中药调剂的精细化管理

《中国药店》中药调剂的精细化管理中药调剂的精细化管理原帖地址：=viewthread&tid=814132&fromuid=31028很多连锁药店都有中药饮片零售业务，围绕中药加工服务也成为不少药店的差异化竞争手段。传统的药店信息化系统通常是把中药饮片作为单品来管理，可以支持对顾客的收银和电子处方记录，但是审方计价后的调剂、代煎、加工、发药等业务，基本没有在系统中进行管理和控制，非常不利于进行明细的成本核算和人员绩效考核。现在我们已经可以将整个饮片调剂业务纳入药店信息化系统管理，使饮片调剂与其他部门、柜组实现一体化管理，并按照药店划分好的岗位职责和业务流程设计，实现单据自动在系统内流转，借助系统手段优化流程，有助于提高整体效率，提高对顾客的服务水平。例如用信息化系统覆盖如下业务：审方计价、接方、药品复核、调剂、转代煎加工、加工管理、发药、邮寄、精品管理、前台盘点等；业务流程应能在系统内传递、流转；操作功能符合业务需要，有可操作性，简化流程，保证效率与管理控制。（参看下图）调剂部业务流程优化根据药店的处置方式（草药、代煎、加工）的不同设置相应的流程，系统会根据事先定义好的权限将单据自动流转到相应岗位，保证业务流程的顺畅进行，提高业务处理效率和准确性。（参看下图）加强审方计价和费用管理为实现加强成本核算与精细化管理要求，以下工作环节要在信息化中体现：审方计价：收款员收取顾客的药方，把药方录入系统，系统根据药方各味药的单价、数量划价（单品按克计算），同时根据药物配伍规则进行药性检查验方（十九畏、十八反、妊娠禁忌、毒麻药超计量提醒）。如有药性互斥问题，退方，如检查无误，则收款，登记处置方式（草药、代煎、加工）；如有加工需要，记录加工剂型（蜜丸、水丸等），并收取加工服务费（服务费项目另立与药费分），登记取药时间，然后打印处方及取货凭证等，系统自动建立处方档案。对于需要成方销售（茶饮、酒料等）的商品，可以通过信息系统的商品组合功能，将几种商品组合成一种新的商品进行销售，每销售一个成品，自动扣减构成原料的各自库存；新的商品只在销售时有效，采购、退货都按原商品进行核算。改方：对于需要改方的业务，在能够明确处方流转状态（调剂收方、调剂完成、已加工）的前提下，确定改方成本并酌收费用。费用管理：系统在收款环节把药品费用与服务费用分项管理，对加工费、加急费、邮寄费、另收材料费等单独进行核算，事先定义服务项目及收费标准，当选择相应服务项目时，可以根据系统设置的加工费用计算公式，计算出加工费用和辅料费用，并与药费一并汇总、划价。费用项目按抓药付数或药品重量进行计算。对加工辅料、加工费用单独核算，可以便于与外协加工单位核算费用分配，使账务清晰。辅料成本计价方式：由于无法精确统计出每次实际使用辅料的用量，故适合采用盘存计销的方法管理采购总金额，通过与实盘对比差异得出当期总的消耗量，并将此作为本期成本，然后根据加工量算出加工项目的单位成本。通过加工领料单、盘点、盘点损益对此进行管理。付款方式：用系统支持多种付款方式：现金、支票、银行卡、储值卡、礼券、汇款等。调剂库存管理一般而言，调剂库房存在以下管理难点：1、调剂部库房管理粗放，没有单独管理药斗库存，盘点难度加大，事故责任不清；2、由于系统确定的药品出库时间与实际调剂出库时间存在差异，导致系统与实际库存数量不一致；3、由于系统和实际库存药品数量不符，补货员难以掌握适当的补货时机；4、盘点数据准确性难以控制。为此，信息化系统要辅助实现以下目标：1、药斗库存单独管理，明确责任，减少盘点难度；2、药斗库存在系统和实际存量之间一致，优化补货流程，减少补货员的工作量，保证补货员能够及时补货；3、加强盘点管理，账实一致补货管理的可行性研究以当前实际库存量、已占用库存量（已分配量）、可用库存量的库存管理原理，在收方、划价、收款环节考虑总体库存量、已分配量、可用库存量，确定库存能否满足收取的药方，决定是否收方，可以避免出现有方无货的现象。同时，在收款环节占用药斗库存，确认药斗药品的预补货状态；在调剂领方阶段确认药品出库，同时确认药斗药品正常状态、补货状态。以上几个药斗商品状态系统可以通过预警的方式，主动向补货员提供药斗库存的药品存量及下一步的补货工作，这样就可以保证药品在系统中的库存和实际库存量保持一致。通过以上设置，可以减少补货员查看各药斗库存、记录缺货药品的环节，减少补货员拉斗查看药品存量的工作量，同时提高补货的及时性。医馆业务纳入系统管理用系统支持坐堂医生出诊、挂号及挂号收费、叫号、开方录入、药方划价收费等管理内容，并且与调剂部等部组业务流程结合，形成医馆与业务一体化管理，也是一个用信息化支撑服务的实例。通过一体化管理，可以建立医馆诊断病历与处方的知识管理；建立病人档案，发展会员；坐堂医生的档案及出诊信息记录管理，形成医、病、药知识的沉淀。另外，用系统能够把图像、声音、文字等信息通过各种显示器表现出来，医馆可以利用该技术把患者叫号、药品广告宣传、医生出诊信息等内容通过声音、图像、文字等形式播放，一方面提高对顾客的服务，另一方面也可以通过广告获取一定的收益。■中药饮片零售的决策支持报表