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12.3.2公文管理公文是政府部门文件等流转的一个重要手段，是政府日常办公的一个主要组成部分。一般公文的处理过程分为发文、收文和办文、查询四个部分。一般的公文管理界面如下图（2-3-2-1）所示：点击高级检索按钮界面如下图（2-3-2-2）所示：可根据公文类型、标题、状态、发文单位、文号、发起人、创建日期进行查询。2图（2-3-2-2-1）图（2-3-2-2-2）图（2-3-2-2-3）单击此按钮可以进行如下选择，如图（2-3-2-2-1）单击此按钮可以进行如下选择，如图（2-3-2-2-2）单击此按钮可以进如下选择，如图（2-3-2-2-3）单击此按钮可以进行如下选择，如图（2-3-2-2-4）单击此按钮可以进行如下选择，选择完后点击搜索。单击此按钮可以进行如下选择，选择完后点击搜索。单击此按钮可以进行如下选择，选择完后点击搜索。3图（2-3-2-2-4）标题、发文单位、文号可以进行手工输入，填写完后点击搜索按钮进行搜索。2.3.2.1基本设置在公文处理之前，必须对公文处理流程中将会使用到的某些内容预先进行设置。这些设置活动只有系统管理员可以进行。对于部门的公文管理，可由系统管理员为某一个人员分配其所在部门的公文管理，由此人执行相应的管理功能，详细情况见2.3.2.6其他管理，除以上两种可能外，其他人没有这个权限。基本设置一般包括“管理时限”，“发文模板”，“公文类型”，“公文移交”，“印章管理”,下面对基本设置进行具体讲述：1、管理时限A）功能简述：这里的时限是指在公文的处理过程中所涉及的所有节点到节点之间最长的一个处理时间，可以提醒用户在一定的时间内完成工作，保证公文的顺利流转B）主要操作流程：操作界面如下图（2-3-2-1-1）（只有系统管理员才有这个操作权限）单击此按钮可以进行如下选择，选择完后点击搜索。单击此按钮可以进行日期和月份选择，选择完后点击搜索。4图（2-3-2-1-1）2、公文列表所有与公文相关的列表页（公文管理中的在办、待阅、已阅、已退、暂存等；待办公务中的新到来文等）都显示公文的名称、文号、公文来源、状态、收到时间。3、收发文排序在收发文列表中拥有排序功能：编号、单位、文号、标题都为首字拼音排序，日期为时间排序,默认是是按照日期倒序排列。点击未排序表头按正序排列，再点击当前表头反序排列。4、发文模版1）功能简述：为了能够使得公文样式更统一，可以将原先纸质的样本经过电脑word排版后形成模板让大家使用。2）主要操作流程：操作界面如下图（2-3-2-1-2），修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）所有的流程节点，系统都已经全部罗列出来，跟据实际情况，选择相应的项目单击“修改”按钮就可以进行时限的修改操作5图（2-3-2-1-2）此处列出已有的模板，选中相应的模板可以对其进行修改和删除单击此按钮可以进入新建模板界面，如下图（2-3-1-1-3）填写相关的模板名称和说明已便和其他模板区分word编排界面，将模板在此建立排版完成后单击保存推出可设置模板的页面格式6图（2-3-2-1-3）5、公文类型1.功能简述：公文类型的管理和维护，包括公文类型的创建，修改和删除。通过对公文类型的管理，在系统的公文处理中，包括收文办文和流程处理中，公文类型都是从此功能处进行相应管理的。2.主要操作流程：操作界面如下图，修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）图（2-3-2-1-4）7图（2-3-2-1-5）6、公文移交见2.3.2.6其他管理中的公文移交。5、印章管理1.功能简述：印章的管理和维护，包括印章的创建，修改和删除。通过对印章的管理，在系统的公文处理中，印章管理都是从此功能处进行相应管理的。2.主要操作流程：操作界面如下图（2-3-2-1-6），修改界面和创建界面类似（只有系统管理员才有这个操作权限）。在此输入新填加的公文类型的名称和相应的描述，提交，便可成功8图（2-3-2-1-6）对已选印章的修改，删除的操作，也包括新建，其中新建操作，见图2-3-2-1-7可根据用户名称、印签部门、印签名称查询9图（2-3-2-1-7）6、公文回收站1、功能简述：系统管理员可以在这个页面看到系统中删除的公文，并且可以对这些公文，进行再次清除，即从“公文回收站”中清除掉不需要的公文，清除方式有三种：“单条清除”，“当前页清除”，“清空回收站”界面如下图（2-3-2-1-9）10注：删除已发公文后被传阅的公文也会一并删除；删除时间早的公文排列在前面7、批示常用语管理1、功能简述：批示常用语的添加和删除操作。通过对批示常用语的管理，在系统的公文处理中，办理公文时办理意见时可方便选择批示常用语。2、主要操作流程：操作界面如下图（2-3-2-1-8），修改界面和创建界面类似（所有用户都可以设置自己独有的批示常用语）删除选择的公文删除当前页的所有公文清除整个公文回收站11图（2-3-2-1-8）2.3.2.2发文管理整个公文的流转过程中，发文是第一环。一个完整的发文过程包括撰稿、审核、复审、会签、批示、校对、签发、核发文号、盖章、传阅、发文等环节，但每个接点不是绝对的，可根据实际需要跳转或增加。在公文已经具有所有签发条件的时候，也可以直接使用“扫描件发文”来跳过这些环节。下面对这些环节一一进行讲述。所有的发文操作都在“待办公文”中，如下图（2-3-2-2-1）12图（2-3-1-2-1）1、扫描件发文1）功能简述：当已经存在纸质或电子公文并已通过审核签发，只需要通过政务网进行发布的时候，通过扫描就可以直接使用“扫描件发文”进行公文发布。注：只有“发文员”角色的人员登陆系统后才能看到“扫描件发文”按钮。2）主要操作流程：扫描件发文只涉及到一个发文步骤，操作简便，界面如下图（2-3-2-2-2）对于拥有“发文”状态的待办公文都属于发文流程之内，单击标题就可以进入相关的发文流程拥有两种发文方式有文号显示文号，无文号的显示无文号可根据公文类型、标题、状态、发文单位、文号、发起人、创建日期进行查询。13图（2-3-2-2-2）主、抄送单位收文的规则为：1.在有“收文部门”的单位里，仅该收文部门下的收文员可以收该单位的来文，若该收文部门下没有收文员，则收不到来文2.在没有收文部门的单位，该单位下的收文员可以收文，单位下所有部门的收文员都不能收到公文3.主送单位和抄送单位文本框，双击文本框，可以查看到所选择的所有单位，以供客户核查。如图（2-3-2-2-2-1）4、双击文本框后出现的文本框如图（2-3-2-2-2-2）1、扫描件发文必须要进行原文上穿，因为已经拥有纸质文档，所以可以通过扫描成图片进行上传，或者直接上传word等格式文档，直接发文不能进行公文编辑可以通过滚动条滚动将后面的需填写内容显示出来，如图（2-3-1-2-3）带星号的为必填项目，为空则不能提交。拥有下划线的项目可以通过直接点击该标题调用系统资源，直接进行选择，反之则需要键盘录入。除原文外，还可以通过此选项上传相关的参考资料和附件。发文是文号为空和不规范会提醒公文在流转过程中可收藏，收藏后的公文存放在“公文查阅”—“我的文件夹”里14图（2-3-2-2-2-1）图（2-3-2-2-2-2）双击主送单位文本框双击抄送单位文本框双击后出现的主、抄送单位文本框可进行审核，审核好后点击打叉关闭。15图（2-3-2-2-3）主送单位列表和公文处理签列表中显示的排列顺序按单位组组织优先级排列。2、拟稿发文1）功能简述：与直接发布不同。当需要开始拟新的公文时，将会涉及撰稿、审核包括（初审、一审、二审、三审）、复审、会签、送签、批示、校对、签发、核发文号、盖章、发文、传阅等环节，所有环节或根据实际情况部分环节完结，一篇公文才会发布出去。2）主要操作流程：一个完整的发文涉及多个环节，每个环节完结，如果没有选择续办对象，则公文会自动流转到撰稿人处或分办员处。注：在公文处理过程中除发文、归档和阅文外的各个节点，每个节点用户上传的附件（正文及附件）都可以删除，并且谁上传的附件由谁来删除普通发文的流程如下图（2-3-2-2-4）所示：通过这些按钮添加的系统外的主送单位和抄送单位，一旦发文，则此公文就会发送到相应的主送单位和抄送单位，所有的信息填写完毕，单击此按钮，系统进行发文，发文流程完结，已发公文状态变成“已发文”文号可选择16协协协协协协协协协协协协协协协协协协协协协协协协[协协协协][协协协协][协协协协协]协协协协协协协协协协协协协协协协协协协协协协协协图（2-3-2-2-4）A）拟稿：当需要起草新公文时使用。具体操作过程如下图（2-3-2-2-5、6）17图（2-3-2-2-5）图（2-3-2-2-6）如果是待撰稿状态，表示是拟稿暂存状态，可以通过点击标题再次进入新公文拟稿界面单击此按钮开始新公文的起草，打开如图（2-3-2-2-6）操作界面。可以选择相应模板后，单击公文处理，进行公文原文的起草。打*是必填项目选中，将会将操作员的相关信息列入发文卡的相关位置取消：将本次发文过程取消，所有信息清除。删除按钮可以删除这篇公文所有信息填写完毕，选择续办对象，办理方式，确定后按照办理方式转出。如果不选则自动转成“已撰稿”状态等待分办。文号可以自动生成，例如上一次文号为：测试发〔2009〕1号，这一次在文号栏输入测试汉字会自动生成这次的文号，在上一次的文号上自动加一，则这次显示为：测试发〔2009〕2号公文在流转过程中可收藏，收藏后的公文存放在“公文查阅”—“我的文件夹”“签发”操作前的每个节点都可更改抄报人，抄报人在待阅公文列表中查看到该公文18发文时选择单位时，选择后系统提示“一共选择了n个组织”，有单位被重复选中后此单位只收到1篇公文。审稿：公文起草完毕，选择办理方式“审稿”，选择相应的续办对象后，按确定，此篇公文就流转到相应的续办对象处。用该用户帐号登录，在待办公文中可以看到一篇“发文-待审稿”的公文，点击标题，打开该公文处理界面，如下图（2-3-2-2-7A）B）如审稿后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。图（2-3-2-2-7A）19发文时同时将公文发送给被抄报单位或个人。主送、抄送、抄报单位不可重复选择。被抄报单位由收文员在文件登录下收取，收取后走收文流程。被抄报人在待阅公文列表中查看发文原件。图（2-3-2-2-7）１．发文人员隐藏，下方的签发人补位２．发文日期为签发日期３．发文标题内容采用二号小标宋字体显示。此处显示的是发文卡内容，如果要查看原文，可以点击“文档列表”。使用手工批示将公文打印出来点击“手工批示”选择确定打印公文，选择取消则终止操作，由领导进行手工批阅，同时公文转到此领导的秘书处，（如果没有设置有秘书，则该公文还在当前办理人处），公文状态称为“发文-待手工批示”，当秘书将手工批阅的内容上传，公文才会再次流转出去。状态修改为“发文-已手工批示”可退回公文到上一个节点处理人公文在流转过程中可收藏，收藏后的公文存放在“公文查阅”—“我的文件夹”发文运转记录可以有2中行驶，一种是默认为系统所具有的html及doc格式，另一种为系统预设办理签形式在文件要素抄送下增加抄报人、抄报单位。20手工批示的打印界面如下图（2-3-2-2-8）：图（2-3-2-2-8）21图（2-3-2-2-9）C）复审：审稿完毕后，选择办理方式“复审”，选择相应的续办对象后，按确定，此篇公文就流转到相应的续办对象处。用该用户帐号登录，在待办公文中可以看到一篇“发文-待复审”的公文，点击标题，即可打开该公文处理界面，操作界面和审核相同，这里就不再列出。复审完毕，公文状态转为“发文-已复审”。同样，如复审后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到撰稿人处，由其再选择后续办理动作。D）会签：如果这篇公文需要其他单位会签，则在复审后，可以进入会签流程。会签单位的签名将会在发文卡的会签单位一栏中显示。会签完毕，公文状态转为“发文-已会签”。同样，如会签后不选择续办对象和办理方式，则此篇公文自动流转到承办人员处，由其再选择后续