能源计量管理程序文件

能源计量管理体系能源计量管理程序文件文件编号：XF/NP01～NP20---2008编写：审核：批准：分发号:2008年08月01日发布2008年08月01日起实施发布公司能源计量管理程序文件题目《能源计量管理程序文件》修改登记第1页，共1页文件编号第0次修改第A版编写日期2008.07.28颁发日期2008.08.01实施日期2008.08.01起草审核批准序号版本修改状态修改内容修改日期修改人审核人批准人公司能源计量管理程序文件题目《能源计量管理程序文件》发放对象第1页，共2页文件编号第0次修改第A版编写日期2008.07.28颁发日期2008.08.01实施日期2008.08.01起草审核批准发放号码领用部门领用人领取日期发放人备注目录章节号能源计量管理程序文件名称及编号1.0能源计量管理文件的管理程序：XF/NP01---20082.0采用法定计量单位管理程序:XF/NP02---20083.0能源计量设备配置适用性管理程序：XF/NP03---20084.1能源计量设备贮存与管理程序：XF/NP04---20084.2能源计量设备封缄设置管理程序：XF/NP05---20084.3外购能源计量设备和外来服务管理程序：XF/NP06---20084.４能源计量设备的使用、维护和保养管理程序：XF/NP07---20085.0能源计量设备量值溯源管理程序：XF/NP08---20086.0能源计量标准器的管理程序：XF/NP09---20087.1能源计量设备确认间隔的确认程序：XF/NP10---20087.2能源计量设备检定/校准管理程序：XF/NP11---20087.3能源计量设备分类管理程序：XF/NP12---20087.4能源计量设备标记管理程序：XF/NP13---20088.0对不合格能源计量设备管理的程序：XF/NP14---20089.0能源记录管理程序：XF/NP15---200810.0能源计量设备检定（校准）环境管理程序：XF/NP16---200811.0能源计量人员培训、考核与监督的管理程序：XF/NP17---2008公司能源计量管理程序文件题目目录第1页，共1页文件编号第0次修改第A版编写日期2008.07.28颁发日期2008.08.01实施日期2008.08.01起草审核批准1目的本文件规定了与能源计量管理体系有关的能源计量管理文件的编制、审批、发放、更改、换版、归档保管、作废销毁等管理办法，以确保各类有关现场所使用的文件均为有效版本。2适用范围本文件适用于与能源计量管理体系有关的各级能源计量管理文件的控制。3职责和权限3.1总经理负责能源计量管理手册、能源计量管理程序文件以及公司级能源计量管理文件的批准。3.2能源计量主管领导负责能源计量管理计量手册、能源计量管理程序文件的审核及能源计量管理制度的批准。3.3检测中心计量室负责能源计量管理文件的编制、换版及更改。3.4公司办公室负责文件的发放、回收、销毁及原稿的保存等，并负责全公司受控文件的监督管理。3.5各使用部门负责在用能源计量管理文件的正确使用和保管。4实施内容和要求4.1文件控制范围公司能源计量管理体系文件包括：管理性文件（包括能源计量管理手册、公司能源计量管理程序文件题目能源计量管理文件的管理程序第1页，共9页文件编号XF/NP01---2008第0次修改第A版编写日期2008.07.28颁发日期2008.08.01实施日期2008.08.01起草审核批准能源计量管理程序文件和能源计量管理制度等）、技术性文件（包括能源检测工艺文件、能源计量检测规范等）、外来文件（包括能源计量技术标准、国家及地方的法律、法规等）、能源计量记录等。能源记录的控制详见《能源记录管理程序》。4.2能源计量管理文件的编号规定4.2.1能源计量管理手册的编号：XF/NMXX---XXXXXF:公司代号NM：能源计量管理手册代号XX：手册序号XXXX：手册发布年号能源计量管理手册的版本号：第X版（X用大写英文字母表示，从A开始），修改状态号：第X次（X从0至9）修改。4.2.2能源管理程序文件的编号：XF/NPxx---xxxxXF:公司代号NP：能源计量管理程序文件代号xx:程序文件序号xxxx：程序文件发布年号程序文件版本号和修改状态号：同能源计量管理手册版本号和修改状态公司能源计量管理程序文件题目能源计量管理文件的管理程序第2页，共9页文件编号XF/NP01---2008第0次修改第A版编写日期2008.07.28颁发日期2008.08.01实施日期2008.08.01起草审核批准规定相同。4.2.3能源计量技术文件及能源记录表格的编号各能源计量技术文件及能源记录表格的编号方法与质量管理体系中的编号方法相同。4.3能源计量管理文件的分类按是否纸质文件和走OA系统（交互式网上自动办公系统）的电子文档形式将文件分为以下两类：4.3.1OA文件：经过OA系统进行编写、审批、发放、更改、换版、作废等操作的电子文档，归纳为OA文件。4.3.2非OA文件：用纸质文件形成编写、审批、发放、更改、换版、作废等操作的文档，归纳为非OA文件。4.4文件的编写4.4.1非OA文件4.4.1.1能源计量管理手册和能源管理程序文件由能源计量主管领导组织计量室人员进行编写。4.4.1.2能源计量管理制度由计量室组织编写。4.1.1.3同一类文件的编写格式要统一，内容格式不作统一要求。4.4.2OA文件公司能源计量管理程序文件题目能源计量管理文件的管理程序第3页，共9页文件编号XF/NP01---2008第0次修改第A版编写日期2008.07.28颁发日期2008.08.01实施日期2008.08.01起草审核批准4.4.2.1按照非OA文件4.4.1条款进行操作。4.4.2.2编制好的文件，由文件编制部门/人员通过OA系统“ISO文件发布”模块将其进行录入。4.5文件的审批4.5.1非OA文件4.5.1.1文件的审批权限按本程序第3条款（职责）的规定。4.5.1.2文件在送批的同时需填写“文件分发清单”，以确定文件分发的部门/人员，同时由文件的审批人负责审批“文件分发清单”。4.5.2OA文件4.5.2.1文件的审批权限同4.5.1.1。4.5.2.2审批需要通过OA系统“ISO文件发布”模块进行审批。4.5.2.3在送批的同时，需要明确文件的发布对象以确定文件分发的部门/人员，并由该文件的审批人负责确认该文件的发布对象。4.6文件的发放4.6.1非OA文件4.6.1.1受控文件原稿（文件原稿是指在电脑打印机中打印出来的文件的稿件，下同）在提交公司办公室前，送交人应对文件原稿进行以下确认：a、是否进行有效审批；公司能源计量管理程序文件题目能源计量管理文件的管理程序第4页，共9页文件编号XF/NP01---2008第0次修改第A版编写日期2008.07.28颁发日期2008.08.01实施日期2008.08.01起草审核批准b、标题、文件号、版本号、页数是否完整。如发现不完整，即退回编制人进行修正。4.6.1.2将文件连同“文件分发清单”一起提交公司办公室，文件管理员将收到的文件原稿进行编目登记，填写“文件归档编目清单”。4.6.1.3文件管理员根据“文件分发清单”的总份数进行复印，复印的文件属受控文件的，统一由文件管理员加盖“受控文件”印章。4.6.1.4文件管理员将受控文件分发给有关部门，并要求文件领用人在“受控文件分发/回收记录表”上签收。并填写分发号。4.6.1.5制订文件的部门应将受控文件的原稿送到公司办公室，由文件管理员存放在指定的位置。4.6.1.6非受控文件：为了投标而提供给顾客使用的文件或其它用途的文件，公司发放后对这些文件不作有效性的更改控制。各部门需使用非受控文件时，不得随意借他人的文件进行复印，应按规定填写“文件领用申请表”，经部门负责人和管理者代表批准后到公司办公室办理领用手续。公司内不得使用未加盖“受控文件”印章的受控文件复印件，一经发现由公司办公室收回并追究其责任。4.6.1.7当文件使用者将文件丢失后，应按规定“文件领用申请表”申请补发（注明丢失原因）。公司办公室在补发时应在“受控文件分发回收记录”上注明丢失文件的“作废”标识。公司能源计量管理程序文件题目能源计量管理文件的管理程序第5页，共9页文件编号XF/NP01---2008第0次修改第A版编写日期2008.07.28颁发日期2008.08.01实施日期2008.08.01起草审核批准4.6.2OA文件4.6.2.1文件在提交公司办公室发布前，就应进行以下确认：a、是否进行有效审批。b、标题、文件号、版本号、页数是否完整。如发现不完整，即退回编制人进行修正。C、文件的发布对象是否正确。4.6.2.2公司办公室文件管理员根据文件上的发布对象，将文件发布给这些部门/人员。4.6.2.3文件发布后，阅读人一经阅读该文件，OA系统将自动记录阅读记录，达到自动签收的功能。4.6.2.4OA文件均属于受控文件，阅读人凭密码进入OA系统并进行阅读，OA文件不能进行复制、涂改、更改及打印，阅读人也不得让无关人员看到文件，更不能将自己的密码告诉别人，保证OA文件受控。4.7文件的更改4.7.1非OA文件4.7.1.1文件需更改时，应填写“文件更改通知单”，说明更改的原因。4.7.1.2“文件更改通知单”及更改后的文件的审批应由原审批部门/人员进行。4.7.1.3文件更改被批准后，由编制部门/人员实施更改。更改后的文件连同“文公司能源计量管理程序文件题目能源计量管理文件的管理程序第6页，共9页文件编号XF/NP01---2008第0次修改第A版编写日期2008.07.28颁发日期2008.08.01实施日期2008.08.01起草审核批准件更改通知单”一起交到公司办公室。文件管理员根据“受控文件分发回收记录”的名单发放更改后的文件及“文件更改通知单”，同时回收作废的文件。4.7.2OA文件4.7.2.1文件需更改时，应在“ISO版本更新”模块填写“文件更改通知单”，说明更改的原因，并且明确是否需要换版，需要换版时，则更改版本号。4.7.2.2更改后文件的审批应由原审批部门/人员进行。4.7.2.3更改文件审批后，由公司办公室发布。文件管理员按文件上的发布对象进行发布，同时OA系统将自动回收旧文件作废，并将作废的文件自动存放在“ISO旧版文件”模块中。4.8文件的换版4.8.1非OA文件受控文件经多次更换（修改状态从0至9）或文件需要作大幅度的修改或文件失效时，应进行换版，旧版文件作废。4.8.2OA文件OA文件的换版，是在“ISO文件更新”模块中填写“文件更改通知单”的时候，就需填写版本号，该版本如果修改了，则按照新版本号进行发布。4.9文件的作废4.9.1非OA文件公司能源计量管理程序文件题目能源计量管理文件的管理程序第7页，共9页文件编号XF/NP01---2008第0次修改第A版编写日期2008.07.28颁发日期2008.08.01实施日期2008.08.01起草审核批准作废的文件由公司办公室管理员按“受控文件分发回收记录”将所发出的文件全部收回。作废文件原稿加盖“作废文件”印章后仍由公司办公室保存，不作销毁。其余回收的作废文件由公司办公室统一集中进行销毁。4.9.2OA文件走OA系统的文件需要作废时，应在“ISO版本更新”模块中提出申请，经审批并发布后，系统将自动回收旧文件作废，并将作废的文件自动存放在“ISO旧版文件”模块中。4.10文件的保管4.10.1OA文件：经授权的人员凭密码进行OA系统并阅读受控的文件。密码必须妥善保管，并随时更换，不准将密码告诉别人，亦不准在有其他人的情况下打开OA系统阅读受控的文件。保证OA文件的受控。4.10.2非OA文件：纸质文件应妥善保管，不准乱涂乱画，未经批准不准转借他人。若需借阅受控文件时，必须填写《文件借阅登记表》，经批准后才能借阅。5相关文件《能源记录管理程序》XF/NP15--20086相关记录公司能源计量管理程序文件题目能源计量管