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云南财经大学2015至2016学年1学期文书工作与档案管理课程期末考试试卷姓名：专业：班级：学号：一、填空题1、文书，包含有私人文书和公务文书两大门类。2、从行文方向的角度划分，文件可分为上行文、下行文和平行文三类。3、向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，应当使用报告这一文种。4、公文标题一般应标明发文机关名称、事由、文种三部分。5、会计文书的会计凭证，应包括原始凭证和记账凭证两种。6、文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、技术性等多重性质。7、文书工作的具体内容有：文件的制作，文件的处理，文件的管理，处理人民来信，为领导人准备参考材料。8、档案实体管理的内容主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管和统计。9、公文秘密等级通常分为绝密、机密、秘密三种。10、联合行文时，作者应是同级机关。11、当前，归档整理方法主要有两种：立卷法、单份文件归档。12、会计文书的会计凭证，应包括原始凭证和记账凭证两种。13、文书工作的性质可概括为政治性(含机要性)、服务性、技术性等多重性质。14、文书工作的具体内容有：文件的制作，文件的处理，文件的管理，处理人民来信，为领导人准备参考材料。15、档号的结构包括全宗号、案卷目录号、案卷号、页号或件号。16、选用合适的文种应根据发文机关的权限、发文机关和收文机关的关系确定。二、单选题1、《党政机关公文处理工作条例》（中办发﹝2012﹞14号）规定，党政机关的公文种类主要有（D）种。A、12B、13C、14D、152、公文中兼用的表达方式是（C）。A、议论、描写，说明B、说明、议论、抒情C、叙述、议论，说明D、说明、描写、叙述3、抄送机关指（C）。A、收文机关B、办理或答复收文的机关C、需要了解收文内容的机关D、必须送达的机关4、成文日期通常是指（D）。A、草拟公文文稿的日期B、公文印制完毕的日期C、领导人在公文正本上签署的日期D、领导人签发文稿的日期5、以下文种中不属于下行文的是（B）。A、命令B、报告C、决定D、通知6、某跨国公司遇有减少注册资本等重大情况，应当发布(D)。A、通告B、通知C、通报D、公告7、某市教育局向市财政局询问财务制度方面的一个问题，应当使用的文种是(C)。A、请示B、报告C、函D、通告8、长期保管的期限是（C）。A、十五年至五十年B、十五年至四十九年C、十六年至五十年D十六年至四十年9、省以上机关具有永久保存价值的文书档案，在本机关保存(B)后向档案馆移交。A、10年B、20年C、30年D、第二年10、就一个机关而言，构成立档单位的条件至少是具有相对独立社会职能，并(D)。A、有下属单位B、有固定的主管机关C、有固定资产D、能主要以自己名义对外行文11、函灵活简便，可广泛应用于联系各个领域，以下事项不适应使用函件这一形式的有（D）A、北京市人民政府就××发电厂建设问题向国家计委申请B、上海市浦东区人民政府就浦东新区的道路规划问题向上海市交通厅询问C、山东省公安厅就打击车匪路霸问题向华东三省一市的公安厅提出建议D、国务院、中央军委就军队营区外义务植树进行指示12、《××广播局关于向××县土地局申请划拨电视转播台用地的请示》，该标题的主要错误是（C）A、违反报告不得夹带请示的规定B、违反应协商同意后再发文的规定C、错误使用文种，应使用函D、错误使用文种，请使用报告13、负责公文处理工作的是本机关的（D）A、档案室B、业务处C、收发室D、办公厅（室）14、办公室更改电话号码，可用(C)公布周知。A、通知B、通告C、启事D、布告15、档案收集工作是指（A）的过程。A、文件从分散到集中B、文件从零乱到系统C、档案从分散到集中D、档案从零乱到系统16、只有在档案发挥作用带来的利益(A)因保存档案而付出的代价时，档案才具有保存价值。A、大于B、小于C、等于D、无所谓17、(B)的实质就是现行文件向档案的转化，在我国此后文件即被称作档案。A、档案登记B、归档C、鉴定D、整理18、(B)是应用最普遍的档案信息服务方式。A、咨询服务B、借阅服务C、出具档案证明D、编研服务三、多项选择1、档案工作各个环节的相互作用中存在着一条最基本的关系，即（AE）。A、基础工作B、编研工作C、保管工作D、收集工作E、利用工作2、从档案工作的作用和特点来看，档案工作是一项（ABD）的工作。A、服务性B、政治性C、机要性D、管理性E、安全性3、按内容性质分，国家档案全宗可分为（BCE）。A、私人档案B、科技档案C、各种专门档案D、公务档案E、文书档案4、与图书、报刊、资料等不同，档案的参考作用的特殊性和主要特点在于它的（DE）。A、知识性B、记录性C、社会性D、原始性E、可靠性5、对内容不真实的档案应采取（CDE）。A、就地销毁B、取出另行保管C、留在原处保管D、加以注明E、保持原状6、根据国家现行规定，文书档案的保管期限定为（ACE）这样三种。A、永久B、定期C、长期D、不定期E、短期7、按我国现行规定，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，其中，长期为（AC）。A、50年以上B、50年以下C、16年以上D、15年E、15年以下8、档案参考资料的特点包括（ABC）。A、问题集中B、内容准确C、概括性强D、可读性强E、内容分散9、机关档案价值的鉴定工作，由（AC）共同组成鉴定小组进行。A、文书部门B、机关主要负责人C、档案部门D、业务部门E、社会上专家学者10、档案库房一般不宜选择（CD）。A、地下室B、顶层C、靠近盥洗室D、靠近锅炉房E、大楼西侧四、名词解释1、文书答：指公文、书信、契约等，或从事公文工作的岗位。2、档案管理答：亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。3、档案著录：答：档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。五、简答题1、文书与档案的联系与区别答：1.答档案的前身是文件材料，文件的归宿是档案。①文件与档案是同一事物在不同阶段上的称呼；②档案是归档后经过筛选、经系统整理的的文件。2、简述归档制度的内容答：归档，是指文书部门将办理完毕且有保存价值的文件，经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。归档是国家规定的一项制度，又叫“归档制度”。归档时间：1）要实行定期归档。定期归档，就是办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷后定期向档案室移交。2）移交的时间一般在第二年上半年，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件，可推迟至第二年的下半年。归档范围：凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。归档案卷的质量要求：1）原件归档；2）应归档的文件材料齐全、完整；3）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；4）对归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。3、简述单份文件整理的流程答:1)收集：收集应归档的文件材料，齐全完整2)归档判断:判断文件是否归档,依照归档范围,慎重决定文件去留3)确定期限:确定归档文件的保管期限,准确客观4）分类：年度-机构（问题或文号）-期限，分类方法科学、适用,保持相对稳定5）编制页码6）装订7）排序8）盖档号章9）电脑著录10）装盒排架11）打印目录12）编制检索工具4、要做好文书工作，需要遵循哪些原则？答：（1）准确（文书工作必须准确无误，万无一失，这是由文书工作的性质和作用决定的）；（2）及时（就是要讲效率，文书工作的效率关系到机关的工作效率）；（3）安全（一是指政治上的安全，二是指物质上的安全）；（4）简便（发文要少而精，处理文件要方便读者，文书管理要利于使用）；（5）党政分开（行文上、文书处理上、文书管理上都要分开）六、分析题1、某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。还把文件后的附件一一分离出来，单独装订。在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。结果档案室管理员陆言看了后直摇头。根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。答：(1)无需对文书进行文种的区分，因为档在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。(2)文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。(3)档采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。(4)档排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。(5)档排列好后要加盖归档章。(6)档装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。