中国移动通信xx分公司接待工作管理办法

生效日期：2014年3月18日第1页共8页接待工作管理办法1.0目的为规范州公司接待工作流程，明确责任，提高接待工作的效率和满意度，特制定本流程。2.0适用范围适用于中国移动xx分公司层面及各县负责的接待工作。3.0流程定义及分类3.1接待工作流程是指由州公司领导参加的，接待集团公司、省公司、兄弟公司以及政府管理部门、重要集团来访的工作流程。3.2接待工作按来访性质分为：3.2.1交流：主要指地、州、州级兄弟公司来州公司进行的交流学习。3.2.2考察：主要指上级公司、xx州级政府管理部门来公司进行参观考察、出席相关活动。3.2.1调研：主要指上级公司、xx州级政府管理部门来公司进行调研相关活动。3.2.3会议：主要指由州公司组织承办的或有上级公司、xx州级政府管理部门参加的会议。3.2.4重要集团宴请：与重要集团单位高层或关键人物举行宴请活动。3.2.5检查：第三方公司检查，如外审。4.0接待规格及标准4.1接待工作按来访对象划分为一、二、三类来访规格。4.1.1一类来访:：指由省公司副总经理以上领导、集团公司部门副总经理以上领导、州委、州政府副州长以上领导参加的来访活动。4.1.2二类来访：指由省公司部门副总经理以上领导、集团公司部门主管、省级兄弟公司部门副总经理以上领导、州级兄弟公司副总经理以上领导、州级政府相关部门副职以上领导参加的来访活动，重要集团客户副总经理以上宴请。4.1.3三类来访：指由省公司部门主管、州级兄弟公司部门经理、州级政府相关部门成员参加的来访活动，重要集团客户部门领导宴请。4.2接待工作按来访规格对应划分为一、二、三类接待规格。4.2.1一类接待：州公司综合部主办，州公司对口部门协办，州公司总经理、副总经理及相关部门正职领导参加。对于省公司领导的来访，可以邀请州级党政领导座谈或拜访，生效日期：2014年3月18日第2页共8页接待工作管理办法接待标准：每席不超过2200元（含酒水），酒水标准白酒/红酒控制在400元/瓶以下。住宿安排：xx州晶金隆酒店，单间420元/间/晚；标间380元/间/晚；或xx州豪庭名人大酒店，单间/标间340元/间。县公司接待和住宿安排原则上不得超过该标准。4.2.2二类接待：其中正职来访由州公司综合部主办，州公司对口部门协办，副职来访可由综合部主办也可由对口的专业部门主办、综合部指导协办。对应州公司总经理、分管副总经理及相关部门中层以上干部参加。接待标准：每席不超过1800元（含酒水），酒水标准白酒/红酒控制在300元/瓶以下。住宿安排：豪庭名人大酒店，单间/标间340元/间；嘉绒国际大酒店，单间300元/间/晚；标间238元/间/晚。县公司接待和住宿安排原则上不得超过该标准。4.2.3三类接待：州公司对口部门主办，州公司综合部协办，州公司分管副总经理，相关部门分管中层干部及对口管理人员参加。接待标准：每席不超过1500元（含酒水），酒水标准白酒/红酒控制在200元/瓶以下。住宿安排：嘉绒国际大酒店，单间300元/间/晚；标间238元/间；xx饭店，单间/标间160元/间，澜峰大酒店，单间260元/间，标间180元/间。该类接待一律安排标间（2人一间）。县公司接待和住宿安排原则上不得超过该标准。4.2.4接待用餐时，严格控制陪客人数。同时，原则上陪客人数不得超过3人，若公司陪同用餐人员多于3人时，应事先经过分管领导批准。4.2.6招待用白酒、红酒一般不超过2瓶，特殊情况最多一次不能超过3瓶（每席标准），若确因业务需要经请示领导同意后可酌情增加。4.2.7大型、专项、异地接待任务，经办人应制定接待方案，确定接待标准，提交接待预算报综合部审核、公司分管领导/总经理批准，经办人在批准的预算内掌握使用。5.0管理职责5.1州公司综合部负责一、二类接待的主办，三类接待的协办工作。5.2州公司各职能部门负责三类接待（部分二类接待）的主办，一、二类接待的协办工作。5.3州公司综合部负责对接待用品的采购、保管、领用，一二类来访单位的物品的准备和接收。生效日期：2014年3月18日第3页共8页接待工作管理办法4.4州公司综合部负责酒店的签约管理。6.0审批权限6.1.招待任务执行前，经办人需事先填写《招待费审批单》（见附表一）列明接待对象、地点、事由、参加人员，经批准后方可执行。6.2州公司：单次招待费在3000元以内（含酒水），按以下流程报批：申请人→部门领导→综合部领导；单次招待费在3000元以上（含酒水），按以下流程报批：申请人→部门领导→综合部领导→公司分管领导/公司领导。审批领导对招待费开支的合理性、真实性负责。6.3县公司按照公司财务部下达的年度费用实行总额控制，不得超出预算，费用报销按以下流程报批：申请人→县公司综合→县公司经理。审批领导对招待费开支的合理性、真实性负责。6.4突发性招待任务来不及办理《招待费审批单》的，必须按审批流程电话请示同意后实施，事后三天内按上述规定补走流程。7.0费用处理7.1凡由综合部主办的接待及会议，费用由综合部处理。7.2凡由专业部门主办、综合部协办且公司领导出席的接待，在签约酒店产生的餐费、住宿费经公司领导同意后可由综合部处理，其他费用均由专业部门自行处理。8.0财务控制与监督8.1业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则,不得由他人代报业务招待费，报销时所附发票必须是开有日期的正式发票，并在费用开支后一个月内办理报销。8.2食堂招待费用的核销，工作餐须提供经公司综合部签字确认的工作餐登记表，客餐须提供经公司综合部领导签字确认的客餐结算表和消费明细表。8.3杜绝无票费用开支。如工作业务需要开支无票费用（如业务费等）一律凭申请单在批准的额度内报销。对此类无票费用，报销时需提供相关联的有效证明。生效日期：2014年3月18日第4页共8页接待工作管理办法8.4财务部/综合部应严格审查票据是否合法、金额是否准确、单据是否齐全、审批是否完整。财务部/综合部有权拒绝不符合业务招待费标准、报销流程、审批权限的业务招待费的报销。8.5公司按实际发生的成本费用事项列账，不得虚列、多列、不列或者少列成本费用，在进行费用列支时应保证成本费用及相关票据资料的真实性、合法性。8.6在日常经营活动中认真执行厉行节约、反对奢侈浪费的相关规定，将“厉行勤俭节约”的要求落到公司生产经营实处，采取有力措施规范各类业务招待活动、严格招待范围及对象、严格招待标准、严格招待程序、严格招待纪律、严格违规处理，将有限的招待费资源投入到重要关系维系、重要客户拜访等促进公司发展方面，提高成本使用效益，同时加强督促检查，坚决防止走形式、搞变通。9.0接待总体工作流程图及操作说明流程管理要求/标准接待通知：综合部根据省公司来文、外来公文、快文、电话、传真等确认来访事项。信息收集：综合部初步判断来访规格，并与来访单位联系人沟通，确认来访的对象、级别、人数、时间，大致沟通行程安排。项目确定：综合部门向分管领导汇报，确定接待事项及规格。综合部通过快文发布接待通知，包括：接待项目、主办单位、协办单位、来访议程、来访的人数、职务、姓名、性别等。主办部门制定接待方案，包括：会议、交流、考察、食宿等时间、地点、参加人员、用车、租车、短信通知等行程安排、相关材料准备。如有现场参观则需提前与县公司沟通，报备选参观点。接待方案报分管领导审核。主办部门将确定后的行程安排（如遇上级单位考察则建议沟通整个方案）与来访单位进行沟通，如需修改再次进入方案制定流程。行程安排通过快文发布到参加的每一成员。主办部门根据接待方案进行分工，主要是总负责人、主办人、对外联络员、对内协调员、材料责任人、会议责任人、食宿责任人、现场参观责任人、车辆调度责任人进行分工。接待确定开始接待立项方案制定行程沟通与通知接待分工生效日期：2014年3月18日第5页共8页接待工作管理办法相关部门提前2个工作日提交会议材料，经部门审核后报公司分管领导审核。根据情况，主办部门需作好预案即备用方案。主办部门根据接待通知与外部关联单位协调，确定会议室、食宿安排等。主办部门提前准备接待用品。（如桌牌、餐牌、酒水等）主办部门提前准备会场。如需制作会标、背景墙和横幅则需提前敲定方案并尽早进场安装，注意气味。一类来访需提前对行程上的现场参观点、餐馆、酒店进行实地踩点。1、参观点注意检查业务上有无需整改之处，现场停车问题。2、餐饮点注意检查格局是否合适，服务水平是否能跟上要求，是否备有全套器皿，停车是否方便并有人看守。3、住宿点注意检查房间是否有异味。上述地点均需检查移动信号情况。一类来访需提前对行程进行整体穿越，计算路线用时并检查是否有遗漏细节。（具体详见备忘录1）主办部门提前1个工作日确认会议、住宿、用餐、车辆安排等事宜。1、提前检查会议室是否布置妥当、设备正常。桌牌姓名是否无误误且摆放顺序恰当，1、2、提前检查接待用车是否干净、是否备有雨伞等应急品。3、提前检查接待用品是否备齐并装车。4、提前抵达就餐点检查餐牌姓名是否无误且摆放得当，菜品是否准备。提前一天确定短信告知的内容及发布方式、频率，将天气信息、行程安排、注意事务等信息及时传达到每一个参加人员。如有必要增加电话通知确保参加人员知情。提前与门卫沟通放行等。迎接：一类来访由公司分管领导、综合部经理于高速路口迎接，二类来访由分管领导、对口部门领导于高速路口迎接，三类来访由主办单位根据情况决定是否在高速路口迎接。对外联系人负责与对方实时联系，计算对方实际到达时间提前召集迎接人员到路口，并及时通知下一环节负责人。原则上应提前20分钟到达迎接地点若对方车辆较多，迎接车辆应安排两辆，一辆负责领路，一辆负责押后。若对方车辆为一辆中巴车，则视情况安排一名我公司人员乘坐此车。主办部门应提前预定会议室及会议服务。主办部门应提前1个工作日完成会议室准备，包括：背景、演讲台、桌椅摆放、桌牌、投影、音响、无线上网、植物、茶歇、水果。会议责任人应提前1小时完成最后的检查，通知材料责任人将材料投影并预演一次。会议责任人将画面投放为欢迎词，根据情况选择是否播放背景音乐。会议责任人需提前通知参会人员并告知着装等要求，根据对外联系人的实时通知确保参会人员提前15分钟到达会场。会议中途会议责任人应等候在旁，并注意提醒过往人勿喧哗。接待准备接待执行流程穿越检查会议迎接生效日期：2014年3月18日第6页共8页接待工作管理办法（具体详见备忘录2）一类来访应由公司领导、综合部经理、对口部门经理陪同；二类来访应由分管领导、对口部门经理陪同参观；三类接待由对口部门经理陪同。住宿：提前2个小时拿房卡，检查房间卫生及气味，将房卡交与对方联系人或在酒店大厅等候递送。住宿标准原则上省公司部门副总经理以上、州公司副总经理以上安排单间。视情况预留备用房。用餐：提前1天确定用餐标准及菜单，主办部门应提前1小时到达餐厅完成桌牌、酒水摆放及上菜前的准备。娱乐：提前半天确定娱乐项目及预定。一类来访应由公司领导、综合部经理、对口部门经理陪同，二类来访应由分管领导、对口部门经理陪同参观，三类接待由对口部门经理陪同。根据情况决定送达路口告别。一、二类接待相应领导原则上参加送行。总结会：每次一类接待完毕后，针对本次接待的不足，特别是细节处未考虑周到或是衔接过程不顺之处进行总结。对一类接待可形成接待记录，比如住宿用餐规格、明细等以备下次翻查。10.0责任分工原则上一类接待综合部分管领导作为总负责人，综合部接待人员作为主办人全程参与。二类接待相关来访单位的主要对口部门综合管理作为对外联络员。一二类接待相关来访对口部门的综合管理或部门成员、接待涉及岗位如行政安保中心事务员均作为接待活动相关责任人。责任人职责备注总责任人负责审定行程、分工安排，协助审定材料及现场参观，检查重点环节。主办人负责制定接待行程、分工，现场参观沟通及检查接待各环节。对外联络员负责联系对方，除前期行程沟通外包括实时的调整沟通。对内协调员负责接待内部各环节、各责任人的协调，负责内部接待资食宿、娱乐参观、考察参观结束返程生效日期：2014年3月18日