企业办公自动化系统的设计

企业办公自动化系统的设计陆青（西安交通大学生命科学与技术学院，陕西省西安市，710049）周黎辉（贵阳生产力促进中心，贵州省贵阳市，550002）周滨(贵州大学计算机科学与信息技术学院，贵州省贵阳市，550002)摘要：介绍了办公自动化系统的开发、系统设计思想和系统结构。从企业的实际情况出发,提出企业办公自动化系统的基本目标。关键词：办公自动化OA系统信息网络1引言贵阳国华天成磷业有限公司是在贵阳高新技术产业开发区注册设立的企业。2003年获贵阳市政府批准为《中国-贵阳循环经济首批试点单位》，是贵阳市磷化工行业唯一的试点企业。公司高级管理人员在黄磷生产、销售和物流技术等方面均具有丰富的工作经验。为了满足公司各类办公工作的需要,协调各项工作程序,为领导决策提供方便,提高工作质量和办事效率,在结合实际情况下进行此办公自动化系统的设计。OA(办公自动化)系统是企业信息化工程的重要组成部分。OA系统可使企业在多方面的办公事务处理实现电子化、网络化、自动化和无纸化,从而有效地提高行政办公工作效率和质量。在企业内部可与其它的信息系统(MIS、ERP)集成,外部通过防火墙与企业的ＷＷＷ站点连接、支持远程办公事务处理和信息发布,从而形成企业统一的、集成化的信息处理平台。2系统设计原则系统的开发采取“总体规划、分步实施”的开发策略。即在开发之初先进行总体规划（即总体分析与总体设计），然后在总体规划的指导与约束下分步开发。从广义上讲，办公自动化系统一般由通用办公系统（OAS）、专业办公系统（MIS）、决策支持系统（DSS）等三大应用软件系统组成，通用办公系统（OAS）、专业办公系统（MIS）、决策支持系统（DSS）的开发，必须站在整体的高度，充分考虑它与其它系统之间的信息关联，设计好与其它系统之间的信息接口，否则它也会成为“无源之水”和“信息孤岛”。公司的办公自动化系统开发必须遵循企业的ISO9000认证后建立的质量管理体系规范，强化品质管理，提高生产效率，增强客户信心，扩大市场份额，提高企业效益。3软件系统结构设计3.1总体逻辑结构将主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用客户/服务器/应用服务器/数据库服务器的四级结构来构造应用系统。公司办公自动化系统的应用软件系统主要由通用办公系统、专业办公系统、决策支持系统等应用软件系统组成，见图1。图1公司办公自动化系统总体结构图3.2总体规划与实现思路3.2.1以信息资源的综合利用为中心信息是本系统的加工和处理对象，是系统开发和应用的主线索，也是其生命线。对于任何信息处理系统包括办公自动化系统，都存在如图2所示的信息加工处理过程：信息类A经过处理过程B的处理得到信息类C。人们所共知的事实是，信息类C与信息类A密切相关；对于处理过程B来说，无论处理手段如何先进、过程如何复杂，它只能对信息类A进行加工或推演，不可能再生和创造信息。3.2.2两种模式：C/S模式和B/S模式目前在IT业界广泛应用的信息系统构造方法不外乎两大类：即客户/服务器模式（C/S）和浏览器/服务器（B/S）。两种构造模式各有其长处。公司的办公自动化系统的应用开发将根据需求要求，主要依据Internet/Intranet的建设原则，在先进、实用的基本网络平台基础上，使用“客户/服务器/应用服务器/数据库服务器”的四级结构来构造应用系统。另外，在某些特殊应用场合（例如：统计等）可以保留一些“客户/服务器（C/S）”方式的应用，充分发挥其在各类、高层次开发中的特点和优势。3.2.3两类应用：通用应用和专业应用一般从用户需求和应用的角度而言，办公自动化系统应用分为通用应用和专业应用两类应用。通用应用一般包括：公文、政务信息、档案、日程安排、电子公告、交办事项、会议，以及法律法规、规章制度、电话号码等通用信息查询等内容，此类应用各个单位一般都具有共性，可作为软件产品进行开发，当然可能有少量的定制以满足个性化的要求，一般称为办公自动化系统。业务应用是以各业务职能部门要求为基础的子系统。一般称为MIS系统。3.3应用系统支撑环境公司的办公自动化系统应支持局域网和广域网两种通信环境，可以选择ADSL、DDN、VPN等网络连接方式，在严格控制操作权限和保障数据安全保密的前提下进行。3.4应用系统模式应用系统的开发平台涉及多方面的技术，针对应用系统的复杂性，一般而言可以归纳为：Client/Server技术、Internet/Intranet技术；系统开发手段采用的有面向对象（OO）技术、对象链接和嵌入技术（OLE）及动态数据交换技术（DDE）等；不同的应用需求，需要采用不同的开发工具进行开发，涉及字表处理、多媒体、电子邮件、数据分析、地理信息、等多方面。公司Internet/Intranet网络的基本结构如下图3。图3公司Internet/Intranet网络基本结构图3.5数据库选型根据数据库系统的使用需求，所采用的数据库系统应该符合以下技术要求：具有开放的体系结构；多用户、多线索的管理；支持多操作系统平台；良好的安全防护机制，至少符合C2级标准；具有良好的可扩展性；运行稳定、可靠，具有数据高可用的数据复制技术和完善的备份和恢复手段；支持两阶段提交；具有友好的系统管理界面和便捷易用的管理机制；支持SMP或Clustering技术，支持大量并发用户，大事务吞吐量；支持多媒体，具有丰富的数据类型；高效的处理算法和强大的处理能力；提供多种语言编程接口。通过对公司数据库系统的技术要求分析，以及对满足信息集成系统技术要求的几种比较流行RDBMS产品的比较，考虑数据库厂商现有的技术和今后发展的方向，公司拟采用Oracle数据库系统。3.6电子邮件系统考虑到公司的实际情况及应用需求，电子邮件系统采用IBM的mailserver电子邮件系统。3.7网络协议网络协议建议采用TCP/IP。通过TCP/IP可以十分方便地将异种机型、异种操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络-TCP/IP网络，事实上TCP/IP也是现在网络协议中一种通行的标准。3.8操作系统公司网络数据库系统服务器拟采用UNIX或者MSWindows服务器操作系统，WEB服务器采用MSWindowsNT操作系统或MSWindows2003Server。图2信息加工处理过程3.9运行环境系统开发以及应用平台基于Microsoft公司的Windows窗口界面，以保证通用、先进、标准。浏览器选择Microsoft公司的InternetExplorer（IE）。4应用软件系统设计4.1公司信息门户建立公司的前身为贵磷化工总厂，是贵阳三磷化工（集团）公司下属的国有独资企业，拥有7000吨/年产黄磷，15000吨/年产工业磷酸，10000吨/年产三聚磷酸三条生产线，贵阳国华天成磷业有限公司正式成立后，建立自己的Internet网站对企业的宣传及管理有重要的意义。公司信息门户建立后将包含用户登录、信息的发布、权限管理、系统管理、信息组织和管理、栏目的定制和管理、页面的定制和管理、信息全文检索、业务数据发布和查询等内容。综合信息服务平台基于三层结构，采用先进的JAVA技术进行开发，具有良好的可移植性和跨平台性，可以支持支持目前流行的WINDOWS、NT、UNIX、AIX等多种操作系统平台，并支持目前主流数据库平台，包括Oracle、Sybase、DB2、Informix以及SQLServer等。4.2通用办公系统4.2.1应用系统组成“公司”自动化办公系统的应用软件系统组成如图4所示。图4应用系统组成图4.2.2各个功能模块简介4.2.2.1信息管理本模块起到信息发布与交流中心的作用，授权用户可以对信息中心的相应信息类别进行维护（包括各类信息的发布、查询、修改、交流以及信息类别的添加等），以满足单位对各种信息查询的需要。此功能模块是信息通讯枢纽，既包括通知、公告、批评、表扬等动态信息的传达，还包括规章制度、时刻表等实用信息以及员工经验交流和思想交流的管理。4.2.2.2公文管理公文管理模块主要实现公文流转，完成日常办公任务。公文管理根据流程类型，分为发文管理和收文管理。4.2.2.3事务管理事务管理是为单位建立起来的各自独立的办公环境和日常办公事务处理环境，提供给用户一个轻松的信息管理环境。4.2.2.4辅助办公个人事物管理为用户建立一个独立办公环境和日常个人事务处理环境，提供给用户一个辅助日常办公的信息管理工具。它包括四大功能：A、电子邮件B、名片夹C、日程管理D、个人设置。4.2.2.5外部查询外部查询是对办公自动化软件平台所流转信息的最高层次的查询，它可以对日常的办公资料和处理结果进行明细查询和汇总查询，同时本模块也同时提供一定的分析工具，供使用者对庞大的数据量进行有效的提炼，从中获取出科学的有效的数据，为领导的准确决策提供依据。本模块包括业务数据明细查询、分级汇总查询、数据分析等方面内容。4.2.2.6系统管理系统管理是为单位办公自动化系统的管理员提供的对系统和后台数据库进行管理的子系统。整个系统管理由最高权限--超级管理员负责管理维护。它主要包括：权限管理、流程管理、日志管理。4.3业务办公系统公司现行生产装置有：①15000KVA黄磷炉一台，年产黄磷7000吨；②年产2万吨磷酸生产线一套；③年产1.5万吨五钠生产线一套。因此，开发公司项目管理系统（PMS）对公司的生产及发展有重要的意义。项目管理系统主要功能为：计划管理、进程管理、工作流程管理、版本控制、图档管理、资源管理等。项目管理系统特有的功能：工作分解（WBS）、创建计划、计划控制、各种图形显示工具。公司办公自动化系统信息管理公文管理事务管理辅助办公系统管理公用信息发文管理收文管理会议管理论坛公告板档案管理车辆管理时刻表通讯录日志管理流程管理权限管理个人设置日程管理名片夹电子邮件规章制度政策法规人事档案劳动合同考核培训调动外部查询人事管理图5为项目管理系统的功能模块。图5项目管理系统的功能模块示意图4.4决策支持系统分析领导的工作，需要做PEST分析与SWOT分析，而这需要大量的外部与内部信息，在目前的信息技术以及网络技术下，这方面实现已很容易。外部信息可通过因特网取得，内部信息可通过OA系统与项目管理系统取得。领导查询与决策支持系统应有以下功能：4.4.1战略计划支持（SPS）应能收集有关国际景气、利率、通货膨胀、汇率、产品生命周期、技术动向以及国家相关政策和竞争者策略等的数据，经过加工分析，制定公司的服务重点行业计划、投资计划等。系统最好具有利用统计、预测模型的决策咨询功能。4.4.2信息报告系统信息报告系统是领导实施管理控制和运营控制的部分，领导可随时提取市场、项目状态、资金流转等动态信息，系统应能使用各种图象显示方式，只要需要，领导可以很快取得内部各种信息，了解组织状态，加强控制和计划。4.4.3办公支持办公支持是DSS中最基本的部分，时间是领导的主要约束，办公支持包括日程安排、电子邮件、编辑工具等。这些功能OA系统里都有，因此，在一个完整的信息系统里，办公支持功能可合并在OA系统中。5系统开发需要重点解决主要问题OA系统是涉及企业各类参与事务办公人员使用的系统,由于办公事务的繁杂性和人员分布的广泛性,需要重点解决以下问题：(1)网络建设网络的拓朴结构和连接方式要支持系统应用的广泛性,使企业的各组织机构和相关的各类人员不受地域限制地参与办公事务处理及按需获取信息。(2)软件功能系统功能应满足个人办公、政务办公、事务办公、公文流转过程监控、综合信息查询和系统管理等多方面的应用需求,从整体上提高企业内部和外部办公事务处理的协同工作能力,全面提高工作效率和质量。(3)数据、文档的规范化和标准化在全面分析的基础上对办公数据编码化、列表化和文档化,便于使用和共享,提高数据处理的一致性和准确性。补充和完善办公文档格式,使各种办公事务处理的数据信息电子表格化,使之便于操作、控制和管理。(4)工作流程设计对不同办公事务合理设计工作流程,设置办公角色和分配相应的操作权