久鼎木业档案分类及编号方案

1久鼎木业档案分类及编号方案第一节总则为了适应广元市久鼎木业有限公司档案综合管理的需要，实现公司内部档案管理的标准化和规范化，提高档案的利用效率水平，更好地为公司经营生产、管理工作服务，特制定本方案。本方案依据国家档案局颁布并实施的《企业档案工作规范DA/T42-2009》、《工业企业档案分类试行规则》以及上级档案管理的相关要求，结合公司档案实际情况，立足公司档案业务的长远发展和科学架构的确立，维护公司档案的完整性、系统性，力求保持所设类目的稳定，同时并具有可容性和可扩展性。第二节分类原则该分类编号是以公司经营管理活动中所形成的全部档案为对象，依据公司部门设置、工作职能、档案内容以及档案载体形态等特点进行分类，便于科学管理和开发利用。本方案所规定的类别代字，在本单位的档案分类中具有唯一性和相对稳定性，各项目在具体实施时遇有本办法所列类别之外的文件材料，可增设新的属类或小类。第三节术语定义1、档案：指公司各级部门生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等历史记录。2、“件”的含义：●单份文件，一份文件为一件。●各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。●正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。●文件处理单（表）与被处理文本合为一件。3、临时档案：使用次数较为频繁的文件（由各部门档案接口人员负责保管）；4、归档档案：部门常使用的具有保存价值的文件（由公司档案室统一保管）；5、保管期限：10年、30年、永久。第四节类目设置结合档案管理的相关规定，将广元市久鼎木业有限公司的全宗号设为JD（久鼎）。公司采用工业企业档案分类设置的十个一级类目，并根据公司现有各类档案的实际和2未来的需要，增加特殊载体档案和合同档案，故将公司档案的一级类目设置为12类,即:1、党群管理类（代字DQ）下设党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检监察、工会工作、团的工作和协会工作8个二级类目。2、行政管理类（代字XZ）下设行政事务、公安保卫、审计工作、人事劳动、职工教育、医疗卫生、后勤管理、法律事务、外事工作9个二级类目。3、经营管理类（代字JY）是指记录公司所从事的各类经营管理活动中形成的，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。下设经营决策、股权事务、生产计划、统计工作、财务管理、物资管理、产品销售、企业管理8个二级类目。4、生产技术管理类（代字SC）下设生产调度、质量管理、能源管理、安全生产、设备管理、基建管理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化管理、档案和信息管理11个二级类目。5、产品类（代字CP）按产品型号设置二级类目。6、科学技术研究类（代字KX）按课题、项目设置二级类目。7、基本建设类（代字JJ）是指建设项目（工程）从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的应当归档保存的文件材料。8、设备仪器类（代字SB），指记载和反映公司在经营过程中各种器械设备和仪器仪表的结构、性能、使用方法和运行保养状态的档案材料。9、会计档案类（代字KJ），是指公司在经营管理中形成的会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计资料等会计核算的专业材料。10、人事档案类（代字RS），是指记录公司员工主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料。11、合同档案（代字HT），是指公司在生产经营、项目运作过程中形成的合同类档案，通常包括业务合同、项目合同、营销合同等为主。12、特种载体档案类（代字T）3（1）照片档案（代字TZ），反映公司工作面貌、具有保存价值的照片。（2）录像档案（代字TX），反映公司工作面貌、具有保存价值的录像带。（3）录音档案（代字TY），反映公司工作面貌、具有保存价值的录音带。（4）光（磁）盘档案（代字TG），反映公司工作面貌、具有保存价值的光（磁）盘。（5）实物档案（代字TW），反映公司工作面貌、具有保存价值的实物，通常包括公司在各类活动中获得的奖杯、奖牌、锦旗、奖状以及印章等实体档案。在有条件的情况下，尽可能按上述设置保存为电子文档档案，其编号和纸质文件对应。根据职能活动和档案形成的特点,每个一级类目下设置若干个二级类目(属类),三级类目，因为需要可以增加四级类目。二级类目暂时不采用的可以空缺，但保留其设置。各部门根据分类办法组织整理案卷,以利于分类标识和管理。第五节分类编号方法及示例一、党群管理类（DQ）、行政管理类（XZ）、经营管理类（JY）、生产技术管理类（SC）以上四类为文书档案，采用“单件归档”的方法进行归档，以年度为界线，每年设置“永久（代字YJ）”、“30年”、“10年”三个期限，同一年度内的文书档案按保存期限归入相应目录，按流水号排列。“单件归档”是指以“件”为单位整理，整理的对象与整理的结果都是件，以件代替案卷作为档案的基本管理单位，从而进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。分类编号结构为：全宗号+类别号（DQ1.1.1）+年度（4位）+期限(2位)+件号（4位）。JD－DQ1.1.1－2013—YJ—0001┃┃┃┃┃┃┃┗━━━━件号┃┃┃┃┃┃┗━━━━━━期限（永久）┃┃┃┃┃┗━━━━━━━━━年度┃┃┃┃┗━━━━━━━━━━━四级类目┃┃┃┗━━━━━━━━━━━━三级类目┃┃┗━━━━━━━━━━━━━二级类目(属类)┃┗━━━━━━━━━━━━━━类别号（党群管理类档案）┗━━━━━━━━━━━━━━━━全宗号二、产品类(CP)分类编号结构为：全宗号+类别号（CP）+产品型号+案卷顺序号（3位）。4JD－CP－C20000—001┃┃┃┗━━━━案卷顺序号┃┃┗━━━━━━━产品型号（项目代号）┃┗━━━━━━━━━━类别号（产品）┗━━━━━━━━━━━━━全宗号三、科学技术研究类（代字KX）JD－KX－ZV101—001┃┃┃┗━━━━案卷顺序号┃┃┗━━━━━━━属类代号（课题、项目代号）┃┗━━━━━━━━━━类别号（科学技术研究）┗━━━━━━━━━━━━━全宗号四、会计档案（KJ）会计档案分6个会计属类：会计凭证（代字1），会计帐簿（代字2），报表（代字3），工资（代字4）清册（代字5），其它（代字6）。分类编号结构为：全宗号+类别号（KJ）+属类代字（1位）+目录号（1位）+案卷号（3位）。JD－KJ1.1—001┃┃┃┃┗━━━━案卷号┃┃┃┗━━━━━━目录号┃┃┗━━━━━━━属类代字（报表）┃┗━━━━━━━━类别号（会计档案）┗━━━━━━━━━━全宗号五、基建档案（JJ）公司在项目建设过程中产生的各类工程建设档案。基建档案属类按工程项目设置，其结构模式为全宗号+类别号（JJ）+项目号(2位)+案卷号（4位）。JD－JJ－01－0001┃┃┃┗━━━━案卷号┃┃┗━━━━━━项目号（第一个基建项目）┃┗━━━━━━━━类别号（基建档案）┗━━━━━━━━━━全宗号六、设备仪器档案（SB）分类编号结构为：全宗号+类别号（SB）+属类代字（1位）+设备号（2位）+案卷号（4位）。JD－SB1－01－0001┃┃┃┃┗━━━━案卷号┃┃┃┗━━━━━━设备号（第一台设备）┃┃┗━━━━━━━━属类代字（1－自制设备，2－外购设备仪器）┃┗━━━━━━━━━类别号（设备档案）5┗━━━━━━━━━━━全宗号七、人事档案（RS）公司人事档案作为公司人力资源管理部档案的重要组成部分，主要包括职工的招聘、履历、考核评定、奖励处分、培训等各方面文件材料。分类编号结构为：全宗号+类别号（RS）+人员编号（3位）。JD－RS－001┃┃┗━━━━人员编号┃┗━━━━━━━类别号（人事档案）┗━━━━━━━━━全宗号八、特种载体档案（T）1、照片档案（TZ）JD－TZ－DQ－2013—0001┃┃┃┃┗━━━━件号┃┃┃┗━━━━━━━年度号┃┃┗━━━━━━━━━━属类代字（党群）┃┗━━━━━━━━━━━━类别号（照片档案）┗━━━━━━━━━━━━━━全宗号2、录像档案（代字TX）、录音档案（TY）、光盘档案（TG，含磁盘档案）分类编号结构为：全宗号+类别号（SX）+属类代字（1位）+目录号（1位）+案卷号（4位）。JD－TX－2013—0001┃┃┃┗━━━━件号┃┃┗━━━━━━━年度号┃┗━━━━━━━━━类别号（录像档案）┗━━━━━━━━━━━全宗号3、实物档案（代字TW）根据载体形式不同，分三个属类：奖状、奖牌、证书、题词诗画等（代字1），奖杯、奖旗等（代字2），印章（代字3）。分类编号结构为：全宗号+类别号（SW）+属类代字（1位）+年度号（4位）+案卷号（4位）。JD－TW1－2013—0001┃┃┃┃┗━━━━件号┃┃┃┗━━━━━━年度号┃┃┗━━━━━━━━━属类代字（奖状、奖牌、证书等）┃┗━━━━━━━━━━类别号（实物档案）┗━━━━━━━━━━━━全宗号九、以合同档案（HT）分类编号结构为：全宗号+类别号（HT）+年度（4位）+期限（2位）+件号（46位）。JD－HT－2013—YJ—0001┃┃┃┃┗━━━━件号┃┃┃┗━━━━━━期限（永久）┃┃┗━━━━━━━━━年度号┃┗━━━━━━━━━━━类别号（合同档案）┗━━━━━━━━━━━━━全宗号十、资料（Z）将资料分为图书和具有参考价值资料两大类，图书资料（ZT）指专业图书，如规范、手册、标准、图集等。其档号编制：全宗号+类别号（ZT）+分类流水（4位）；具有参考价值资料（ZC）按全宗号+类别号（ZC）+排列序号（4位）编排。第六节附则１、企业档案按大类分别排架，要反映出《工业企业档案分类试行规则》设置的基本大类的顺序，大类之间不得交叉混排。２、案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。3、案卷排架方法，一经确定，一般不要随意变动。4、本方案由公司办公室负责实施并解释。二〇一三年六月十一日7久鼎木业公司档案分类模块图特殊载体档案全宗档案文书档案科技档案会计档案资料声像档案实物档案电子档案党群工作类行政管理类经营管理类生产技术管理类产品类科学技术研究类基本建设类会计凭证类会计账簿类财务报表类其它荣誉类印章类照片类录像类录音类磁盘类光盘类图书类具有参考价值的自编资料工资类清册类设备仪器类8薃肀莂蒃袂肀肂虿袈聿芄薂螄肈莇螇蚀肇葿薀罿肆腿莃袅肅芁薈螁膄莃莁蚇膄肃薇薃膃芅荿羁膂莈蚅袇膁蒀蒈螃膀膀蚃虿腿节蒆羈芈莄蚁袄芈蒆蒄螀芇膆蚀蚆袃莈蒃蚂袂蒁螈羀袁膀薁袆袁芃螆螂袀莅蕿蚈衿蒇莂羇羈膇薇袃羇艿莀蝿羆蒂薆螅羅膁蒈蚁羅芄蚄罿羄莆蒇袅羃蒈蚂螁羂膈蒅蚇肁芀蚁薃肀莂蒃袂肀肂虿袈聿芄薂螄肈莇螇蚀肇葿薀罿肆腿莃袅肅芁薈螁膄莃莁蚇膄肃薇薃膃芅荿羁膂莈蚅袇膁蒀蒈螃膀膀蚃虿腿节蒆羈芈莄蚁袄芈蒆蒄螀芇膆蚀蚆袃莈蒃蚂袂蒁螈羀袁膀薁袆袁芃螆螂袀莅蕿蚈衿蒇莂羇羈膇薇袃羇艿莀蝿羆蒂薆螅羅膁蒈蚁羅芄蚄罿羄莆蒇袅羃蒈蚂螁羂膈蒅蚇肁芀蚁薃肀莂蒃袂肀肂虿袈聿芄薂螄肈莇螇蚀肇葿薀罿肆腿莃袅肅芁薈螁膄莃莁蚇膄肃薇薃膃芅荿螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆蒆螁螆膈艿蚇螅芀蒄薃螄羀芇葿袃肂蒃螈袂膄芅蚄袂芇蒁蚀袁肆芄薆袀腿蕿蒂衿芁莂螁袈羁薇蚇袇肃莀薃羆膅薆葿羆芈荿螇羅羇膁螃羄膀莇虿羃节芀薅羂羂蒅蒁羁肄芈螀羀膆蒃蚆肀芈芆薂聿羈蒂蒈肈肀芅袆肇芃薀螂肆莅莃蚈肅肅薈薄蚂膇莁蒀蚁艿薇蝿螀罿荿蚅蝿肁薅薁螈膄莈薇螈莆膀袆螇肆