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1事務管理手冊－文書處理篇中華民國74年12月24日行政院臺74文字第23076號函修正附件13中華民國78年9月27日行政院臺78秘字第25146號函修正三十四之(六)中華民國78年12月1日行政院臺78秘字第30177號函修正二十三之(二)之１中華民國79年11月2日行政院臺79秘字第31735號函修正附件13、14中華民國82年8月6日行政院臺82秘字第2831號函修正八十四暨附件2、3、4、7、8、10、11、12、15、16、17、18、20、21、22中華民國87年3月26日行政院臺87秘字第12598號函修正文書處理部分中華民國89年8月16日行政院臺89秘字第24413號函修正文書處理部分中華民國90年2月13日行政院臺90秘字第008871號函修正八十一中華民國93年1月8日行政院院臺秘字第0930080052-C號函修正文書處理部分中華民國93年6月29日行政院院臺秘字第0930086517號函修正文書處理部分中華民國93年12月1日行政院院臺秘字第0930091795號函修正文書處理部分壹、總述一、本手冊所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。二、文書製作應採由左至右之橫行格式。三、特種文書，如檢察機關之起訴書、行政機關之訴願決定書、外交機關之對外文書、僑務機關與海外僑胞、僑團間往來之文書、軍事機關部隊有關作戰及情報所需之特定文書或其他適用特定業務性質之文書，均得依據需要自行規定其文書之格式，並應遵守由左至右之橫行格式原則。四、本手冊所稱文書處理，指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，分為下列步驟：(一)收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。(二)文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。(三)文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。(四)發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。(五)歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。關於文書之簡化、保密、流程管理、文書用具及處理標準等事項，均依本手冊之規定為之。五、機關公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，依「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦理。六、機關公文以電子文件處理者，其資訊安全管理措施，應依「行政院及所屬各機關資訊安全管理要點」及「行政院及所屬各機關資訊安全管理規範」等安全規範辦理。各機關如有其他特殊需求，得依需要自行訂定相關規範。七、機關對人民、法人或其他非法人團體之文書以電子文件行之者，應依「機關公文傳真作業辦法」及「機關公文電子交換作業辦法」辦理。八、各機關之文書處理電子化作業，應與檔案管理結合，並依行政院訂定之相關規定辦理；對適合電子交換之公文，應以電子交換行之。為落實文書減量，各機關應提升公文電子處理比例，減少文書使用，並訂定評估指標，確實考評。九、文書除稿本外，必要時得視其性質及適用範圍，區分為正本、副本、抄本（件）、影印本或譯本。正本及副本，均用規定公文紙繕印，蓋用印信或章戳；以電子文件行之者，得不蓋用印信或章戳，並應附加電子簽章。抄本（件）及譯本，無須加蓋機關印信或章戳。抄本（件）、影印本及譯本，其文面應分別標示「抄本（件）」、「影印本」及「譯本」。十、為加速文書處理，各機關依「行政機關分層負責實施要項」之規定及上級機關之指示，將本機關各單位職掌範圍內之文書，分別情形，訂定分層負責明細表（格式如附件1），經核定後，由各層主管依授權核判。分層負責明細表未規定之事項，機關首長亦得授權單位主管處理。2十一、各機關實施分層負責，視其組織大小及業務繁簡，以劃分3層為原則，不得少於2層或超過4層。分層負責明細表之規定，應根據實際情況檢討修正。十二、各層決定之案件，其對外行文所用名義，應分別規定。凡性質以用本機關為宜者，雖可授權第2層或第3層決定，仍以機關名義行文。案件如根據法令對來文照例准駁，或根據前案照例催辦、催覆或其他適合以單位名義行文者，可由第2層或第3層逕行決定，並得以該單位名義行文。十三、依分層負責之規定處理文書，如遇特別案件，必須為緊急之處理時，次一層主管得依其職掌，先行處理，再補陳核判。十四、第2層、第3層直接處理之案件，必要時得敘明「來（受）文機關」、「案由」及「處理情形」、「發文日期字號」等，定期列表陳報首長核閱。下級機關被授權處理之案件，亦得比照此項方式辦理。貳、公文製作十五、公文程式之類別說明如下：(一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其他公文」6種：１、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用。２、呈：對總統有所呈請或報告時使用。３、咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。４、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：(１)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。(２)下級機關對上級機關有所請求或報告時。(３)同級機關或不相隸屬機關間行文時。(４)民眾與機關間之申請或答復時。５、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關處理者，得另行檢送。６、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：(１)書函：甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不如函之正式性。(２)開會通知單：召集會議時使用（格式如附件2）。(３)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將通話紀錄作成2份並經發話人簽章，以1份送達受話人簽收，雙方附卷，以供查考（格式如附件3）。(４)手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。(５)簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。(６)報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。(７)箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用（箋函作法舉例見附錄6）。(８)聘書：聘用人員時使用。(９)證明書：對人、事、物之證明時使用。(１０)證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用。(１１)契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用。(１２)提案：對會議提出報告或討論事項時使用。(１３)紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。(１４)節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，末署「職稱、3姓名」。(１５)說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予以支持時使用。(１６)定型化表單。(二)上述各類公文屬發文通報周知性質者，以登載機關電子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。十六、公文製作一般原則如下：(一)文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰，以達到公文程式條例第8條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：１、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。２、清晰：文義清楚、肯定。３、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。４、迅速：自蒐集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間內完成。５、整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。６、一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。７、完整：對於每一文件，應作深入廣泛之研究，從各種角度、立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件，構成完整之幕僚作業，以供上級採擇。(二)擬稿注意事項如下：１、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準，所有模稜空泛之詞、陳腐套語、地方俗語、與公務無關者等，均應避免。２、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度，不宜僅以「云云照敘」，自圖省事，如必須提供全文，應以電子文件、抄件或影印附送。３、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，以資對照。４、文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉擇，不得僅作層轉手續，或用「可否照准」、「究應如何辦理」等空言敷衍。５、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文答復。６、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」「鈞」等應改為「○○」「本」「該」等。７、簽宜載明年月日及單位。８、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號，俾便查考。９、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。１０、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左至右依序排列。１１、字跡請力求清晰，不得潦草，如有添註塗改，應於添改處蓋章。１２、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙，力求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。１３、文稿有1頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下緣加註頁碼。(三)分段要領如下：１、「主旨」：(１)為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。(２)「主旨」不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。２、「說明」：(１)當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱。4(２)如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。３、「辦法」：(１)向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。(２)其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為附件。(四)製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：１、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、⋯⋯，(一)、(二)、(三)⋯⋯，１、２、３、⋯⋯，(１)、(２)、(３)（格式如附件4）。２、內文：(１)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。(２)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之。十七、公文結構及作法說明如下：(一)公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令：１、公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政規則：(１)令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：甲、訂定「○○○施行細則」。乙、修正「○○○辦法」第○條條文。丙、廢止「○○○辦法」。(２)多種法律之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦同。(３)公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。２、人事命令：(１)人事命令：任免、遷調、獎懲。(２)人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右之橫行格式原則。(二)函：１、行政機關之一般公文以「函」為主，函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」3段式。２、行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。但應發布之行政規則，依本點(一)1、所定法規命令之發布程序辦理。(三)公告：１、公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）3段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成2段、3段。２、公告分段要領：(１)「主旨」應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。公告登載時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱、姓名。(２)「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有2項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列低格書寫。(３)「公告事項」（或說明）應將公告內容分項條列，冠以數字，另列低格書寫。使層次分明，清晰醒目。公告內