交业主项目部。业主项目部负责审核参建单位移交电子文件准确性、完整性、规范性、有效性、可用性等，并按附录3要求将载体统一装盒、组卷、编号。建设单位档案部门负责审核、接收、归档业主项目部移交的项目文件电子文件。7.1.2设备信息电子化移交7.1.2.1主网工程设备信息电子化移交流程935kV级以上主网工